Extratos despesa
Esta função permite de registar os extratos de depesas de um colaborador, afim de poder posteriormente os contabilizar pela função de Contabilização e os pagar, se for caso disso, seja em registo de Pagamentomanual, seja pela Proposição automática de pagamentos.
Um colaborador (uma pessoa para a qual se pode registar as notas de despesas), se define da maneira seguinte :
- Deve estar identificado como um utilizador na tabela dos utilizadores. Isto permite nomeadamente propor aos utilizadores de registar eles mesmos as notas de despesas, e permite dar os valores por defeito (nomeadamente os montantes e plafonds empreitadas de despesas) que facilitam este registo.
De referir ao contrário que um utilizador que não se pretende delegar o registo das despesas não forçosamente os direitos de conexão (definidos no primeiro separador da ficha dos utilizadores). - Deve igualmente existir em tempo que terceiros na tabela dos terceiros, e o indicador "Terceiros diversos" situados sobre o primeiro separador da ficha deve estar assinalado. Isto permite entre outras de contabilizar a nota de despesas sobre um colectivo e uma conta individual, e igualmente de tomar em conta o modo de pagamento indicado sobre a ficha terceiros (via o tipo de documento para as notas de despesas) e as coordenadas bancárias para permitir um registo rápido ou uma proposição de pagamento.
Se estas duas condições estão prenchidas, a ligação entre o código utilizador (que será a chave de colaborador registado aqui) e o código terceiros utilizado está definido pelo parâmetro utilizador EXBPR - Terceiros diversos para despesas (capítulo TRS, grupo EXP).
Pré-requisitos
Consulte a docuemntação de Implementação
Gestão do ecrã
O registo das notas de despesa se faz entre duas datas definidas pelos parâmetros EXPSTRDAT - Data início período e EXPENDDAT - Data fim período (capítulo TRS, grupo EXP). Estas datas são reportadas no botão Período situado na porta da janela de ações.
Se estes parãmetros não estão registados, você não podem registar as notas de despesas e o botão Período está inativo.
Quando o código de colaborador está registado (se necessário e se está autorizado), você dispõe, num quadro, de conjunto das linhas de despesas já registadas entre duas datas. Você pode os modiifcar (se elas não estão já contabilizadas), em registar as novas, e validar o registo.
Ecrã de registo
Apresentação
O registo permite registar as informações seguintes :
- o estabelecimento afectado, a data, o código despesa descrevendo a natureza das despesas comprometidas.
- a quantidade unitária, depois o montante real líquido das despesas comprometidas, e a divisa na qual este montante foi compremetido.
O montante líquido a reembolsar está então afixado. Este montante pode ser inferior às despesas comprometidas, na medida onde um plafond de despesas unitárias pode ser definido por tipo de despesas em função do colaborador. Resta modificável por defeito (mas esta modificação pode estar interdita em função do código despesa). É este montante que será contabilizado e servirá de base ao reembolso, incluindo as taxas calculadas pelo intermédio do código IVA correspondente que está afixado, emitido do código despesas, mas modificável.
Você registou em seguida as informações seguintes :
- As imputações analíticas sobre os eixos sobre os quais ela está registável, com os valores por defeito emitidos das regras definidas sobre o código despesas (elas podem vir do utilizador ou do código despesas ele mesmo).
- um visa (código do utilizador tendo visado o registo). Este campo, não é obrigatório.
- Um comentário informativo, cujo registo pode ser imposto segundo o tipo de despesas.
Um campo suplementar aparece em fim de linha. Pode tomar os valores Não contabilizado ou Contabilizado simulação ou Contabilização real, segundo que a linha de despesas tenha sido ou não registado contabilisticamente em simulação ou em real. Neste último caso, a linha torna-se não modificável.
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Campos
Os seguintes campos estão presentes neste separador :
Bloco número 1
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Bloco número 2
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Quadro Detalhes
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Funções acessíveis por clique direito no quadro
Consulta de docum.
Esta função,acessível por clique direito Ações depois uma linha contabilizada, permite visualizar o documento contabilístico resultante.
Câmbio divisas
Esta função, acessível depois o ícone Ações depois uma linha não contabilizado, permite de alterar o tipo de câmbio e a data de câmbio.
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Listagens
Por defeito, os seguintes listagens estão associados à função :
EXPENSES : Extracto de desp.
Mas pode ser alterado por parametrização.
Botões específicos
Clique sobre este botão para afixar os limites de datas de registo das linhas de despesas. Por defeito, as datas são alimentadas segundo o valor dos parâmetros Data início período - EXPSTRDAT e Data fim período - EXPENDDAT (capítulo TRS, grupo EXP). |