Gerar documentos

Acréscimo de um novo referencial : mode opératoire

É aconselhado ao utilizador de realizar as diferentes acções na ordem apresentada a seguir.

1 - Actualização do parâmetro LEDTYPAUT Tipo de referencial automático'

O utilitário gera unicamente o acréscimo de um referencial manual. Falta então, potencialmente, actualizar o número de referenciais declarados automáticos no parâmetro LEDTYPAUT. Em consequência, o novo referencial aparece em certas parametrizações.

Tipos de documentos

Para cada tipo de documento, o quadro listando os referenciais manuais do dossier permite indicar se o referencial deve ser alimentado obrigatoriamente, de maneira facultativa ou não No caso onde se acrescenta do novo referencial implica um alargamento do parâmetro LEDTYPAUT, o novo referencial aparece no quadro com valor de autorização por defeito "Autorizado"

 O utilizador deve verificar, ver modificar, este estatuto tipo de documentos por tipo de documentos, antes de lançar o utilitário de recuperação do novo tipo de referencial sobre as linhas de registos.
Para certos tratamentos particulares (reportes de saldos com início no ano seguinte no fim de exercício, desvios de conciliação ou desvios de conversão, ...), Pode ser necessário de criar novos tipos de documentos mono-referencial (sobre este novo referencial).

Transacção de registo dos documentos

Para as transacções de registos referenciados nos parâmetros Transacção de registo coluna e Transacção de registo linha a actualização do quadro Tipo de referencial" é automática. É por contra imperativo de reentrar em modificação sobre ests duas transacções, de registar e de os revalidar. A actualizaação deste quadro sobre as transacções de registos não referenciados sobre estes dois parâmetros é manual, se necessidade o é.

Trandsacções de registo do módulo Compras

Para todas as transacções de registo do módulo de compras, o quadro dos tipos de referenciais contém todos os referenciais do menu local 2644 "Tipo de referencial", com por cada referencial automático o modo "Invisível" não modificável. Torna um referencial manual custo a dar acesso ao modo, e o modo "Invisível" está modificado se necessário.

2 - Actualização do modelo

Actualizações manuais de elementos de estrutura geral

• Criação do plano de contas,
• Criações / actualizações de contas com as regras de propagação,
• Criação dos eixos analíticos,
• Criação das secções analíticas,
• Criação do referencial.

Actualização manual do modelo

• Parametrização da linha do novo referencial,
• Actualização do bloco Controlos.

Acréscimo de um referencial não afectando todas as sociedades de um modelo.

Um modelo pode ser comum a várias sociedades. Estas sociedades beneficiam então potencialmnte de acréscimo do novo tipo de referencial
Para lembrança, a ligação entre uma sociedade e um modelo contabilístico não pode ser levantado.
Para acrescentar um referencial sobre um ou vários das sociedades de um modelo mas não sobre a totalidade, convém duplicar o modelo a idêntico, em modificando unicamente o código do modelo. Após duplicação, o novo modelo deve estar atribuido à sociedade. Cada modelo pode então beneficiar ou não de um novo referencial, idêntico ou diferente.

3 - Actualização dos dados sociedade

Fichas Sociedade e Estabelecimento

Nos casos de acréscimo de um referencial com eixos analíticos, os eixos e secções do novo referencial são carregados no separador "Conta" das fichas sociedades e estabelecimentos afectados; o utilizar deve efectuar se necessário a actualização do campo Secções analíticas das fichas sociedade e estabelecimento e dos campos Obrigatório e Registado a montante da ficha sociedade.

Actualizações dos exercícios/períodos por sociedade

Os exercícios e períodos devem estar criados para todos os conjuntos "sociedade/novo referencial" apontando sobre o modelo que foi actualizado.
 A criação dos exercícios e períodos se faz pelo meio de utilitário de criação exercícios / períodos.

Actualização das transacções de registo de facturas por sociedade

O quadro dos ripos de referências está actualizado, num contexto não perturbando o registo (o novo referencial não está afixado). O utilizador está livre de parametrizar ou pelo registo conta para o novo referencial e o numero de ordem.

4 - Actualização dos dados necessários à propagação do novo referencial.

Actualização dos eixos por defeito

No caso onde o novo referencial contém de novos eixos, os eixos por defeito devem estar actualizados manualmente para cada entidade :

• na medida onde o utilitário se apoia sobre a parametrização das secções por defeito definido na transacção de registo origem do documento para inicializar os eixos do novo referencial nas linhas de registo,
• para permitir a inicialização dos novos eixos no momento da criação de novos documentos, uma vez o referencial acrescentado.

Criação das secções analíticas associadas aos novos eixos

As novas secções devem estar actualizadas por registo ou importação.

Acréscimo de secções por defeito dos novos eixos na base de dados

As novas secções por defeito devem ser acrescentadas nos diferentes dados de base (cliente, fornecedor, taxas...) onde os novos eixos foram declarados.

Acréscimo de secções por defeito dos novos eixos nos novos eixos

As novas secções por defeito devem estar acrescentadas nos novos eixos declarados.
Isto é particularmente importante se no modelo contabilístico a opção de equilibrio está "equilibrio com gestão dos arredondamentos" e se um dos novos eixos está definido como obrigatório e/ou que o novo referencial está com a opção "Pelo menos um eixo deve registar".

Acréscimo dos eixos e secções por defeito na parametrização das transacções de registo de documentos

As novas secções por defeito devem ser acrescentadas nas transacções de registo de documentos. Com efeito, no momento de acréscimo das linhas de registos do novo referencial dos documentos anteriores, os eixos deste referencial são inicializados segundo a parametrização das secções por defeito da transacção de registo de documentos origem do documento.

Actualização das parametrizações das secções por defeito para tomar em conta os novos eixos

As parametrizações das secções por defeito anexados às transacções de registo de documentos são utilizados para definir as regras de alimentação dos eixos e secções no momento de acréscimo do referencial. Nas linhas de registos e sobre os documentos criados posteriormente ao acréscimo do novo referencial, falta então actualizar os códigos e as regras de alimentação para os novos eixos na função de parametrização das secções por defeito.
 O código secção por defeito anexado a uma transacção de registo não deve alimentar outros eixos que aqueles definidos no referencial acrescentado.

Criação das contas do novo plano de contas

As contas devem estar actualizados, e as regras de propagação devem estar revistos para permitir a alimentaação do novo referencial. Os eixos e secções das contas analíticas podem fazer objecto de uma actualização manual ou depois o separador "Eixos por defeito" do plano de contas.

Estatuto obigatório de um eixo não associados ao referencial acrescentado.

No momento do lançameto de utilitário de acréscimo referencial, todos os controlos standards do registo de documetos são desencadeados.
No caso de um referencial analítico existente cujo um eixo não obrigatório torna-se obrigatório, certos registos podem estar sem secção para este eixo. No momento do acréscimo referencial, como os controlos standards são efectuados na ausência de secção para este eixo considerado como um erro.
Falta então tornar não obrigatório provisóriamente antes de lançar o utilitário de acréscimo de referencial.

Gestão do ecrã

Funcionamento

Para um referencial manual, o utilitário de geração dos registos lê os registos sobre a transacção origem (que determina a propagação via ordem de aprresentação dos tipos de referêncial) e joga a propagação em considerando a parametrização das contas e do tipo de documento.

 O utilitário não lança a actualização dos balancetes. A actualização dos balancetes deve estar lançada via os utilitários de res-sincronização dos balancetes, balancetes analíticos, balancetes analíticos quantidades.

Gestão destes casos particulares

Documentos definitivos

Quando um documento se torna definitivo um número de tempo lhe é atribuido (um número para cada linha). Isto permite de assegurar que não há supressão nem acréscimo de linha, depois os números se seguem.
Sobre o tempo contabilístico, um componente permite tomar em conta o tipo de referencial. A sequência de numeração será assim própria a cada tipo de referencial, o acréscimo de linhas para um novo referencial não perturbará então esta numeração. É todavia possivel de ter uma ruptura no contador se o contador não dispõe de um componente "Tipo de referencial".

Exemplos:

Seja um contador existente sobre a sociedade 1 com dois referenciais manuais :

Após o acréscimo de um referencial IAS :

Registos particulares de fim de exercícios

 O acréscimo do referencial pode se fazer unicamente depois o primero exercício não encerrado.

O tratamento de geração dos registos deve arrancar sobre o primeiro exercício com um balancete de abertura que vai ser preciso registar (registar directa ou importação) sobre o novo referencial, com duas possibilidade para o tratamento seguinte a escolha de anterioridade e o modo de retoma dos registos de saldos com reporte ao ano seguinte.
Por exemplo, um arranque em 01/01/N-4 com criação do primeiro exercício ao 01/01/N-4 :

• CAS 1 : Acréscimo ao referencial para todos os exercícios anteriores com uma escolha de reacréscimo a partir do exercício N-6. O balancete de abertura deve ter registado para este novo referencial com um tipo de documento mono-referencial (novo referencial). Cada exercício deve estar encerrado e o utilitário de acréscimo de novo referencial deve ser lançado após cada registo ou geração de balancete de abertura.
• CASO 2 : Acréscimo do referencial para todos os exercícios com uma escolha de retoma a partir do exercício N-4. Duas soluções são possíveis :
• O exercício N-6 deve estar encerrado sem ter lançado o utilitário de acréscimo dos registos dos registos sobre o exercício N-6.
  O balancete de encerramento do exercício N-6/ de abertura do exercício N-5 esté registado ao 01/01/N-5 e o exercício N-5 está em seguida encerrado para o novo tipo de referencial. Isto permite dispor do balancete de abertura de exercício N-4. O utilitário pode em seguida ser lançado para o acréscimo do referencial sobre os exercícios N-4, N-3, etc....
• Os exerc´cios N-6 e N-5 estão encerados sem recuperação dos registos. O balancete de abertura do exercício N-4 está retomado ou importado em 01/01/N-4 sopbre um tipo de documento mono-tipo de referencial (novo referencial). O utilitário pode em seguida ser lançado para o acréscimo do referencial.

Conciliação e conversão

• Conciliação
  No caso onde o referencial acrescentado está assinalado conciliável, e no momento do acréscimo das linhas de registos no novo referencial, o código conciliaçaõ das linhas do referencial principal está reportado na zona Referência livre linhas do novo tipo de referencial.
• Desvios de conversão
  Após cada retoma de exercício, e antes o encerramento de um exercício tendo beneficiado do acréscimo de referencial e da reconstituição da conciliação, pode ser necessário de lançar o tratamento de cálculo dos desvios de conversão.
  

Actualização dos compromissos analíticos

O novo tipo de referencial não está acrescentado para os compromissos existentes antes o seu acréscimo, se este está assinalado Compromissos.
Por consequente, no caso da anexação de uma encomenda a uma factura registada antes o acréscimo, no momento do pré-carregamento da encomenda na factura, nenhum descompromisso será gerado no novo tipo de referencial (na medida onde nenhum compromisso terá sido criado previamente).

Ecrã de registo

Botões específicos

Mensagens de erro

Não existe outra mensagem de erro, para além das mensagens genéricas.

Tabelas consideradas

Consulte a docuemntação de Implementação