Transporteurs
Un transporteur est un tiers. A ce titre, il est identifié dans la table des tiers ainsi que dans la table des transporteurs.
Dans cette fonction, vous pouvez créer, consulter et mettre à jour les informations propres à un transporteur ainsi que celles associées au Tiers.
Cette fonction est accessible directement par le menu ou à partir de la gestion des tiers en cliquant sur l'action spécifique Transporteurs.
Pré-requis
Reportez-vous à la documentation de Mise en oeuvre
Gestion de l'écran
Un transporteur est créé à l'aide de sept onglets maximum.
Les quatre onglets suivants sont communs à la fiche Tiers et à la fiche Transporteur :
- Identité
- Adresses
- RIB
- Contact.
Les informations contenues dans ces onglets proviennent de la fiche tiers si celle-ci a été créée au préalable.
Toute modification faite sur ces onglets est automatiquement enregistrée dans la table des Tiers.
En-tête
Présentation
Cet écran permet de renseigner le code du transporteur à créer ou rechercher.
Devant le nombre potentiellement important de transporteurs dans une base commerciale, il peut devenir vite difficile de se souvenir de la clé de chaque enregistrement.
Pour lancer une recherche accélérée d’une fiche Transporteur, cliquez sur Recherche accessible depuis l'icône Actions dans le champ Transporteur.
Plusieurs types de recherche peuvent être effectués :
- Recherche sur chaque début de mot composant une raison sociale.
- Recherche sur chaque début de mot composant un code postal.
- Recherche sur chaque début de mot composant un nom de ville.
- Recherche cumulée sur chacun des champs de recherche.
Les résultats de chaque recherche sont affichés dans la partie basse de l’écran. La recherche est renouvelée lors de chaque tabulation effectuée sur l’un des critères.
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
| Ce champ indique le code identifiant le Transporteur en charge de l’acheminement de la marchandise. |
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Onglet Identité
Présentation
Utilisez cette section pour saisir les données relatives au tiers et sélectionner, par exemple, des rôles et des détails spécifiques à ces rôles :
Sélectionnez la case à cocher Prestataire pour accéder aux Infos prestataire depuis le volet Actions dans le menu Fonctions. Le terme Prestataire se réfère à un fournisseur après-ventes que vous pouvez solliciter en cas d'indisponibilité du personnel de support client en interne.
Sélectionnez la case à cocher Donneur d'ordre pour accéder aux Infos donneur d'ordre depuis le volet Actions dans le menu Fonctions. Le terme Donneur d'ordreenglobe tous les clients pour le compte sur lequel portent les services de support client. Cela concerne en d'autres termes les demandes de service traitées pour les clients de nos clients.
Validation des ID de TVA intracommunautaire
Vous pouvez valider de façon interactive un N° TVA intracommunautaire en cliquant sur l'icône Valid. ID TVA intracom.
Un message affiche les résultats de la validation. Le contenu varie en fonction du résultat de la vérification et du web service utilisé.
- Si la validation est effectuée avec succès, vous recevez un message de confirmation et la case à cocher Validation est sélectionnée.
- Si la validation échoue, vous recevez un message indiquant le motif de l'échec.
- Si la validation n'a pas pu être réalisée dans son intégralité (par exemple, si seul le numéro de TVA a été validé et pas l'adresse), vous pouvez choisir d’accepter ou de rejeter le résultat. Si vous sélectionnez Oui, la case Validation est sélectionnée.
Remarque : Les résultats de validation sont stockés dans une table.
Si un numéro de TVA validé antérieurement est modifié, la case à cocher Validation est désactivée.
Niveaux de validation:
Une validation Qualifiée permet de vérifier le N° TVA intracommunautaire, la raison sociale et l'adresse. Toutes les données doivent être valides.
Une validation Non qualifiée ou simple vérifie uniquement le N° TVA intracommunautaire. Veuillez noter que le web service de validation intracommunautaire effectue uniquement des validations non qualifiées.
Gestion des adresses:
Les résultats sont enregistrés avec le code adresse d'origine.
Pour le N° TVA intracommunautaire principal, l'adresse standard de la société est utilisée.
Vous pouvez revalider manuellement les numéros de TVA dans la fonction Revalidation ID TVA intracom (EVCBAT).
Remarque : Ce champ est uniquement disponible quand un web service est identifié dans le paramètre EVCSERVICE - Web service ID TVA intracom (chapitre CPT, groupe VAT) et si l'émetteur du numéro de TVA intracommunautaire est défini dans le paramètre EVCCOMPANY - ID TVA intracom société source (chapitre CPT, groupe VAT).
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Bloc numéro 1
| Cet intitulé est utilisé dans certains écrans ou états lorsqu'il n'y a pas assez de place pour visualiser l'intitulé long. Par défaut, l'intitulé court, l'intitulé long ou l'en-tête de colonne d'une donnée est enregistré (en création/modification) dans la langue de connexion de l'utilisateur.
Un utilisateur qui se connecte dans cette langue disposera de l’intitulé court, de l'intitulé long ou de l'en-tête de colonne dans sa langue de connexion si la traduction a été effectuée. Sinon, les intitulés seront disponibles dans la langue du dossier.
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| Acronyme du tiers. |
| Raison sociale du tiers. |
| Lorsqu'il est activé, cet indicateur permet de préciser que le tiers est une personne physique. Lorsqu'il n'est pas activé, il s'agit d'une personne morale. |
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| Ce code permet d'identifier, entre autre, le Pays d'un tiers.
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| Code contrôlé dans la table des langues et permettant de définir la langue d'un tiers. |
| Ce code vous permet d'identifier la devise d'un site, d'un tiers, etc. Il est contrôlé dans la table des devises.
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| Numéro d'identification unique de la société.
Son format de saisie dépendent du paramétrage effectué au niveau de la fiche Pays. En France, ce numéro, attribué par l’INSEE lors de l’inscription de l’entreprise au répertoire national des entreprises, comporte 9 chiffres, et est unique et invariable. Il est utilisé par tous les organismes publics et les administrations en relation avec l’entreprise. |
| Ce champ fournit le code NAF (soumis au code activité KFA), selon la codification française de l'activité de l'entreprise. |
| À partir de la mise à jour 8.0.0 : Saisissez le code SCAC (Standard carrier alpha code) de la compagnie de transport, tel qu'assigné par NMFTA (National Motor Freight Traffic Association, Inc.). Ce champ est seulement disponible si le code d'activité KUS et le paramètre USABOL - Bon de transport (chapitre LOC, groupe USA) ont pour valeur 'Oui'. |
| Il s'agit du numéro d'identification à la TVA du tiers. Ce numéro de TVA Européen doit être renseigné sur toutes les factures à destination ou en provenance de la Communauté Européenne. Il commence par deux lettres identifiant le pays du tiers puis par un numéro variable selon le pays. En France, le numéro est constitué de FR, suivi de deux chiffres identifiant le centre des impôts du lieu d'exercice de l'entreprise, et suivi du numéro SIREN de la société. Cette information doit obligatoirement être renseignée si le code SIREN est paramétré comme étant obligatoire pour le pays de la société. |
| Remarque : Ce champ est uniquement disponible quand un web service est identifié dans le paramètre EVCSERVICE - Web service ID TVA intracom (chapitre CPT, groupe VAT) et si l'émetteur de l'ID de TVA intracommunautaire est défini dans le paramètre EVCCOMPANY - ID TVA intracom société source (chapitre CPT, groupe VAT). Cliquez sur l’action Validation pour valider interactivement vore ID de TVA intracommunautaire. Un message affiche les résultats de la validation. Le contenu varie selon le résultat du contrôle et le web service utilisé.
Remarque : Les résultats valides de la validation sont stockés dans une table. Si un ID de TVA validé antérieurement est modifié, la case à cocher Validation est désélectionnée. Niveaux de validation :
Gestion des adresses :
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| Si un ID de TVA validé antérieurement est modifié, la case à cocher Validation est désélectionnée. Un message affiche les résultats de la validation. Le contenu varie selon le résultat du contrôle et le web service utilisé.
Remarque : Ce champ est uniquement disponible quand un web service est identifié dans le paramètre EVCSERVICE - Web service ID TVA intracom (chapitre CPT, groupe VAT) et si l'émetteur de l'ID de TVA intracommunautaire est défini dans le paramètre EVCCOMPANY - ID TVA intracom société source (chapitre CPT, groupe VAT). |
Inter-sites
| Cet indicateur vous permet d'indiquer qu'il s'agit d'un tiers inter-sites :
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| Code du site à identifier comme tiers dans le cadre d’échanges multi-sites. Il faut référencer :
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Rôles
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| Cette option permet d'intégrer un tiers parmi la liste des prestataires de service après-vente. Un prestataire après-vente est une organisation à laquelle il est possible de faire appel pour la conduite d'une intervention à effectuer au titre d'une demande de service (Dépannage, conseil, audit, devis...) Pour chaque prestataire, il est possible de mémoriser ses compétences, sa zone géographique d'intervention, ses conditions tarifaires de facturation. |
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| Le donneur d’ordre correspond au client à qui la demande de service s'adresse effectivement. |
Onglet Adresses
Présentation
Utilisez cette section pour saisir les différentes adresses du tiers. Vous devez saisir au moins une adresse. Quand plusieurs adresses sont liées au même tiers, vous devez définir une de ces adresses comme adresse par défaut. En mode création, la première adresse saisie est proposée par défaut.
Quand vous renseignez un code postal, un contrôle automatique peut être effectué sur la ville indiquée selon la définition des paramètres CTY - Alerte si ville inexistante, POSCOD - Alerte si C Postal inexistant et POSCODCPY - Codes postaux multi-pays (chapitre SUP, groupe INT).
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
| Code adresse du tiers. |
Détail
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| Cliquez sur cette icône pour ouvrir un site de cartographie permettant de situer l'adresse renseignée. |
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Téléphone
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Onglet Gestion
Présentation
Cet onglet permet de saisir des informations relatives au mode de tarification du transporteur.
Pour que les éléments de tarification du transporteur soient considérés dans les flux de ventes, vous devez activer la case à cocher Gestion des tarifs. Cela n’empêche pas néanmoins de définir des conditions tarifaires pour le transporteur. Cet indicateur permet seulement d’activer ou non l’application des conditions tarifaires du transporteur.
Les tarifs transporteurs peuvent se décliner en fonction d’une unité de poids et d’une unité de volume. Si les deux unités sont renseignées, vous devez alors saisir un coefficient poids/volume.
L’unité de volume et le coefficient permettent alors de déterminer une tranche de poids pour déterminer un tarif pour les volumes. La tranche de poids utilisée sera alors égale au volume * le coefficient (poids volumique). Si les données transmises au calcul transporteur contiennent à la fois des poids et des volumes et qu'un poids volumique a été défini, le système prendra comme base de calcul, le poids le plus important entre poids et poids volumique.
Des seuils d’exonération de frais port sont paramétrables. Il est possible de paramétrer cinq tranches différentes. Ces tranches sont croisées avec la tranche d’exonération affectée à chaque client pour déterminer son seuil d’exonération transporteur (onglet Commercial de la fiche client, champ Facturation du port).
Vous pouvez déterminer des tarifs fixes. Ces tarifs se caractérisent par un montant fixe qui sera une base toujours appliquée. A ce montant de base, vous pourrez associer une augmentation par tranche de poids et un arrondi associé à la tranche.
Exemple
Soit un tarif fixe exprimé de la manière suivante :
100 EUR en montant fixe + 10 EUR par tranche de 10 KG.
Si vous devez transporter 110 KG, le tarif transporteur sera de 210 EUR (100 EUR + (11 tranches de 10 KG) * 10 EUR).
Le bloc écran Paramétrage tarif variable vous permet de définir des fourchettes de poids qui seront utilisées par les tarifs par région (Attention : il ne faut pas qu’il existe de rupture dans la définition des bornes). Dans ce type de tarification, le nombre de tranche est déterminé à partir du poids initial décrémenté de la borne minimale de la fourchette soit (poids – borne début) / valeur de la tranche.
Exemple :
Une fourchette de poids a été définie comme suit :
Jusqu’à | Tranche | Arrondi |
100 | 5 | Tranche < |
200 | 10 | Tranche < |
Le nombre de tranches pour 150 KG sera (150-100) / 10 = 5 tranches.
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Paramètres
| Témoin permettant de décider si on souhaite ou non imprimer le bon de transport. |
| Gestion tarif |
Franco de port
| Seuils de port |
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Unités
| Code de l'unité dans laquelle sont exprimés lesfouchettes et tranches de poids des grilles tarifs du transporteur.Tous les poids doivent être saisis dans la même unité. |
| Code de l'unité de volume permettant detransformer le volume en poids volumique par application ducoefficient. |
Rapport poids/volume
| volume en poids (appelé poids volumique) Ce coefficient multiplicateur permet detranformer un volume en poids (appelé poidsvolumique). |
Tarif fixe
| Montant fixe pour le calcul du transport. Cemontant est constant et indépendant du poids et de la région delivraison. |
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| Zone permettant de définir le montantproportionnel au poids pour le calcul des frais de transport. |
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| Zone permettant d'indiquer la valeur de latranche de poids utilisée pour le calcul du montant proportionnelau poids. |
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| Arrondi
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Tableau Paramétrage Tarif variable
| Les montants des frais (montant fixe et montantproportionnel) dépendent de différentes fourchettes de poids. |
| Zone permettant d'indiquer la valeur de latranche de poids utilisée pour le calcul du montant proportionnelau poids. |
| Arrondi
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Onglet Région
Présentation
Cet onglet vous permet de définir des régions.
A une région, vous pouvez associer un code pays, un code postal et éventuellement un site d’expédition correspondant au site d’enlèvement de la marchandise par le transporteur.
Le code postal n’est pas obligatoire et il peut ne pas être complet. S’il n’est pas renseigné, tous les codes postaux sont pris en compte. S’il est renseigné en partie, tous les codes postaux commençant par cette racine sont pris en compte.
Vous pouvez également regrouper plusieurs codes postaux (ou racines de codes postaux) au sein d’une même région. Si deux codes postaux identiques sont saisis pour un couple (site, pays), un message d’avertissement vous le signalera.
Une fois les régions paramétrées, il vous reste à définir des tarifications par régions. La détermination d’un code région se fait en parcourant alphabétiquement cette liste en regard de l’adresse de livraison.
Le code activité SPC indique le nombre de régions paramétrables.
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Tableau
| Le site d'expédition détermine l'adresse de départ du transport pour la recherche de la région tarifaire du transporteur. |
| Ce code permet d'identifier, entre autre, le Pays d'un tiers.
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| Le code postal, dont le format de saisie est défini dans la tablePays, permet de déterminer la ville, l'état/province, ou la zone géographique s'ils sont définis pour le pays. Cas particuliers : - pour ANDORRE, indiquez 99130,
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| site d'expédition ( stockage ), pays, code postal Code région qui est un regroupement des codessuivants : site d'expédition ( stockage ),pays, codepostal. |
Onglet Tarifs
Présentation
Cet onglet vous permet de saisir pour les tranches de poids définies dans le Paramétrage tarif variable de l’onglet Gestion, les frais de port en renseignant les colonnes Frais fixeset + par tranche. Pour saisir la grille d’une région, cliquez sur la région souhaitée dans le tableau Régionpour visualiser les frais de ports associés. La région sélectionnée apparaît alors en rouge, la région ainsi que la devise et l’unité de poids apparaissent dans le bloc du haut de l’onglet Tarif.
Le code activité BPY donne le nombre de région paramétrable dans cet onglet.
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
| site d'expédition ( stockage ), pays, code postal Code région qui est un regroupement des codessuivants : site d'expédition ( stockage ),pays, codepostal. |
Bloc numéro 2
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| Montant fixe spécifique à la région et variablesuivant les fourchettes de poids. |
| Zone permettant de définir le montantproportionnel au poids pour le calcul des frais de transport. |
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Onglet R.I.B.
Présentation
Utilisez cette section pour enregistrer les données bancaires et domiciliations associées. Le format de saisie du N° compte bancaire dépend du pays dans lequel la banque est domiciliée.
Les informations relatives aux virements internationaux sont accessibles en mode fiche, en général la Banque intermédiaire. Une banque intermédiaire est souvent utilisée dans les relations commerciales avec des pays non occidentaux, à la demande des tiers ou des banques émetteurs.
Si ces conditions sont respectées, la fenêtre Saisir données bancaires s'affiche automatiquement en sortant du champ Pays. Utilisez cette fenêtre pour saisir des données bancaires au format local. Se reporter à la documentation Saisir données bancaires pour plus d'informations.
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Tableau
| Ce champ indique le code adresse du RIB, contrôlé dans les codes adresses de l'entité gérée (société, site, client, fournisseur, etc.). Ce code adresse est utilisé, pour définir un RIB par défaut dans les contextes de règlement où une adresse est connue. |
| Ce code permet d'identifier le pays associé au compte bancaire. La table des pays, dont ce code est issu, regroupe des informations utiles pour effectuer des contrôles, notamment :
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| Le code IBAN est une norme internationale permettant d’identifier des comptes bancaires selon un format structuré.
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| Ce numéro identifie le compte bancaire dans une banque donnée, pour un pays donné. Pour saisir correctement l'identifiant bancaire, vous devez prédéfinir le format de saisie dans la table des Pays et cocher la case Gestion de l’IBAN pour les pays qui acceptent ce format.
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| Ce champ permet de préciser que ce RIB est utilisé par défaut lors des règlements (à défaut d'une règle plus précise). |
| Ce code permet d'identifier la devise associé au compte bancaire. Il est conseillé d'utiliser la codification ISO lors de la création d'une nouvelle devise. |
| Ce champ nécessite l'activation du code d'activité KSW - Localisation suisse. Il vous permet de saisir le numéro de client BVR pour le compte bancaire donné. Ce numéro est utilisé pour des règlements associés à un numéro BVR (bulletin de versement orange avec numéro de référence). Pour les fournisseurs, le numéro de client BVR vous permet également de rechercher un compte tiers correspondant si la saisie de lignes de code BVR est activée pour les factures d’achat au niveau du paramètre SWIPURBVR - Utilisation achat BVR suisse (chapitre LOC, groupe SWI).
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| Ce champ, impératif pour les règlements, définit la domiciliation bancaire liée au numéro de compte. La première ligne contient le nom de la banque. |
| Ce champ indique le bénéficiaire du compte bancaire (personne physique ou morale). |
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| Pour réaliser un traitement automatique des ordres de paiement, la banque du donneur d'ordres a besoin du code BIC de la banque du bénéficiaire. Ce code est un identifiant ISO géré par le système bancaire international, et notamment le système SWIFT, réseau international de communication électronique entre acteurs des marchés financiers. Le code BIC est le seul identifiant des établissements financiers normalisé au niveau international. Toutes les banques peuvent disposer d'un code BIC, même sans être adhérentes au réseau SWIFT. Le code BIC peut être composé de 8 ou de 11 caractères. Dans les deux cas, les 8 premiers caractères du code BIC désignent généralement le siège de la banque, et sont structurés sous la forme BBBB PP AA, correspondant aux informations suivantes :
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| Dans certains échanges commerciaux, à la demande des tiers ou des banques émettrices des payements, une banque intermédiaire est parfois utilisée. On doit pour cela sasisir l'identification de cette banque (code BIC, domiciliation, pays). Ces informations restent optionnelles (elle ne sont pas saisies si aucune banque intermédiaire n'est nécessaire). |
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Icône Actions
Copie RIB
Saisir RIB local
Utilisez cette fenêtre pour saisir des données bancaires au format local. Les informations saisies viennent automatiquement alimenter les champs de la section Données bancaires.
Cette fenêtre s'ouvre automatiquement au moment de sortir du champ Pays, uniquement si les conditions suivantes sont réunies :
- Cette fenêtre existe pour le pays concerné.
- Le code de cette fenêtre est renseigné dans le champ Fenêtre données bancaires de la fonction Pays.
- Le paramètre utilisateur LOCSCRACT - Activ. fenêtre données banc. (chapitre TC, groupe INT) a pour valeur Oui.
Onglet Contacts
Présentation
Dans cette dernière section, vous pouvez lister les contacts du tiers dans la table Contacts. Vous devez également désigner un contact par défaut.
Pour ajouter un nouveau contact :
- Sélectionnez un Interlocuteur existant ou
- Créez un nouveau contact :
- Saisissez un code.
- Ajoutez des détails : le code est créé automatiquement au moment d'enregistrer la fiche.
Dans les deux cas, le contact est enregistré automatiquement dans la table Contacts.
La gestion des contacts, qui dépend de la fonction des Interlocuteurs , garantit que chaque fiche individuelle est unique. Un contact ayant un rôle spécifique peut être enregistré comme un Contact unique parmi plusieurs tiers. A partir de la fiche d'un contact donné, vous pouvez ainsi créer des interlocuteurs sur plusieurs fiches, à condition qu'elles incluent une section Contact.
Toutefois, un contact est enregistré en tant que personne ou individu uniquement. Pour cette raison, seules les informations d'identification telles que le nom, le prénom, et la date de naissance sont communes entre la fiche de l'interlocuteur et le détail des informations renseignées au niveau du contact.
Les autres informations, telles que l'adresse, l'adresse e-mail, le numéro de téléphone fixe, ainsi que le numéro de fax, sont gérées de façon indépendante entre l'interlocuteur et chacun des contacts. Au niveau de l'interlocuteur, les informations sont considérées comme étant personnelles, alors qu'au niveau du contact, ces informations sont considérées comme étant professionnelles.
Pour d'autres exemples, se reporter à la documentation de la fonction des Interlocuteurs.
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
| Chaque contact associé à la fiche est identifié par une clé unique, utilisée pour partager des contacts communs entre plusieurs fiches. Ce code définit la clé unique de la fiche interlocuteur. Cette clé peut être attribuée manuellement, ou, si elle n'est pas saisie, définie via le compteur de classe [C] INTERLOC. Ce compteur se compose par défaut d'un numéro de séquence sur 15 caractères. |
| Indiquez le nom de famille du contact. |
Détail
| Chaque contact associé à la fiche est identifié par une clé unique, utilisée pour partager des contacts communs entre plusieurs fiches. Ce code définit la clé unique de la fiche interlocuteur. Cette clé peut être attribuée manuellement, ou, si elle n'est pas saisie, définie via le compteur de classe [C] INTERLOC. Ce compteur se compose par défaut d'un numéro de séquence sur 15 caractères. |
| Ce champ associe une formule de politesse au nom patronymique du contact. |
| Indiquez le nom de famille du contact. |
| Ce champ indique le prénom du contact. |
| Ce champ indique la fonction du contact à choisir dans une liste préétablie. |
| Ce champ texte indique le service auquel est rattaché le contact. |
| Ce champ informatif fait référence aux codes saisis dans la table diverse 906. |
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| Champ informatif indiquant l’anniversaire du contact. |
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| Ce champ indique, pour information, le code adresse du contact, contrôlé dans les codes adresses de l'entité gérée (section Adresses). Ce code permet de lier le contact à une adresse de l'entité concernée. |
| Intitulé associé au code précédent |
| Ce champ indique l'adresse de messagerie électronique du contact. |
| Ce champ indique le numéro de téléphone. Son format de saisie dépend du pays. |
| Cette zone précise le numéro de télécopie dont le format de saisie est identique à celui du téléphone et dépend du pays. |
| Ce champ indique le numéro de téléphone portable dont le format de saisie dépend du pays. |
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| Lorsque cette case est cochée, le contact sélectionné devient le contact par défaut. |
Icône Actions
