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Bordereaux de préparation
Utilisez cette fonction pour créer, modifier, dupliquer, supprimer un bordereau de préparation de paie. Les managers opérationnels peuvent effectuer les actions suivantes :
- Sélectionner le code liste de variables de paie pour pré-charger l'écran de saisie,
- pré-charger ou non les personnes en responsabilité,
- saisir les variables de paie pour :
- leur équipe (individuellement ou en masse) pour la date de paie en cours et la date de paie future,
- autrui, dans le cas de la délégation,
- saisir un commentaire par variable,
- saisir un commentaire général,
- consulter l'historique des saisies en navigation.
Voir l'option de défilement.
La date de paie est initialisée à la date de paie correspondant au mois de paie en cours. Lorsque l'arrêté de paie est effectué, le bulletin de paie est initialisé en fonction de la date de début de la période d'activité.
Le manager opérationnel peut uniquement sélectionner la date de paie en cours (tant que l'arrêté de paie n'est pas effectué) ou une date de paie future.
Par contre, le responsable paie peut modifier manuellement toutes les données de la grille de saisie, y compris la date de paie.
Une fois la demande validée par le manager, les variables de paie ne nécessitant pas de validation hiérarchique sont initialisées par défaut à la valeur Acceptée. Seules les demandes nécessitant une validation ont le statut Demande et sont soumises au circuit de signature.
Pré-requis
Reportez-vous à la documentation de Mise en oeuvre
Gestion de l'écran
Les quatre onglets qui contiennent des tableaux pré-chargés avec la liste des salariés / contrats suivis par le manager et les variables de la liste choisie, permettent d'effectuer la saisie.
Le pré-chargement est effectué à la création d'un nouveau bordereau.
Quatre modes de saisie sont à la disposition du manager :
- la saisie croisée,
- la saisie par variable,
- la saisie par matricule,
- la saisie par éléments.
Ces modes de saisie sont accessibles à tout moment et sont dynamiques : la mise à jour d'une donnée dans un tableau entraîne sa propagation en temps réel sur tous les tableaux dans lesquels cette donnée est présente.
Les zones saisissables dans les tableaux sont :
- le montant demandé,
- le commentaire associé (uniquement si un montant est présent),
- le statut, si l'utilisateur dispose des droits sur la fonction où est le manager / chef de service du manager.
Création d'un bordereau de préparation de paie
Champs
Les champs suivants sont présents dans cette fenêtre :
Bloc numéro 1
| Ce champ affiche le matricule du manager. Par défaut, le matricule associé à l'utilisateur connecté est proposé. Le chargement du champ est effectué en fonction du paramétrage effectué dans la fonction Flux métier. |
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Bloc numéro 2
| Dans les dossiers multi-législations (le code activité LEG y est activé), les champs Législation sont affichés.
Si une législation est saisie dans l'en-tête de la fiche, tous les autres champs saisis doivent être conformes aux règles qui s'appliquent pour cette législation. Si aucune législation n'est saisie dans l'en-tête de la fiche, elle peut être déduite à partir d'un autre élément (par exemple, la société, le site ou le salarié). Pareillement, tous les autres champs saisis doivent être conformes aux règles qui s'appliquent pour cette législation. Si un groupe de sociétés multi-législations est sélectionné, les autres champs saisis doivent être conformes aux règles qui s'appliquent à la législation d'au moins une société du groupe. Exemple Si vous sélectionnez un groupe de sociétés de législation britanniques (BRI) et française (FRA), vous ne pouvez saisir aucune valeur dans un champ qui est uniquement applicable à la législation d'Afrique du Sud (ZAF). Dans les dossiers mono-législations (le code activité LEG n'est pas activé), les champs Législation ne pas sont affichés. |
| Indiquez le code liste qui regroupe les salariés et les variables de paie concernés par la demande. Ce code liste est défini dans la fonction Variables préparation de paie. |
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Bloc numéro 3
| Ce champ indique la date de demande de création du bordereau. Par défaut, il est renseigné par la date du jour, mais reste modifiable.
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| Ce champ indique la période d'application qui permet d'identifier les périodes d'activité actives et les bulletins dans lesquels sont incluses les variables de paie. Elle est initialisée automatiquement en fonction du mois de paie en cours. |
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| Cliquez sur le bouton Chargement pour importer :
Le flux métier pris en compte en premier lieu est celui saisi dans le paramètre FLXPREPAI - Flux métier préparation paie (chapitre TC, groupe PRH). Si le paramètre n'est pas renseigné, le flux métier renseigné par défaut est celui défini dans la fonction Flux métier. |
| Salarié concerné par la saisie des variables. |
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| Ce champ indique la date de début de la période d'activité. Elle est visible lorsque la liste des salariés est importée dans la fonction. L'utilisateur a la possibilité d'affecter la demande sur la période d'activité de son choix en la sélectionnant via l'icône sélectionou via l'icône Calendrier. |
Pour créer un nouveau bordereau, cliquez sur Nouveau. La fenêtre Nouvelle demande s'ouvre.
En-tête
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
| Deux types de gestion sont possibles pour ce champ :
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| Ce champ affiche le numéro du manager, déterminé à la création du bordereau. Il n'est pas modifiable. |
| Ce champ indique la période d'application qui permet d'identifier les périodes d'activité actives et les bulletins dans lesquels sont incluses les variables de paie. |
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| Date à laquelle la variable de paie est saisie. |
| Ce champ indique la date de paie sur laquelle s'impute le bordereau. |
| Ce champ indique la période d'extraction définie pour la date de paie et la société ou le site concerné par le bordereau. Ce champ est défini dans la fonction Périodes d'extraction. |
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Onglet Saisie croisée
Le tableau présente :
- en ligne : les salariés / contrats,
- en colonne : les variables d'un groupe de saisie choisi.
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Bloc numéro 3
Critère
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Tableau Valeurs
| Salarié concerné par la saisie des variables. |
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| Ce champ indique le nom du salarié pour lequel la demande est saisie. |
| Ce champ indique la date de début d'activité initialisée à la date de fin d'application du bordereau. Par défaut, il s'agit de la dernière période d'activité active.
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Icône Actions
Salariés
Pour accéder à la fiche salarié, cliquez sur l'icône Actions située au début de chaque ligne, puis cliquez sur Salariés.
Onglet Saisie par variable
Présentation
Le tableau présente les salariés / contrats pour une variable choisie.
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Critère
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Tableau Valeurs
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| Salarié concerné par la saisie des variables. |
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| Ce champ indique la date de début d'activité initialisée à la date de fin d'application du bordereau. Par défaut, il s'agit de la dernière période d'activité active.
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| Ce champ indique le nom du salarié pour lequel la demande est saisie. |
| Ce champ affiche le montant pour chaque variable. |
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| Ce champ permet d'indiquer le statut de la demande pour chaque collaborateur. Accepté
Prise en compte
Refusé
Inactif
Demande
Brouillon
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| Ce champ indique le numéro de bulletin dans lequel la variable de paie est incluse. |
Total
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Icône Actions
Salariés
Pour accéder à la fiche salarié, cliquez sur l'icône Actions située au début de chaque ligne, puis cliquez sur Salariés.
Aide métier
Pour accéder à la fonction HTML, cliquez sur l'icône Actions située au début de chaque ligne, puis cliquez sur Aide métier. La fonction HTML permet de définir les règles métiers appliquées à la variable.
Onglet Saisie par matricule
Présentation
Le tableau présente les variables pour un salarié / contrat choisi.
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Critère
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Tableau Valeurs
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| Ce champ affiche le montant pour chaque variable. |
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| Ce champ permet d'indiquer le statut de la demande pour chaque collaborateur. Accepté
Prise en compte
Refusé
Inactif
Demande
Brouillon
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| Ce champ indique le numéro de bulletin dans lequel la variable de paie est incluse. |
Total
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Icône Actions
Aide métier
Pour accéder à la fonction HTML, cliquez sur l'icône Actions située au début de chaque ligne, puis cliquez sur Aide métier. La fonction HTML permet de définir les règles métiers appliquées à la variable.
Onglet Eléments
Présentation
Le tableau présente l'intégralité des couples salariés / contrats et variables à saisir.
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Tableau
| Salarié concerné par la saisie des variables. |
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| Ce champ indique la date de début d'activité initialisée à la date de fin d'application du bordereau. Par défaut, il s'agit de la dernière période d'activité active.
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| Ce champ indique le nom du salarié pour lequel la demande est saisie. |
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| Ce champ affiche le montant pour chaque variable. |
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| Ce champ permet d'indiquer le statut de la demande pour chaque collaborateur. Accepté
Prise en compte
Refusé
Inactif
Demande
Brouillon
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| Ce champ indique le numéro de bulletin dans lequel la variable de paie est incluse. |
Icône Actions
Salariés
Pour accéder à la fiche salarié, cliquez sur l'icône Actions située au début de chaque ligne, puis cliquez sur Salariés.
Aide métier
Pour accéder à la fonction HTML, cliquez sur l'icône Actions située au début de chaque ligne, puis cliquez sur Aide métier. La fonction HTML permet de définir les règles métiers appliquées à la variable.
Onglet Critères
Présentation
Cet onglet liste les critères de sélection utilisés lors de la création du bordereau.
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Boutons spécifiques
Barre de menu
Commandes / Synthèse
Présentation
Utilisez cette option pour visualiser de manière synthétique le nombre de variables et le montant.
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Tableau
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| Ce champ affiche le montant pour chaque variable. |
| Ce champ affiche le nombre d'utilisation de la variable. |
| Ce champ affiche le nombre d'occurrences de la variable à l'état Brouillon. |
| Ce champ affiche le nombre de contrats pour lesquels la variable n'a pas été utilisée. |
| Ce champ affiche le nombre d'occurrences de la variable à l'état Demande. |
| Ce champ affiche le nombre d'occurrences de la variable à l'état Refusé. |
| Ce champ affiche le nombre d'occurrences de la variable à l'état Accepté, c'est-à-dire en attente de prise en compte. |
| Ce champ affiche le nombre d'occurrences de la variable à l'état Pris en compte, c'est-à-dire utilisée sur un bulletin. |
Commandes / Arrêté de paie
Utilisez cette option pour accéder à la fonction Arrêté de paie.
Signature / Signature
Utilisez cette option pour valider automatiquement les bordereaux. Elle déclenche le processus de signature de la ligne.
Signature / Historique signatures
Utilisez cette option pour avoir un historique des signatures dans le cas où il y a plusieurs destinataires.
Signature / Circuit de signature
Utilisez cette option pour gérer les workflows.