Immobilisations > Gestion physique > Eléments physiques 

Un élément physique représente un équipement utilisé dans l'entreprise et porte les informations spécifiques au suivi de cet équipement (réception, état, transfert, sortie, immatriculation, inventaire, …).

Il peut être rattaché à un et un seul bien comptable. Par contre, plusieurs éléments physiques peuvent être rattachés au même bien comptable. Par exemple, une unité centrale, un écran et un clavier représentent trois éléments physiques pouvant être rattachés au même bien comptable (ordinateur).
La gestion des éléments physiques est, dans ce cas, liée à celle du bien comptable, les différentes actions que les éléments physiques peuvent subir étant répercutées sur le bien comptable et inversement.
L'icône FASPHY_01.jpg  symbolisant le rattachement de l'élément physique à un bien comptable est affiché dans l'en-tête de la fonction.

Cette fonction permet de créer, modifier, dupliquer, supprimer un élément physique. C'est également depuis cette fonction que sont accessibles les mouvements de transfert et de sortie qu'il est possible d'opérer unitairement sur l'élément physique.
SEEINFO La création d'un élément physique est également possible lors de la saisie d'un bien comptable, soit par saisie manuelle, soit en création automatique. Se reporter à la documentation sur la gestion des Biens comptables.

Les éléments physiques  peuvent, par ailleurs, faire l'objet d'un certain nombre de traitements ou mouvements massifs par le biais de traitements dédiés accessibles depuis le sous menu de Gestion physique/Traitements.

Pré-requis

Codes activité

Les codes activités suivants (classés par type) peuvent avoir une influence sur le comportement de la fonction :

 PHY : Eléments physiques

Paramètres généraux

Les paramètres généraux suivants ont une influence sur le comportement de la fonction :

Immobilisation

 BACAUTNUM (défini au niveau Société) : Code à barres automatique

 BACDELCPY (défini au niveau Société) : Suppr. société dans CAB

 CPYBACUNY (défini au niveau Dossier) : Unicité CAB par société

 CPYGEOFCY (défini au niveau Société) : Contrôle site géo. par société

 DEFBUI (défini au niveau Site) : Batiment par défaut

 DEFFLO (défini au niveau Site) : Etage par défaut

 DEFROO (défini au niveau Site) : Pièce par défaut

 FMTCABFAS (défini au niveau Dossier) : Format CAB biens

 PHYAUTNUM (défini au niveau Société) : Numérotation élts physiques

 PHYFMTCOU (défini au niveau Société) : Format compteur élt physique

 PHYNUMBCO (défini au niveau Société) : Numérotation élt à partir bien

Compteurs

Les compteurs utilisés pour numéroter les documents associés à cette fonction sont :

 PHY : Eléments physiques

La fonction d' affectation des compteurs permet de définir quel code de compteur est utilisé

Habilitations

Cette fonction est de type objet. Les opérations de création, modification, etsuppression de fiche peuvent être activées ou désactivées pour un utilisateur donné.Des filtres par rôlespeuvent également être mis en place sur cette fonction.

Les données étant rattachées à un site, un filtrage par site peut être activé.

Les options suivantes peuvent être activées ou désactivées pour chaque utilisateur :

 Transfert géographique

Autres pré-requis

Tables diverses

Les tables diverses suivantes sont utilisées par la fonction. Elles doivent donc être renseignées :

 Table diverse numéro 537 : Catégorie physique

 Table diverse numéro 538 : Etat lors de l'inventaire

 Table diverse numéro 612 : Motif de transfert

Menus locaux

Les menus locaux paramétrables suivants sont utilisés par la fonction. Ils doivent donc être renseignés :

 Menu local numéro 3159 : Motif de sortie

Gestion de l'écran

L'écran de saisie se compose d'un en-tête présentant les informations d'identification de l'élément physique et de trois onglets :

  • L'onglet Principal contient l'ensemble des caractéristiques de l'élément physique.
  • L'onglet Commentaires permet la saisie libre de tout commentaire ainsi que l'enregistrement de toute image/photo associée à l'élément physique.
  • L'onglet Autres infos est réservé aux zones libres.

En-tête

Présentation

L'en-tête contient les informations d'identification de l'élément physique, le site financier, et le cas échéant, la référence du bien comptable auquel il est rattaché.

Le rattachement d'un élément physique à un bien comptable s'effectue :

  • Soit au niveau de cette fonction, en renseignant, par saisie ou sélection, la référence d'un bien comptable Actif.
    Lorsque l'élément physique est porteur d'une immatriculation code à barres, il peut être rattaché uniquement à un bien comptable défini comme étant Immatriculable.
     
  • Soit depuis la fonction de gestion du Bien comptable :
     
    - lors de la modification d'un bien comptable existant, via l'option Eléments physiques dans laquelle il est possible de sélectionner des éléments physiques non encore rattachés à un bien comptable et affectés au même site géographique,
     
    - lors de la création d'un bien comptable avec création manuelle ou automatique d'éléments physiques qui seront automatiquement rattachés au bien comptable (se reporter à la documentation de l'option Eléments physiques de la fonction de gestion des Biens comptables).

Le rattachement du bien avec des éléments physiques est symbolisé par la présence de l'icône FASPHY_01.jpg affiché dans l'en-tête de la fonction des biens comptables.

Le détachement d'un élément physique s'effectue uniquement depuis l'option Eléments physiques de la fonction de gestion du Bien comptable.

 

Champs

Les champs suivants sont présents dans cet onglet :

Bloc numéro 1

La société n'est pas saisissable ; elle est automatique alimentée avec la société à laquelle est rattaché le site financier.

Ce champ, obligatoire, permet de renseigner le site financier auquel appartient l'élément physique.

Le choix du site financier est soumis aux règles de gestion et d'habilitations données à l'utilisateur.
Le site peut également être alimenté automatiquement, par défaut, avec la référence du site financier précédemment affiché. Il est possible d'activer / désactiver cette alimentation par défaut, via le paramètre REMAFCY -  Rémanence du site, défini au niveau du chapitre AAS - Immobilisations.

..\FCT\SEEINFO Si l’utilisateur est mono site, le site financier est automatiquement alimenté et non modifiable.

  • Actif (champ ENAPHY)

Cet indicateur, non saisissable, précise si l'élément physique est Actif ou non.

  • Il est Actiflorsqu'il n'est rattaché à aucun bien comptable ou lorsque le bien comptable auquel il est rattaché est lui-même Actif.
  • Il est Inactifuniquement lorsque le bien comptable auquel il est rattaché est Inactif.
  • champ FLGELT

 

Bloc numéro 2

  • Référence (champ PHYREF)

Un élément physique est identifié de manière unique à l'aide d'une référence composée de 20 caractères alphanumériques au maximum. 
Cette référence est fonction de la valeur du paramètre PHYAUTNUM - Numérotation élément physique.
SEEREFERTTO Les modalités complètes de gestion de cette référence (que ce soit en création ou en modification, lors du rattachement ou du détachement de l'élément physique au bien comptable) sont détaillées au niveau de la documentation sur ce paramètre.

  • champ FIL0

 

  • Désignation (champ PHYDES1)

Ce champ contient la désignation principale de l'élément physique.

  • champ PHYDES2

Ce champ contient la désignation complémentaire de l'élément physique.

Ce champ contient la référence du bien comptable auquel l'élément physique est rattaché.
Ce rattachement s'effectue :

  • soit au niveau de ce champ en renseignant ou en sélectionnant par clic droit la référence d'un bien comptable, dans la liste des biens éligibles au rattachement.
  • soit au niveau de la fonction de gestion du Bien comptable (automatiquement lors de la création du bien, ou manuellement via l'option Eléments physiques).

Pour être éligible au rattachement, le bien comptable doit être :
- Actif
- Identifié comme étant Immatriculablesi l'élément physique est porteur d'un code à barres.
- Rattaché au même site géographique que l'élément physique.

Le rattachement d'un élément physique à un bien comptable n'est pas obligatoire. Il peut s'effectuer après la création de l'élément physique. 
Le détachement d'un élément physique s'effectue uniquement depuis l'option Eléments physiques de la fonction de gestion du Bien comptable.

 

Onglet Principal

Présentation

Cet onglet contient l'ensemble des données liées à la localisation de l'élément physique, à son acquisition, le cas échéant à sa sortie,  ainsi que les informations issues du dernier inventaire.

Il présente également un tableau Mouvements en attente, alimenté lorsque l'élément physique a subi un mouvement de transfert de site géographique  ou un mouvement de sortie alors qu'il est rattaché à un bien comptable.
Cette notification de mouvement est répercutée au niveau de la fenêtre de validation des relevés d'inventaire et de la fenêtre Elément physique du bien comptable afin que le gestionnaire comptable du mouvement soit averti. Le mouvement opéré sur l'élément physique ne sera effectivement pris en compte qu'à la validation du mouvement de transfert et/ou de sortie sur le bien comptable.

Remarques :

  • Les transferts de localisation d'un élément physique rattaché à un bien comptable, sont validés immédiatement sans répercussion sur le bien comptable.
  • Les mouvements effectués sur un élément physique non rattaché à un bien comptable sont pris en compte immédiatement.

 

Champs

Les champs suivants sont présents dans cet onglet :

Géographique

Ce champ permet de préciser le site géographique auquel l'élément physique est affecté.
En création :
- il est alimenté, par défaut, avec le site financier si ce dernier est également site d'inventaire,
- il reste modifiable. Il peut être alimenté avec un site d'inventaire d'un site rattaché au site financier. Toutefois, si le paramètre CPYGEOFCY - Contrôle site géo. par société est positionné à Oui, il est possible d'imputer l'élément physique sur n'importe quel site d'inventaire de la société. Le choix de ce site géographique est toutefois soumis aux règles d'habilitations accordées à l'utilisateur.
SEEINFO Les habilitations données à l'utilisateur sur les sites géographiques s'appliquent uniquement par rapport au choix du site géographique autorisé et non aux droits de visualisation et modification accordés à l'utilisateur sur les éléments physiques affectés au site.
Après validation de la création de l'élément physique, la modification du site est possible uniquement via le mouvement de Transfert.

  • champ FIL2

 

  • Localisation (champ LOC)

La localisation de l'élément physique est obligatoire. Les localisations proposées sont celles du Site géographique précisé.

  • En création d'un élément physique rattaché à un bien comptable, elle est alimentée automatiquement avec la localisation du bien comptable, lorsque celle-ci est renseignée. Elle reste modifiable si le bien comptable est autonome.
  • Après validation de la création, la modification de la localisation est autorisée uniquement via le mouvement de Transfert. Cette modification  est reportée sur le bien comptable uniquement si l'ensemble des éléments physiques rattachés au bien comptable comporte la même localisation.

..\FLD\SEEINFOIl peut arriver qu'à sa réception, l'élément physique soit stocké avant sa mise en service. Sa localisation n'est donc pas connue : il convient, dans ce cas, de lui attribuer une affectation temporaire. Le clic droit En attente d'affectation permet d'alimenter automatiquement la localisation temporaire par défaut définie par les paramètres du chapitre AAS - Groupe PHY : DEFBUI - Bâtiment par défaut, DEFFLO - Etage par défaut et DEFROO - Pièce par défaut.

Achat

Ce champ permet de préciser le fournisseur.

Lorsqu'aucun fournisseur n'est précisé, ce champ est automatiquement alimenté avec la référence fournisseur du bien comptable lors du rattachement de l'élément physique au bien comptable.

Ce champ permet de préciser une catégorie physique.

  • Commande (champ ORDBUY)

Ce champ permet de préciser la référence de la commande.

  • Date commande (champ DORDBUY)

Ce champ permet de préciser la date de la commande. Il est saisissable et obligatoire uniquement si le numéro de commande est renseigné.

  • Réception (champ NUMRECEP)

Ce champ permet de préciser le numéro de réception de la commande.

  • Date réception (champ DNUMRECEP)

Ce champ permet de préciser la date de réception de la commande. Il est saisissable et obligatoire uniquement si le numéro de réception est renseigné.

Identification

  • Code à barre (champ BAC)

Ce champ contient l'immatriculation code à barres de l'élément physique permettant la prise en compte de cet élément lors des opérations d'inventaire. Lorsque l'élément physique est rattaché à un bien comptable, la saisie d'un code à barres est autorisée uniquement si le bien est défini comme étant Immatriculable.

1/ Cette immatriculation  est attribuée automatiquement lors de la validation de la création de l'élément et n'est pas saisissable si les conditions suivantes sont réunies :

  • Le paramètre BACAUTNUM - Code à barres automatique est positionné à Oui.
     
  • Un compteur a été paramétré et affecté à la rubrique Codes à barres du module Immobilisations (fonctions Structuredes compteurs et Affectation des compteurs).
     

2/ Si le paramètre BACAUTNUM a pour valeur Non, l'immatriculation code à barres de l'élément physique peut être saisie manuellement.

Le niveau d'unicité du code généré ou saisi est contrôlé par le paramètre CPYBACUNY - Unicité CAB par société.
La longueur maximum du code à barres est déterminée par le paramètre FMTCABFAS - Format CAB biens.

  • champ FIL3

 

  • Numéro série (champ SRLNBR)

Ce champ, saisissable, contient le numéro de série associé à l'équipement. Il peut être alimenté par le traitement d'inventaire.

Tableau Mouvements en attente

  • Mouvement en attente (champ MVT)

Ce tableau, non saisissable, est alimenté lorsque l'élément physique, rattaché à un bien comptable, a subi un mouvement de transfert de site géographique ou un mouvement de sortie, que le mouvement soit relevé avec un outil d'inventaire ou constaté par saisie directe sur l'élément physique.
Chaque notification de mouvement au niveau de l'élément physique est répercutée :
- sur la fenêtre Elément physique du bien comptable afin que le gestionnaire comptable soit averti et valide le mouvement.
- sur la fenêtre Validation des relevés d'inventaire.
Le clic droit Annulation mouvement, permet après confirmation d'annuler le mouvement en attente.

  • Date mvt (champ MVTDAT)

Ce champ, non saisissable, affiche la date du mouvement en attente.

  • Motif sortie (champ MVTSORT)

Ce champ, non saisissable, contient le motif de sortie.

Ce champ, non saisissable, contient le motif de transfert.

 

Ce champ, non saisissable, est alimenté uniquement en cas de transfert en attente de l'élément physique. Il contient le Site géographique vers lequel l'élément physique est transféré.

  • Localisation dest. (champ MVTLOC)

Ce champ, non saisissable, est alimenté uniquement en cas de transfert en attente de l'élément physique. Il contient la Localisationvers laquelle l'élément physique est transféré.

Sortie

  • Date sortie (champ ISSDAT)

Ce champ, non saisissable, contient la date de sortie de l'élément physique.

  • champ FIL4

 

  • Type de sortie (champ ISSTYP)

Ce champ, non saisissable, contient le motif de sortie de l'élément physique.

Inventaire

  • Date relevé (champ IVYDAT)

Ce champ, non saisissable, contient la date de réalisation du dernier inventaire de contrôle de l'élément physique.
Cette date est alimentée automatiquement via le traitement de rapprochement des relevés d'inventaire.

  • Heure relevé (champ IVYTIM)

Ce champ, non saisissable, contient l'heure de réalisation du dernier inventaire de contrôle de l'élément physique.
Cette information est alimentée automatiquement via le traitement de rapprochement des relevés d'inventaire.

  • Résultat inventaire (champ IVYRES)

Ce champ, non saisissable, est alimenté via le traitement de rapprochement des relevés d'inventaire. Il précise si l'élément physique a été retrouvé, s'il a été déplacé,...

Ce champ, saisissable, contient l'état de l'élément physique relevé lors du dernier inventaire. Il peut être alimenté par le dernier traitement de rapprochement des relevés d'inventaire.

 

Fonctions accessibles par clic droit sur le tableau

Annulation mouvement

Ce bouton permet, après validation d'un message de confirmation, l'annulation du mouvement en attente.  Pour que l'annulation soit prise en compte définitivement, il est nécessaire d'enregistrer la fonction.

 

 

Onglet Commentaire

Présentation

Cet onglet contient :

  • un champ libre de saisie de tout commentaire, descriptif de l'élément physique,
  • une zone autorisant l'enregistrement de toute image/photo associée à l'élément physique.

 

Champs

Les champs suivants sont présents dans cet onglet :

Commentaire

  • champ COMMENT

Champ permettant de saisir librement tout commentaire utile sur un maximum de 32 766 caractères.

Photo

  • Photo (champ PHOTO)

Ce champ permet d'associer une image ou une photo à l'enregistrement. L'insertion se fait par l'option clic droit "Sélectionner" du menu contextuel.

 

Onglet Autres infos

Présentation

Cet onglet est réservé aux zones libres. Le nombre de zones libres gérées, leur intitulé, les tables diverses affectées au contrôle des zones libres de type Code, la devise de chaque zone libre de type Montant, sont fonction du paramétrage effectué au niveau de la fonction de Propriétés des zones libres.
Ces zones libres sont à utiliser en fonction des besoins de gestion, pour stocker des données non prévues sur l'onglet Principal.

Cet onglet affiche également les informations utiles au suivi de l'élément : origine de la création (saisie transactionnelle, création automatique, import, …), code de l'utilisateur à l'origine de la création suivi de la date de création, et enfin code de l'utilisateur ayant réalisé la dernière modification suivi de la date de cette modification.

Un boutonoffre la possibilité d'afficher une fenêtre présentant le journal des événements générés pour l'élément physique.

 

Champs

Les champs suivants sont présents dans cet onglet :

Codes

Ce champ permet de préciser la valeur d'une zone libre de type alphanumérique à laquelle une table diverse peut être associée. 10 zones libres de ce type sont disponibles.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Montants

  • champ USRFLDM1

Composez la valeur du champs utilisateur.

Devise dans laquelle est exprimé le montant.

  • champ USRFLDM2

 

 

  • champ USRFLDM3

 

 

  • champ USRFLDM4

 

 

  • champ USRFLDM5

 

 

  • champ USRFLDM6

 

 

Coefficients

  • champ USRFLDC1

Ce champ permet de préciser la valeur d'une zone libre de type coefficient. 2 zones libres de ce type sont disponibles.

  • champ USRFLDC2

 

Dates

  • champ USRFLDD1

Ce champ permet de préciser la valeur d'une zone libre de type date. 4 zones libres de ce type sont disponibles.

  • champ USRFLDD2

 

  • champ USRFLDD3

 

  • champ USRFLDD4

 

Suivi enregistrement

  • Origine saisie (champ CREORI)

Ce champ indique l'origine de création de l'objet.

Ce champ indique l'auteur de la création (saisie) de l'objet.

  • Date (champ CREDAT)

Ce champ indique la date de création (saisie) de l'objet.

Ce champ indique l'auteur de la dernière modification saisie sur l'objet.

  • Date (champ UPDDAT)

Ce champ indique la date de la dernière modification saisie sur l'objet.

  • Evénements (champ EVTLIST)

Ce bouton ouvre une fenêtre présentant le journal des événements générés pour l'objet.
L'affichage de la liste peut être limité aux seuls événements répondant aux critères de sélection choisis ; ces critères correspondent aux informations présentées : le plan d'amortissement (le cas échéant), l'utilisateur à l'origine de l'événement, les dates et heure de création, les dates d'effet et de comptabilisation, ainsi qu'un indicateur précisant si l'événement a déjà été comptabilisé.
 
Particularités :

  • Evénements de Changement d'imputation comptable (FASCHGIMP) et de Transfert analytique/géographique (FASAFFAGE) :
    L'icône ..\FCT\FASTRFC_01.jpg, placé en en-tête de ligne, indique qu'il s'agit d'un événement Principalauquel sont rattachés des événements Secondairesdont la liste peut être affichée sous forme arborescente par double clic sur cet icône. (Se reporter au descriptif des traitements de Changement d'imputation comptable et de Transfert analytique/géographique).
  • Evénements de Réévaluation (FASREEVAL), de Changement de méthode (FASMTC) et de Changement de plan de production (FASCHGPPL) générés sur une société soumise à la législation française (FRA) :
    L'icône ..\FCT\GES_FAS_03.jpg, placé en fin de ligne, indique que le plan d'amortissement avant l'action a été archivé dans une table dédiée. Il peut être affiché à partir de la consultation détaillée de l'événement (voir ci-dessous Plan archivé).

Le clic droit Détail sur une ligne permet d'afficher un écran présentant le contenu détaillé de l'événement, réparti sur plusieurs onglets :

- L'onglet Généralrappelle les informations liées à la création, à la modification ainsi qu'à la comptabilisation de l'événement, avec notamment la possibilité de se débrancher, par clic droit Détail sur le numéro de pièce, sur l'écran de consultation de la Pièce comptable créée pour comptabiliser l'événement.
 
- En fonction de leur nature, les autres informations enregistrées sur l'événement sont présentées sur les onglets Alphanumériques, Numériques, Menu local ou Dates.
 
- L'onglet Plan archivé est alimenté uniquement pour les événements de Réévaluation (FASREEVAL), de Changement de méthode (FASMTC) et de Changement de plan de production (FASCHGPPL) et sous la condition que le bien appartienne à une société soumise à la législation française. Dans ce cas, l'icône ..\FCT\GES_FAS_03.jpg apparaît en regard du plan d'amortissement pour indiquer que le plan a été archivé.
L'onglet affiche le plan d'amortissement (ou le plan de production) du bien tel qu'il était avant l'action à l'origine de l'événement (réévaluation, changement de méthode ou changement de plan de production). Ces informations sont contenues dans une table d'archivage (DEPRECARC) dont la clé primaire est constituée des informations d'identification de l'événement : Type d'événement (FASMTC, FASREEVAL ou FASCHGPPL) et Horodatage de l'événement.

 

Autres conditions

Création

La création a pour effet de générer un événement de Création d'un élément physique (PHYCRT).

Modification

Après validation de la création, le Site géographiqueet la Localisationne peuvent être modifiés directement sur l'écran. Leur modification est opérée par le biais d'un mouvement de Transfert.

Suppression

La suppression d'un élément physique est interdite si l'élément est rattaché à un bien comptable.

Etats

Par défaut, les états suivants sont associés à la fonction :

 FICHEPHY : Fiche d'élément physique

 PHYLIST : Situation éléments physiques

Mais ceci peut être modifié par paramétrage.

Barre de menu

Mouvements / Transférer

Présentation

Cette option ouvre une fenêtre permettant :
- d'opérer un transfert de localisation géographique de l'élément physique (site financier, site géographique, localisation),
- d'annuler, sous certaines conditions, le dernier transfert effectué.

Cette fenêtre est constituée :

  • d'un en-tête rappelant l'identification de l'élément physique,

  • d'un onglet affichant la localisation géographique actuelle de l'élément physique. Il permet :
     - de renseigner les paramètres du transfert en indiquant la date et le motif du transfert. En cas d'annulation de transfert, ces informations ne sont pas à renseigner.
     - de saisir la nouvelle localisation géographique de l'élément physique.
     Il permet également de demander l'annulation du dernier transfert effectué, en cochant la case Annulation. La localisation d'origine de l'élément physique est alors affichée et n'est pas modifiable.

Remarques :

  • Le transfert d'un élément physique est interdit s'il est sorti ou s'il est porteur d'une notification de sortie.
    Il est également interdit si le bien auquel il est rattaché est en cours de cession intra-groupe.

  • Seul un transfert de Site géographique est autorisé lorsque l'élément physique est rattaché à un bien comptable Principal.

Il est ensuite nécessaire de  valider la saisie des nouveaux paramètres ou l'annulation en cliquant sur  . Un contrôle de cohérence est alors effectué ; en cas d'erreur, un message s'affiche empêchant la mise à jour de l'élément physique ; il convient alors de rectifier les paramètres en erreur.

Lorsque les paramètres sont corrects, l'application retourne sur l'écran de gestion des Eléments physiques dans laquelle les modifications apportées par le transfert peuvent être visualisées. La prise en compte du transfert n'est effective qu'après enregistrement de l'élément physique.
 

Descriptif du traitement de transfert
 

Un transfert de localisation géographique s'effectue, suivant les cas, selon les modalités suivantes :

  • L'élément physique n'est rattaché à aucun bien comptable :

    Le transfert de Site financier, de Site géographique ou Localisation est immédiat. 

  • L'élément physique est rattaché à un bien comptable :


    - Le changement de Localisation est immédiat sauf s'il existe déjà un transfert de site géographique en attente. Dans ce cas, la validation du transfert de site géographique entraîne la validation automatique du transfert de Localisation.
     Si le bien n'est pas rattaché à d'autres éléments physiques, la nouvelle localisation est automatiquement reportée sur le bien comptable.
     
    - Le transfert de Site financier ou de Site géographique est mis en attente de validation du transfert du bien comptable. Dans le cas où plusieurs éléments physiques sont rattachés au bien comptable, il sera nécessaire pour valider le transfert, d'effectuer une des opérations suivantes au niveau du bien comptable :
     
     * soit détacher du bien comptable le ou les élément(s) physique(s) non affecté(s) par le transfert et valider le transfert sur le bien comptable,
    * soit éclater le bien comptable afin d'effectuer le transfert de Site géographique pour le bien porteur de l'élément physique transféré,
    * soit effectuer le transfert de Site financier ou de Site géographique à partir du bien : dans ce cas, tous les éléments physiques rattachés au bien sont alors transférés.

 
La validation du transfert provoque :

- La mise à jour de l'élément physique avec les nouvelles affectations saisies.

- La génération d'un événement de Transfert géographique (PHYAFFGEO). Lorsque le transfert porte sur le site financier, deux événements sont générés (un pour chaque site financier).

(La consultation des événements est possible dans la fenêtre Journal des événements accessible depuis l'onglet Autres infos).

Descriptif du traitement d'annulation de transfert

Une annulation de transfert de localisation géographique s'effectue, suivant les cas, selon les modalités suivantes :

  • L'élément physique n'est rattaché à aucun bien comptable :

    Cette annulation a pour effet de mettre à jour l'élément physique avec ses affectations géographiques antérieures au dernier transfert.

  • L'élément physique est rattaché à un bien comptable :

    Cette annulation de transfert est mise en attente de validation de l'annulation de transfert du bien comptable.

Rappel : L'annulation de transfert s'applique uniquement aux transferts validés. L'annulation d'un transfert en attente de validation s'effectue directement dans le tableau des Mouvements en attente par clic droit Annulation mouvement.
 
La validation de l'annulation d'un transfert provoque la génération d'un événement d'annulation de Transfert géographique (PHYAFFGEO). Lorsque le transfert porte sur le site financier, deux événements d'annulation sont générés (un pour chaque site financier).

 

Champs

Les champs suivants sont présents dans cet onglet :

Paramètres du transfert

  • Annulation (champ CCLTRF)

Aide commune aux traitements unitaire et massif de transfert.
Cet indicateur permet, en l'activant, d'annuler le dernier transfert.

  • En traitement unitaire, il ne peut être activé que si l'élément physique a déjà subi un ou plusieurs transferts. Il a pour effet de rechercher l'événement correspondant au dernier transfert et de charger les imputations d'origine de l'élément physique avant ce dernier transfert. 
  • En traitement massif, il est toujours saisissable. Il convient alors de renseigner également la date à laquelle ce transfert a été effectué ainsi que les affectations choisies lors de ce transfert.
  • Date mouvement (champ DATTRANS)

Il s'agit de la date à laquelle le transfert est enregistré. Cette date, obligatoire, figure sur le ou les événements PHYAFFGEO correspondants.

Ce champ permet de renseigner le motif du transfert.
Cette information, obligatoire dans le cas d'un transfert, n'est pas à renseigner en cas d'annulation de transfert.

Localisation géographique

Aide commune aux traitements unitaire et massif de transfert.
En traitement unitaire, ce champ affiche, à l'ouverture de la fenêtre, le site financier actuel de l'élément physique.

Il permet de renseigner le nouveau site financier auquel l'élément physique ou, dans le cas d'un traitement massif, l'ensemble des éléments physiques sont affectés.
En cas d'annulation massive de transfert, il convient de renseigner le site financier destination du transfert à annuler.

Aide commune aux traitements unitaire et massif de transfert.
En traitement unitaire, ce champ affiche, à l'ouverture de la fenêtre, le site géographique actuel de l'élément physique.

Il permet de renseigner le nouveau site géographique auquel l'élément physique ou, dans le cas d'un traitement massif, l'ensemble des éléments physiques sont affectés. Il s'agit obligatoirement du site d'inventaire du site financier de la société, ou d'un site d'inventaire d'un site  rattaché à ce site financier, sauf si le paramètre CPYGEOFCY - Contrôle site géo. par société est positionné à Oui, auquel cas il est possible d'imputer l'élément physique sur n'importe quel site géographique de la société.
Le choix de ce site géographique est toutefois soumis aux règles d'habilitations accordées à l'utilisateur.
SEEINFO Les habilitations données à l'utilisateur sur les sites géographiques s'appliquent uniquement par rapport au choix du site géographique autorisé et non aux droits de visualisation et modification accordés à l'utilisateur sur les éléments physiques affectés au site.

En cas d'annulation massive de transfert, il convient de renseigner le site géographique destination du transfert à annuler.

  • Localisation (champ LOCD)

Aide commune aux traitements unitaire et massif de transfert.
En traitement unitaire, ce champ affiche, à l'ouverture de la fenêtre, la localisation actuelle de l'élément physique.
Il permet de renseigner la nouvelle localisation de l'élément physique ou dans le cas d'un traitement massif, de l'ensemble des éléments physiques sélectionnés.
En cas d'annulation massive de transfert, il convient de renseigner la localisation destination du transfert à annuler.

 

Mouvements / Sortir

Présentation

Cette option ouvre une fenêtre constituée :

  • d'un en-tête rappelant l'identification de l'élément physique,

  • d'un onglet affichant la localisation géographique actuelle de l'élément physique.
    Il permet de renseigner les paramètres de sortie en indiquant la date et le motif de la sortie.
    Il  permet également de demander l'annulation de la sortie, en cochant la case Annulation.

Il convient ensuite de  valider la saisie des paramètres de sortie ou d'annulation de la sortie en cliquant sur . Si aucune incohérence n'est détectée, l'application retourne sur l'écran de gestion des Eléments physiques. La prise en compte de la sortie n'est effective qu'après enregistrement de l'élément physique.

Descriptif du traitement de sortie

Une sortie s'effectue, suivant les cas, selon les modalités suivantes :

  • L'élément physique n'est rattaché à aucun bien comptable :

    La sortie de l'élément physique est immédiate.

  • L'élément physique est rattaché à un bien comptable :

    - La sortie est mise en attente du mouvement.

    Si seul cet élément physique est rattaché au bien comptable, la sortie de l'élément physique sera validée par la sortie du bien comptable.
     
    Dans le cas où plusieurs éléments physiques sont rattachés au bien comptable, il sera nécessaire :
     * soit de détacher du bien comptable le ou les élément(s) physique(s) non affecté(s) par la sortie et valider la sortie sur le bien comptable,
    * d'éclater le bien comptable et de sortir le bien rattaché à l'élément physique dont la sortie est demandée,
    * soit d'effectuer la sortie à partir du bien : dans ce cas, tous les éléments physiques rattachés au bien sont alors sortis.

La validation de la sortie provoque :

- La mise à jour de l'élément physique avec les informations de sortie renseignées.

- La génération d'un événement de Sortie (PHYISS)

(La consultation des événements est possible dans la fenêtre Journal des événements accessible depuis l'onglet Autres infos).

Descriptif du traitement d'annulation de sortie

Une annulation de sortie s'effectue, suivant les cas, selon les modalités suivantes :

  • L'élément physique n'est rattaché à aucun bien comptable :

    Cette annulation a pour effet de mettre à jour l'élément physique en supprimant les informations de sortie.

  • L'élément physique est rattaché à un bien comptable :

    Cette annulation de transfert est mise en attente de validation de l'annulation de sortie du bien comptable.

Rappel : L'annulation de sortie s'applique uniquement aux sorties validées. L'annulation d'une sortie en attente de validation s'effectue directement dans le tableau des Mouvements en attente par clic droit Annulation mouvement.

La validation de l'annulation de sortie provoque la génération d'un événement d'annulation de Sortie(PHYISS).

 

Champs

Les champs suivants sont présents dans cet onglet :

Paramètres de la sortie

  • Annulation de sortie (champ CCLISSFLG)

Aide commune aux traitements unitaire et massif de sortie. 

  • En traitement unitaire, cet indicateur permet de demander l'annulation de sortie d'un élément physique. Il est automatiquement activé et non saisissable lorsque l'élément physique est sorti. 
    Lorsque l'élément physique est rattaché à un bien comptable, l'annulation de sortie est autorisée uniquement si le bien comptable peut lui-même subir une annulation de sortie.
    Si l'élément physique n'est pas sorti, cet indicateur est non activé et non saisissable.
  • En traitement massif, cet indicateur est toujours saisissable. Il permet, en l'activant, d'annuler massivement la sortie des éléments physiques répondant aux critères de sélection renseignés. 

 

  • Date (champ ISSDAT)

Il s'agit de la date à laquelle la sortie est enregistrée. Cette date, obligatoire, figure sur l'événement de sortie PHYISS.
Cette information n'est pas à renseigner en cas d'annulation de sortie.

  • Motif sortie (champ ISSTYP)

Ce champ permet de saisir le motif de sortie. Cette information, obligatoire dans le cas d'une sortie, n'est pas à renseigner en cas d'annulation de sortie.

 

Messages d'erreur

Il n'y a pas de message d'erreur autre que les messages d'erreur génériques.

Tables mises en oeuvre

Les tables suivantes sont mises en oeuvre par la fonction :

Table

Intitulé Table

PHYELT [PHY]

Eléments physiques