Überweisungen erfassen
Mit dieser Funktion können Sie die Zahlungen, die zur gleichen Transaktion, zum gleichen Unternehmen und zur gleichen Bank gehören, manuell in einer einzigen Überweisung oder Bankdatei gruppieren. Sie können auch bereits angelegte, automatisch generierte oder importierte Überweisungen anzeigen und ändern.
Die Überweisungen durchlaufen abhängig von der Parametrisierung der Zahlungstransaktion mehrere Schritte.
Hinweis: Die Überweisung ist das an die Bank als Datei oder in Papierform übermittelte Dokument für Zahlungen (Scheckeinlösung, elektronische Datei oder Überweisung per EDI bzw. auf Einzahlung oder Skontierung ausgegebener Wechsel).
Der Genehmigungsstatus ist Teilweise freigegeben, wein eine oder mehrere mit der gleichen Transaktion verbundene Zahlungen nicht genehmigt wurden. Sie können die Zahlungen einzeln in der Tabelle Zahlungen genehmigen oder Alle freigeben auswählen. Wenn für Zahlungen noch eine Genehmigung aussteht, können Sie keine Bankdatei erstellen. In diesem Fall können Sie entweder die betroffenen Transaktionen genehmigen oder auf Nicht freigegebene löschen klicken, um die Bankdatei erstellen zu können.
Hinweis: wenn Sie eine genehmigte Zahlung ändern, wird der Genehmigungsstatus auf nicht freigegeben zurückgesetzt.
Überweisungsgruppen
Um den Zahlungsprozess zu vereinfachen und die Anzahl an Bankdateien zu verringern, können Sie Überweisungen gruppieren, wenn diese das gleiche Unternehmen, den gleichen Belegtyp sowie das gleiche Bankkonto haben. Außerdem muss das Kontrollkästchen Gruppierung Überweisungen zulassen in der mit dem Belegtyp verknüpften Bankdateidefinition aktiviert sein.
Klicken Sie auf Überweisungen gruppieren, um die betroffenen Überweisungen auszuwählen. Nach Erstellung der Bankdatei kann die Gruppe nicht mehr geändert werden.
Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation Zahlungstransaktionen.
Klicken Sie auf Rückmeldung, um diese Schritte in einer Logdatei aufzuführen.
Die Überweisung kann nacheinander ausgeführt werden, der letzte Schritt ist erforderlich:
- befindet sich in einer elektronischen Datein zum Versand an die Bank,
- wird auf ein Zwischenkonto gebucht,
- wird auch die Bank gebucht.
Voraussetzungen
Siehe Dokumentation Umsetzung
Maskenverwaltung
Kopfbereich
Felder
In diesem Register befinden sich die folgenden Felder :
Blocknummer 1
| Dieses Feld zeigt die eindeutige ID eines Einzahlungsscheins an. Bei Anlage eines neuen Einzahlungsscheins wird die Nummer nicht erfasst, sondern von einem parametrisierbaren Nummernkreis zugewiesen. Standardmäßig handelt es sich bei diesem Nummernkreis um PY5. |
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| Dieses Feld muss bei Anlage des Einzahlungsscheins angegeben werden. Hier wird der Gruppierungsstandort des Einzahlungsscheins angegeben. Der Einzahlungsschein bezieht sich auf ein einzelnes Unternehmen. Es können jedoch Zahlungen mehrerer Standorte unter einem Einzahlungsschein gruppiert werden. |
| Geben Sie die Bank zum Einzahlungsschein an. Alle Zahlungen des Einzahlungsscheins müssen zur selben Bank gehören. |
| Dieses Feld zeigt automatisch die Gruppennummer nach Erstellung der Überweisungsgruppen über die Aktion Überweisungen gruppieren an.Die Nummerierung basiert auf dem in der Funktion Zuweisung Nummernkreise definierten Nummernkreis PYG, der dem Belegtyp der Überweisungsgruppe zugeordnet ist. |
| Erfassen Sie hier die Zahlungstransaktion zum Einzahlungsschein. Sie muss im Schritt „Einzahlungsschein“ definiert sein. Die Zahlungen müssen dieser Zahlungstransaktion zugeordnet sein. Besonderheiten SEPA: Verarbeitung des Fälligkeitsdatums auf Ebene der Einzahlungsscheine |
Blocknummer 2
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| Dieses Feld zeigt den Genehmigungsstatus aller Transaktionen der Zahlung an. Sind eine oder mehrere Zahlungen noch nicht genehmigt, ist der Status Teilweise freigegeben und Sie können die Bankdatei noch nicht erstellen. Sie können die Zahlungen einzeln in der Tabelle Zahlungen genehmigen oder Alle freigeben auswählen. Wurden Änderungen an einer genehmigten Zahlung vorgenommen, wird der Status zurück auf „Nicht freigegeben“ gesetzt. |
| Wählen Sie den „Abschnittstyp“: Einnahme, Skonto, Einnahmewert oder Skontowert. |
| Wählen Sie die Scheckart (Platzscheck, Fernscheck etc.) für diesen Einzahlungsschein aus.
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Schließen
Register Zahlungen
Übersicht
In der Kopfzeile sind die allgemeinen Eigenschaften der Überweisung definiert und die Zeilen geben die darin enthaltenen Zahlungen an.
Kopfzeile Überweisung
Der Status gibt während der Buchungsschritte die folgenden Werte an:
- Überweisung erfasst: vor der Freigabe müssen noch ein Schritt (die Bankeinzahlung) oder mehrere Schritte (in Abhängigkeit von der Zahlungstransaktionsparametrisierung) durchlaufen werden (Buchungsschritte und/oder Einzahlung per elektronischer Datei),
- Überweisungsdatei: Die Überweisung wurde in eine elektronische oder EDI-Datei geschrieben,
- Zwischenkonto: Die Überweisung wurde auf ein Zwischenkonto gebucht.
- Bank: Die Überweisung wurde gebucht und die Einzahlung bei der Bank ist erfolgt.
Überweisungszeilen
Die Zeilen werden bei Auswahl der zu verarbeitenden Zahlungen automatisch gefüllt: In der Spalte Nummer können über die im Kontextmenü enthaltene Funktion Auswahl die auf Einzahlung wartenden Zahlungen angezeigt werden.
Danach können weitere dieser Zahlungstransaktion zugeordnete Zahlungen sowie das Bankkonto ausgewählt werden.
Besonderheiten
Für die Ausgabe der Bankdateien (elektronische oder EDI-Datei) können Sie über die Werkzeugleiste und das Menü Funktion ein „Ausführungsdatum“ erfassen. Standardmäßig wird hierfür das Tagesdatum vorgeschlagen. Handelt es sich um eine erneute Dateiausgabe, wird das Ausführungsdatum der letzten Generierung vorgeschlagen.
Schließen
Felder
In diesem Register befinden sich die folgenden Felder :
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| Dieses Feld zeigt den Genehmigungsstatus der Transaktion in der Zeile an. |
| Das Feld Einzahlungsschein kann in der Abfrage der Einzahlungsscheine angezeigt werden. Dort kann eine Einzahlungsscheinnummer ausgewählt werden. |
| Dieses Feld zeigt die Zahlungsdetails für die Transaktion in der Zeile an und kann in diesem Kontext nicht geändert werden. |
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| Dieses Feld muss bei Anlage des Einzahlungsscheins angegeben werden. Hier wird der Gruppierungsstandort des Einzahlungsscheins angegeben. Der Einzahlungsschein bezieht sich auf ein einzelnes Unternehmen. Es können jedoch Zahlungen mehrerer Standorte unter einem Einzahlungsschein gruppiert werden. |
| Dieses Feld zeigt die Zahlungsdetails für die Transaktion in der Zeile an und kann in diesem Kontext nicht geändert werden. |
| Dieses Feld zeigt die Zahlungsdetails für die Transaktion in der Zeile an und kann in diesem Kontext nicht geändert werden. |
Summe Unternehmen
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Summe Bank
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Schließen
Symbol Aktionen
Zahlung
Verwenden Sie diese Option, um auf die Zahlung in der Zeile zuzugreifen. Falls erforderlich, können Sie diese Zahlung freigeben.
Genehmigen
Verwenden Sie diese Option aus, um die Transaktion in der Zeile freizugeben.
Schließen
Spezifische Aktionen
Im über diese Schaltfläche geöffneten Fenster befinden sich die folgenden Felder: : Blocknummer 1
Blocknummer 2
Schließen Diese Aktion steht zur Verfügung, wenn für die Zahlungstransaktion die Übertragung einer Überweisungsdatei vorgesehen ist. Ist der Genehmigungsstatus nicht Freigegeben, können Sie keine Bankdatei erstellen. Sie müssen die Zahlungen mit ausstehender Genehmigung entweder löschen oder freigeben. Es wird eine Datei an die Bank erzeugt. Gemäß Parametrisierung der Zahlungstransaktion wird eine elektronische oder eine EDI-Datei ausgegeben. Ist der Transaktion jedoch keine Datei zugewiesen, müssen Sie das gewünschte Format zum Zeitpunkt der Generierung auswählen.
Verwenden Sie die Software für Bankkommunikation Sage Connect, legen Sie die Bankdatei im Verzeichnis PatchToWatch von Sage Connect ab. Im Verzeichnis Datei wird dann eine XML-Datei generiert, die Sie an die Bank senden können. Spezifisch für die Schweiz (Aktivitätscode KSW - Schweiz): |
Über diese Aktion können Sie den nachfolgenden Schritt zu jeder Überweisung anzeigen. |
Aktionsmenü
Zoom / Buchungsbeleg
Zoom auf die während der verschiedenen, von der Überweisung durchlaufenen Buchungsfreigabeschritte generierten Buchungen.
Zoom / Transaktion
Zoom auf die Parametrisierung der Zahlungstransaktion, die der Überweisung zugeordnet ist.
Funktion / Ausführungsdatum
Für die Ausgabe der Bankdateien (elektronische oder EDI-Datei) können Sie über die Werkzeugleiste und das Menü Funktion ein „Ausführungsdatum“ erfassen. Standardmäßig wird hierfür das Tagesdatum vorgeschlagen. Handelt es sich um eine erneute Dateiausgabe, wird das Ausführungsdatum der letzten Generierung vorgeschlagen.
Funktion / Abgleich weiße Liste
Wählen Sie diese Option aus, um zu überprüfen, ob das Bankkonto des Lieferanten auf der weißen Liste steht. Status und Datum des Abgleichs werden in der Spalte WL der Tabelle Bankverbindung im Lieferantendatensatz (GESBPS) wie folgt angezeigt:
- OK (Datum) in grün: Dieser Lieferant steht zum angegebenen Datum auf der Liste.
- OK (Datum) in gelb: Dieser Lieferant stand beim letzten Abgleich zum angegebenen Datum auf der Liste.
- Nicht OK (Datum) in rot: Seit dem letzten Abgleich steht dieser Lieferant nicht auf der Liste.
- Noch nicht abgeglichen in grau: Dieser Lieferant wurde noch nie abgeglichen.
- N/A : Das Kontrollkästchen Kein Abgleich WL ist im Lieferantendatensatz (GESBPS) für diesen Lieferanten aktiviert.
Funktion / Überweisungen gruppieren
Klicken Sie auf diese Funktion, um die Liste der Überweisungen anzuzeigen, die gruppiert werden können. Standardmäßig sind alle Überweisungen ausgewählt. Sie können die Überweisungen abwählen, die nicht in der Gruppe enthalten sein sollen. Wenn sie auf OK klicken, wird die Gruppe erstellt und erhält automatisch eine Gruppennummer. Diese Nummer wird im Auswahlregister und im Feld Nr. Überweisungsgruppe angezeigt.
Nach Erstellung der Bankdatei kann die Gruppe nicht mehr geändert werden.
Um gruppiert werden zu können, muss die Überweisung den gleichen Belegtyp, das gleiche Unternehmen und das gleiche Bankkonto haben und das Kontrollkästchen Gruppierung Überweisungen zulassen muss in der Bankdateidefinition aktiviert sein.
Zahlungen / Alle freigeben
Verwenden Sie diese Aktion, um alle nicht freigegebenen Transaktionen in der Tabelle der Zahlungen freizugeben. Solange nicht alle Zahlungen mit ausstehender Genehmigung freigegeben oder aus der Tabelle gelöscht wurden, können Sie keine Bankdatei erstellen.
Zahlungen / Nicht freigegebene löschen
Verwenden Sie diese Aktion, um die nicht freigegebenen Zahlungen aus der Tabelle der Zahlungen zu löschen und anschließend die Bankdatei erstellen zu können.
Fehlermeldungen
Während der Erfassung können außer den generischen Meldungen folgende Fehlermeldungen auftreten: :
Code bereits erfasst in Zeile #
Diese Meldung wird bei der Erfassung einer Zahlungsnummer in der Tabelle ausgegeben, wenn Sie eine bereits in einer anderen Zeile vorhandene Nummer eingeben.
Zahlungstransaktion für diese Funktion nicht parametrisiert
Diese Meldung wird bei der Erfassung einer Zahlungsnummer in der Tabelle ausgegeben, wenn die referenzierte Zahlung zu einer Zahlungstransaktion gehört, für die der Schritt „Einzahlungsschein“ nicht vorgesehen ist.
Scheckart <> xxx
Diese Meldung wird bei der Erfassung einer Zahlungsnummer in der Tabelle ausgegeben, wenn:
- die Einzahlung Schecks betrifft (das Feld „Report“ der zugehörigen Zahlungstransaktion steht auf „CHR“ oder „CHE“),
- der Bankparameter „Einlösung Fern-/Platzscheck“ den Wert „Ja“ hat,
- sich die referenzierte Scheckart von der Scheckart der vorherigen Zeilen unterscheidet.
Die von den vorherigen Zeilen definierte Scheckart wird in der Überweisungskopfzeile im Titel der Zahlungstransaktion angezeigt.
Unternehmen xxx
Diese Meldung wird bei der Erfassung einer Zahlungsnummer in der Tabelle ausgegeben, wenn sich das Unternehmen der referenzierten Zahlung von dem in der Überweisungskopfzeile angegebenen und von dem in den vorher erfassten Zeilen definierten Unternehmen unterscheidet.
Standort xxx
Diese Meldung wird bei der Erfassung einer Zahlungsnummer in der Tabelle ausgegeben, wenn die referenzierte Zahlung zu einem für die aktuelle Zeile nicht zulässigen Standort gehört.
Zahlung xxx (Zeile #) - Abbruch nicht möglich (Standort xxx)
Diese Meldung wird beim Abbruch einer Zahlungsnummer in der Tabelle ausgegeben, wenn die aktuelle Funktion keine Berechtigung für den Standort der referenzierten Zahlung besitzt.
Möchten Sie diese Zahlung der Bank XXX zuweisen?
Diese Meldung wird bei der Erfassung einer Zahlungsnummer in der Tabelle ausgegeben, wenn der referenzierten Zahlung keine Bank zugewiesen wurde und die Überweisung zur Bank XXX gehört.
Bank xxx
Diese Meldung wird bei der Erfassung einer Zahlungsnummer in der Tabelle ausgegeben, wenn sich die Bank der referenzierten Zahlung von der in der Überweisungskopfzeile angegebenen und von der in den vorher erfassten Zeilen definierten Bank unterscheidet.
Status: Erfasst / Status: Angenommen
Diese Meldungen werden bei der Erfassung einer Zahlungsnummer in der Tabelle angezeigt, wenn die referenzierte Zahlung nicht den Status „Angenommen“ aufweist, obwohl der Schritt „Wechselretoure)“ der zugehörigen Zahlungstransaktion auf „Ja“ steht. Die Meldung wird außerdem ausgegeben, wenn die Zahlung nicht den Status „Im Wechsel“ aufweist, obwohl die zugehörige Zahlungstransaktion während des Schrittes „Wechselbuchung“ auf „Ja“ gesetzt wurde.
Status: Auf Zwischenkonto / Status: Auf der Bank / Status: Ausstand
Diese Meldung wird bei der Erfassung einer Zahlungsnummer in der Tabelle oder bei Anlage oder Sicherung der Einzahlung ausgegeben, wenn die referenzierte Zahlung einen der folgenden Status aufweist: „Auf Zwischenkonto“, „Auf der Bank“ oder „Ausstand“.
Zahlung zu Einzahlungsschein xxx
Diese Meldung wird bei der Erfassung einer Zahlungsnummer in der Tabelle ausgegeben, wenn die referenzierte Zahlung bereits zu einer nicht gebuchten Einzahlung gehört. Wird diese Einzahlung nicht gerade an einem anderen Arbeitsplatz geändert, handelt es sich um einen Hinweis; bei Sicherung der Erfassung wird die Zahlung in eine Einzahlung umgewandelt.
Tabelle voll
Die Einzahlung kann nicht geändert werden, weil die Anzahl der zugehörigen Zahlungen die Höchstanzahl von Tabellenzeilen überschreitet.
Kein Wechselkurs Zahlungswährung -> Unternehmenswährung (Zahlungsdatum) / Kein Wechselkurs Zahlungswährung -> Bankwährung (Zahlungsdatum)
Diese Meldungen werden bei der Erfassung einer Zahlungsnummer in der Tabelle oder beim Laden einer Einzahlung in die Maske ausgegeben. Sie sind nicht sperrend. Sie deuten auf unvollständige Summen in der Unternehmens- oder Bankwährung im unteren Maskenbereich hin. Grund dafür ist, dass die Umrechnung eines Zahlungsbetrags aus der Unternehmens- oder Bankwährung zum Zahlungsdatum und mit dem Kurstyp der Zahlungstransaktion fehlgeschlagen ist. In diesem Fall muss der Wechselkurs geprüft werden.
Alle Zahlungen müssen in derselben Währung erfolgen
Diese Meldung wird bei der Erfassung oder der Kommissionierung angezeigt, wenn die zwei folgenden Bedingungen erfüllt sind:
- die Zahlungen haben nicht alle die gleiche Währung,
- die Zahlungstransaktion ist auf Ebene des Schritts „Bankbuchung“ mit einer Zahlungsgruppierung parametrisiert, die folgenden Wert hat: „Einzahlungsschein/Bankadresse“.