Umowy serwisowe

• Firma (pole CPY)

To pole zawiera kod firmy, dla której zarządzana jest umowa.

• Lokalizacja (pole SALFCY)

To pole zawiera kod lokalizacji, która zarządza kontraktem.

• Referencja (pole CONNUM)

To pole jest domyślnie powiązane z automatycznym numerem sekwencji. Ponieważ numer sekwencji jest automatyczny, użytkownik nie musi sprawdzać zawartości tego pola. Domyślnie numer umowy serwisowej składa się z 15 znaków.

• Klient (pole CONBPC)

To pole zawiera kod klienta-beneficjenta umowy.

• Waluta (pole CUR)

Należy wprowadzić walutę, która ma mieć zastosowanie do wszystkich pól finansowych na umowie serwisowej. Ta waluta jest również używana do oszacowania minimalnego i maksymalnego progu usług w ramach pokrycia artykułu.

• Os. kontaktowa (pole CONCCN)

To pole zawiera nazwisko osoby kontaktowej, z którą prowadzone są negocjacje dotyczące umowy.

• pole CONCCNCLA

• Opis (pole CONNAM)

Z tego pola należy skorzystać, aby wprowadzić tekst pomagający zidentyfikować i zrozumieć główne cechy umowy.

• pole CONTYP

Z tych pól należy skorzystać, aby wprowadzić kody grup statystycznych dla umów serwisowych. Kody mogą zostać wybrane i zainicjalizowane z poziomu szablonu umowy serwisowej.

Można zdefiniować do 5 grup statystycznych. Liczba grup i ich nazwy mogą zostać ustawione podczas instalowania aplikacji. Te grupy są używane w procesach statystycznych oraz kryteria wyboru w wielu programach.

• Kategoria (pole CONCAT)

To pole ma kluczowe znaczenie w określaniu kategorii funkcjonalnej umowy serwisowej:

• Umowa gwarancyjna
• Umowa na utrzymanie
• Umowa na punkty

Wyzwala to różne procesy: regułę zarządzania punktami, przeszacowanie umowy, fakturowanie itp.

• Wsz.kwalifikacje (pole EVRPBL)

To pole konfiguruje dostęp do tabela pokrycia kwalifikacjami.

• Jeśli je zaznaczono to dostęp do tabeli nie jest możliwy. Kwalifikacje zdefiniowane w aplikacji są uwzględniane w oparciu o umowę. W takim przypadku nie ma potrzeby wprowadzania ich pojedynczo.
• Jeśli to pole nie jest zaznaczone to uwzględniane są kwalifikacje wprowadzone w tabeli Pokryte kwalifikacje.

W tej funkcji należy wprowadzić poziom grupy pokrytych kwalifikacji. Oznacza to, że w momencie wprowadzenia grupy kwalifikacji w umowie uwzględniane są wszystkie jej podgrupy.

Po odznaczeniu pola i jeśli nie zdefiniowano żadnych grup kwalifikacji to umowa może zostać uznana za nieprzydatną, ponieważ taka umowa nie wspiera żadnych problemów zgłoszonych przez klienta.

• Wszystkie produkty zainstalowanej bazy (pole EVRMAC)

To pole konfiguruje dostęp do zarządzania pokryciem instalacji klienta. Nie ma ono zastosowania do umowy na punkty.

• Jeśli to pole jest zaznaczone to dostęp do funkcji pokrycia instalacji klienta nie jest możliwy. Oznacza to, że umowa ma zastosowanie do całej zainstalowanej bazy, tzn. do wszystkich artykułów zamówionych przez klienta. Może to być widziane jako „super umowa”.
• Jeśli to pole jest odznaczone to może ono posiadać wiele reguł pokrycia w zależności od:
• Konkretnych rekordów instalacji klienta
• Zdefiniowanego zbioru rekordów instalacji klienta według numeru referencyjnego artykułu
• Zdefiniowanego zbioru rekordów instalacji klienta według numeru grupy sprzedażowej.

Te pokrycia mogą być ograniczone według składników, zużytych części, robocizny lub kosztów delegacji.

• Priorytet dla zainstalowanej bazy (pole CRSCOVSAM)

To pole jest używane tylko w umowach gwarancyjnych i na utrzymanie z pokryciem typu zgodnie z bazą (a nie cała baza).

Jest ono używane w celu automatyzacji definiowania połączonych pokryć (instalacja klienta + kwalifikacje) dla wszystkich pokryć ustawionych jako zgodnie z bazą.

Jeśli to pole jest zaznaczone to tworzenie, modyfikacja lub usunięcie tego typu pokrycia będzie miało natychmiastowe zastosowanie do powiązanych pokryć.

• Podpisane przez (pole SALREP)

• Źródło (pole CONORI)

• Nr dokumentu (pole CONORIVCR)

Pola Nr dokumentu i Pozycja identyfikują numer pozycji w dokumencie użyte do tworzenia umowy serwisowej. Te pola są ładowane automatycznie.

• Pozycja (pole CONORIVCRL)

• Szablon kontraktu (pole CONCOT)

Z tego pola należy skorzystać, aby ułatwić ręczne wprowadzanie umowy – należy wprowadzić lub wybrać szablon używany do zdefiniowania głównych cech umowy. Użyć można tylko szablonu zgodnego z kategorią tworzonej umowy serwisowej.

• pole CONCOTNAM

• Data subskrypcji (pole SIUDAT)

To pole zawiera datę podpisania umowy. Jest ono uzupełniane tylko raz.

• Częstotliwość odnawiania (pole REWFRY)

To pole wskazuje czas trwania umowy.

• Dla umów z automatycznym odnowieniem jest to częstotliwość automatycznego odnowienia umowy.
• Dla umów bez automatycznego odnowienia, jest to częstotliwość z jaką umowa powinna zostać ponownie negocjowana między stronami.

• JM (pole REWFRYBAS)

• Data od (pole CONSTRDAT)

To pole zawiera albo taką samą datę, jak data podpisania umowy (podczas pierwszego okresu), albo datę ostatniego odnowienia.

• Data do (pole CONENDDAT)

To pole wskazuje datę, kiedy umowa zostanie automatycznie odnowiona w przypadku automatycznego odnowienia lub datę, po której umowa nie będzie już ważna.

• Odnawialne bezwarunkowo (pole CONREW)

• Dedykowanej listy wyboru w umowach serwisowych – Umowy do odnowienia
• Raportu CONECHE1, który wymienia wszystkie odnowione umowy dla wszystkich przedstawicieli.
• Raportu CONECHE2, który wymienia wszystkie odnowione umowy w oparciu o zakres dat.
• Raportu CONECHE12, który wymienia wszystkie odnowione umowy dla danego przedstawiciela.
• Komunikaty ostrzegające wyświetlają się z warsztatu przedsprzedażnego.

• Podstawa rocznych opłat (pole CONAMT)

To pole nie ma zastosowania do umów gwarancyjnych. Wyświetla ono cenę umowy na punkty. Umowa na punkty podlega procesowi fakturowania.

To pole wyświetla podstawę używaną do obliczenia możliwych do zafakturowania zaplanowanych faktur na podstawie umów na utrzymanie.

• pole CONCUR3

• pole REWWRN

• Kredyt punktowy (pole PITCDT)

To pole dotyczy wyłącznie umów na punkty. Można go użyć do wprowadzenia łącznej liczby punktów przyznanych klientowi w ramach tej umowy.

• Częstotliwość przeszacowań (pole RVAFRY)

Należy wprowadzić częstotliwość odnawiania umowy w oparciu o roczne opłaty. Automatyczne przeszacowanie może również odbywać się na podstawie zmiany wybranego indeksu.

• JM (pole RVAFRYBAS)

• Metoda ponownej oceny (pole RVAMET)

Należy wskazać metodę przeszacowania umowy. Umowy na utrzymanie mogą zostać przeszacowane na dwa sposoby:

• Przeszacowanie z dołu – zawsze obliczaj kwotę kolejnej zaplanowanej faktury. Należy zauważyć, że zawsze występuje jednomiesięczna różnica między podstawą opłaty rocznej a rzeczywistą wartością indeksu używaną w tym przeszacowaniu.
• Przeszacowanie z góry – obliczaj podstawę opłat rocznych odpowiadającą dokładnemu statusowi indeksu. Należy zauważyć, że ta metoda nie może być używana w celu wcześniejszego poznania kwoty zaplanowanych faktur, za wyjątkiem pierwszej zaplanowanej faktury.

• Pomoc dla ponownej oceny (pole RVASSP)

To pole wskazuje, który typ przeszacowania jest używany na umowie serwisowej. Dostępne są dwie opcje:

• Indeks (pole CONBASIDX)

To pole jest dostępne tylko, jeśli wybrano przeszacowanie typu zmiana indeksu. Należy z niego skorzystać, aby wprowadzić indeks do użycia podczas każdego przeszacowania umowy. Przeszacowywanie dokonywane jest poprzez porównanie wartości indeksu użytej podczas ostatniego przeszacowania z ostatnią wartością zapisaną przez system dla tego indeksu.

• Ostatnia używana wartość (pole LASVALIDX)

To pole wskazuje, jaka wartość indeksu została użyta podczas ostatniego przeszacowania umowy. Pole Data wskazuje datę wartości indeksu.

• Data (pole LASIDXDAT)

• Formuła (pole CONBASFOR)

To pole jest dostępne tylko, jeśli wybrano przeszacowanie typu formuła matematyczna. Należy wprowadzić kod formuły wybrany z tabeli dodatkowej 427 – Formuły przeszacowania.

• Data ostatniej ponownej oceny (pole RVADAT)

To pole wyświetla datę, kiedy umowa została po raz ostatni przeszacowana.

• Anuluj powiadomienie (pole RSILTI)

W zależności od sektora działalności, to pole może mieć następujące znaczenie:

• Liczba dni przed upływem terminu umowy, kiedy żądanie rozwiązania umowy przez klienta może zostać zaakceptowane.
• Liczba dni podczas których umowa ma ciągle zastosowanie po tym jak żądanie jej rozwiązania zostało otrzymane od klienta.

W obydwu przypadkach rozwiązanie musi zostać dokonane ręcznie z poziomu rekordu umowy.

• JM (pole RSILTIBAS)

• Tolerancja punktów (%) (pole PITTOL)

To pole ma zastosowania tylko do umów na punkty. W tym procesie umowy są w pełni „zużywane” w oparciu o system rankingu z punktami i progiem tolerancji. Ponieważ reguły zużycia tych punktów mogą być skomplikowane, zazwyczaj pełne zużycie wszystkich punktów przyznanych w ramach umowy jest mało prawdopodobne.

Np. umowa na 100 punktów, a jej reguła zużycia to 30 punktów za zgłoszenie serwisowe z progiem tolerancji wynoszącym 10%. Czwarte zgłoszenie serwisowe od tego klienta prowadzi do utworzenia oferty w celu podpisania nowej umowy serwisowej. Jednakże w międzyczasie klient ma cały czas do dyspozycji 10 punktów. Jeśli ta umowa posiadałaby 20% tolerancję to czwarte zgłoszenie serwisowe zostałoby opracowane w ramach standardowego procesu, a umowa zostałaby zamknięta automatycznie po przetworzeniu zgłoszenia serwisowego.

• Częstotliwość (pole INVFRY)

To pole wskazuje częstotliwość z jaką klient będzie otrzymywał faktury związane ze świadczeniami uwzględnionymi w umowie. Służy ono również do określenia części opłaty rocznej, która musi zostać alokowana do faktury.

• JM (pole INVFRYBAS)

• Metoda (pole INVMET)

Z tego pola należy skorzystać, aby wprowadzić metodę używaną do fakturowania umowy serwisowej.

• Fakturowanie z góry (przed terminem) – umowa jest fakturowana przed jej zakończeniem. Ta metoda jest używana do fakturowania umowy przed jej faktycznym zastosowaniem do klienta.Przykład: trzyletnia umowa fakturowana raz w roku:

• Współczynnik +/- (pole INVFRYCOE)

Jeśli rozrachunki są zbierane kilka razy do roku to często stosowane jest wzrost lub zmniejszenie. Z tego pola należy skorzystać, aby zdefiniować, jak duże jest zwiększenie lub zmniejszenie.

• Uprzednie powiadomienie (pole INVLTI)

Z tego pola należy skorzystać, aby zdefiniować powiadomienie, od którego rozrachunek umowy do zafakturowania będzie dostępny w narzędziach fakturowania. Od tego momentu faktura może zostać wygenerowana i wysłana do klienta.

Powiadomienie to przedstawia liczbę dni, które poprzedzają termin rozrachunku do zafakturowania.

• JM (pole INVLTIBAS)

• Warunki płatności (pole PTE)

Z tego pola należy skorzystać, aby wprowadzić warunki płatności zdefiniowane dla zapłaty rozrachunków umowy.
Można wprowadzić tylko warunek płatności spójny z legislacją i grupą firmy lokalizacji dokumentu.
Główne zasady powiązane z ustawieniami wielolegislacyjnymi są opisane tutaj.

• Kod sporu (pole ACPDPTCOD)

Z tego pola należy skorzystać, aby wprowadzić kody sporów używane w celu zarejestrowania problemów z klientem w przypadku dokonania płatności po terminie wskazanym w umowie.

Przykład: Płatność od klienta jest spóźniona o dwa miesiące względem terminu wskazanego w umowie. Ten klient został również zaraportowany jako pozostający w sporze ze swoim dostawcą. Jeśli np. klient dzwoni do działu wsparcia w celu rozwiązania problemu ze sprzętem otrzyma on pomoc, jeśli kod sporu jest już wskazany na umowie na utrzymanie.

• Wymiar (pole DIE)

• Opis (pole NAMDIE)

• Wartość wymiaru (pole CCE)

Użytkownik może wprowadzić wymiary analityczne dla każdego typu wymiaru zdefiniowanego w folderze.

Więcej informacji znajduje się w dokumentacji na temat szablonów umów.

• Faktura dla (pole CONBPCINV)

Kod fakturowanego klienta. Domyślnie wyświetla się kod fakturowanego klienta zdefiniowany w nagłówku umowy serwisowej.

• Płatnik (pole CONBPCPYR)

Kod płatnika. Domyślnie wyświetla się kod płatnika zdefiniowany w nagłówku umowy serwisowej.

• Klient grupowy (pole CONBPCGRU)

Kod klienta grupowego. Domyślnie wyświetla się kod klienta grupowego zdefiniowany w nagłówku umowy serwisowej.

• Projekt (pole CONPJT)

Z tego pola należy skorzystać, aby wprowadzić kod projektu używany do subskrypcji umowy serwisowej, jeśli ma zastosowanie.

• Typ kursu (pole CONCHGTYP)

• Fakturowany artykuł (pole ITMREF)

To pole jest kluczowe, jeśli umowa serwisowa podlega fakturowaniu.

Jest ono używane do wprowadzenia kodu artykułu, który wyświetli się w pozycji faktury dla wybranej planowanej faktury umowy serwisowej.

Domyślnie to pole wyświetla wartość zdefiniowaną na szablonie umowy serwisowej lub, jeśli żadna wartość nie jest zdefiniowana, wartość parametru DEFCONITM – Domyślny artykuł umowy (rozdział HDK, grupa COT).

• Typ ceny (pole CONPRITYP)

• SPR (pole SAU)

To pole wyświetla jednostkę sprzedaży fakturowanego artykułu.

• Reguła VAT (pole CONVACBPR)

System podatkowy przestawia zasięg terytorialny podatku, tzn. zasady obliczania, które należy zastosować w celu określenia kwoty podatku.
Ogólnie rzecz ujmując połączenie systemu podatkowego powiązanego z kontrahentem z progiem podatkowym powiązanym z artykułem pozwala określić kod podatku, który należy zastosować w pozycji dokumentu i w efekcie również w pozycji dowodu księgowego.
Należy uzupełnić to pole o system podatkowy powiązany z danym kontrahentem – ten system zostanie zaproponowany domyślnie we wszystkich transakcjach, w których bierze udział ten kontrahent.

• Jednostka/użycie (pole SSTENTCOD)

• Nr (pole NOLIG)

• Opis (pole SHO)

• % lub kwota (pole INVDTAAMT)

Wartości dotyczą stopki fakturowania. Te informacje mogą pochodzić bezpośrednio z parametrów stopki faktury lub z rekordu klienta.
 Więcej informacji znajduje się w dokumentacji na temat elementów fakturowania.
Wartości elementów stopki mogą być modyfikowane. Te wartości mają bezpośredni wpływ na kwoty netto i brutto dokumentu.
Cechy dotyczące przesunięć między firmami
Jeśli zamówienie zostało wygenerowane na podstawie zamówienia zakupu między firmami lub między lokalizacjami, a parametry między firmami wskazują, że elementy fakturowania pochodzą z modułu Zakupy to zostaną one zainicjalizowane przy użyciu wartości podanych w źródłowym zamówieniu zakupu.

• pole INVDTATYP

• Wal. (pole WWCUR)

• Kod podatku SST (pole SFISSTCOD)

Należy wprowadzić kod, który zostanie użyty do zastąpienia domyślnego podatku SST lub elementu fakturowania. Ten kod podatku jest rozpoznawany przez Sage Sales Tax i umożliwia zidentyfikowanie typów pozycji w celach podatkowych. To pole dostępne jest wyłącznie, jeśli kod działania LTA – Opodatkowanie lokalne jest aktywny, a parametr USATAX – Wykorzystanie systemu podatk. ma wartość Tak.

W przypadku elementów fakturowania opisanych jako zwrot na dokumencie SST dla firmy, nie można usunąć wartości kodu podatku SST dokumentu.

• Dostępne punkty (pole PITRER)

Te pola nie są dostępne do wpisu.

• Dostępne punkty to liczba punktów przyznanych zgłoszeniu serwisowemu ciągle w toku (nierozwiązanemu). Jeśli zgłoszenie serwisowe jest usuwane to punkty są realokowane.
• Punkty zużyte to punkty zużyte przez zamknięte zgłoszenie serwisowe.
• Pozostałe punkty to saldo punktów, które nie stały się dostępne lub nie zostały zużyte.

• Punkty zużyte (pole PITCSM)

• Punkty pozostałe (pole PITBLC)

• Następna data wysłania faktury (pole NEXSHIINV)

To pole wyświetla datę, kiedy zostanie wysłana następna faktura.

• Data następnej faktury (pole NEXINVDAT)

To pole wyświetla datę, od której zaplanowane faktury do zafakturowania będą dostępne na liście pobierania umów serwisowych w funkcji Faktury. Ta data jest obliczana w oparciu o częstotliwości fakturowania i powiadomienia o fakturowaniu.

Jest ono obliczane automatycznie podczas tworzenia umowy we wprowadzaniu zamówienia. Jest ono przeliczane automatycznie za każdym razem, gdy dla umowy generowana jest faktura.

• Kwota następnej faktury netto (pole NEXINVAMT)

To pole wyświetla kwotę netto kolejnej faktury, o ile umowa nie została jeszcze przeszacowana lub przeszacowana przy użyciu innej metody przeszacowania.

• Częstotliwość fakturowania
• Współczynnik wzrostu długoterminowego
• Potencjalne przeszacowania

Jest ono obliczane automatycznie podczas tworzenia umowy we wprowadzaniu zamówienia. Jest ono przeliczane automatycznie za każdym razem, gdy dla umowy generowana jest faktura.

• pole CONCUR4

• Data (pole INVDAT)

• Kwota netto (pole INVAMT)

• Nr dokumentu (pole INVVCR)

• Data (pole DUDDAT)

• Kwota brutto (pole DUDAMT)

• Spór (pole DUDDPTCOD)

• Nr rozrachunku (pole DUDNUM)

• Data (pole PAYDAT)

• Kwota brutto (pole PAYAMT)

• Nr płatności (pole PAYNUM)

• Nr rozrachunku (pole PAYDUDLIG)

• Start (pole AMTSTR)

• Koniec (pole AMTEND)

• Kwota (pole AMT)

• Start (pole REWSTR)

• Koniec (pole REWEND)

• Anulowany kontrakt (pole RSIFLG)

To pole należy zaznaczyć, aby rozwiązać umowę. Rozwiązanie umowy powoduje jej znikniecie z łańcucha fakturowania oraz wszystkich narzędzi odnawiania. W panelu wyboru umowa zostanie usunięta z listy aktywnych umów i przeniesiona na listę rozwiązanych lub zamkniętych umów.

• Przyczyna anulowania (pole RSIREN)

To pole jest dostępne tylko, jeśli zaznaczono pole Rozwiązana umowa. Jest ono używane do wprowadzenia przyczyny jeśli klient zażądał rozwiązania umowy.

• Zamknięty kontrakt (pole FDDFLG)

To pole należy zaznaczyć, aby zamknąć umowę. Zamknięcie umowy ma takie same konsekwencje jak jej rozwiązanie w kwestii fakturowania i odnowienia.

• Zamknięte przez (pole FDDUSR)

• pole FDDUSRCLA

• Data zdarzenia (pole RSIDAT)

To pole wyświetla bieżącą datę, jeśli zaznaczono pola Rozwiązana umowa lub Zamknięta umowa. Można również wprowadzić rzeczywistą datę rozwiązania umowy wskazaną przez klienta.