Kody wydatków

Sekcja „Alokacja” jest używana, przy użyciu kodu księgowego, do przypisania konta (typowego lub rozrachunkowego), bądź modyfikatora, dla którego koszt musi być księgowany.
Ponadto, gdy konto kodu księgowego jest typu „Podlega podatkowi VAT” (pole „Zarządzanie podatkiem VAT” na koncie), wymagane jest wprowadzenie kodu podatkowego: jest on następnie proponowany podczas wprowadzania dokumentu księgowego.

Rozważając Wycenę kosztów, mogą być obsługiwane dwa odrębne przypadki: przypadek kilometrówki oraz przypadek innych kosztów (przejazdy taksówką, posiłki, hotele, itd.)
Gdy koszt jest zidentyfikowany za pomocą typu „Kilometrówka”, należy uzupełnić zestaw parametrów, ponieważ wyliczenie zwrotu będzie się na nich opierało. To znaczy:

• menu lokalne 2807 „Kilometrówka dla kosztów” oraz 2808 „Kategoria pojazdu”; umożliwiają identyfikowanie zastosowanych przedziałów kilometrówki na potrzeby zwrotu oraz przedziały mocy pojazdów,
• tabela kilometrówki, określająca zrefundowany zwrot kosztów przejazdu dla każdej kombinacji „zakres kilometrów/ moc pojazdu”,
• wartość parametrów EXPMIL (kilometrówka dla kosztów) oraz EXPVHL (kategoria pojazdu) na poziomie folderu, firmy, lokalizacji lub pracownika (=użytkownika)
  Podczas wprowadzania kosztów typu „Kilometrówka”, stawka zwrotu za jeden kilometr jest wtedy ustalana dla aktualnego pracownika z wartości EXPMIL/EXPVHL (lub tych odnoszących się do uwzględnianej lokalizacji) i ich przecięcie się w tabeli kilometrówki.

W innych przypadkach niż zwrot kilometrówki, zasada jest następująca: wartość domyślna i limit jednostki kosztowej mogą wyłącznie być albo takie same dla wszystkich pracowników albo różne zależnie od uwzględnianych różnych pracowników.

Na przykład: możliwe jest rozpatrywanie, że górny próg zwrotu z tytułu posiłków jest zmienny zgodnie z typem pracownika, zważywszy że koszty z tytułu opłat drogowych nie są zależne od pracowników.
Gdy wartość domyślna oraz/ lub górny próg zwrotu kosztów nie zależy od pracownika, koszt musi być typu „Stała wartość”. Pierwsze 2 pola sekcji „Wycena” mogą być wtedy dostępne w celu określenia dwóch wartości, które używane są do oszacowania jednostki kosztowej, wyrażonej w walucie parametru CURSHRFLD.
Z drugiej strony, jeżeli dane wyceny jednostki kosztowej są związane ze zmianą zależnie od pracownika, koszt musi być typu „Wartość użytkownika”. Ostatnie 2 pola w sekcji „Wycena” może być następne dostępna: muszą one posiadać kod wartości parametru, który pomoże wyznaczyć wartość domyślną limitu dla danego kosztu. Te wartości parametru mogą w efekcie być określane na bardziej szczegółowym poziomie, na podstawie pracownika lub innych standardowych poziomów (lokalizacja/ firma/ folder).

Na przykład: EXPAMT1 dla zwrotu kosztów noclegu, bądź EXPAMT3 dla zwrotu kosztów posiłków, bądź nawet EXPAMT2 dla limitów kosztów noclegów,
Podczas wprowadzania dokumentu księgowego dla kosztów typu „Wartość użytkownika”, kwota pozycji kosztowej (i jej limit) jest następnie wyliczana na podstawie wartości parametru EXPAMT* powiązanego z kosztem, a po wyszukaniu wartości, z aktualnym pracownikiem.

Ostatecznie, ostatnia sekcja „Wymiary analityczne” jest używana do określania zasad na potrzeby inicjalizowania i modyfikacji sekcji analitycznych podczas wprowadzania dokumentu księgowego.
Wymiary mogą być stałe i określane w ramach ustawienia kosztów, bądź mogą bezpośrednio pochodzić z rekordu pracownika (a bardziej dokładnie z zakładki „Księgowość” ustawienia użytkownika reprezentującego użytkownika). Wtedy, widok wymiaru na widok wymiaru, możliwe jest stwierdzenie, czy te wartości inicjacji mogą być modyfikowane (bądź nie) podczas wprowadzania dokumentu księgowego.