Balance âgée client à date
Cette fonction permet pour une date de référence donnée, de reconstituer le solde comptable à cette date de référence.
La date de référence joue donc un rôle primordial puisque l'information comptable est reconstituée telle qu'elle était à cette date.
Cette consultation se veut également être un outil de travail utile pour le suivi des échéances clients. Elle est accessible de deux façons:
- via le menu <Comptabilité tiers\Consultations\Balance âgée client à date
- depuis la fiche Client via la <Tool bar\Consultations\Balance âgée>
Cette fonction permet de reconstituer le solde à date, mais ne traite pas tous les cas. L'historisation des échéances s'appuie principalement sur les flux dans les modules amonts à la comptabilité ; les évènements purement comptables tels que les lettrages/delettrages manuels ne rentrent pas dans le cadre stricte de l'historisation.
C'est pourquoi une facture lettrée manuellement avec deux règlements non imputés de dates différentes sera considérée comme soldée à la date la plus élevée des deux, et non pas successivement et progressivement à la date des deux règlements.
Pré-requis
Reportez-vous à la documentation de Mise en oeuvre
Gestion de l'écran
Cette consultation s'effectue sur un seul onglet.
Principes techniques de mise à jour de la table d'historisation des échéances
La table d'historisation des échéances HISTODUD est exploitée par les fonctions de consultation de balance âgée à date (CONSBAH et CONSBAHF) et par l’édition de la balance âgée historisée BALAGEHIST.
Cette table est mise à jour dès qu’une échéance est créée puis à chaque mise à jour d'une échéance.
Toutes les zones caractérisant une échéance ne sont pas historisées. Ainsi, le mode de règlement, le niveau de BAP, les données relatives aux relances ne sont pas des informations dont les mises à jour sont suivies.
Les principales zones de la table HISTODUD exploitées sont :
- la date d’évènement (DATEVT) qui correspond à la date comptable à laquelle a lieu l’évènement.
- l’état de l’échéance (DUDSTA) qui précise si une échéance est liée à une pièce comptabilisée ou simplement à un document saisi (par exemple une facture saisie mais non comptabilisée).
- DUDSTA=2 si l’échéance est associée à une pièce comptabilisée,
- DUDSTA est différent de 2 si l’échéance est associée à une pièce non comptabilisée. le tiers et le collectif de l’échéance (BPR et SAC) qui contiennent le tiers et le compte collectif sur lesquels l’échéance est comptabilisée.
- le champ Soldée (FLGCLE) qui caractérise l’échéance par rapport à son solde, peut prendre les valeurs suivantes :
- si FLFCLE=1 ou 0, l'échéance est non réglée/soldée ou réglée/soldée partiellement,
- si FLGCLE=2, l'échéance est réglée/soldée définitivement (montant de l'échéance AMTCUR = montant réglé comptabilisé PAYCUR et AMTCUR<>0 ; ou AMTCUR=0 et montant de l'échéance AMTLOC = montant réglé comptabilisé PAYLOC),
- si FLFCLE=3, l'échéance ‘historisée’ est supprimée,
- si FLGCLE=4, l'échéance est réglée/soldée ‘temporairement’ (montant de l’échéance AMTCUR=montant réglé comptabilisé au titre de l’échéance PAYCUR + montant provisoire réglé au titre de l’échéance TMPCUR).
Précisions sur la zone Date d'évènement
A - Dans le cas d’une comptabilisation de facture, la date d’évènement correspond à la date comptable de la facture.
B - Dans le cas d’un lettrage partiel ou complet d’une échéance (via l'imputation directe d’un règlement à l’échéance ou le lettrage comptable), pour la/les échéances réglées, la date d’événement correspond à la date comptable la plus élevée des pièces du groupe au moment du lettrage.
Exemple :
Soit :
- un règlement d’un acompte intervenu en date comptable T1,
- la comptabilisation d’une facture en date comptable T2,
- comptabilisation de la reprise d’acompte en date comptable T3.
Les pièces du groupe seront considérées comme soldées en DATEVT=date comptable des pièces du groupe la plus élevée et donc T3.
Dans le cas d’une échéance partiellement ou totalement soldée définitivement (et donc associée à une ligne d’écriture avec un code lettrage minuscule ou majuscule), la date d’évènement retenue à chaque lettrage correspond à la date comptable maximale des pièces du groupe au moment du lettrage (et donc à MTCDATMAX de GACCENTRYD).
Selon la méthode de lettrage, l’alimentation de la table HISTODUD et de cette date d’évènement varient.
Exemple :
Soit une facture comptabilisée en date T1 pour 1.000 €, suivie de deux règlements en date T2 et T3 :
- un de 600 € en date comptable T2
- un de 400 € en date comptable T3.
Deux cas sont à distinguer :
- la facture est d’abord réglée partiellement pour 600 (règlement comptabilisé en T2) puis soldée via le règlement de 400 (comptabilisé en T3),
- les trois pièces sont comptabilisées séparément et le lettrage n’est fait qu’a posteriori, via le lettrage comptable (fonctions LETTRAGE ou LETTRAUTO).
Dans le premier cas, l’historisation va refléter l’historique de lettrage :
- en date de référence T1, la facture va apparaitre pour son montant total,
- en date T2, la facture va apparaitre pour un solde de 400,
- en date T3, la facture ne va plus apparaitre.
Dans le deuxième cas, s’agissant d’un lettrage manuel de trois pièces comptables, la date d’évènement va aussi être la date comptable la plus élevée mais le résultat va être quelque peu différent :
- en date de référence T1, la facture va apparaitre pour son montant total,
- en date T2 la facture pour son montant total de 1000 € et le règlement de 600 € apparaissent,
- en date T3, la facture et le règlement n'apparaissent plus.
Le résultat du premier scénario peut être obtenu de la même façon via le lettrage comptable si la facture et le règlement de 600 € sont lettrés dans une première manipulation. Le groupe de lettrage de deux pièces avec le règlement de 400 € sont ensuite lettrés dans une deuxième manipulation.
Ces manipulations sont possibles dans la mesure où l’historique de lettrage aura été reconstitué par l’utilisateur via la décomposition des étapes de lettrage manuel.
C - Dans le cas d’un transfert de collectif, aucun nouvel enregistrement ne sera créé, les précédents enregistrements étant mis à jour pour le code collectif, la date évènement ne bougeant pas.
D - Dans le cas d’une fusion de tiers, le principe est identique à celui du transfert de collectifs : aucune création de nouvel enregistrement dans la table HISTODUD, mais une simple mise à jour des enregistrements existants sans modification de la date d'évènement.
En-tête
Présentation
Dans l'en-tête, renseignez les champs souhaités pour afficher les informations correspondantes dans le tableau Balance agée. Vous devez au minimum renseigner le champ Tiers.
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Sélection
| Les informations à restituer sont affinées en saisissant une société / un site ou un groupe de sociétés. Le site est facultatif.
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| Saisissez une site ou un groupe de sites pour affiner la recherche. Si vous ne saisisssez pas de site, la recherche s'effectue sur tous les sites de la société renseignée. |
| Indiquez une date de référence : les plages de temps sont calculées à partir de cette date. |
| Ce menu déroulant vous permet de sélectionner la fonction du contact. |
| Ce champ automatique indique le contact par défaut du tiers facturé, avec son titre et son numéro de téléphone. |
| Numéro de téléphone. Son format de saisie dépend du pays. |
Autres critères
| Quand vous renseignez le champ Groupe ou Groupe de Collectif, pour une information exploitable, le tableau Balance âgée affiche les informations du Tiers facturé et du Tiers payeur. Les cas de compensation entre clients et fournisseurs sont exclus du champs fonctionnel de cette consultation. Les groupes peuvent être utilisés en consultation de comptes ou dans certains états. |
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| Vous devez obligatoirement renseignez le tiers. Le champ Tiers paiement est alors alimenté automatiquement selon le paramétrage de la fiche client. |
| Ce champ est alimenté si vous avez renseignez le champ Tiers. |
Onglet Balance âgée
On visualise dans cet onglet un ensemble de colonnes qui présente le solde des échéances. Suivant le paramétrage de l'écran les montants sont affichés en devise de transaction ou en devise locale. Seule la colonne "Montant en devise locale" (ou "Montant en devise de transaction") n'est pas paramétrable et affiche toujours la contre-valeur. Par exemple, pour un écran de Balance âgée dont les échéances sont présentées en "devise locale", cette colonne affichera le montant de l'échéance en "devise de transaction"; à l'inverse, un écran de Balance âgée dont les échéances sont présentées en "devise de transaction", présentera dans cette colonne le montant de l'échéance en "devise locale".
Affichage des échéances
La Date de Référence est la date à laquelle on veut figer la situation du tiers. C'est la date à partir de laquelle en fonction de leur date d'échéance les montants des pièces non soldées à cette date comptable sont dispatchés dans les colonnes d'intervalles.
Exemple:
Création d'une facture le 01/07/04 pour un montant de 1000 EUR.
Création d'un avoir lettré à la facture le: 05/07/04 pour un montant de 200 EUR.
CAS 1: Interrogation en date de référence du 30/06/04
N° pièce | Montant | Réglé |
Néant | - | - |
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CAS 2: Interrogation en date de référence du 02/07/04
N° pièce | Montant | Réglé |
Facture | 1000 |
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CAS 3: Interrogation en date de référence du 06/07/04
N° pièce | Montant | Réglé |
Facture | 1000 | 200 |
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Pavé "Totaux"
Ce bloc contient :
- un montant total
- un total par intervalle
- la part en pourcentage de chaque intervalle
Seuls les totaux des sept premiers intervalles sont affichés. Le total général prend en compte les totaux des éventuelles neuf colonnes d'intervalle paramétrées dans les paramètres généraux STRINT1 à 9.
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Tableau Détails
| Choix du type de frais : Dans les documents Intégrale il y a 3 types de frais :
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| Numéro de facture. |
| Ce code vous permet d'identifier la devise d'un site, d'un tiers, etc. Il est contrôlé dans la table des devises.
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| Date limite de paiement de l'échéance. Si le code activité MAXPD - Délai maximum (entreprises) est activé, un message bloquant s’affiche si la date de dernière échéance est supérieure au délai précisé, suivant les cas, au niveau de l’un des paramètres suivants, ou au Délai contractuel éventuellement renseigné au niveau du Tiers.
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| Code identifiant le tiers qui peut avoir différents rôles suivant le contexte : |
| Client payeur alimenté par le client facture. |
| Cette date correspond à la date comptable de la transaction d'origine. |
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| C'est le numéro imprimé sur la facture du fournisseur. Un contrôle avec message d'avertissement est effectué afin de ne pas saisir plusieurs fois le même numéro. Ce champ peut être désactivé depuis la transaction de saisie. |
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| Montant des règlements ou assimilé (lettrage) ayant subi la première étape de comptabilisation, exprimé en devise de transaction. |
| Montant des règlements ou assimilé (lettrage) ayant subi la première étape de comptabilisation, exprimé en devise de tenue de la comptabilité. |
| Saisissez le code site. |
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| Montant exprimé dans la devise de transaction sélectionnée. |
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Totaux
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Icône Actions
Document origine
Affiche dans une boite de dialogue le contenu de la colonne "Document d'origine". L'utilité de ce clic droit est de pouvoir disposer de l' information sans scroller ou sans intégrer la colonne "Document d'origine" à la consultation.
Consultation de factures
Il est possible de remonter sur la facture d'origine: Facture tiers, vente ou achat.
Consultation de pièces
Ce clic droit permet de zoomer sur la pièce comptable associée.
Consultation des règlements
Ce clic n'apparaît que si l'échéance a fait l'objet d'un règlement. Permet de zoomer sur le règlement d'origine.
Boutons spécifiques
Donne accès aux autres critères de la consultation qui sont pour partie affichés en haut de l'écran de consultation :
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Barre de menu
Tunnel / Règlements
Via la Tool Bar il est possible d'accéder directement à la fonction de Saisie des Règlements. Si le paramètre utilisateur TRANSREG est renseigné, alors le tunnel conduit directement à cette transaction; inversement, si ce paramètre est vide, l'écran de sélection des transactions s'affiche.