Approbation des temps
Utilisez cette fonction pour gérer les temps enregistrés individuellement par des collaborateurs.
Cette fonction vous permet de contrôler, approuver ou rejeter des saisies de temps une fois que le collaborateur a saisi et validé du temps dans la fonction Saisie des temps (PJMTE) ou Relevé de temps hebdomadaire (PJMTEW). Au sein d'une même entreprise, vous pouvez gérer des saisies de temps pour un site, tous les sites, un collaborateur, tous les collaborateurs, une affaire, toutes les affaires, ou encore pour des activités hors affaire.
Généralement, c'est le chef de projet ou l'administrateur de l'affaire qui effectue le contrôle et l'approbation.
La saisie, l'approbation et la comptabilisation des temps de travail sont des étapes distinctes du processus. Une étape supplémentaire est disponible en option, si nécessaire. Il s'agit de la phase dite de "contrôle". Cette phase permet à un administrateur de la saisie des temps de vérifier des temps validés, avant qu'un autre administrateur ne l'approuve. Lorsque la phase de Contrôle est utilisée, le cycle de traitement d'une saisie de temps est le suivant :
- Saisie : Le temps de travail est saisi, puis validé.
La saisie et la validation s'effectuent dans les fonctions Saisie des temps (PJMTE) ou Relevé de temps hebdomadaire (PJMTEW).
Généralement, c'est le collaborateur qui crée le temps qui effectue la saisie et la validation. Il peut également s'agir d'un administrateur de saisie des temps.
Chaque nouvelle ligne de saisie des temps est créée au statut Validée lorsque le paramètre PJMTIMAUTO - Validation auto. saisie temps (chapitre TC, groupe PJM) a pour valeur Oui. - Contrôle : Si le paramètre PJMTIMENT - Phase de contrôle saisie temps (chapitre TC, groupe PJM) est Obligatoire, toutes les saisies de temps doivent avoir été contrôlées, avant de pouvoir être approuvées.
La phase de contrôle se déroule dans la présente fonction (PTEVAL).
Généralement, c'est le chef de projet ou l'administrateur de l'affaire qui effectue le contrôle. Quel que soit le rôle du chef ou de l'administrateur, sa Fiche utilisateur doit être définie de manière à ce qu'il dispose des autorisations nécessaires pour effectuer cette tâche. - Approbation : Les saisies de temps validées et contrôlées (optionnel) sont soit approuvées, soit rejetées.
L'approbation ou le rejet d'une saisie des temps validée et contrôlée s'effectue dans la présente fonction (PTEVAL). C'est le chef de projet ou l'administrateur de l'affaire qui effectue généralement cette approbation. - Avant de pouvoir comptabiliser les saisies de temps, vous devez d'abord les approuver dans cette fonction.
- Une fois contrôlée, une saisie de temps ne peut plus être modifiée.
- Vous pouvez accéder aux saisies rejetées et les corriger dans la fonction Saisie des temps ou Relevé de temps hebdomadaire.
- Comptabilisation : Seules les saisies de temps approuvées pourront être enregistrées en tant que dépenses d'affaire dans le module Comptabilité.
La comptabilisation d'une saisie des temps approuvée s'effectue dans la fonction Comptabilisation des temps (PTELABPOS).
Toutes les saisies doivent être validées et contrôlées (si le paramètre PJMTIMENT est activé) avant de pouvoir être approuvées, puis comptabilisées.
Les saisies de temps peuvent uniquement être comptabilisées si elles ont été approuvées à l'aide de cette fonction.
Prérequis
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Gestion de l'écran
La fonction Approbation des temps se compose d'une section d'en-tête pour saisir vos critères de sélection, de deux sections pour visualiser les temps de travail en attente de validation et pour traiter les temps validés, et d'une section de référence :
- À traiter. Cette section permet de modifier le statut d'un enregistrement de saisie des temps.
- En attente de validation. Cette section permet d'afficher le temps passé, par date, que le collaborateur n'a pas encore validé. Cette section permet notamment aux administrateurs de la saisie des temps de s'assurer que l'ensemble des temps attendus ont été réalisés dans les délais.
- Section analytique. Cette section affiche les types de sections analytiques associées au site sélectionné. Les sections analytiques servent de référence : elles ne peuvent pas être comptabilisées dans le grand-livre.
En-tête
Présentation
Utilisez cette section pour filtrer ou sélectionner enregistrements de temps de vos collaborateurs :
- Date de début / Date de fin. Pour gérer les temps enregistrés pour une seule journée, renseignez la même date dans les champs Date début et Date fin. Vous pouvez laisser le champ Date début vide pour effectuer une recherche sur toutes les saisies disponibles actuelles.
- Affaire. Saisissez ou sélectionnez un code affaire spécifique. Laissez ce champ vide pour inclure toutes les affaires, ainsi que les activités hors affaire.
Filtrez les résultats selon le statut des enregistrements de saisie des temps à l'aide du champ Statut. Ce champ est obligatoire.
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Bloc numéro 2
Critère
| Saisissez ou sélectionnez la société où les affaires sont gérées. |
| Utilisez ce champ pour filtrer les saisies de temps des collaborateurs en fonction d'un site budgétaire, qui sera un site financier, ou d'un site de tâches, qui sera un site opérationnel. Saisissez ou sélectionnez un code site spécifique. Laissez ce champ vide pour inclure tous les sites. |
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| Site pour lequel les temps du collaborateur doivent être sélectionnés. |
| Saisissez ou sélectionnez un rôle particulier.
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| Code utilisateur pour lequel des temps de collaborateur ont été saisis.
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| Utilisez ce champ pour filtrer les codes affaire d'origine (parents) auxquels vous (ou le collaborateur concerné) êtes affecté. Saisissez ou sélectionnez un code affaire spécifique. Laissez ce champ vide pour inclure tous les codes affaires. |
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| Filtrez les résultats pour une borne de dates. Pour un unique jour, renseignez la même date dans les deux champs Date début et Date fin. Vous pouvez laisser le champ Date début vide pour effectuer une recherche sur tous les enregistrements actuels. |
| Ce champ permet de filtrer les saisies de temps des collaborateurs à sélectionner selon le statut actuel en-cours de la ligne de saisie des temps. Les étapes suivantes sont associées au processus de validation d'une saisie de temps :
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Onglet A traiter
Présentation
Cette section permet de modifier le statut d'un enregistrement de saisie des temps.
Les actions disponibles sont affichées séquentiellement en fonction du statut actuel de la ligne de saisie des temps. Par exemple, si votre organisation a mis en place une phase de contrôle, l'action Approuver s'affiche uniquement lorsque les enregistrements des temps de travail ont été contrôlés. La séquence de gestion est Valider > Contrôler (optionnel) > Approuver. L'action Refuser est disponible uniquement jusqu'à ce que les temps de travail soient contrôlés ou approuvés, selon le paramétrage.
Astuce : Pour modifier le statut de toutes les lignes affichées, cliquez sur l'action Tout cocher.
La fiche utilisateur contrôle chaque étape du cycle de saisie et de validation d'un enregistrement de saisie des temps, comme suit :
La case à cocher Saisie temps doit être sélectionnée pour que vous puissiez saisir et valider vos propres temps de travail. La case à cocher Saisie temps et la case à cocher Administrateur saisie temps doivent être sélectionnées pour pouvoir saisir les temps d'un autre utilisateur. L'accès à la fonction Approbation des temps (PTEVAL) doit être activé au niveau du Profil fonction et positionné sur 4 pour valider les temps d'un autre utilisateur. L'accès à la fonction Approbation des temps (PTEVAL) doit être activé au niveau du Profil fonction et positionné sur 5 pour contrôler les temps de travail. L'accès à la fonction Approbation des temps (PTEVAL) doit être activé au niveau du Profil fonction et positionné sur 6 pour approuver les temps de travail. L'accès à la fonction Approbation des temps (PTEVAL) doit être activé et positionné sur 7 au niveau du Profil fonction pour rejeter une ligne de saisie des temps.
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Tableau
| Sélectionnez cette case à cocher si vous souhaitez changer le statut de cette ligne de saisie de temps. |
| Ce champ affiche le statut actuel de l'enregistrement de saisie des temps validé. Les étapes suivantes sont associées au cycle de validation d'une saisie de temps :
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| Code utilisateur pour lequel des temps de collaborateur ont été saisis.
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| Ce champ affiche la date spécifique à laquelle le temps de main d'œuvre a été effectué par le collaborateur. Il peut s'agir du temps passé sur une affaire, une tâche, une opération, un budget, ou une activité hors affaire (congé, formation, etc.). |
| Ce champ affiche le code d'une affaire ou projet spécifique sur lequel votre entreprise travaille actuellement. |
| Ce champ indique le code de tâche associé à l'affaire, dont les temps sont enregistrés. Chaque code tâche correspond à une phase opérationnelle d’une affaire. |
| Ce champ indique le numéro de compteur d’une opération spécifique pour lequel les temps du collaborateur sont enregistrés. |
| Ce champ indique le code du budget associé à l'affaire, dont les temps sont enregistrés. Chaque code budget correspond à une phase financière pour l’affaire. |
| Ce champ affiche la description du numéro de compteur de l’opération. |
| Ce champ prend par défaut la devise associée au site de vente (champ Site de vente) défini pour l’affaire. Il n'est plus modifiable après création de l'affaire. |
| Ce champ indique le code correspondant à l'unité de temps utilisée pour enregistrer les temps de main d'œuvre. |
| Ce champ affiche le temps saisi par le collaborateur sur une activité spécifique à une date donnée. Il peut s'agir du temps passé sur une affaire, une tâche, une opération, un budget, ou une activité hors affaire (congé, formation, etc.). |
| Ce champ indique la catégorie d’heure spécifique (heures supplémentaires, taux double, déplacements) pour laquelle les enregistrements de temps du collaborateur ont été saisis. |
| Ce champ indique le coefficient multiplicateur appliqué aux taux de main d'œuvre définis dans les champs Taux MO affaire (PJMCST) et Taux MO collab. (CLBCST) de la saisie des temps. Il dépend de la valeur du champ Catégorie d'heure (PTETYP). Par exemple, ce champ affiche "1" si le coût est multiplié par 1 (heures de travail normales), il indique "2" si le coût est multiplié par 2 (heures supplémentaires). S'il affiche "0" (zéro), la saisie des temps est valorisée à zéro. Ce coefficient multiplicateur est utilisé dans la fonction Suivi financier (PJMFINOV0) pour le calcul des charges et dans la fonction Comptabilisation des temps (PTELABPOS) pour calculer la valeur de la ligne d'écriture associée. Le montant comptabilisé est calculé en appliquant la formule adéquate :
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| Ce champ affiche, pour un code budgétaire, le site financier associé au site opérationnel, ou, pour une tâche, le site opérationnel pour cette affaire. |
| Ce champ affiche le code de l'utilisateur qui a créé ou saisi l'enregistrement. |
| Ce champ affiche le code du dernier utilisateur à avoir modifié l'enregistrement. |
| Ce champ indique le code de l'utilisateur ayant validé l'enregistrement. |
| Ce champ indique le code de l'utilisateur ayant contrôlé l'enregistrement. En résumé, ce champs indique si un chef de projet ou un administrateur d'affaires a passé en revue cette fiche de saisie des temps avant qu'un autre chef de projet ou administrateur d'affaires ne l'approuve.
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| Ce champ indique le code de l'utilisateur ayant approuvé l'enregistrement. |
| Ce champ, si alimenté, affiche le code de l'utilisateur ayant rejeté l'enregistrement. |
| Ce champ indique le code de l'utilisateur ayant comptabilisé l'enregistrement. |
Icône Actions
Cours devise
Cliquez sur Cours devise depuis l'icône Actions pour afficher ou modifier le cours appliqué à la ligne.
Onglet En attente de validation
Présentation
Cette section affiche toutes les nouvelles saisies de temps disponibles selon les filtres définis dans la section d'en-tête. Cette section permet d'afficher les temps, par date, que le collaborateur n'a pas encore validés.
Les saisies de temps affichées dans cette section ne sont pas encore prêtes à être traitées.
Cette section permet notamment aux administrateurs de la saisie des temps de s'assurer que l'ensemble des temps attendus ont été réalisés dans les délais.
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Tableau
| Code utilisateur pour lequel des temps de collaborateur ont été saisis.
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| Ce champ affiche la date spécifique à laquelle le temps de main d'œuvre a été effectué par le collaborateur. Il peut s'agir du temps passé sur une affaire, une tâche, une opération, un budget, ou une activité hors affaire (congé, formation, etc.). |
| Ce champ affiche le code d'une affaire ou projet spécifique sur lequel votre entreprise travaille actuellement. |
| Ce champ indique le code de tâche associé à l'affaire, dont les temps sont enregistrés. Chaque code tâche correspond à une phase opérationnelle d’une affaire. |
| Ce champ indique le numéro de compteur d’une opération spécifique pour lequel les temps du collaborateur sont enregistrés. |
| Ce champ indique le code du budget associé à l'affaire, dont les temps sont enregistrés. Chaque code budget correspond à une phase financière pour l’affaire. |
| Ce champ affiche la description du numéro de compteur de l’opération. |
| Ce champ indique le code correspondant à l'unité de temps utilisée pour enregistrer les temps de main d'œuvre. |
| Ce champ affiche le temps saisi par le collaborateur sur une activité spécifique à une date donnée. Il peut s'agir du temps passé sur une affaire, une tâche, une opération, un budget, ou une activité hors affaire (congé, formation, etc.). |
| Ce champ indique la catégorie d’heure spécifique (heures supplémentaires, taux double, déplacements) pour laquelle les enregistrements de temps du collaborateur ont été saisis. |
| Ce champ indique le coefficient multiplicateur appliqué aux taux de main d'œuvre définis dans les champs Taux MO affaire (PJMCST) et Taux MO collab. (CLBCST) de la saisie des temps. Il dépend de la valeur du champ Catégorie d'heure (PTETYP). Par exemple, ce champ affiche "1" si le coût est multiplié par 1 (heures de travail normales), il indique "2" si le coût est multiplié par 2 (heures supplémentaires). S'il affiche "0" (zéro), la saisie des temps est valorisée à zéro. Ce coefficient multiplicateur est utilisé dans la fonction Suivi financier (PJMFINOV0) pour le calcul des charges et dans la fonction Comptabilisation des temps (PTELABPOS) pour calculer la valeur de la ligne d'écriture associée. Le montant comptabilisé est calculé en appliquant la formule adéquate :
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| Ce champ prend par défaut la devise associée au site de vente (champ Site de vente) défini pour l’affaire. Il n'est plus modifiable après création de l'affaire. |
| Ce champ affiche le statut En attente de validation. Ce statut indique que la ligne de saisie de temps est incomplète, qu'elle est toujours en cours, ou qu'elle a été invalidée, corrigée et qu'elle est en attente de validation. |
Icône Actions
Cours devises
Cliquez sur Cours devise depuis l'icône Actions pour afficher ou modifier le cours appliqué à la ligne.
Onglet Section analytique
Présentation
Cette section affiche les types de section analytique associés à une saisie de temps sélectionnée dans la section A traiter.
Les sections analytiques servent de références : elles ne peuvent pas être modifiées dans cette fonction.
Le code de section par défaut PTE est livré avec votre système : il vous permet d'obtenir des valeurs de section par défaut pour toute nouvelle saisie de temps. Le code PTE est défini dans la fonction Sections par défaut (GESCDE).
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Bloc numéro 2
| Cette table est automatiquement chargée avec les axes par défaut associés au site de la ligne de saisie des temps sélectionnée. |
| Saisissez ou sélectionnez un code section à affecter au type section associé.
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Actions spécifiques
Cliquez sur l'action Rechercher pour charger la liste des saisies de temps qui correspondent aux critères de sélection. Le nombre maximum de lignes affichées est défini dans la fonction Ecrans de consultation pour le code PTE. |
Cliquez sur Tout cocher pour sélectionner les cases Changement statut de toutes les lignes de la section A traiter. |
Cliquez sur Tout désélectionner désélectionner les cases Changement statut de toutes les lignes de la section A traiter. |
Cliquez sur l'action Valider pour valider toutes les lignes de la section A traiter dont la case Changement statut est cochée. |
Cliquez sur l'action Contrôle pour confirmer que vous avez passé en revue toutes les lignes de la section A traiter dont la case Changement statut est cochée. Cette action est uniquement disponible si votre organisation a recours à une phase de 'Contrôle' au sein du processus d'approbation des temps de travail (le paramètre PJMTIMENT - Phase de contrôle saisie temps (chapitre TC, groupe PJM) a la valeur Obligatoire). |
Cliquez sur l'action Refuser pour formellement rejeter toutes les lignes de la section A traiter dont la case Changement statut est cochée. Cette action n'est disponible que pour les lignes de saisie de temps avec le statut Validé . Elle n'est pas disponible sur les lignes contrôlées ou approuvées.
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