Factures d'achat
Utilisez cette fonction pour importer des factures ou des avoirs. Cet import fonctionne en mode création, en mode modification et en mode suppression de lignes.
Ces factures ou avoirs peuvent être directs ou rapprochés par rapport à des documents existants (commandes, réceptions, retours).
Une facture d’achat est constituée au minimum :
- de deux fichiers d'entête (PINVOICE et PINVOICEV),
- d'un fichier de lignes PINVOICED.
Il n'est pas nécessaire de définir un indicateur pour la table PINVOICE car le lien entre PINVOICEV et PINVOICE est décrit dans l'objet.
Une facture d’achat ne peut être importée que dans un état non validé. Si ce n'est pas le cas, la pièce comptable associée ne sera pas générée et les opérations de validation complémentaires ne seront pas effectuées.
Rapprochement en création
Lors d’un import en création, vous devez impérativement renseigner les informations permettant d’identifier l’origine de la ligne de facture. Ces informations sont :
- Type de document
- Numéro de document
- Numéro de ligne de document
- Numéro de séquence de la ligne de document dans le cas des demandes de livraison
- Le code article
Si le document est identifié, alors la ligne est créée sur la facture en la rapprochant du document d’origine. Dans le cas contraire, une ligne diverse est intégrée.
Contraintes de l'import en modification :
Lors de l'import d'une ligne détail, le système recherche si la ligne est une nouvelle ligne à créer ou une ligne à modifier. Pour faire cette reconnaissance, le système s'appuie sur le champ discriminant de la ligne attribué par X3 (PIDLIN) :
- Si le champ Numéro de ligne PIDLIN est paramétré dans le modèle et s'il est renseigné et différent de 0, l'import s'appuie sur ce champ.
Ainsi, si une ligne existe avec la valeur de PIDLIN, cette ligne est modifiée. Sinon une nouvelle ligne est créée. - Si PIDLIN n'est pas paramétré ou s'il a pour valeur 0, l'import s'appuie sur les champs permettant de déterminer l’origine de la ligne. Ces champs sont :
- Type de document d'origine
- Numéro de document d'origine
- Référence article (ITMREF).
Ainsi, si le type de document d’origine, le numéro de document d’origine ou la référence de l’article si la ligne d’origine est de type 'Divers' sont renseignés dans le modèle d’import et qu’une ligne correspond à ces critères, cette ligne est modifiée. Sinon une nouvelle ligne est créée.
Suppression d'une ligne de facture :
Il est possible de supprimer une ligne de facture lors d’un import en modification. Pour cela, la quantité de la ligne et le montant total de la ligne doivent être nuls.
Pieds de facture
- Si les données liées à la valorisation du pied de facture ne sont pas présentes dans le modèle d'import, le système calcule automatiquement le pied de la facture.
- Si les données sont présentes dans le modèle d'import, le pied est importé sans que le système procède à un recalcul de la facture :
Table PINVOICEV :
- Total taxes : TOTTAXAMT
- Total HT : TOTLINAMT
Table PVCRVAT :
- Code taxe : TAX
- Type d’achat : PURTYP
- Type de taxe : VATTYP
- Montant taxe : AMTTAX
Table PVCRFOOT :
- Elément de facturation : INVDTA
- Montant élément saisi HT : INVDTAAMT
- Montant élément commande : INVORDAMT
- Code taxe : INVDTAVAT
Import de textes
Lorsque cela est nécessaire, il est possible d'importer des textes en en-tête de facture, en pied de facture et la ligne de facture. Vous pouvez effectuer ce paramétrage dans le modèle d'import en utilisant la variable globale GIMP (dans le modèle, les zones *71, etc... doivent être mentionnées) :
- GIMP(71..78) permet d’importer des textes liés à l’entête de facture. Vous pouvez donc importer un texte de 8*100 caractères soit 800 caractères.
- GIMP(81..88) permet d’importer des textes liés au pied de facture.
- GIMP(91..98) permet d’importer des textes liés aux lignes de facture.
Ce modèle d'import PIH n'est pas un modèle exhaustif, la configuration proposée l'est à titre indicatif. Il permet l'import des éléments de facturation (table PVCRFOOT)
Le modèle d’import PIHFL permet, quant à lui, de présenter toutes les tables pouvant participer à l’import des factures :
- PINVOICE (entête facture)
- PINVOICEV (entête facture)
- PINVOICED (lignes de factures)
- CPTANALIN (comptes et sections analytiques des lignes de factures)
- PVCRFOOT (éléments de facturation)
- CPTFOOTLNK (table temporaire permettant d’importer les comptes et sections analytiques des éléments de facturation)
- PVCRVAT (tables des taxes) : utile si vous devez reprendre la valorisation des taxes en import. Pour le bon fonctionnement et la prise en compte des taxes, le champ TOTTAXAMT de la table PINVOICEV doit être présent dans le modèle et égal à la somme des codes taxe importés.
Pré-requis
Les paramètres ayant une influence sur l’import de facture sont les suivants :
- PIHIMPCTL - Eléments facturation en import (chapitre ACH, groupe INV).
Ce paramètre permet d’automatiser ou non l’équilibrage des éléments de facturation importés. - PIHCALTAX - Calcul des taxes (chapitre ACH, groupe INV).
Pour que l'import fonctionne correctement, les données utilisées dans l'import et relatives aux tables suivantes doivent préalablement exister :
- Table des sites
- Table des articles
- Table des articles/site
- Table des fournisseurs
Champs obligatoires du modèle
Dans cet import, les champs obligatoires sont les suivants :
Table PINVOICEV :
- Fournisseur facturant (Champ BPR)
Table PINVOICED
- Type origine (champ TYPORI).
- Référence article (champ ITMREF)
- Quantité en unité d’achat (champ QTY).
Pour les lignes liées à un document d’origine, les champs TYPORI, NUMORI et LINORI doivent également être présents. - Unité (champ UOM)
- Prix net (champ NEPTPRI) si une quantité est donnée.
- Montant ligne (champ AMTNOTLIN) si pas de quantité
Si l’unité d’achat n’est pas précisée, l’unité déterminée sera dans l’ordre : celle du fournisseur puis celle de l’article.
Table PIVTYP (type de facture)
- Si le type de facture n'est pas précisé, le système choisit le premier de la liste par ordre alphabétique. Cela détermine le type de facture ou d'avoir (même si INVTYP dans le modèle).
- Si le champ Statut de la facture (INVSTA) n'est pas présent dans le modèle d'import, alors il est positionné à 'Non'.
Messages d'erreur
Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :
Tous les contrôles effectués par l’objet en saisie interactive sont également effectués en import de facture :
Site d'achat inexistant
Message de contrôle du site d'achat de la facture.
Fournisseur XXX fiche inexistante
Message de contrôle de l’existence du fournisseur.
Article YYY fiche inexistante
Message de contrôle de l’existence de l’article.
Unité ZZZ fiche inexistante
Message de contrôle de l’existence et de la validité de l’unité pour l’article.
Tables mises en oeuvre
Ce modèle est utilisable à la fois en import et en export. Les données sont mises à jour dans les tables suivantes :
Table | Intitulé Table |
|---|---|
ATABDIV [ADI] | |
BPADDRESS [BPA] | Adresses |
BPARTNER [BPR] | |
BPSUPPLIER [BPS] | |
BPSUPPMVT [MVS] | Mouvements fournisseurs |
COMPANY [CPY] | |
CPTANALIN [CAL] | Lignes comptables analytiques |
FACILITY [FCY] | |
FISCALYEAR [FIY] | |
GACCCODE [CAC] | |
GACCOUNT [GAC] | |
GTYPACCENT [GTE] | |
ITMBPS [ITP] | |
ITMFACILIT [ITF] | |
ITMMASTER [ITM] | |
ITMMVT [ITV] | Cumuls Article-Site |
PERIOD [PER] | Périodes |
PFOOTINV [PFI] | |
PINVOICE [PIH] | |
PINVOICED [PID] | Factures d'achat détail |
PINVOICEV [PIV] | Factures d'achat valorisation |
PORDER [POH] | |
PORDERC [POC] | Commandes d'achat cumul av-ret |
PORDERP [POP] | Commandes d'achat Prix |
PORDERQ [POQ] | Commandes d'achat quantités |
PRECEIPT [PTH] | |
PRECEIPTD [PTD] | Réceptions Détail |
PRETURN [PNH] | |
PRETURND [PND] | Retours Détail |
PVCRFOOT [PVF] | Document achats - Elt pied |
PVCRVAT [PVV] | Document achats - Taxes |
TABCOEFF [TCO] | |
TABCOUNTRY [TCY] | |
TABCUR [TCU] | |
TABPIVTYP [TPV] | |
TABUNIT [TUN] | |
TABVACBPR [TVB] | |
TABVAT [TVT] |