Abgrenzungen Abschluss
Der Begriff Rechnungsabgrenzungen basiert auf dem Prinzip der Unabhängigkeit von Geschäftsjahren. Kurz gesagt: Im Hinblick auf die Ergebnisanalyse müssen den Erlösen die Aufwände gegenübergestellt werden, die zu ihrer Realisierung geführt haben.
Die Abgrenzungen werden bei Abschluss des Geschäftsjahres vorgenommen. Das Prinzip kann auch bei den monatlichen Abschlussarbeiten zum Tragen kommen.
Aufwandsabgrenzungen
In der Praxis kommt es häufig vor, dass der Rechnungszeitraum nicht im Geschäftsjahr bzw. in der Buchhaltungsperiode liegt.
In diesem Fall muss für den Rechnungszeitraum eine Aufwandsabgrenzung gebildet werden, die nicht in der verarbeiteten Periode bzw. im verarbeiteten Geschäftsjahr liegt.
Beispiel:
Versicherungsbeiträge werden im Allgemeinen jährlich gezahlt, beziehen sich aber häufig in Abhängigkeit des jeweiligen Vertrags auf zwei Geschäftsjahre.
Läuft ein Vertrag über 120.000 € netto beispielsweise vom 01.04.2001 bis zum 31.03.2002, ist der Zyklus folgendermaßen definiert:
- Rechnungseingang am 01.04.2001: klassische Aufwandsbuchung.
- Beim Jahresabschluss zum 31.12.2001 muss als Aufwandsabgrenzung der Betrag für den Zeitraum 01.01.2002 bis 31.03.2002 eingetragen werden.
Erlösabgrenzungen
Grundsätzlich analog zu den Aufwandsabgrenzungen, jedoch mit anderen Belastungen.
Beispiel:
Für einen langfristigen Zahlungsplan, bei dem die Fakturierung nicht mit der Erbringung der Leistungen übereinstimmt.
Die zugehörigen Aufwände (Personalkosten, Einkauf etc.) sind noch nicht angefallen. In diesem Beispiel dürfen die Erlöse erst bei Erbringung der Leistungen gebucht werden:
- Am 15.09.2001 ausgeführte Arbeiten im Wert von 490.000 € netto, darunter 23.400 € für Leistungen, deren Fertigstellung für Januar 2002 vorgesehen ist.
- Beim Jahresabschluss zum 31.12.2001 muss eine Erlösabgrenzung in Höhe von 23.400 € erstellt werden.
Aufwandsabgrenzungen und Budgetabschluss
Schritte bei der Durchführung des Budgetabschlusses:
- Erster Schritt: Erneuerung der jährlichen Budgetpools
- Zweiter Schritt: Abschluss der nicht vorzutragenden Materialanforderungs- und Bestellzeilen
- Dritter Schritt: Verarbeitung der Wareneingänge, ausstehenden Eingangsrechnungen und Aufwandsabgrenzungen zum Geschäftsjahresende
- Vierter Schritt: Vortrag der nicht abgeschlossenen Anfrage- und Bestellobligos
- Fünfter Schritt: Vortrag der mehrjährigen Budgetpools
Diese Schritte müssen in der oben beschriebenen Reihenfolge durchgeführt werden. Ausnahmen:
- Wird die Verlängerung eines jährlichen Budgetpools nicht durchgeführt, wird durch Vortrag der Bestellobligos und Anfrageobligos ein neuer Budgetpool angelegt. Eine Verlängerung ist jedoch nicht mehr möglich.
- Die Obligos können vor oder nach der Verarbeitung der ausstehenden Eingangsrechnungen und der Aufwandsabgrenzungen zum Geschäftsjahresende durchgeführt werden.
- Der Vortrag der mehrjährigen Budgetpools ist stets der letzte Schritt des Budgetabschlusses.
Regeln für die Erstellung von Aufwandsabgrenzungen
Die Aufwandsabgrenzungen werden generiert, wenn die Leistungsperiode in zwei Perioden oder Geschäftsjahren liegt. Berücksichtigt werden nur Rechnungen, die gebucht wurden und über Zeilen mit Leistungsperioden verfügen.
Die Aufwandsabgrenzungen werden für einen Nettobetrag generiert. Die Fußzeilen der Einkaufs- und Verkaufsrechnungen werden in der Kalkulation berücksichtigt, wenn sie in die Zeile der ursprünglichen Rechnung/Gutschrift übernommen wurden.
Mehrjährige Budgetpools
Budgetpool und Budget müssen immer vorhanden sein. Das Budget muss eine „genehmigte“ Budgetzeile umfassen, welche dieselben Merkmale aufweist wie die ursprüngliche Budgetzeile der Bestellung. Andernfalls kann keine Aufwandsabgrenzung erstellt werden, was durch eine Meldung in der Logdatei vermerkt wird.
Jährliche Budgetpools
Wenn ein Budgetpool vorhanden ist, wurde er per Verlängerung oder per Vortrag der nicht aufgelösten Obligos erstellt (sofern diese vor der Verarbeitung der Aufwandsabgrenzungen erstellt wurden).
- Ist für das neue Geschäftsjahr kein Budgetpool vorhanden, kann keine Aufwandsabgrenzung erstellt werden.
- Wurde der Budgetpool per Verlängerung oder per Vortrag erstellt, führt die Aufwandsabgrenzungsverarbeitung folgende Suche durch:
- Codes des neuen Budgetpools
- Vorhandensein eines Budgets in diesem Budgetpool
- Vorhandensein einer Budgetzeile mit Status „genehmigt“, die der ursprünglichen Budgetzeile entspricht
Werden alle diese Elemente gefunden, kann die Aufwandsabgrenzung generiert werden. Andernfalls wird die Generierung mit einer entsprechenden Fehlermeldung abgelehnt und in der Logdatei vermerkt.
Erstellung von Aufwandsabgrenzungen
Ein eventueller Vortrag der nicht abgeschlossenen Einkaufszeilen hat keine Auswirkungen auf die Aufwandsabgrenzungen. Die Verarbeitung zur Erstellung von Aufwandsabgrenzungen führt die Stornierung einer Ausgabe in Höhe der Abgrenzung (Rückstellung für die Periode N+1) im Geschäftsjahr der Erstellung.
Ausbuchung der Aufwandsabgrenzungen
Unabhängig davon, ob die Aufwandsabgrenzungen vor oder nach dem Vortrag der nicht abgeschlossenen Einkaufszeilen gebildet werden, wird beim Ausbuchen der Aufwandsabgrenzung eine Ausgabenzeile angelegt, die dem relativen Aufwand in Periode N+1 entspricht.
Verwaltung der Aufwands- und Erlösabgrenzungen nach Hinzufügen eines Buchungskre
Wird in einem Unternehmen ein Buchungskreis hinzugefügt, werden die Verkaufs- und Einkaufsdokumente nicht aktualisiert. Der neue Kurs des Buchungskreises wird zum Beispiel nicht auf der Einkaufsrechnung und der Verkaufsrechnung aktualisiert.
Wenn Sie Rechnungsabgrenzungen zu Rechnungen generieren, die vor dem Hinzufügen des neuen Buchungskreises erstellt wurden, wird der Kurs des neuen Buchungskreises daher aus dem Datum des Kurses für die generierte Buchung festgelegt.
Hat das Feld Kurs des aktuellen Dokumenttyps den Wert Ursprüngl. Datum, wird der Kurs aus dem Dokumentdatum in der Belegerfassung, also dem Datum der Originalrechnung festgelegt.
Hat das Feld Kurs des aktuellen Dokumenttyps den Wert Dokumentdatum, wird der Kurs aus dem Feld Buchungsdatum in der Belegerfassung, also dem Buchungsdatum der Rechnungsabgrenzungen festgelegt.
Maskenverwaltung
Zur Ermittlung der zu speichernden Rückstellung muss bei Rechnungserfassung zu jeder betroffenen Rechnungszeile der Leistungszeitraum (Beginn- und Endedatum) angegeben werden.
Erlös bzw. Aufwand werden per Aktivierung der Option Rechnungsabgrenzungen berücksichtigt. In dieser Maske werden die Ausgabekriterien für die von der Generierung der Rechnungsabgrenzungen betroffenen Rechnungen sowie die Vorgaben für die Beleggenerierung erfasst.
Der Status der Buchungen in der Startmaske muss Endgültig lauten, wenn als Belegkategorie Tatsächlich gewählt wurde und es sich um ein Unternehmen handelt, das entweder:
- Ein Unternehmen mit französischer Rechtsordnung ist (der Parameter FRADGI - Vorschrift DGI N° 13L-1-06 (Kapitel TC, Gruppe CPT) hat den Wert Ja und Sie können diesen Wert nicht ändern).
- Oder ein Unternehmen ohne französische Rechtsordnung ist, das jedoch die französischen Konformitätsregeln DGI n° 13L-1-06 anwendet: der Parameter FRADGI - Vorschrift DGI N° 13L-1-06 (Kapitel TC, Gruppe CPT) hat den Wert Ja und kann nicht geändert werden.
Erfassungsmaske
Felder
In diesem Register befinden sich die folgenden Felder :
Kriterien
| Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um die Verarbeitung für alle Unternehmen auszuführen. Andernfalls wählen Sie ein Unternehmen aus. SonderfallIn einer Umgebung mit mehreren Rechtsordnungen ist dieses Kontrollkästchen nicht verfügbar. Die Verarbeitung kann nur unternehmensweise ausgeführt werden, der der verwendete Belegtyp und das verwendete Journal der Buchung normalerweise nur eine Rechtsordnung betreffen. | |||||||
| Ist in diesem Feld ein Unternehmenscode angegeben, wird die Anzeige so gefiltert, dass nur die Daten der ausgewählten Einheit angezeigt werden. | |||||||
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| Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um alle Standorte einzuschließen. Lassen Sie dieses Kontrollkästchen deaktiviert, um die Verarbeitung für einen einzigen Standort auszuführen. | |||||||
| Ist in diesem Feld ein Standort angegeben, wird die Anzeige so gefiltert, dass nur die Daten der ausgewählten Einheit angezeigt werden. | |||||||
| Diese zwei Schaltflächen ermöglichen die Angabe, ob die Verarbeitung den Vorab festgestellten Aufwand oder die Vorab festgestellten Einnahmen (Aktive/passive Abgrenzung) betrifft. | |||||||
| Über dieses Feld kann den zu bearbeitenden Codes ein Startwert zugewiesen werden. | |||||||
| Hier kann den zu bearbeitenden Codes ein Endwert zugewiesen werden. | |||||||
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| Das Referenzdatum ist das Pivot-Datum, ab dem die Charge oder der Artikel berücksichtigt werden. Die Verarbeitung löscht die Verkaufs- und Personenkonten-Kundenrechnungen für die vorab festgestellten Erträge (die Einkaufs- und Personenkonten-Lieferantenrechnungen für die vorab festgestellten Aufwände). Berücksichtigt werden nur Rechnungen, die vor oder am Referenzdatum gebucht wurden, und über Zeilen mit Leistungsperioden verfügen.
Beispiel:
Protokoll Buchungen:
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Generierung
| Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um die Buchungen zu generieren. Ist dieses Kontrollkästchen deaktiviert, erfolgt die Verarbeitung im Simulationsmodus. Die den Auswahlkriterien entsprechenden Rechnungen und die zu generierende aktive oder passive Abgrenzung sind in der Logdatei angegeben. |
| Die Kategorie ist im Belegtyp parametrisiert. TatsächlichDer reale Buchungsbeleg ist ein Beleg, der angezeigt und bearbeitet werden kann (Hauptbuch, Bilanz etc.). Bei Speicherung des Beleges wird dieser in die Bilanz aufgenommen. Aktive oder inaktive SimulationDer Simulationsbeleg wird bei Aktivierung in die Anzeige und Ausgaben aufgenommen. Er kann in einen tatsächlichen Beleg umgewandelt oder deaktiviert werden. Wird der Simulationsbeleg deaktiviert, wird er zu einem inaktiven Simulationsbeleg (d.h. zu einem in den Anzeigen und auf den Druckausgaben nicht sichtbaren Beleg: z.B. die Inventarbuchungen).
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| Bei einer echten Generierung kann der Buchungsstatus wie folgt sein:
Der Buchungsstatus für die Buchungen muss Endgültig sein, wenn der angeforderte Generierungstyp Tatsächlich ist und das Unternehmen eines der folgenden Kriterien erfüllt:
Vorläufig bleibt der Beleg für die meisten enthaltenen Informationen änderbar. Die Änderungsoptionen können abhängig von den folgenden Elementen variieren:
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| Dieses Feld ermöglicht Ihnen die Definition des generierten Belegtyps. Jedem erfassten Buchungsbeleg wird ein bestimmter Datentyp zugeordnet. Der Belegtyp entspricht der Kostenart des Belegs: Kundenrechnung, sonstige Vorgänge, Einzahlung, etc. |
| Erfassen Sie den Journalcode (1 bis 5 alphanumerische Zeichen), auf dem Sie die durch die Berechnung generierten Belege speichern möchten. |
| Dieses Datum entspricht dem Datum der generierten Buchungen. Es muss zu einem für alle Buchungskeistypen offenen Geschäftsjahr oder einer Periode gehören. |
| Dieses Datum entspricht dem Ausbuchungsdatum der erzeugten Buchungen. Es muss innerhalb eines geöffneten Geschäftsjahres oder einer geöffneten Periode liegen. |
| Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um die Logdatei nach Ausführung der Verarbeitung zu generieren. |
Schließen
Batchaufgabe
Diese Funktion kann im Batch gestartet werden,, aber mit dem Start ist keine Standardaufgabe verbunden.
Spezifische Aktionen
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Einschränkungen
Die Logdatei berücksichtigt das Vorzeichen der Rechnungs- oder Gutschriftzeile, wenn der Parameter TYPGNRSVC - Typ Generierung Abgrenzungen (Kapitel CPT, Gruppe CLO) den Wert Ein Beleg pro Personenkonto hat. Wenn der Parameter TYPGNRSVC - Typ Generierung Abgrenzungen den Wert Ein Beleg pro Rechnung hat, wird das Vorzeichen (+/-) nicht berücksichtigt.
Fehlermeldungen
Während der Erfassung können außer den generischen Meldungen folgende Fehlermeldungen auftreten: :
Der Budgetpool liegt nicht im Gültigkeitsbereich und wurde nicht verlängert.
Diese Meldung wird ausgegeben, wenn der Budgetpool im neuen Geschäftsjahr nicht existiert. In diesem Fall kann keine Rechnungsabgrenzung gebildet werden.
Papierbelegtyp nicht zulässig
Ändern Sie den Belegtyp oder aktivieren Sie bei der Parametrisierung des Belegtyps das Kontrollkästchen Tatsächliche Belege.
Belegtyp für Simulation nicht zulässig
Ändern Sie den Belegtyp oder aktivieren Sie bei der Parametrisierung des Belegtyps das Kontrollkästchen Simulationsbelege.
Belegtyp mit Steuerverwaltung
Ändern Sie den Belegtyp oder deaktivieren Sie bei der Parametrisierung des Belegtyps die Optionen Verwaltung Soll-Versteuerung und Verwaltung Ist-Versteuerung. Die Rechnungsabgrenzungsbelege werden als Nettobeträge generiert; die Aufwands- und Erlöskonten verfügen zwar über einen Umsatzsteuercode, es wird aber keine Umsatzsteuerzeile generiert.
Die gebuchten Belege haben für das Unternehmen den Status "endgültig"
Wird die Verarbeitung für ein Unternehmen gestartet und hat sich dieses Unternehmen für die Konformität zu DGI Nr. 13L-1_06 entschieden (d. h. der Parameter FRADGI - Vorschrift DGI N° 13L-1-06 (Kapitel TC, Gruppe CPT) hat den Wert Ja), erhalten die von der Verarbeitung generierten Belege den Status Endgültig.
Die gebuchten Belege haben den Status "endgültig" für ein oder mehrere Unternehmen
Wird die Verarbeitung für alle Unternehmen oder eine Unternehmensgruppe gestartet und hat sich mindestens eines dieser Unternehmen für die Konformität zu DGI Nr. 13L-1_06 entschieden (d. h. der Parameter FRADGI - Vorschrift DGI N° 13L-1-06 (Kapitel TC, Gruppe CPT) hat den Wert Ja), erhalten die von der Verarbeitung generierten Belege den Status Endgültig.