Bestellungen abschließen
Mit dieser Funktion kann der Abschluss einer oder mehrerer Bestellpositionen durchgeführt oder storniert werden.
Bei Start der Saldierungsfunktion werden die durch die Bestellpositionen generierten Obligos als Negativbetrag ausgebucht.
Der Abschlussvorgang für die Bestellungen besteht aus zwei Schritten:
- Auswahl der nicht abgeschlossenen Bestellpositionen mit der Funktion FUNPSH2 und Vorgabe der Auswahlbereiche (Einkauf / Bestellungen / Abschluss Bestellungen),
- Anzeige des Auswahlergebnisses in einer Tabelle, anhand derer der Budgetverantwortliche über den Abschluss der noch nicht abgeschlossenen Bestellungen entscheiden kann.
Wenn es Bestellungen gibt, zu denen Zusatzrechnungen gespeichert wurden, werden bei Abschluss jeder Bestellposition alle zu den Bestellpositionen gespeicherten Zusatzrechnungen berücksichtigt. Auch, wenn zu einigen Bestellpositionen bereits ein oder mehrere Wareneingänge erfolgten und eine oder mehrere Zusatzrechnungen vorliegen, werden diese erst zum Abschlusszeitpunkt der Bestellpositionen berücksichtigt. Auch die Bestandsausgleichsbewegungen werden erst dann durchgeführt. Die Zusatzrechnungen werden dann im Verhältnis der Wareneingangsmengen der einzelnen Wareneingänge zur Bestellposition umgelegt.
Schritte bei der Durchführung des Budgetabschlusses
Schritte bei der Durchführung des Budgetabschlusses:
- Erster Schritt: Verlängerung der jährlichen Umschläge.
- Zweiter Schritte: Abschluss der nicht vorzutragenden Materialanforderungs- und Bestellpositionen.
- Dritter Schritt: Verarbeitung der Wareneingänge und Rechnungsabgrenzungen zum Geschäftsjahresende.
- Vierter Schritt: Vortrag der nicht abgeschlossenen Vorverpflichtungen und Obligos.
- Fünfter Schritt: Vortrag der mehrjährigen Umschläge.
Diese Schritte müssen in der oben beschriebenen Reihenfolge durchgeführt werden. Ausnahmen:
- Die Verlängerung eines jährlichen Umschlags wurde nicht durchgeführt, bei Vortrag der Obligos und Vorverpflichtungen wird ein neuer Umschlag angelegt. Eine Verlängerung ist jedoch nicht mehr möglich.
- Die Obligos können vor oder nach der Verarbeitung der Rechnungsabgrenzungen zum Geschäftsjahresende durchgeführt werden.
- Der Vortrag der mehrjährigen Umschläge ist stets der letzte Schritt des Budgetabschlusses.
Der Abschluss der gegenstandslos gewordenen Einkaufspositionen (Materialanforderungen und Bestellungen) geschieht im zweiten Schritt des Budgetabschlusses.
Die Bestellpositionen stellen in den Budgetpositionen ein Obligo dar, das den Verbrauch des budgetierten Betrags nach sich zieht. Sind diese Positionen gegenstandslos geworden, wird mit dem Abschluss dieser Positionen das Obligo der Budgetposition aufgelöst. Diese geplanten Ausgaben werden nicht verbraucht und daher nicht in das nächste Geschäftsjahr vorgetragen.
Bei betrieblichen Budgets ist es nicht zulässig, Bestellungen mit zum Teil erfolgtem Wareneingang abzuschließen, bevor entweder der Wareneingang in Rechnung gestellt oder ein Retourenschein gebucht oder vollständig in Rechnung gestellt wurde.
Zum Geschäftsjahresende müssen die Budgetverwalter daher diejenigen Bestellpositionen prüfen, zu denen keine Rechnungen oder nur unvollständige Rechnungen gestellt wurden. Danach wird entschieden, ob der jeweilige Saldo aufzulösen oder vorzutragen ist.
Maskenverwaltung
Die Auswahl der zu bearbeitenden Bestellungen erfolgt mithilfe der folgenden Kriterien:
- Bestellstandorte
- Zeiträume (Erstellungsdatum der Bestellung)
- Auftragstypen
- Nummernder zu verarbeitenden Bestellungen
- Lieferanten
- Artikel
- Toleranz Menge
- Zu verarbeitende Bestellungen
Es ist möglich, verschiedene Kriterien zur Auswahl der Bestellpositionen einzugeben und die zu verarbeitenden Positionen auszuwählen.
Im Rahmen ein und derselben Verarbeitung können nicht abgeschlossene Positionen abgeschlossen und bereits erfolgte Positionsabschlüsse storniert werden.
Im Rahmen dieser Kriterien gibt es Felder, die zwingend erfasst werden müssen:
Bestellungsstandorte
Die Standorte werden mit dem Einkaufsstandort initialisiert, der dem angemeldeten Betreiber zugeordnet ist. Die Standorte können in Abhängigkeit der Benutzerrechte geändert werden: Ist nur ein einziger Standort autorisiert, wird dieser ohne Möglichkeit zur Änderung angezeigt.
Zu verarbeitende Bestellungen
In diesem Feld kann der Status der zu verarbeitenden Bestellungen und somit der auszuführende Aktionstyp definiert werden. Es existieren drei Auswahlmöglichkeiten:
- Nicht abgeschlossen: wenn Bestellpositionen abgeschlossen werden sollen (standardmäßig vorgeschlagen)
- Abgeschlossen: wenn ein Abschluss storniert werden soll
- Alle: wenn in derselben Verarbeitung sowohl Positionen abgeschlossen als auch Positionsabschlüsse storniert werden sollen
Es werden noch weitere Auswahlkriterien vorgeschlagen, die nicht obligatorisch sind. Sie dienen zur Verfeinerung der Auswahl, insbesondere aus den Bestellungen, Lieferanten und Artikeln.
Einige dieser Felder beeinflussen dennoch die Verarbeitung:
Toleranz Menge
Mit diesem Toleranzsatz können die zur Verarbeitung vorgeschlagenen Bestellpositionen eingegrenzt werden. Wenn ein Prozentsatz erfasst wird, werden nur die Positionen mit einem Restbestand zur Verarbeitung vorgeschlagen, der in Bezug auf die Bestellmenge kleiner ist als der eingegebene Prozentsatz. Behält der Toleranzsatz den Wert null, werden nur die abzuschließenden Bestellungen mit vollständigem Wareneingang verarbeitet (Wareneingangsmenge >= Bestellmenge).
Beispiel:
erfasster Prozentsatz = 10 %
Es wird eine Bestellposition mit Bestellmenge = 100, Wareneingangsmenge = 92, Restbestand = 8, Restbestand / Bestellmenge = 8 % zur Verarbeitung vorgeschlagen.
Erfassungsmaske
Übersicht
Verarbeitung
In diesem Feld wird festgelegt, welcher der folgenden drei Verarbeitungstypen auf die jeweilige Position angewendet werden soll:
- Keiner: Diese Option wird standardmäßig vorgeschlagen. Die Position wird bei Freigabe nicht verarbeitet.
- Abschluss: Abschluss von nicht abgeschlossenen Positionen.
- Storno: Storno eines bereits erfolgten Positionsabschlusses storniert.
Es ist darüber hinaus möglich, eine Gesamtverarbeitung aller Positionen der Tabelle durchzuführen. Dazu muss der Cursor auf die Positionsnummer ausgerichtet und über das Kontextmenü die Option Gesamtverarbeitung gewählt werden. Das Ergebnis dieser Auswahl auf die vorgeschlagenen Positionen hängt von verschiedenen Faktoren ab: In den nicht abgeschlossenen Positionen nimmt das Feld Verarbeitung den Wert Abschluss an, in den bereits abgeschlossenen Positionen den Wert Storno.
In allen Fällen erfolgt die Aktualisierung der Bestellungen nach Aktivierung des Freigabebuttons.
Per Rechtsklick:
- Sortierung der Bestellpositionen nach Bestellpositionsnummern, Umschlagsnummern, Einheitsnummer und Budgetkontonummern.
- Zugriff auf die Bestellung (Button "Auskunft"), den Umschlag, die Budgetposition, das Budgetkonto und die Vorverpflichtung.
Schließen
Felder
In diesem Register befinden sich die folgenden Felder :
Tabelle
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| Dieses Feld ermöglicht die Auswahl der abzuschließenden Auftragspositionen, oder deren Abschluss abgebrochen werden soll, in dem sie einzeln oder zusammen ausgewählt werden. |
| Code des Ausgabestandorts der Auftragszeile. |
| Eindeutige Auftragsnummer. Diese Nummer wird bei jeder Auftragserstellung automatisch erzeugt, je nach Parameter des zugewiesenen Nummernkreises. |
| Identifikationscode des Lieferanten, dem der Auftrag übergeben werden soll. Er wurde bei der Erstellung der Auftragsposition initialisiert. |
| Interne Referenz des angefragten Artikels, die in der Tabelle Artikel vorhanden sein muss und bei der Erstellung der Auftragsposition angegeben werden muss. |
| Auftragsindikator: "Abgeschlossen" oder "Nicht abgeschlossen". |
| Bestellmenge für die Auftragsposition. |
| Menge Wareneingang für die Auftragsposition. |
| Rechnungsmenge für die Auftragsposition. |
| Einkaufseinheit des Artikels, auf Ebene der Artikeldatei definiert oder mit dem Lieferanten verknüpft. |
| Nettobetrag der Auftragsposition in Erfassungswährung, der der bestellten Menge entspricht. |
| Nettobetrag in Erfassungswährung des nicht fakturierten Saldos der Auftragsposition. |
| Code der Erfassungswährung der Auftragsposition. |
| Code der zugehörigen Budgetpooleinheit der Auftragsposition. |
| Empfängereinheitscode der Auftragsposition. |
| Code des Belastungsbudgetkontos der Auftragsposition. |
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Symbol Aktionen
Datenbankobjektverwaltung
Zugriff auf die Erfassungs- / Auskunftsmaske der Bestellung
STANDARD-Kursänderungsaktion
Auswahl sämtlicher angezeigter Bestellpositionen
Sortierung nach Auftragsnummer
Sortierung der Bestellpositionen nach Bestellnummern
Sortieren nach Budgetpool
Sortierung der Bestellpositionen nach Umschlagsnummern
Sortieren nach Einheit
Sortierung der Bestellpositionen nach Empfängereinheiten
Sortierung nach Budgetkonten
Sortierung der Bestellpositionen nach Budgetkontonummern
Datenbankobjektverwaltung
Zugriff auf die Erfassungs- / Auskunftsmaske des entsprechenden Umschlags der Bestellposition
Datenbankobjektverwaltung
Zugriff auf die Erfassungs- / Auskunftsmaske der Budgetposition der Bestellposition
Datenbankobjektverwaltung
Zugriff auf die Erfassungs- / Auskunftsmaske des Budgetkontos der Bestellposition
Datenbankobjektverwaltung
Zugriff auf die Anzeigemaske des der Bestellung entsprechenden Obligos
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Fehlermeldungen
Während der Erfassung können außer den generischen Meldungen folgende Fehlermeldungen auftreten: :
Es wurden keine Daten ausgewählt
Diese Meldung erscheint bei der Freigabe der Auswahl, wenn keine Bestellung zur durchgeführten Auswahl existiert.
Position bereits abgeschlossen, Abschluss nicht möglich!
Diese Meldung erscheint, wenn der gewählte Verarbeitungstyp nicht zum Status der Bestellposition passt: Abschlussversuch einer bereits abgeschlossenen Position.
Position nicht abgeschlossen, Abschlussstorno nicht möglich!
Diese Meldung erscheint, wenn der gewählte Verarbeitungstyp nicht zum Status der Bestellposition passt: Versuch, den Abschluss einer nicht abgeschlossenen Position zu stornieren.
Eine Rechnung, die einen nicht vollständig berechneten Wareneingang beinhaltet, kann nicht geschlossen werden.
Diese Meldung wird bei betrieblichen Budgets ausgegeben, wenn eine Bestellung mit einem unvollständigen Wareneingang oder eine noch nicht in Rechnung gestellte Bestellung abgeschlossen wird.
Eine Rechnung, die eine nicht gebuchte Retoure beinhaltet, kann nicht geschlossen werden.
Diese Meldung wird bei betrieblichen Budgets ausgegeben, wenn eine Bestellung mit einer noch nicht gebuchten (Gutschrift noch nicht generiert) oder noch nicht vollständig in Rechnung gestellten (Gutschrift noch nicht erfasst) Retoure abgeschlossen wird.