Betriebliche Budgets > Abschluss Budget > Verläng. jährl. Budgetpools 

Mit dieser Funktion wird das neue Budgetgeschäftsjahr per Duplizierung der jährlichen Umschläge, Budgets und Budgetpositionen vorbereitet. Auf diese Weise wird vermieden, dass die folgenden Daten mehrfach erfasst werden müssen:

  • die zum Verlängerungszeitpunkt vorhandenen budgetierten Beträge
  • dieselben Beträge, verringert oder erhöht um einen Prozentsatz. Dieser Prozentsatz kann erst nach der Auswahl des zu verlängernden Umschlags erfasst werden.

Der Saldo der Budgetpositionen das vorherigen Geschäftsjahres ist von der jährlichen Umschlagsverlängerung nicht betroffen. Als Basis für die Verlängerung dienen die Beträge des Umschlags, des Budgets und der Budgetposition zum Verlängerungszeitpunkt.

Die jährliche Umschlagsverlängerung wird in zwei Schritten durchgeführt:

Auswahl der zu verlängernden Umschläge
  • Auswahl der zu verlängernden jährlichen Umschläge unter Vorgabe eines Auswahlbereiches.
  • Die Duplizierung wird ausgehend von den vorhandenen Umschlägen mit Status "Erfasst", "Zu genehmigen" oder "Genehmigt" durchgeführt, die als "Verlängerbar" versiegelt sind. Die Umschläge können bis zum Verlängerungszeitpunkt unabhängig von ihrem Status als "Verlängerbar" versiegelt sein.
Auswahlergebnis
  • Nach Erfassung der Auswahlkriterien und Aktivierung des Buttons "Anzeigen/Aktualisieren", werden die ausgewählten jährlichen Umschläge in einer Tabelle angezeigt, aus der heraus die Verlängerung angestoßen werden kann.
  • Die Anzeigespalten dienen Informationszwecken (Ebene, Umschlag, Titel, Währung, Betrag, Rücklage und Konto). Mit Ausnahme der Spalte "Verlängern", in der die Umschläge ausgewählt werden können, sowie der Spalte "Bertragsentwicklung in Prozent", mit der die neuen Umschläge, Budgets und Budgetpositionen mit einer Erhöhung oder Senkung generiert werden können, sind diese Spalten nicht änderbar.

Während der Verlängerung werden folgende Aktualisierungen durchgeführt:

Alter Umschlag:

  • Indikator "Verlängerbar" aktiviert und ausgegraut,
  • Ausgabe der Meldung "Verlängert auf (Code des neuen erstellten Umschlags) am xx/xx/xxxx".

Neuer Umschlag:

  • Die neuen erstellen Umschläge umfassen neben ihrem neuen Code den Code des alten Umschlags. Meldung "Umschlag verlängert aus (Code des alten Umschlags) am xx/xx/xxxx".
  • Die Summe der Vorverbindlichkeiten, Obligos, realisierten und verbrauchten Beträge des alten Umschlags werden gelöscht.
  • Die Verlängerung wirkt sich in Höhe der alten Umschlagsbeträge auf die Erstellung von Umschlägen, Budgets und Positionen aus, ggf. erhöht oder reduziert um einen in der Abfrage ermittelten Faktor.
  • Der Status der Umschläge, Budgets und Positionen lautet "Erfasst". Vor der Genehmigung können sie beliebig geändert werden.

SEEWARNING    Spezialfälle:

  • Wenn zu dem zu verlängernden Umschlag nicht abgeschlossene Obligos vorgetragen wurden und im Rahmen dieses Vortrags ein neuer Umschlag erstellt wurde, kann keine nachträgliche Verlängerung durchgeführt werden: Der Indikator "verlängerbar" ist dann ausgegraut.
  • Umfasst ein verlängerter Budgetumschlag nicht abgeschlossene Obligos, wird ihr Betrag beim Vortrag den budgetierten Beträgen des Umschlags, des Budgets und der Budgetposition zugeschlagen. Ist die Budgetposition nicht vorhanden, wird sie in Höhe des Vortragsbetrags angelegt, der wiederum dem Budget- und dem Umschlagsbetrag zugeschlagen wird (diese Position ist möglicherweise nach der Verlängerung des alten Umschlags erstellt oder im neuen erstellten Umschlag gelöscht worden).

Die Verlängerung der jährlichen Umschläge ist der erste Schritt beim Budgetabschluss.

Schritte bei der Durchführung des Budgetabschlusses

Schritte bei der Durchführung des Budgetabschlusses: 

SEEWARNING Diese Schritte müssen in der oben beschriebenen Reihenfolge durchgeführt werden. Ausnahmen:

  • Die Verlängerung eines jährlichen Umschlags wurde nicht durchgeführt, bei Vortrag der Obligos und Vorverpflichtungen wird ein neuer Umschlag angelegt. Eine Verlängerung ist jedoch nicht mehr möglich.
  • Die Obligos können vor oder nach der Verarbeitung der Rechnungsabgrenzungen zum Geschäftsjahresende durchgeführt werden.
  • Der Vortrag der mehrjährigen Umschläge ist stets der letzte Schritt des Budgetabschlusses.

    Vorbedingungen

    SEEREFERTTO Siehe Dokumentation Umsetzung

    Maskenverwaltung

    Die Verlängerung der jährlichen Umschläge wird in einer einzigen Maske durchgeführt. Im oberen Maskenbereich werden die Auswahlkriterien erfasst, im unteren Maskenbereich werden die Ergebnisse der Auswahl angezeigt.

    Die zulässige Anzahl an Zeilen beträgt 500. Bei Überschreitung dieser Begrenzung wird die Meldung "Tabelle voll" ausgegeben. Bestätigt der Benutzer diese Meldung mit "OK", werden die ersten 500 Positionen angezeigt. Um die Auswahl zu reduzieren, müssen die folgende Auswahlkriterien verwendet werden: Standorte, verantwortliche Einheiten, Projekte, Umschläge.

    Erfassungsmaske

    Übersicht

    In den Kopfzeilendaten können die Hauptauswahlkriterien für die ausgewählte Anzeige angegeben werden: Unternehmenscode und verursachendes Geschäftsjahr.

    Um die Anzahl der anzuzeigenden Objekte einzugrenzen, können zusätzliche Kriterien vorgegeben werden: Standorte, verantwortliche Einheiten, Projekte und Umschläge.

    Nach Aktivierung von "Anzeigen / Aktualisieren" wird in der Tabelle die der Auswahl entsprechende Liste von Budgetumschlägen angezeigt.

    Wenn zu den erfassten Kriterien keine Auswahl gefunden wird, erscheint die Meldung "Zu diesen Auswahlkriterien wurde kein Datensatz gefunden". Der Benutzer muss dann seine Auswahlkriterien ändern.

    Schließen

     

    Felder

    In diesem Register befinden sich die folgenden Felder :

    Auswahl

    Code des Unternehmens, auf dem die Verlängerung der Budgetpools beruht. Nur die Budgetpools, für die "verlängerbar" ausgewählt ist, und die auf Ebene dieses Unternehmens oder auf Ebene eines Standorts dieses Unternehmens definiert sind, werden für die Verlängerung dargestellt.

    • Geschäftsjahr Absender (Feld EFIY)

    Code des Unternehmensgeschäftsjahres, ab dem die Budgetpools, Budgets und Budgetpositionen erneut ausgeführt werden müssen.

    Die Erfassung des Codes des Sendergeschäftsjahres ermöglicht die Anzeige des Beginns und des Endes dieses Geschäftsjahres, den Code des Empfängergeschäftsjahres und dessen Beginn und Ende. Die Änderung der Auswahlperiode kann nur über die Änderung des Codes des Sendergeschäftsjahres erfolgen. Standardmäßig wird dieser Code vom aktuellen Geschäftsjahr angegeben.  

    • Bezeichnung (Feld INTEFIY)

    Jahrgang des Sendergeschäftsjahres. Das Sendergeschäftsjahr ist das Geschäftsjahr, in dem die erneut durchzuführenden oder vorzutragenden Budgetpools, Budgets und Budgetpositionen ausgewählt sind.

    • Beginn (Feld DFIY)

    Startdatum des Sendergeschäftsjahres der Budgetpools, Budgets und Positionen, die verlängert oder vorgetragen werden, und über den erfassten Geschäftsjahrescode festgelegt werden.

    • Ende (Feld FFIY)

    Enddatum des Sendergeschäftsjahres der Budgetpools, Budgets und Positionen, die verlängert oder vorgetragen werden, und über den erfassten Geschäftsjahrescode festgelegt werden.

    • Empfängergeschäftsjahr (Feld RFIY)

    Code des Geschäftsjahres des Unternehmens, in dem die neuen Budgetpools, die neuen Budgets und die neuen Budgetpositionen erstellt werden müssen.

    • Bezeichnung (Feld INTRFIY)

    Jahrgang des Empfängergeschäftsjahres. Das Empfängergeschäftsjahr ist das Geschäftsjahr, in dem die neuen Budgetpools, die neuen Budgets und die neuen Budgetpositionen erstellt werden.

    • Beginn (Feld DRFIY)

    Beginndatum des Geschäftsjahres, in dem die Budgetpools, Budgets und Positionen erstellt werden müssen, das über den Code des Empfängergeschäftsjahres festgelegt wird.

    • Ende (Feld FRFIY)

    Enddatum des Geschäftsjahres, in dem die Budgetpools, Budgets und Positionen erstellt werden müssen, das über den Code des Empfängergeschäftsjahres festgelegt wird.

    Bereich

    • Alle Standorte (Feld ALLFCY)

    • Ist diese Option ausgewählt, werden alle für das erfasste Unternehmen definierten Budgetpools ausgewählt, unabhängig davon, ob sie auf Unternehmensebene oder auf Standortebene definiert wurden (Budgetcode).
    • Ist diese Option abgewählt, stehen nur die Standorte des betreffenden Unternehmens in der Auswahl zur Verfügung. Die Auswahl eines Standorts stellt nur die für diesen Standort (Budgetcode) definierten Budgetpools dar und schließt die auf Unternehmensebene definierten Budgetpools aus.

    Dieser Bereich, der zugänglich ist, wenn der Bereich "Alle Standorte" nicht ausgewählt ist, ermöglicht die Verfeinerung der Suche nach einem Standort oder einem Standortbereich. Er entspricht dem ersten Standort der Auswahl.

    In der Auswahl sind nur die dem erfassten Unternehmen zugeordneten Standorte enthalten.

    Dieser Bereich, der zugänglich ist, wenn der Bereich "Alle Standorte" nicht ausgewählt ist, ermöglicht die Verfeinerung der Suche nach einem Standort oder einem Standortbereich. Es entspricht dem letzten Standort der Auswahl.

    In der Auswahl sind nur die dem erfassten Unternehmen zugeordneten Standorte enthalten.

    • Alle Einheiten (Feld ALLENT)

    • Ist diese Option ausgewählt, werden alle für das erfasste Unternehmen definierten Budgetpools ausgewählt, unabhängig von der verantwortlichen Einheit dieser Budgetpools und unter der Bedingung, dass diese Einheiten diesem Unternehmen angehören oder ohne Unternehmenscode definiert sind.
    • Ist diese Option abgewählt, sind nur die diesem Unternehmen angehörigen Einheiten oder die ohne Unternehmenscode definierten Einheiten in der Auswahl zugänglich. Die Auswahl einer Einheit stellt nur die für diese Einheit definierten Budgetpools dar.

    Dieser Bereich, der zugänglich ist, wenn der Bereich "Alle Einheiten" nicht ausgewählt ist, ermöglicht die Verfeinerung der Suche nach einer Einheit oder einem Einheitenbereich. Er entspricht der ersten Einheit der Auswahl.

    Es werden nur die Einheiten, deren Unternehmenscode der Code des erfassten Unternehmens ist, oder die Einheiten ohne Unternehmenscode in der Auswahl dargestellt.

    Dieser Bereich, der zugänglich ist, wenn der Bereich "Alle Einheiten" nicht ausgewählt ist, ermöglicht die Verfeinerung der Suche nach einer Einheit oder einem Einheitenbereich. Er entspricht der letzten Einheit der Auswahl.

    Es werden nur die Einheiten, deren Unternehmenscode der Code des erfassten Unternehmens ist, oder die Einheiten ohne Unternehmenscode in der Auswahl dargestellt.

    • Alle Projekte (Feld ALLPRJ)

    • Ist diese Option ausgewählt, werden alle für das erfasste Unternehmen definierten Budgetpools ausgewählt, unabhängig davon, ob sie einem Projekt angehören oder nicht.
    • Ist diese Option abgewählt, stehen nur die im Unternehmen definierten Projekte, ein Standort des Unternehmens oder eine Unternehmensgruppe oder eine Standortgruppe mit diesem Unternehmen für die Auswahl zur Verfügung. Die Auswahl eines Projekts stellt nur die diesem Projekt zugehörigen Budgetpools dar. Ein auf Standortebene oder Standortgruppenebene definiertes Projekt kann nur für einen auf Standortebene definierten Budgetpool ausgewählt werden.

    Dieser Bereich, der zugänglich ist, wenn der Bereich "Alle Projekte" nicht ausgewählt ist, ermöglicht die Verfeinerung der Suche nach einem Projekt oder einem Projektbereich. Er entspricht dem ersten Projekt der Auswahl.

    Es werden nur die Projekte in der Auswahl angezeigt, die mindestens einen zugehörigen, mit dem erfassten Unternehmen oder dem erfassten Standort verknüpften Budgetpool enthalten (direkt, nach dem Standort, der Unternehmensgruppe oder der Standortgruppe).

    Dieser Bereich, der zugänglich ist, wenn der Bereich "Alle Projekte" nicht ausgewählt ist, ermöglicht die Verfeinerung der Suche nach einem Projekt oder einem Projektbereich. Er entspricht dem letzten Projekt der Auswahl.

    Es werden nur die Projekte in der Auswahl angezeigt, die mindestens einen zugehörigen, mit dem erfassten Unternehmen oder dem erfassten Standort verknüpften Budgetpool enthalten (direkt, nach dem Standort, der Unternehmensgruppe oder der Standortgruppe).

    • Alle Budgetpools (Feld ALLENV)

    Ist diese Option ausgewählt, werden alle für das erfasste Unternehmen definierten Budgetpools dargestellt.

    Ist diese Option abgewählt, kann die Suche nach einem Budgetpool verfeinert werden.

    • Wurde ein Projekt erfasst, stellt die Auswahl nur die dem Projekt zugehörigen Budgetpools für das erfasste Unternehmen, den erfassten Standort und die erfasste Periode dar.
    • Wurde kein Projekt angegeben und wurde eine Einheit festgelegt, stellt die Auswahl nur die Budgetpools dar, die dem erfassten Unternehmen und dem erfassten Standort angehören, die in der festgelegten Periode liegen und dieser Einheit angehören.
    • Wurden ein Projekt und eine Einheit erfasst, stellt die Auswahl nur die Budgetpools dar, die dem erfassten Unternehmen/Standort angehören, die in der festgelegten Periode liegen und diesem Projekt und dieser Einheit angehören.
    • Wurde kein vorheriger Projektcode angegeben, stellt die Auswahl nur die Budgetpools dar, die dem erfassten Unternehmen und dem erfassten Standort angehören, die in der festgelegten Periode liegen. 

    Dieser Bereich, der zugänglich ist, wenn der Bereich "Alle Budgetpools" nicht ausgewählt ist, ermöglicht die Verfeinerung der Suche nach einem Budgetpool oder einem Budgetpoolbereich. Er entspricht dem ersten Budgetpool der Auswahl.

    • Wurden Projektbereiche erfasst, stellt die Auswahl nur die diesen Projekten zugehörigen Budgetpools für das erfasste Unternehmen/die erfassten Standorte und die erfasste Periode dar.
    • Wurden keine Projektbereiche angegeben und wurden Einheitenbereiche festgelegt, stellt die Auswahl nur die Budgetpools dar, die dem erfassten Unternehmen und den erfassten Standorten angehören, die in der festgelegten Periode liegen und diesen Einheiten angehören.
    • Wurden Projektbereiche und Einheitenbereiche erfasst, stellt die Auswahl nur die Budgetpools dar, die dem erfassten Unternehmen und dem erfassten Standort angehören, die in der festgelegten Periode liegen und diesen Projekten und diesen Einheiten angehören.
    • Wurde kein vorheriger Projektcode angegeben, stellt die Auswahl nur die Budgetpools dar, die dem erfassten Unternehmen und dem erfassten Standort angehören, die in der festgelegten Periode liegen. 

    Dieser Bereich, der zugänglich ist, wenn der Bereich "Alle Budgetpools" nicht ausgewählt ist, ermöglicht die Verfeinerung der Suche nach einem Budgetpool oder einem Budgetpoolbereich. Er entspricht dem letzten Budgetpool der Auswahl.

    • Wurden Projektbereiche erfasst, stellt die Auswahl nur die diesen Projekten zugehörigen Budgetpools für das erfasste Unternehmen/die erfassten Standorte und die erfasste Periode dar.
    • Wurden keine Projektbereiche angegeben und wurden Einheitenbereiche festgelegt, stellt die Auswahl nur die Budgetpools dar, die dem erfassten Unternehmen und den erfassten Standorten angehören, die in der festgelegten Periode liegen und diesen Einheiten angehören.
    • Wurden Projektbereiche und Einheitenbereiche erfasst, stellt die Auswahl nur die Budgetpools dar, die dem erfassten Unternehmen und dem erfassten Standort angehören, die in der festgelegten Periode liegen und diesen Projekten und diesen Einheiten angehören.
    • Wurde kein vorheriger Projektcode angegeben, stellt die Auswahl nur die Budgetpools dar, die dem erfassten Unternehmen und dem erfassten Standort angehören, die in der festgelegten Periode liegen. 

    Logdatei

    • Logdatei (Feld TRC)

    Ist diese Option abgewählt, wird ein Protokoll mit der Liste der verarbeiteten Budgetpools bei der Verarbeitungsausgabe erstellt. Andernfalls wird bei der Verarbeitungsausgabe keine Logdatei ausgegeben.

    SEEINFO Der Budgetpool oder die Budgetpositionen werden nicht erneut ausgeführt, wenn das Gültigkeitsenddatum mit der Periode der erneuten Ausführung inkompatibel ist. Beispiel: Erstreckt sich die Periode der erneuten Ausführung vom 01.01.2014 bis zum 31.12.2014, und ist das Gültigkeitsdatum der Einheit der 31.12.2013, kann der Budgetpool nicht erneut ausgeführt werden. In diesem Fall erscheint eine Meldung in der Logdatei.

    • Anzeigen/Aktualisieren (Feld SEARCH)

    Dieser Button ermöglicht die Berücksichtigung der erfassten Kriterien und den Start der Auswahl. Er muss nach jeder Kriterienänderung verwendet werden.

    • Auswählen/Auswahl aufheben (Feld COCHER)

    Dieser Button ermöglicht die Auswahl oder das Löschen der Auswahl aller im Auswahlergebnis dargestellten Budgetpools.

    Tabelle Jährliche Budgetpools

    • Verlängern (Feld RECOND)

    Die Auswahl der erneut durchzuführenden Budgetpools kann individuell oder global ausgeführt werden:

    • Die Auswahl sämtlicher angezeigter Budgetpools kann in einem einzigen Vorgang mit dem Button "Alle auswählen / abwählen" abgewickelt werden.
    • Die individuelle Auswahl der Budgetpools kann Budgetpool für Budgetpool ausgeführt werden. Diese Auswahl berücksichtigt den Budgetpool, das Budget des Geschäftsjahres und die Budgetpositionen, ohne dass sie getrennt werden könnten.
    • Der Button "Alle auswählen/abwählen" ermöglicht die Abwahl der global oder individuell ausgewählten Budgetpools.
    • Ebene (Feld NIV)

    Diese Spalte gibt für jeden Budgetpool an, ob die Tabellenposition auf Budgetpoolebene, Budgetebene oder Budgetpositionenebene platziert ist.

    Code des Budgetpools, der erneut ausgeführt oder vorgetragen werden muss.

    Verwaltungswährung des Budgetpools, des Budgets und der Budgetpositionen.

    • Betrag (Feld AMT)

    Budgetbetrag des Budgetpools und der Position zum Zeitpunkt des Reports oder der Verlängerung.

    • Rücklage (Feld RES)

    Budgetbetrag der Rücklage des Budgetpools und des Budgets zum Zeitpunkt des Reports oder der Verlängerung.

    • Entwicklung in % (Feld PRCREC)

    Die Budgetpools, Budgets nach Geschäftsjahren und Budgetpositionen können mit den gleichen Beträgen, mit einer Erhöhung oder einer Verringerung erneut ausgeführt werden.

    Diese Spalte ermöglicht die Angabe einer Erhöhung oder Verringerung in %, die auf den Betrag des Budgetpools und der Rücklage angewendet wird. Der gleiche Prozentsatz wird auf das Budget und die Budgetpositionen angewendet. Dieser Prozentsatz kann erst nach der Auswahl des zu verlängernden Budgetpools erfasst werden.

    Für eine Verringerung wird die Erfassung des Prozentsatzes durchgeführt, indem das Vorzeichen "+" durch das Vorzeichen "-" vor dem erfassten Prozentsatz ersetzt wird.

    Code des Belastungsbudgetkontos der Ausgaben auf die Budgetposition.

    Schließen

     

    Symbol Aktionen

    Budgetpool

    Mit diesem Button könnender Umschlag, dessen Budget und die Budgetpositionen angezeigt werden.

     

    Schließen

     

    Fehlermeldungen

    Während der Erfassung können außer den generischen Meldungen folgende Fehlermeldungen auftreten: :

    Keine Auswahl. Ohne Aktion verlassen?

    Diese Meldung wird angezeigt, wenn eine Freigabe erteilt wurde (OK oder Eingabetaste), obwohl kein zu verlängernder Umschlag ausgewählt wurde.

    Das Empfängergeschäftsjahr muss entweder geschlossen oder offen sein

    Diese Meldung wird nach der Erfassung des "Per-Geschäftsjahres" angezeigt, wenn das entsprechende An-Geschäftsjahr geschlossen ist.

    Nächstes Geschäftsjahr (Empfänger) ist nicht vorhanden / nicht angelegt

    Diese Meldung wird nach der Erfassung des "Per-Geschäftsjahres" angezeigt, wenn das entsprechende An-Geschäftsjahr nicht erstellt ist.

    Geschäftsjahr nicht geöffnet

    Diese Meldung wird nach der Erfassung des "Per-Geschäftsjahres" angezeigt, wenn das entsprechende An-Geschäftsjahr vorhanden, jedoch nicht geöffnet ist.

    Für dieses Unternehmen ist im Kostenrechnungsbuchungskreis kein laufendes Geschäftsjahr vorhanden

    Diese Meldung wird nach der Erfassung des "Per-Geschäftsjahres" angezeigt, wenn das entsprechende An-Geschäftsjahr vorhanden, jedoch nicht erstellt ist.

    Eingabe erforderlich

    Diese Meldung wird angezeigt, wenn in den Kriterien die Kontrollkästchen "Alle Standorte", "Alle Einheiten", "Alle Projekte", "Alle Umschläge" deaktiviert sind und keine Einheit, kein Projekt und kein Umschlag ausgewählt oder erfasst wurde.

    Der Budgetpool ist dem Projekt nicht zugeordnet

    Diese Meldung wird angezeigt, wenn in den Kriterien die Kontrollkästchen "Alle Projekte" und "Alle Umschläge" deaktiviert sind und der vorgegebene Umschlag dem erfassten oder ausgewählten Projekt nicht zugeordnet ist.

    Budgetpool für dieses Unternehmen / diesen Standort nicht definiert

    Diese Meldung wird angezeigt, wenn in den Kriterien das Kontrollkästchen "Alle Umschläge" deaktiviert ist und der vorgegebene Umschlag dem erfassten Unternehmen nicht zugeordnet ist.

    Budgetpool bereits erneuert

    Diese Meldung wird angezeigt, wenn in den Kriterien das Kontrollkästchen "Alle Umschläge" deaktiviert ist und zu dem vorgegebenen Umschlag eine Verlängerung durchgeführt wurde.

    Eingabe eines negativen Prozentsatzes größer als 100 nicht zulässig

    Diese Meldung wird angezeigt, wenn der Benutzer einen Prozentsatz von mehr als -100 % erfasst.

    Verwendete Tabellen

    SEEREFERTTO Siehe Dokumentation Umsetzung