Vortr. mehrj. Budgetpools
Bei mehrjährigen Umschlägen können mit dieser Funktion das Budget und die Budgetpositionen des in Abschluss befindlichen Geschäftsjahres abgeschlossen und die Salden des Budgets und der Budgetpositionen in das nächste Geschäftsjahr übernommen werden.
Der Vortrag der mehrjährigen Umschläge muss nach dem Abschluss bzw. nach dem Vortrag der Materialanforderungen und Aufträge erfolgen, da diese Vorgänge sich auf den budgetierten Betrag auswirken, der in das nächste Geschäftsjahr übernommen wird.
Der Vortrag bezieht sich auf nicht abgeschlossene Budgets und Budgetpositionen, die einen umzulegenden Saldo aufweisen und einem mehrjährigen Umschlag zugeordnet sind.
Der Vortrag wirkt sich nicht auf die Beträge des mehrjährigen Umschlags aus. Betrag, Rücklage und "noch umzulegender Rest" sind nach dem Vortrag unverändert.
Auswahl der vorzutragenden mehrjährigen Umschläge.
Der Vortrag wird auf Basis einer Auswahlabfrage (BUOREP) über die vorhandenen Umschläge mit Status Erfasst, Zu genehmigen oder Genehmigt durchgeführt, deren Budgetpositionen und Budgets im ausgewählten Geschäftsjahr nicht abgeschlossen sind,einen umzulegenden Betrag aufweisen und einem mehrjährigen Umschlag zugeordnet sind (Betriebliche Budgets / Budgetabschluss / Vortrag von mehrjährigen Umschlägen).
Mit dieser Auswahl können das alte und das neue Geschäftsjahr ermittelt werden. Weiterhin können auf Basis der Abfragekriterien Filter gesetzt werden: auf Standorte, Einheiten, Projekte, Umschläge. Nach dem Vortrag werden die betreffenden Umschläge nicht mehr in der Auswahlliste angezeigt.
Auswahlergebnis
Nach Erfassung der Auswahlkriterien und Aktivierung des Buttons "Anzeigen/Aktualisieren", werden die ausgewählten mehrjährigen Umschläge in einer Tabelle angezeigt, aus der heraus der Vortrag angestoßen werden kann.
Die Spalten werden zu Informationszwecken angezeigt (Ebene, Umschlag, Titel, Währung, Betrag, Rücklage und Konto) und können mit Ausnahme der Spalte "vortragen" nicht geändert werden.
Der Vortrag der mehrjährigen Umschläge ist der fünfte und letzte Schritt des Budgetabschlusses.
Schritte bei der Durchführung des Budgetabschlusses
Schritte bei der Durchführung des Budgetabschlusses:
- Erster Schritt: Verlängerung der jährlichen Umschläge.
- Zweiter Schritte: Abschluss der nicht vorzutragenden Materialanforderungs- und Bestellpositionen.
- Dritter Schritt: Verarbeitung der Wareneingänge und Rechnungsabgrenzungen zum Geschäftsjahresende.
- Vierter Schritt: Vortrag der nicht abgeschlossenen Vorverpflichtungen und Obligos.
- Fünfter Schritt: Vortrag der mehrjährigen Umschläge.
Diese Schritte müssen in der oben beschriebenen Reihenfolge durchgeführt werden. Ausnahmen:
- Die Verlängerung eines jährlichen Umschlags wurde nicht durchgeführt, bei Vortrag der Obligos und Vorverpflichtungen wird ein neuer Umschlag angelegt. Eine Verlängerung ist jedoch nicht mehr möglich.
- Die Obligos können vor oder nach der Verarbeitung der Rechnungsabgrenzungen zum Geschäftsjahresende durchgeführt werden.
- Der Vortrag der mehrjährigen Umschläge ist stets der letzte Schritt des Budgetabschlusses.
Vortragsbedingungen
Der Vortrag ist bestimmten Bedingungen unterworfen, die in der Protokolldatei aufgeführt werden. So können keine Budgets vorgetragen werden, wenn die Budgetpositionen:
- nicht abgeschlossene Obligos und Vorverpflichtungen aufweisen: In diesem Fall wird eine Meldung in die Protokolldatei geschrieben, der zu entnehmen ist, dass diese Positionen vor dem Vortrag der Umschläge zunächst abgeschlossen oder vorgetragen werden müssen.
- den Status "Zu genehmigen" aufweisen: In diesem Fall wird eine Meldung in die Protokolldatei geschrieben, der zu entnehmen ist, dass diese Positionen vor dem Vortrag der Umschläge zunächst genehmigt oder abgelehnt werden müssen.
- sich in Überarbeitung befinden: In diesem Fall wird eine Meldung in die Protokolldatei geschrieben, der zu entnehmen ist, dass diese Überarbeitungen vor dem Vortrag der Umschläge zunächst genehmigt oder abgelehnt werden müssen.
Vortragsergebnisse
Während des Vortrags werden folgende Aktualisierungen durchgeführt:
Alter Umschlag:
- Die Budgetposition wird geschlossen und abgeschlossen: Der Betrag (AMT(0)) wird auf die Ausgabensumme gesetzt. Der Saldo beträgt null. Der Saldo der Budgetposition erhöht den restlichen umzulegenden Budgetbetrag.
- Das Budget des vorgetragenen Geschäftsjahres "geschlossen". Der Betrag wird auf die Budgetpositionssumme gesetzt. Budgetbetrag (AMTBUDFIY) – umzulegender Rest (erhöht um den Saldo der Budgetposition) – Rücklage (AMTRESFIY) = Neuer Budgetbetrag (AMTBUDFIY). Der Saldo beträgt null.
Neuer Umschlag:
- Die vorhandenen Umschläge, Budgets und Budgetpositionen behalten ihren Status. Die vom Bericht angelegten Budgets und Budgetpositionen weisen den Status "erfasst" auf.
- Die auf vorhandene Budgetpositionen des folgenden Geschäftsjahres vorgetragenen Budgetpositionen nehmen den Status der neuen Budgetposition an.
- Ist eine Budgetposition mit denselben Eigenschaft vorhanden, so wird deren Betrag um den Vortragsbetrag erhöht. Die vom Vortrag veränderten Budgetpositionen des nächsten Geschäftsjahres behalten ihren Status (erfasst, zu genehmigen oder genehmigt). Dies gilt unabhängig vom Status der aus dem vorherigen Geschäftsjahr vorgetragenen Budgetposition. Es werden die folgenden Aktualisierungen durchgeführt:
- Wenn die Budgetposition nicht vorhanden ist, so wird sie im neuen Geschäftsjahr mit dem Vortragsbetrag aus dem letzten Geschäftsjahr angelegt. Der Status der so angelegten Position lautet "erfasst".
- Wenn das Budget des nächsten Geschäftsjahres existiert, so wird ihm während des Vortrags der noch umzulegende Rest sowie die Rücklage des vorgetragenen Budgets zugeschlagen.
- Ist das Budget des nächsten Geschäftsjahres nicht vorhanden, bedeutet dies, dass das Endedatum des mehrjährigen Umschlags im vorherigen Geschäftsjahr liegt. In diesem Falle ist es also notwendig, vor dem Vortrag die Endedaten der vorzutragenden mehrjährigen Umschläge zu verlängern. Dadurch wird das Budget des nächsten Geschäftsjahres angelegt und während des Vortrags aktualisiert.
Wird das Endedatum der mehrjährigen Umschläge nicht zunächst aktualisiert, so wird während des Vortrags das Budget des nächsten Geschäftsjahres angelegt, und sein Status richtet sich nach dem Wert des Parameters GDDAPPBUD. Ist dieser auf "Ja" gesetzt, lautet der Budgetstatus "erfasst", andernfalls wird der Status des Umschlags übernommen und das Endedatum des Umschlags auf das Endedatum des neuen Geschäftsjahres gesetzt.
Status LB vorgetragen | Status LB MAJ | Aktualisierung |
Zu genehmigen |
| Vortrag unzulässig: zunächst die Genehmigung annehmen oder ablehnen |
Erfasst | Genehmigt | Der budgetierte Betrag wird um den Vortragsbetrag erhöht. Der genehmigte Betrag entspricht dem Betrag der aktualisierten Position. |
Erfasst | Zu genehmigen | Der budgetierte Betrag wird um den Vortragsbetrag erhöht. Der zu genehmigende Betrag wird um den Vortragsbetrag erhöht. |
Erfasst | Erfasst | Der budgetierte Betrag wird um den Vortragsbetrag erhöht. |
Erfasst | Keine Position | Erstellung einer Position mit Status "erfasst" und Betrag = Vortragsbetrag. |
Genehmigt | Genehmigt | Der budgetierte Betrag wird um den Vortragsbetrag erhöht. Der genehmigte Betrag wird um den genehmigten Betrag der vorgetragenen Position erhöht. |
Genehmigt | Zu genehmigen | Der budgetierte Betrag wird um den Vortragsbetrag erhöht. Der "zu genehmigende Betrag" wird um den Vortragsbetrag erhöht. |
Genehmigt | Erfasst | Der budgetierte Betrag wird um den Vortragsbetrag erhöht. |
Genehmigt | Keine Position | Erstellung einer Position mit Status "erfasst" und Betrag = Vortragsbetrag. |
Maskenverwaltung
Der Vortrag der mehrjährigen Umschläge wird in einer einzigen Maske durchgeführt. Im oberen Maskenbereich werden die Auswahlkriterien erfasst, im unteren Maskenbereich werden die Ergebnisse der Auswahl angezeigt.
Die zulässige Anzahl an Zeilen beträgt 500. Bei Überschreitung dieser Begrenzung wird die Meldung "Tabelle voll" ausgegeben. Bestätigt der Benutzer diese Meldung mit "OK", werden die ersten 500 Positionen angezeigt. Um die Auswahl zu reduzieren, müssen die folgende Auswahlkriterien verwendet werden: Standorte, verantwortliche Einheiten, Projekte, Umschläge.
Erfassungsmaske
Übersicht
In den Kopfzeilendaten können die Hauptauswahlkriterien für die ausgewählte Anzeige angegeben werden: Unternehmenscode und altes Geschäftsjahr.
Um die Anzahl der anzuzeigenden Objekte einzugrenzen, können zusätzliche Kriterien vorgegeben werden: Standort, verantwortliche Organisationseinheit, Projekte und Umschläge.
Nach Aktivierung von "Anzeigen / Aktualisieren" wird in der Tabelle die der Auswahl entsprechende Liste von Budgetumschlägen angezeigt.
Wenn zu den erfassten Kriterien keine Auswahl gefunden wird, erscheint die Meldung "Zu diesen Auswahlkriterien wurde kein Datensatz gefunden". Der Benutzer muss dann seine Auswahlkriterien ändern.
Schließen
Felder
In diesem Register befinden sich die folgenden Felder :
Auswahl
| Code des Unternehmens, auf dem der Report der mehrjährigen Budgetpools beruhen muss. Die Auswahl stellt alle auf Unternehmensebene definierten Objekte dar, einschließlich der auf Standortebene dieses Unternehmens definierten Objekte. |
| Code des Unternehmensgeschäftsjahres, ab dem die Budgets und Budgetpositionen vorgetragen werden müssen. Die Erfassung des Codes des Sendergeschäftsjahres ermöglicht die Anzeige des Beginns und des Endes dieses Geschäftsjahres, den Code des Empfängergeschäftsjahres und dessen Beginn und Ende. Die Änderung der Auswahlperiode kann nur über die Änderung des Codes des Sendergeschäftsjahres erfolgen. Standardmäßig wird dieser Code vom aktuellen Geschäftsjahr angegeben. |
| Jahrgang des Sendergeschäftsjahres. Das Sendergeschäftsjahr ist das Geschäftsjahr, in dem die erneut durchzuführenden oder vorzutragenden Budgetpools, Budgets und Budgetpositionen ausgewählt sind. |
| Startdatum des Sendergeschäftsjahres der Budgetpools, Budgets und Positionen, die verlängert oder vorgetragen werden, und über den erfassten Geschäftsjahrescode festgelegt werden. |
| Enddatum des Sendergeschäftsjahres der Budgetpools, Budgets und Positionen, die verlängert oder vorgetragen werden, und über den erfassten Geschäftsjahrescode festgelegt werden. |
| Code des Geschäftsjahres des Unternehmens, in dem die Salden der Budgets und Budgetpositionen vorgetragen werden müssen. |
| Jahrgang des Empfängergeschäftsjahres. Das Empfängergeschäftsjahr ist das Geschäftsjahr, in dem die Salden der Budgets und Budgetpositionen vorgetragen werden müssen. |
| Beginndatum des Geschäftsjahres, in dem die Salden der Budgets und Positionen vorgetragen werden müssen, das über den Code des Empfängergeschäftsjahres festgelegt wird. |
| Enddatum des Geschäftsjahres, in dem die Salden der Budgets und Positionen vorgetragen werden müssen, das über den Code des Empfängergeschäftsjahres festgelegt wird. |
Kriterien
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| Code des in der Liste erfassten oder ausgewählten Standorts, wenn das Kriterium "Alle Standorte" abgewählt ist. |
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| Code der in der Liste erfassten oder ausgewählten Einheit, wenn das Kriterium "Alle Einheiten" abgewählt ist. |
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| Code des in der Liste erfassten oder ausgewählten Projekts, wenn das Kriterium "Alle Projekte" abgewählt ist. |
| Ist diese Option ausgewählt, werden alle für das erfasste Unternehmen definierten Budgetpools dargestellt. Ist diese Option abgewählt, kann die Suche nach einem Budgetpool verfeinert werden.
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| Code des in der Liste erfassten oder ausgewählten Budgetpools, wenn das Kriterium "Alle Budgetpools" abgewählt ist. |
Blocknummer 3
| Ist diese Option abgewählt, wird ein Protokoll mit der Liste der verarbeiteten Budgetpools bei der Verarbeitungsausgabe erstellt. Andernfalls wird bei der Verarbeitungsausgabe keine Logdatei ausgegeben.
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| Dieser Button ermöglicht die Berücksichtigung der erfassten Kriterien und den Start der Auswahl. Er muss nach jeder Kriterienänderung verwendet werden. |
| Dieser Button ermöglicht die Auswahl oder das Löschen der Auswahl aller im Auswahlergebnis dargestellten Budgetpools. |
Tabelle Mehrjährige Budgetpools
| Die Auswahl der vorzutragenden Budgetpools kann individuell oder global ausgeführt werden:
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| Diese Spalte gibt für jeden Budgetpool an, ob die Tabellenposition auf Budgetpoolebene, Budgetebene oder Budgetpositionenebene platziert ist. |
| Code des Budgetpools, der erneut ausgeführt oder vorgetragen werden muss. |
| Bezeichnung "Geschäftsjahr" |
| Verwaltungswährung des Budgetpools, des Budgets und der Budgetpositionen. |
| Budgetbetrag des Budgetpools und der Position zum Zeitpunkt des Reports oder der Verlängerung. |
| Budgetbetrag der Rücklage des Budgetpools und des Budgets zum Zeitpunkt des Reports oder der Verlängerung. |
| Vortragsbetrag des Budgets und der Position, der dem Betrag des Budgets und der Position des neuen Geschäftsjahres hinzugefügt wurde. |
| Vortragsbetrag der Budgetrücklage, der zum Betrag der Budgetrücklage des neuen Geschäftsjahres hinzugefügt wird. |
| Code des Belastungsbudgetkontos der Ausgaben auf die Budgetposition. |
Schließen
Symbol Aktionen
Budgetpool
Mit diesem Button könnender Umschlag, dessen Budget und die Budgetpositionen angezeigt werden.
Kontenklasse
Mit diesem Button kann direkt zur Anzeige einer Budgetposition gewechselt werden.
Schließen
Fehlermeldungen
Während der Erfassung können außer den generischen Meldungen folgende Fehlermeldungen auftreten: :
Keine Auswahl. Ohne Aktion verlassen?
Diese Meldung wird angezeigt, wenn eine Freigabe erteilt wurde (OK oder Eingabetaste), obwohl kein vorzutragender Umschlag ausgewählt wurde.
Das Empfängergeschäftsjahr muss entweder geschlossen oder offen sein
Diese Meldung wird nach der Erfassung des "Per-Geschäftsjahres" angezeigt, wenn das entsprechende An-Geschäftsjahr geschlossen ist.
Nächstes Geschäftsjahr (Empfänger) ist nicht vorhanden / nicht angelegt
Diese Meldung wird nach der Erfassung des "Per-Geschäftsjahres" angezeigt, wenn das entsprechende An-Geschäftsjahr nicht erstellt ist.
Geschäftsjahr nicht geöffnet
Diese Meldung wird nach der Erfassung des "Per-Geschäftsjahres" angezeigt, wenn das entsprechende An-Geschäftsjahr vorhanden, jedoch nicht geöffnet ist.
Für dieses Unternehmen ist im Kostenrechnungsbuchungskreis kein laufendes Geschäftsjahr vorhanden
Diese Meldung wird nach der Erfassung des "Per-Geschäftsjahres" angezeigt, wenn das entsprechende An-Geschäftsjahr vorhanden, jedoch nicht erstellt ist.
Eingabe erforderlich
Diese Meldung wird angezeigt, wenn in den Kriterien die Kontrollkästchen "Alle Standorte", "Alle Einheiten", "Alle Projekte", "Alle Umschläge" deaktiviert sind und keine Einheit, kein Projekt und kein Umschlag ausgewählt oder erfasst wurde.
Der Budgetpool ist dem Projekt nicht zugeordnet
Diese Meldung wird angezeigt, wenn in den Kriterien die Kontrollkästchen "Alle Projekte" und "Alle Umschläge" deaktiviert sind und der erfasste Umschlag dem erfassten oder ausgewählten Projekt nicht zugeordnet ist.
Budgetpool für dieses Unternehmen / diesen Standort nicht definiert
Diese Meldung wird angezeigt, wenn in den Kriterien das Kontrollkästchen "Alle Umschläge" deaktiviert ist und der erfasste Umschlag dem erfassten Unternehmen nicht zugeordnet ist.
Keine Daten für diese Auswahl vorhanden
Diese Meldung wird angezeigt, wenn in den Kriterien das Kontrollkästchen "Alle Umschläge" deaktiviert ist und der erfasste Umschlag einem bereits vorgetragenen Umschlag entspricht oder die für den Vortrag notwendigen Kriterien nicht erfüllt.
Funktion für die mehrjährigen Budgetpools reserviert
Diese Meldung wird angezeigt, wenn in den Kriterien das Kontrollkästchen "Alle Umschläge" deaktiviert ist und der erfasste Umschlag einem Umschlag vom Typ "Jährlich" entspricht.