DATEV-Export

DATEV-Konformität

Allgemeines

Um die Buchhaltungsdaten korrekt zur DATEV-Software Ihres Steuerberaters zu exportieren, müssen bestimmte Regeln bei der Anlage von Masterdaten eingehalten werden, insbesondere bei der Erfassung von Rechnungen, Zahlungen und sonstigen Buchhaltungsbelegen.

Wichtiger Hinweis:

Die DATEV-Exportschnittstelle muss separat lizenziert werden. Den erforderlichen Lizenzschlüssel erhalten Sie von Sage Deutschland.

Verwenden Sie die DATEV-Exportschnittstelle mit den existierenden Sage X3-Versionen.

Wenn Sie Sage X3 bereits verwenden, müssen Sie die Vorgehensweise, wie Sie Buchhaltungsdaten erfassen ändern, um die DATEV-Schnittstelle zu nutzen. Der Datenexport im DATEV ASCII-Format ist für Geschäftsjahre nach diesem Übergang möglich. Von der Datenübertragung für frühere Geschäftsjahre oder Perioden wird abgeraten. Im Allgemeinen sind diese Finanzdaten nicht mit den DATEV-Richtlinien für Buchhaltungsdaten konform.

DATEV-Automatikkonten und Bruttoprinzip

Der DATEV-Kontenplan umfasst DATEV-Automatikkonten. Diese Konten entsprechen Sachkonten, die feste Steuerschlüssel und eine automatische Steuerberechnung umfassen. Für die mit diesen Automatikkonten verbundenen Buchungszeilen werden Umsatz- und Vorsteuer automatisch festgelegt, wenn Ihr Steuerberater die Daten in die DATEV-Software importiert. Die DATEV-Automatikkonten tragen üblicherweise die Kennung AM oder AV.

Die mit DATEV-Automatikkonten verbundenen Buchungszeilen können daher keinen Steuerschlüssel beim Export enthalten. Der Export einer mit einem Steuerschlüssel und einem Automatikkonto verbundenen Zeile wird daher von der DATEV-Lösung zurückgewiesen. Die mit DATEV-Automatikkonten verbundenen Buchungszeilen werden daher immer mit einem Bruttobetrag exportiert.

Bei der Parametrisierung der DATEV-Exportschnittstelle in Sage X3 sind die DATEV-Automatikkonten eindeutig in der Funktion DATEV-Sachkontenzuordnung gekennzeichnet. Verwenden Sie in Sage X3 das Feld DATEV-Automatikkonto, um ein Sachkonto als Automatikkonto für den Datenaustausch mit Ihrem Steuerberater zu kennzeichnen.

Gehen Sie in die Funktion Sachkontenzuordnung (GESDTA), um die DATEV-Automatikkonten Ihren vorhandenen Sachkonten zuzuordnen.

DATEV-Erfassungsprüfung

Um Konflikte beim Datenexport über die DATEV-Schnittstelle zu vermeiden, werden bei der Erfassung von Buchhaltungsdaten Prüfungen ausgeführt, um eine maximale DATEV-Konformität sicherzustellen.

Verwendung von Steuerschlüsseln zugrundeliegender Steuerarten

Wenn Sie in der Funktion Erfassung Buchungen(GESGAS) Buchhaltungsbelege erfassen, müssen Sie darauf achten, dass der Steuerschlüssel der Belegzeilen mit der Steuerart übereinstimmt.

Gehen Sie hierzu in der Verwaltungsfunktion Sachkonten (GESGAC) im Register Verwaltung zum Block Prüfung Steuercodes. Wenn Sie den Prüftyp auf Berechtigung setzen, sind nur die Steuerschlüssel für das Konto zulässig, die in der Tabelle im Block Prüfung Steuercodes definiert sind. So können Sie die korrekten Steuerschlüssel in der Funktion Erfassung Buchungen (GESGAS) auswählen.

Generierung Steuerzeile

In Sage X3 erfolgt die Belegerfassung in Zeilen. Sie erfassen die Nettobeträge und die zugehörigen Steuerbeträge in unterschiedlichen Zeilen. Standardmäßig werden die Steuerzeilen und die Steuerbeträge nicht automatisch angelegt. Sie müssen die Steuerzeilen manuell angeben oder zumindest die Anlage der Steuerzeilen manuell auslösen.

Der Parameter VATLINGNR - Generierung Steuerzeile (Kapitel CPT, Gruppe TVA) ermöglicht die automatische Generierung der Steuerzeilen für die Belege der Funktion Erfassung Buchungen (GESGAS), entweder immer oder nach Bestätigung.

Über die Funktion Abweichende Steuercodes (CONSVCI) können Sie die Buchungszeilen mit Steuerschlüsseln ermitteln, die sich von den Steuerschlüsseln der Sachkonten (GESDTA) unterscheiden. Wenn Sie nicht die korrekten Steuerschlüssel verwenden, wird der Export fehlschlagen.

Gegenkonten

Das DATEV-Datenmodell der Buchhaltungsbelege sieht vor, dass die Haben- und Sollkonten der gleichen Geschäftstransaktion der gleichen Belegzeile zugeordnet werden. Sie müssen daher die erforderlichen Informationen zu den Gegenkonten jeder Belegzeile angeben.

Über die Funktion Analyse Gegenkonto (CONSCAA) können Sie die fehlenden Gegenkonten ermitteln und diese in der entsprechenden Belegzeile hinzufügen.

DATEV-Kompatibilitätsprüfung aktivieren

Der auf Unternehmensebene definierte Parameter GERDATDIS - DATEV-Kompatib. deaktivieren (Kapitel LOC, Gruppe GER) legt fest, ob die unten beschriebenen DATEV-Kompatibilitätsprüfungen aktiv sind oder nicht.

Hat der Parameter den Wert Nein, werden die folgenden Prüfungen ausgeführt:

Länge der Belegnummern

Die Belegnummern können aus bis zu 12 Zeichen bestehen. Belegnummern, die länger als 12 Zeichen sind, werden von der DATEV-Exportschnittstelle abgeschnitten.

Hinweis: Berücksichtigen Sie die von DATEV angegebene Belegnummernlänge während der Einführung und Konfiguration von Sage X3. Um die DATEV-Konformität zu gewährleisten, müssen Sie die in der Standardlösung ausgelieferten Belegnummerlängen überprüfen.

Länge und Zeichen der Sachkonten- und Personenkontennummern

Die Länge der Sachkontennummern und die Länge der Personenkontennummern sind voneinander abhängig. Die Nummern der DATEV-Sachkonten müssen immer aus mindestens 4 Zeichen bestehen. Die Sachkontonummern müssen immer ein Zeichen weniger als die Personenkontonummern haben. Eine Sachkontonummer kann aus maximal 8 Zeichen bestehen. In diesem Fall muss die Personenkontonummer genau 9 Zeichen enthalten. Die DATEV-Kontonummern (Sachkonto oder Personenknoto) müssen immer numerisch sein.

Personenkontennummernbereiche

Die DATEV-Lösung sieht feste Kontonummernbereiche für Kunden- und Lieferantenpersonenkonten vor. Wie in der folgenden Tabelle dargestellt, werden die Personenkontennummernbereiche abhängig von der Länge der Sachkontennummern festgelegt.

Beachten Sie, dass die Personenkontennummern eine Stelle mehr als die entsprechenden Sachkontennummern enthalten.Über die Maske Erfassung im Block Konteneinstellungen können sie die Längen der Personenkonten- oder Sachkontennummern ändern.

Zahlungsgruppierung von Zahlungserfassungstransaktionen

Um DATEV-konform zu sein, müssen Sie die Zahlungsgruppierung für die Zahlungserfassungstransaktionen auf Zahlung setzen. Wenn Sie eine andere Einstellung verwenden, können Sie den Abzug auf innergemeinschaftliche Transaktionen in den zusammenfassenden Meldungen für Deutschland und Österreich nicht neu berechnen. Sie können auch nicht die steuerbaren Zeilen oder die Steuerzeilen für den DATEV-Export eindeutig ermitteln.