Projekte > Zeitverwaltung > Buchung Zeiten 

Verwenden Sie diese Funktion, um freigegebene Mitarbeiterzeiten als Projektkosten zu buchen.

Sie können einen einzelnen Zeiterfassungsdatensatz oder einen Zeiterfassungsdatensatzbereich für ein Unternehmen oder alle Unternehmen buchen. Sie können alle Zeiterfassungen in einem einzigen Journal oder in verschiedenen Journals und für eine gegebene Zeitkategorie (Überstunden, doppelter Satz, Reisezeit) oder für alle Zeitkategorien buchen. Nur Zeiterfassungsdatensätze, die Zeiterfassungen, die den angegebenen Kriterien entsprechen, generieren ein Hauptbuchungskreis- oder Kostenrechnungsbuchungskreisjournal und können gebucht werden.

Die Erfassung, Genehmigung und Buchung von Arbeitszeiten zu Projekten sind verschiedene Prozessschritte. Falls erforderlich, steht ein zusätzlicher Schritt zur Verfügung. Dabei handelt sich um die „Kontrollphase“. Diese Phase ermöglicht es einem Zeiterfassungsadministrator, die freigegebenen Zeiten zu prüfen, bevor ein anderer Administrator diese genehmigt. Wird die Kontrollphase verwendet, sieht der Verarbeitungszyklus einer Zeiterfassung wie folgt aus:

  • Die Arbeitszeit wird für ein Projekt erfasst und anschließend freigegeben.
    Die Erfassung und Freigabe erfolgt in der Funktion Zeiterfassung (PJMTE). Normalerweise wird die Erfassung und Freigabe der Zeiten von dem Mitarbeiter ausgeführt, der den Datensatz angelegt hat. Dies kann auch durch den Administrator der Zeiterfassung erfolgen. Es wird eine neue Zeiterfassungszeile mit dem Status Freigegeben angelegt, wenn der Parameter PJMTIMAUTO - Autom. Freigabe Zeiterfassung (Kapitel TC, Gruppe PJM) den Wert Ja hat.
  • Hat der Parameter PJMTIMENT - Kontrollphase Zeiterfassung (Kapitel TC, Gruppe PJM) den Wert Erforderlich, müssen alle freigegebenen Zeiterfassungen geprüft werden, bevor sie genehmigt werden können.
    Die Kontrollphase erfolgt in der Funktion Genehmigung Zeiten (PTEVAL). In der Regel handelt es sich dabei um den Projektmanager oder einen Projektadministrator. Unabhängig von der Rolle des Managers oder Administrators müssen diese Personen mit den erforderlichen Berechtigungen in ihrem Benutzerdatensatz definiert sein, um diese Aufgabe ausführen zu können.
  • Eine freigegebene und geprüfte (optional) Zeiterfassung wird in der Funktion Genehmigung Zeiten (PTEVAL) genehmigt (oder abgelehnt). In der Regel handelt es sich dabei ebenfalls um den Projektmanager oder einen Projektadministrator.
    • Es können nur die in der Funktion Genehmigung Zeiten genehmigten Zeiterfassungszeilen gebucht werden.
    • Nach der Prüfung einer Zeiterfassungszeile der kann diese nicht mehr geändert werden.
    • Sie können auf die abgelehnten Zeilen in der Funktion Zeiterfassung zugreifen und diese dort korrigieren.
  • Die Buchung einer genehmigten Zeiterfassung erfolgt in dieser Funktion (PTELABPOS). Es können nur genehmigte Zeiterfassungen als Projektausgaben im Modul Buchhaltung gespeichert werden.

Alle Erfassungen müssen freigegeben und geprüft werden (wenn der Parameter PJMTIMENT aktiviert ist), bevor sie genehmigt und gebucht werden können.

    Voraussetzungen

    SEEREFERTTO Siehe Dokumentation Umsetzung

    Maskenverwaltung

    Die Funktion Buchung Zeiten besteht aus einer einzigen Maske, in der Sie Ihre Filterkriterien und die Journalgenerierungsinformationen erfassen.

    Erfassungsmaske

    Übersicht

    Kriterien

    Verwenden Sie diesen Block, um die Zeiterfassungsdatensätze der Mitarbeiter zu filtern oder auszuwählen:

    • Unternehmen/Rechtsordnung. Der Code Unternehmen ist erforderlich, wenn die Buchung ein einziges Unternehmen betrifft, oder wenn Sie ein Multi-Rechtsordnung-System verwenden. Die Rechtsordnung ist erforderlich, wenn die Buchung alle Unternehmen betrifft.
    • Mitarbeiter von/bis. Standardmäßig ist der aktuelle Benutzer als Mitarbeiter von/bis angegeben. Diese Konfiguration ermöglicht Ihnen die Buchung einer einzigen Zeiterfassung. Um mehrere Zeiterfassungen zu buchen, erfassen Sie verschiedene Benutzer in den Feldern Mitarbeiter von/bis.
    • Beginn Zeiterfassung. Der standardmäßig angegebene Beginn Zeiterfassung ist der erste Tag des Monats zwei Monate vor dem aktuellen Monat. Dies kann geändert werden.
    • Ende Zeiterfassung. Das standardmäßig angegebene Ende Zeiterfassung ist das Tagesdatum. Dies kann geändert werden.

    Alle anderen Felder sind optional.

    Generierung

    Verwenden diesen Block, um die Eigenschaften der Journalgenerierung anzugeben.

    Die generierten Beträge werden mithilfe der folgenden Formeln berechnet:

    • Aufgewendete Zeit (Feld PTEQTY) x Projektarbeitskosten (Feld PJMCST) x Multiplikator Satz (Feld PTETYPRAT)
    • Aufgewendete Zeit (Feld PTEQTY) x Aufwandskosten Mitarbeiter (Feld CLBCST) x Multiplikator Satz (Feld PTETYPRAT)

    Ist die Zeitkategorie mit einem Multiplikatorsatz von Null verknüpft, ist der generierte Betrag gleich Null.

    Ein Automatikjournalcode gibt die Struktur des Standardjournals an. Der standardmäßig ausgelieferte Code PTE entspricht dem auf Ebene des Parameters GAUPTE - Zeiterfassung Autom.journal (Kapitel TC, Gruppe PJM) definierten Standardjournal.

    Die Standardgegenkontenbuchungen betreffen das „Auwandskonto Arbeitskraft“ (Soll) und das „Verrechnungskonto Lohnabrechnung“ (Haben). Diese Konten finden Sie über den in der Funktion Kostenart (GESPJCC) angegebenen Kontencode für die im Feld Projektkostenart (PJMPCC) auf Ebene einer Zeiterfassungszeile angegebene Kostenart.

    Die Automatikjournal-Variable AMTPJMTIME wird standardmäßig ausgeliefert. Diese Variable erzwingt die Wechselkurse einer Zeiterfassungszeile auf die gebuchten Werte anstelle der Standardkurse.

    Schließen

     

    Felder

    In diesem Register befinden sich die folgenden Felder :

    Blocknummer 3

    Kriterien

    • Alle Unternehmen (Feld ALLCPY)

    Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um alle Unternehmen einzuschließen. Lassen Sie dieses Kontrollkästchen deaktiviert, um die Verarbeitung für ein einziges Unternehmen auszuführen.

    Juristische Person, für die die Zeiten des Mitarbeiters ausgewählt werden müssen.

    Dieses Feld zeigt den Code der Rechtsordnung des Landes an, zum Beispiel FRA für die französische Rechtsordnung.

    Dieser mit einem Unternehmen verbundene Code ermöglicht die Zuweisung von vordefinierten Regeln und Parametern, die für die Einhaltung landesspezifischer rechtlicher Anforderungen erforderlich sind. Dieser Code kann Kalkulationsregeln, Gesetzliche Erklärungen und Meldungen, die Steuerverwaltung etc. umfassen.

    Die Rechtsordnungen sind in der sonstigen Tabelle 909 definiert. Die allgemeinen Parameter können auch auf Rechtsordnungsebene definiert werden.

    • Alle Standorte (Feld ALLFCY)

    Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um alle Standorte einzuschließen. Lassen Sie dieses Kontrollkästchen deaktiviert, um die Verarbeitung für einen einzigen Standort auszuführen.

    Standort, für den die Zeiten des Mitarbeiters ausgewählt werden müssen.

    Einschränkung der Ergebnisse auf einen Projektcodebereich. Geben Sie für ein einzelnes Projekt den gleichen Projektcode in den Feldern Projekt von und Projekt bis an. Er kann enthalten:

    • Projektcode,
    • Projektcode und Projektbudgetcode,
    • Projektcode und Projektaufgabencode (entweder ein Arbeitskraftaufgabencode oder eine Kombination aus Arbeitskraftaufgaben- und Materialaufgabencode).

    Wird in diesem Feld ein Sonderzeichen angezeigt, zum Beispiel ein Ausrufezeichen (!), bedeutet das, dass es mit der Projektstruktur verbunden ist. Die Ausrufezeichen dienen als Trennzeichen zwischen dem Projektcode und der Struktur (entweder die Struktur des Projektbudgets oder die operative Projektstruktur (hinsichtlich der Aufgabe)). Beispiel: Ist der Materialaufgabencode 'USA-P3' und der Projektcode 'USA12345678', zeigt dieses Feld die Verknüpfung mit der operativen Projektstruktur an (USA12345678-P3).

    Die Anzahl der verwendeten Trennzeichen ermöglicht auch die einfache und schnelle Identifikation der Verknüpfung mit dem Projekt oder der Projektstruktur. Ist kein Trennzeichen vorhanden, erfolgt die Verknüpfung zum Projekt. Ein eindeutiges Trennzeichen, z.B. ein Ausrufezeichen, direkt nach dem Projektcode (der erste Code) bedeutet, dass die Verknüpfung einer Aufgabe entspricht (Verknüpfung zur operativen Projektstruktur). Zwei Trennzeichen nach dem Projektcode bedeuten, dass die Verknüpfung einem Budgetcode entspricht (Verknüpfung zum Projektbudget).

     

    • Gesamtes Projekt (Feld PJTDSPALL)

    Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um alle mit den ausgewählten Projekten verbundenen Datensätze zu veröffentlichen. Lassen Sie dieses Kontrollkästchen deaktiviert, um nur die mit der ausgewählten Projektstruktur verbundenen Datensätze zu veröffentlichen.

    Enthalten die Felder Projekt von/bis ein Sonderzeichen, z.B. ein Ausrufezeichen (!), umfasst die Referenz die Projektstruktur. Die Ausrufezeichen dienen als Trennzeichen zwischen dem Projektcode und der Struktur (entweder die Struktur des Projektbudgets oder die operative Projektstruktur (hinsichtlich der Aufgabe)). Beispiel: Ist der Materialaufgabencode 'USA-P3' und der Projektcode 'USA12345678', zeigt dieses Feld die Verknüpfung mit der operativen Projektstruktur an (USA12345678-P3).

    • Alle Mitarbeiter (Feld ALLCLB)

    Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um alle Mitarbeiter einzuschließen. Lassen Sie dieses Kontrollkästchen deaktiviert, um die Verarbeitung für einen einzigen Mitarbeiter oder einen Mitarbeiterbereich auszuführen.

    Filtern Sie die Ergebnisse innerhalb eines Mitarbeiterbereichs. Geben Sie für einen einzelnen Mitarbeiter den gleichen Mitarbeitercode in den Feldern Mitarbeiter von und Mitarbeiter bis ein. Die Felder Mitarbeiter von und Mitarbeiter bis sind Pflichtfelder.

     

    • Alle Währungen (Feld ALLCUR)

    Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um alle Währungen einzuschließen. Lassen Sie dieses Kontrollkästchen deaktiviert, um die Verarbeitung für eine einzige Währung oder Währungsgruppe auszuführen.

    Eine Währungsgruppe ist eine Gruppe von Währungen.

    Währungsgruppen werden in den Auswahlkriterien zum Filtern von Währungen verwendet.

    Verwenden Sie dieses Feld, um die Ergebnisse für einen spezifischen Währungscode zu filtern.

    • Beginn Zeiterfassung (Feld DATSTR)

    Filtern Sie die Zeiterfassungen einer spezifischen Periode. Erfassen Sie für einen einzigen Tag das gleiche Datum in den zwei Feldern Beginn Zeiterfassung und Ende Zeiterfassung. Die Felder Beginn Zeiterfassung und Ende Zeiterfassung sind Pflichtfelder.

    Generierung

    • 1 Zeiterfassung/Beleg (Feld TIMCLB)

    Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn alle den Kriterien entsprechenden Mitarbeiterzeiterfassungen in einem einzigen Journal gebucht werden sollen. Lassen Sie dieses Kontrollkästchen deaktiviert, wenn die den Kriterien entsprechenden Zeiterfassungen in verschiedenen Journals gebucht werden sollen.

    • Belege generieren (Feld GENECR)

    Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um die Buchungen zu generieren. Lassen Sie dieses Kontrollkästchen deaktiviert, wenn die Verarbeitung im Simulationsmodus ausgeführt wird. Alle Zeiterfassungen, die den Auswahlkriterien entsprechen, werden in der Logdatei mit den generierten Buchungsbelegen detailliert aufgeführt.

    • Generierungstyp (Feld CAT)

    Die Kategorie ist auf Ebene des Belegtyps parametrisiert.
    Es gibt drei mögliche Buchungsbelegkategorien:

    Tatsächlich
    Der tatsächliche Buchungsbeleg ist ein Beleg, der angezeigt und bearbeitet werden kann (Hauptbuch, Bilanz etc.). Bei Speicherung des Beleges wird dieser in die Bilanz aufgenommen.

    Aktive oder inaktive Simulation:
    Der Simulationsbeleg wird bei Aktivierung in die Anzeigemasken und Druckausgaben aufgenommen. Er kann in einen tatsächlichen Beleg umgewandelt oder deaktiviert werden. Wird der Simulationsbeleg deaktiviert, wird er zu einem inaktiven Simulationsbeleg (d.h. zu einem in den Anzeigen und auf den Druckausgaben nicht sichtbaren Beleg: z.B. die Inventarbuchungen).
    SEEWARNINGEine Periode eines Buchungskreistyps kann erst dann abgeschlossen werden, wenn die Simulationsbuchungen entweder in tatsächliche Buchungen umgewandelt oder storniert wurden. Die Statusänderung an den Simulationsbelegen wird in der Buchhaltung vorgenommen.

    • Buchungsstatus (Feld STA)

    Verwenden Sie dieses Feld, um den Belegstatus auszuwählen: Vorläufig oder Endgültig.

    Ist der Status Endgültig, können Sie nur Änderungen zu informativen Zwecken ausführen, oder wenn die Änderungen Kostenrechnungsbelastungen betreffen. Datum, Beträge, Konten, USt.-Code und andere rein buchhalterische Daten können dann nicht mehr geändert werden.

    Jedem erfassten Buchungsbeleg wird ein bestimmter Datentyp zugeordnet. Der Belegtyp entspricht der Art der erfassten Buchung: Ausgangsrechnung, Sonstige Vorgänge, Einnahmen etc.

    Diese Daten beziehen sich auf Verwaltungsregeln in Bezug auf USt., Mahnungen etc. Es handelt sich dabei um eines der Schlüsselelemente der Belegerfassung.

    Je nach Parameter des zurückgehaltenen Belegtyps kann die Übernahme auf die manuellen Buchungskreise geöffnet oder geschlossen werden.

    SEEWARNINGDer Belegtyp hat höhere Priorität und unterbricht die Übernahme auf die anderen Buchungskreise des Unternehmens des erfassten Standorts.

    Erfassen Sie den Journalcode (1 bis 5 alphanumerische Zeichen).

    Das Journal kann standardmäßig in Abhängigkeit des ausgewählten Belegtyps initialisiert werden. Er entspricht dem Buchungsbeleg, in dem die Buchung gespeichert wird.

    Die Erfassung eines nicht zulässigen Journalcodes auf Ebene des Belegtyps ist nicht möglich.

    Die Journalcodes können für ein Unternehmen, einen Standort oder eine Gruppe gelten, die vorgegeben sind. Diese Informationen werden zum Zeitpunkt der Anlage des Journalcodes definiert. Das Auswahlfenster dieses Felds (über die Auswahlfunktion) berücksichtigt diese Informationen jedoch nicht. Diese Prüfungen werden angewendet, wenn Sie den Journalcode auswählen oder bestätigen. Sie können den Journalcode ändern, wenn eine Fehlermeldung anzeigt, dass er ungültig ist.

    Für Zeiterfassungsbuchungen bestimmt der Code der auf Ebene des Parameters GAUPTE - Zeiterfassung Autom.journal (Kapitel TC, Gruppe PJM) definierten Automatik-Buchung die Struktur des Standardjournals. Der standardmäßig ausgelieferte Code PTE identifiziert das Standardjournal.

    • Belegdatum (Feld ACCDAT)

    Dieses Datum entspricht dem Datum der generierten Buchungen. Es muss zu einem für alle Buchungskeistypen offenen Geschäftsjahr oder einer Periode gehören.
    Es handelt sich dabei um das Standardreferenzdatum.

    • Logdatei (Feld LOGFILE)

    Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um die detaillierte Logdatei der gebuchten Journals zu generieren. Lassen Sie dieses Kontrollkästchen deaktiviert, wenn Sie keine Logdatei anzeigen möchten.

    Schließen

     

    Spezifische Aktionen

    Klicken Sie auf Memo, um die aktuellen Parameter in einem Memocode zu speichern und später wiederzuverwenden. Das Memo ist mit Ihrem Benutzerprofil verknüpft, und nicht mit der Funktion oder der Maske.

    Der Memocode STD wird automatisch angezeigt, wenn er mit der Maske verknüpft ist.

    Weitere Informationen zur erweiterten Verwendung der Aktion Memo finden Sie in der Dokumentation Allgemeine Ergonomie der SAFE X3-Softwarepakete.

    Klicken Sie auf Abruf, um die unter einem spezifischen Memocode gespeicherten Kriterien und Generierungsinformationen zu laden.

    Klicken Sie auf Memo löschen, um einen spezifischen Memocode zu löschen.

    Fehlermeldungen

    Nur generische Fehlermeldungen.

    Verwendete Tabellen

    SEEREFERTTO Siehe Dokumentation Umsetzung