Genehmigung Zeiten
Verwenden Sie diese Funktion, um die von einzelnen Mitarbeitern erfassten Zeiten zu verwalten.
Diese Funktion ermöglicht die Prüfung, Genehmigung oder Ablehnung von Zeiterfassungsdatensätzen, die ein Mitarbeiter in der Funktion Zeiterfassung (PJMTE) oder Wochenstundennachweis (PJMTEW) erfasst und freigegeben hat. Innerhalb eines Unternehmens können Sie Zeiterfassungsdatensätze für einen einzelnen Standort oder alle Standorte, für einen Mitarbeiter oder alle Mitarbeiter, für ein Projekt oder alle Projekte, und für nicht projektbezogene Aktivitäten verwalten.
In der Regel handelt es sich dabei um den Projektmanager oder Projektadministrator, der die Prüfung und Genehmigung vornimmt.
Die Erfassung, Genehmigung und Buchung von Arbeitszeiten sind verschiedene Prozessschritte. Falls erforderlich, steht ein zusätzlicher Schritt zur Verfügung. Dabei handelt sich um die „Kontrollphase“. Diese Phase ermöglicht es einem Zeiterfassungsadministrator, die freigegebenen Zeiten zu prüfen, bevor ein anderer Administrator diese genehmigt. Wird die Kontrollphase verwendet, sieht der Verarbeitungszyklus einer Zeiterfassung wie folgt aus:
- Erfassung: Die Arbeitszeit wird erfasst und anschließend freigegeben.
Die Erfassung und Freigabe erfolgt in der Funktion Zeiterfassung (PJMTE) oder in der Funktion Wochenstundennachweis (PJMTEW).
Normalerweise wird die Erfassung und Freigabe von dem Mitarbeiter ausgeführt, der den Zeiterfassungsdatensatz erstellt hat. Dies kann auch durch einen Zeiterfassungsadministrator erfolgen.
Jede neue Zeiterfassungszeile wird mit dem Status Freigegeben angelegt, wenn der Parameter PJMTIMAUTO - Autom. Freigabe Zeiterfassung (Kapitel TC, Gruppe PJM) den Wert Ja hat. - Prüfung: Hat der Parameter PJMTIMENT - Kontrollphase Zeiterfassung (Kapitel TC, Gruppe PJM) den Wert Erforderlich, müssen alle Zeiterfassungsdatensätze zunächst geprüft werden, bevor sie genehmigt werden zu können.
Die „Kontrollphase“ erfolgt in dieser Funktion (PTEVAL).
In der Regel handelt es sich dabei um den Projektmanager oder einen Projektadministrator. Unabhängig von der Rolle des Managers oder Administrators müssen diese Personen mit den erforderlichen Berechtigungen in ihrem Benutzerdatensatz definiert sein, um diese Aufgabe ausführen zu können. - Genehmigung: Die freigegebenen und geprüften (optional) Zeiterfassungsdatensätze werden entweder genehmigt oder abgelehnt.
Eine freigegebene und geprüfte Zeiterfassung wird in dieser Funktion (PTEVAL) genehmigt oder abgelehnt. In der Regel handelt es sich dabei ebenfalls um den Projektmanager oder einen Projektadministrator. - Bevor die Zeiterfassungsdatensätze gebucht werden können, müssen sie zunächst in dieser Funktion genehmigt werden.
- Nach der Prüfung einer Zeiterfassung kann diese nicht mehr geändert werden.
- Sie können auf die abgelehnten Zeiterfassungsdatensätze in der Funktion Zeiterfassung oder Wochenstundennachweis zugreifen und diese dort korrigieren.
- Buchung: Es können nur genehmigte Zeiterfassungen als Projektausgaben im Modul Buchhaltung gespeichert werden.
Die Buchung einer genehmigten Zeiterfassung erfolgt in der Funktion Buchung Zeiten (PTELABPOS).
Alle Erfassungen müssen freigegeben und geprüft werden (wenn der Parameter PJMTIMENT aktiviert ist), bevor sie genehmigt und gebucht werden können.
Die Zeiterfassungen können nur gebucht werden, wenn sie über diese Funktion genehmigt wurden.
Voraussetzungen
Siehe Dokumentation Umsetzung
Maskenverwaltung
Die Funktion Genehmigung Zeiten besteht aus einem Kopfbereich, in dem Sie Ihre Auswahlkriterien angeben, zwei Bereichen für die Anzeige der freizugebenden Arbeitszeiten und die Verarbeitung der freigegebenen Zeiten, und einem Referenzbereich:
- Zu bearbeiten. Dieser Bereich ermöglicht die Änderung des Status eines Zeiterfassungsdatensatzes.
- Freigabe ausstehend. Dieser Bereich ermöglicht die Anzeige der aufgewendeten Zeit nach Datum, die der Mitarbeiter noch nicht freigegeben hat. Dieser Bereich hilft insbesondere den Zeiterfassungsadministratoren dabei sicherzustellen, dass alle erwarteten Zeiterfassungsdatensätze zeitnah durchgeführt werden.
- Sektor. Dieser Bereich zeigt die dem ausgewählten Standort zugewiesenen Sektortypen an. Die Sektoren dienen als Referenz. Sie können nicht im Buchungskreis gebucht werden.
Kopfbereich
Übersicht
Verwenden Sie diesen Bereich, um Zeitdatensätze Ihrer Mitarbeiter zu filtern oder auszuwählen:
- Beginn / Ende. Um die aufgezeichneten Zeiten für eine einzelnen Tag zu verwalten, geben Sie das gleiche Datum in den Feldern Beginn und Ende an. Sie können das Feld Beginn leer lassen, um eine Suche in allen aktuellen Datensätzen auszuführen.
- Projekt. Erfassen oder wählen Sie einen spezifischen Projektcode. Lassen Sie das Feld leer, um alle Projekte und nicht projektbezogenen Aktivitäten einzuschließen.
Filtern Sie die Ergebnisse nach dem Status der Zeiterfassungsdatensätze mithilfe des Felds Status. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld.
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Felder
In diesem Register befinden sich die folgenden Felder :
Blocknummer 2
Kriterien
| Erfassen oder wählen Sie das Unternehmen, in dem die Projekte verwaltet werden. |
| Verwenden Sie dieses Feld, um die Mitarbeiterzeitendatensätze für einen Budgetstandort, der ein Buchhaltungsstandort ist, oder für einen Aufgabenstandort, der ein Betriebsstandort ist, zu filtern. Erfassen oder wählen Sie einen spezifischen Standortcode. Lassen Sie das Feld leer, um alle Standorte einzuschließen. |
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| Standort, für den die Zeiten des Mitarbeiters ausgewählt werden müssen. |
| Erfassen oder wählen Sie eine bestimmte Rolle.
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| Benutzercode, für den Mitarbeiterzeiten erfasst wurden.
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| Verwenden Sie dieses Feld, um die ursprünglichen (übergeordneten) Projektcodes zu filtern, denen Sie oder der jeweilige Mitarbeiter zugewiesen sind. Erfassen oder wählen Sie einen spezifischen Projektcode. Lassen Sie das Feld leer, um alle Projektcodes einzuschließen. |
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| Filtern Sie die Ergebnisse innerhalb eines Datumsbereichs. Erfassen Sie für einen einzigen Tag das gleiche Datum in den zwei Feldern Beginn und Ende. Sie können das Feld Beginn leer lassen, um eine Suche in allen Datensätzen auszuführen. |
| Dieses Feld ermöglicht das Filtern der Mitarbeiterzeitendatensätze, die durch den aktuellen Bearbeitungsstatus der Zeiterfassungszeile ausgewählt werden müssen. Die folgenden Schritte sind mit dem Freigabeprozess einer Zeiterfassung verbunden:
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Schließen
Register Zu bearbeiten
Übersicht
Dieser Bereich ermöglicht die Änderung des Status eines Zeiterfassungsdatensatzes.
Die verfügbaren Aktionen werden nacheinander abhängig vom aktuellen Status der Zeiterfassungszeile angezeigt. Gibt es zum Beispiel in Ihrem Unternehmen eine „Kontrollphase“, wird die Aktion Genehmigen nur angezeigt, wenn die Arbeitszeitdatensätze geprüft wurden. Die Verwaltungsreihenfolge lautet Freigeben > Prüfen (optional) > Genehmigen. Die Aktion Ablehnen ist nur verfügbar, bis die Arbeitszeiten je nach Parametrisierung geprüft oder genehmigt wurden.
Tipp: Um den Status aller angezeigten Zeilen zu ändern, klicken Sie auf die Aktion Alle auswählen.
Der Benutzerdatensatz prüft jeden Schritt des Erfassungs- und Freigabezyklus eines Zeiterfassungsdatensatzes wie folgt:
Das Kontrollkästchen Zeiterfassung muss aktiviert sein, damit Sie Ihre eigene Arbeitszeit erfassen und freigeben können. Das Kontrollkästchen Zeiterfassung und das Kontrollkästchen Administrator Zeiterfassung müssen aktiviert sein, damit Sie Zeiten für einen anderen Benutzer erfassen können. Der Zugriff auf die Funktion Genehmigung Zeiten (PTEVAL) muss auf Ebene des Profils mit der Option 4 zur Freigabe der Zeiten eines anderen Benutzers aktiviert sein. Der Zugriff auf die Funktion Genehmigung Zeiten (PTEVAL) muss auf Ebene des Profils mit der Option 5 zur Prüfung der Arbeitszeiten aktiviert sein. Der Zugriff auf die Funktion Genehmigung Zeiten (PTEVAL) muss auf Ebene des Profils mit der Option 6 zur Genehmigung der Arbeitszeiten aktiviert sein. Um eine Zeiterfassungszeile ablehnen zu können, muss der Zugriff auf die Funktion Genehmigung Zeiten (PTEVAL) auf Ebene des Profils mit der Option 7 aktiviert sein.
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Felder
In diesem Register befinden sich die folgenden Felder :
Tabelle
| Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie den Status dieser Zeiterfassungszeile ändern möchten. |
| Dieses Feld zeigt den aktuellen Status des freigegebenen Zeiterfassungsdatensatzes an. Die folgenden Schritte sind mit dem Freigabezyklus einer Zeiterfassung verbunden:
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| Benutzercode, für den Mitarbeiterzeiten erfasst wurden.
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| Dieses Feld zeigt das spezifische Datum an, an dem die Arbeitszeit von dem Mitarbeiter aufgewendet wurde. Dabei kann es sich um die für ein Projekt, eine Aufgabe, einen Arbeitsgang, ein Budget oder eine nicht projektbezogene Aktivität (Urlaub, Fortbildung etc.) aufgewendete Zeit erfassen. |
| Dieses Feld zeigt den Code eines spezifischen Projekts an, an dem Ihr Unternehmen derzeit arbeitet. |
| Dieses Feld gibt den spezifischen Aufgabencode für das Projekt an, dessen Zeiten gespeichert werden. Jeder Aufgabencode entspricht einer Betriebsphase des Projekts. |
| Dieses Feld gibt die Nummernkreisnummer eines spezifischen Arbeitsgangs an, für den die Zeiten des Mitarbeiters gespeichert wurden. |
| Dieses Feld gibt den spezifischen Budgetcode für das Projekt an, dessen Zeiten gespeichert werden. Jeder Budgetcode entspricht einer Finanzphase des Projekts. |
| Dieses Feld zeigt die Bezeichnung der Nummernkreisnummer des Arbeitsgangs an. |
| Dieses Feld nimmt standardmäßig die Währung des für das Projekt definierten Verkaufsstandorts an (Feld Verkaufsstandort). Nach Anlage des Projekt kann es nicht mehr geändert werden. |
| Dieses Feld zeigt den Code der Zeiteinheit an, in der diese Arbeitskraftzeit gespeichert wurde. |
| Dieses Feld zeigt die von einem Mitarbeiter für eine spezifische Aktivität an einem gegebenen Datum erfasste Zeit an. Dabei kann es sich um die für ein Projekt, eine Aufgabe, einen Arbeitsgang, ein Budget oder eine nicht projektbezogene Aktivität (Urlaub, Fortbildung etc.) aufgewendete Zeit erfassen. |
| Dieses Feld gibt die spezifische Zeitkategorie (Überstunden, doppelter Satz, Reisezeit) an, für die die Zeitdatensätze des Mitarbeiters erfasst wurden. |
| Dieses Feld gibt den Multiplikatorsatz der in den Feldern Projektarbeitskosten (PJMCST) und Aufwandskosten Mitarbeiter (CLBCST) der Zeiterfassung definierten Aufwandskosten an. Abhängig vom Wert des Felds Zeitkategorie (PTETYP). Das Feld zeigt z. B. „1“ für eine Kategorie, die der Standardarbeitszeit entspricht, an, und „2“, wenn die Kosten mit 2 multipliziert werden. Zeigt es „0“ (Null) an, wird die Zeiterfassung auf Null gesetzt. Dieser Multiplikatorsatz wird in der Funktion Finanzübersicht (PJMFINOV0) für die Berechnung der Kosten und in der Funktion Buchung Zeiten (PTELABPOS) für die Berechnung des Werts der zugehörigen Buchungszeile verwendet. Der gebuchte Betrag wird mit der folgenden Formel berechnet:
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| Dieses Feld zeigt für einen Budgetcode den Buchhaltungsstandort des Betriebsstandorts, oder für eine Aufgabe den Betriebsstandort für dieses Projekt an. |
| Dieses Feld zeigt den Code des Benutzers an, der den Datensatz erstellt oder erfasst hat. |
| Dieses Feld gibt den Code des letzten Benutzers an, der den Datensatz geändert hat. |
| Dieses Feld gibt den Code des Benutzers an, der den Datensatz freigegeben hat. |
| Dieses Feld gibt den Code des Benutzers an, der den Datensatz geprüft hat. Dieses Feld gibt hiermit an, dass ein Projektmanager oder Projektadministrator diesen Zeiterfassungsdatensatz überprüft hat, bevor ein anderer Projektmanager oder Projektadministrator diesen genehmigt,
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| Dieses Feld gibt den Code des Benutzers an, der den Datensatz genehmigt hat. |
| Ist dieses Feld ausgefüllt, zeigt es den Code des Benutzers an, der den Datensatz abgelehnt hat. |
| Dieses Feld gibt den Code des Benutzers an, der den Datensatz gebucht hat. |
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Symbol Aktionen
Wechselkurs
Klicken Sie auf Wechselkurs über das Symbol Aktionen, um den Wechselkurs der Zeile anzuzeigen oder zu ändern.
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Register Freigabe ausstehend
Übersicht
Dieser Bereich zeigt alle neuen verfügbaren Zeiterfassungsdatensätze für die im Kopfbereich definierten Filter an. Dieser Bereich ermöglicht die Anzeige der Zeiten nach Datum, die der Mitarbeiter noch nicht freigegeben hat.
Die in diesem Bereich angezeigten Zeiterfassungsdatensätze können noch nicht verarbeitet werden.
Dieser Bereich hilft insbesondere den Zeiterfassungsadministratoren dabei sicherzustellen, dass alle erwarteten Zeiterfassungsdatensätze zeitnah durchgeführt werden.
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Felder
In diesem Register befinden sich die folgenden Felder :
Tabelle
| Benutzercode, für den Mitarbeiterzeiten erfasst wurden.
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| Dieses Feld zeigt das spezifische Datum an, an dem die Arbeitszeit von dem Mitarbeiter aufgewendet wurde. Dabei kann es sich um die für ein Projekt, eine Aufgabe, einen Arbeitsgang, ein Budget oder eine nicht projektbezogene Aktivität (Urlaub, Fortbildung etc.) aufgewendete Zeit erfassen. |
| Dieses Feld zeigt den Code eines spezifischen Projekts an, an dem Ihr Unternehmen derzeit arbeitet. |
| Dieses Feld gibt den spezifischen Aufgabencode für das Projekt an, dessen Zeiten gespeichert werden. Jeder Aufgabencode entspricht einer Betriebsphase des Projekts. |
| Dieses Feld gibt die Nummernkreisnummer eines spezifischen Arbeitsgangs an, für den die Zeiten des Mitarbeiters gespeichert wurden. |
| Dieses Feld gibt den spezifischen Budgetcode für das Projekt an, dessen Zeiten gespeichert werden. Jeder Budgetcode entspricht einer Finanzphase des Projekts. |
| Dieses Feld zeigt die Bezeichnung der Nummernkreisnummer des Arbeitsgangs an. |
| Dieses Feld zeigt den Code der Zeiteinheit an, in der diese Arbeitskraftzeit gespeichert wurde. |
| Dieses Feld zeigt die von einem Mitarbeiter für eine spezifische Aktivität an einem gegebenen Datum erfasste Zeit an. Dabei kann es sich um die für ein Projekt, eine Aufgabe, einen Arbeitsgang, ein Budget oder eine nicht projektbezogene Aktivität (Urlaub, Fortbildung etc.) aufgewendete Zeit erfassen. |
| Dieses Feld gibt die spezifische Zeitkategorie (Überstunden, doppelter Satz, Reisezeit) an, für die die Zeitdatensätze des Mitarbeiters erfasst wurden. |
| Dieses Feld gibt den Multiplikatorsatz der in den Feldern Projektarbeitskosten (PJMCST) und Aufwandskosten Mitarbeiter (CLBCST) der Zeiterfassung definierten Aufwandskosten an. Abhängig vom Wert des Felds Zeitkategorie (PTETYP). Das Feld zeigt z. B. „1“ für eine Kategorie, die der Standardarbeitszeit entspricht, an, und „2“, wenn die Kosten mit 2 multipliziert werden. Zeigt es „0“ (Null) an, wird die Zeiterfassung auf Null gesetzt. Dieser Multiplikatorsatz wird in der Funktion Finanzübersicht (PJMFINOV0) für die Berechnung der Kosten und in der Funktion Buchung Zeiten (PTELABPOS) für die Berechnung des Werts der zugehörigen Buchungszeile verwendet. Der gebuchte Betrag wird mit der folgenden Formel berechnet:
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| Dieses Feld nimmt standardmäßig die Währung des für das Projekt definierten Verkaufsstandorts an (Feld Verkaufsstandort). Nach Anlage des Projekt kann es nicht mehr geändert werden. |
| Dieses Feld zeigt den Status Freigabe ausstehend an. Dieser Status gibt an, dass die Zeiterfassungszeile entweder unvollständig oder noch in Bearbeitung ist, oder dass die Freigabe aufgehoben und die Zeile korrigiert wurde und nun noch freigegeben werden muss. |
Schließen
Symbol Aktionen
Wechselkurse
Klicken Sie auf Wechselkurs über das Symbol Aktionen, um den Wechselkurs der Zeile anzuzeigen oder zu ändern.
Schließen
Register Sektor
Übersicht
In diesem Bereich werden alle Sektortypen eines im Bereich Zu bearbeiten ausgewählten Zeiterfassungsdatensatzes angezeigt.
Die Sektoren dienen als Referenz. Sie können nicht in dieser Funktion geändert werden.
Der Standardsektorcode PTE wird mit Ihrem System ausgeliefert. Sie erhalten damit Standardsektorwerte für alle neuen Zeiterfassungsdatensätze. Der Code PTE ist in der Funktion Standardsektoren (GESCDE) definiert.
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Felder
In diesem Register befinden sich die folgenden Felder :
Blocknummer 2
| Diese Tabelle wird automatisch mit den Standarddimensionen geladen, die den Standort der ausgewählten Zeiterfassungszeile zugewiesen sind. |
| Erfassen oder wählen Sie einen Sektorcode, der der entsprechenden Dimension zugeordnet werden soll.
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Spezifische Aktionen
Klicken Sie auf die Aktion Suchen, um die Liste der Zeiterfassungsdatensätze zu laden, die den Auswahlkriterien entsprechen. Die Höchstanzahl angezeigter Zeilen ist in der Funktion Anzeigemasken für den Code PTE definiert. |
Klicken Sie auf die Aktion Alle auswählen, um das Kontrollkästchen Status ändern für alle Zeilen im Bereich Zu bearbeiten zu aktivieren. |
Klicken Sie auf die Aktion Alles freigeben, um das Kontrollkästchen Status ändern für alle Zeilen im Bereich Zu bearbeiten zu deaktivieren. |
Klicken Sie auf die Aktion Freigeben, um alle Zeilen im Bereich Zu bearbeiten freizugeben, für die das Kontrollkästchen Status ändern aktiviert ist. |
Klicken Sie auf die Aktion Prüfung, um zu bestätigen, dass alle Zeilen im Bereich Zu bearbeiten, für die das Kontrollkästchen Status ändern aktiviert ist, überprüft wurden. Diese Aktion ist nur verfügbar, wenn Ihr Unternehmen eine „Kontrollphase“ als Teil des Arbeitszeitgenehmigungsprozesses verwendet (der Parameter PJMTIMENT - Kontrollphase Zeiterfassung (Kapitel TC, Gruppe PJM) hat den Wert Erforderlich). |
Klicken Sie auf die Aktion Ablehnen, um alle Zeilen im Bereich Zu bearbeiten formal abzulehnen, für die das Kontrollkästchen Status ändern aktiviert ist. Diese Aktion ist nur für die Zeiterfassungszeilen mit dem Status Freigegeben verfügbar. Sie ist nicht in geprüften oder genehmigten Zeilen verfügbar.
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