Belege generieren

Hinzufügen eines neuen Buchungskreises: Vorgehensweise

Es wird empfohlen, die unterschiedlichen Aktionen in der nachfolgend beschriebenen Reihenfolge durchführen.

1 - Aktualisierung des Parameters LEDTYPAUT 'Automatischer Buchungskreistyp'

Das Tool berücksichtigt nur die manuell hinzugefügten Buchungskreise. Daher muss die Anzahl an automatisch im Parameter LEDTYPAUT erfassten Buchungskreisen aktualisiert werden. Folglich erscheint der neue Buchungskreis in bestimmten Parametern.

Buchungstypen

Über das Register mit den manuellen Buchungskreisen des Ordners kann für jeden Belegtyp angegeben werden, ob der Buchungskreis systematisch, optional oder überhaupt nicht ausgefüllt werden soll. Wenn das Hinzufügen eines neuen Buchungskreises mit einer Erweiterung des Parameters LEDTYPAUT verbunden ist, wird der neue Buchungskreis standardmäßig in der Tabelle mit dem Berechtigungswert 'Zulässig' angezeigt.

Der Benutzer muss diesen Status für jeden Belegtyp prüfen und ggf. ändern, bevor das Tool zur Wiederherstellung des neuen Buchungskreistyps zu den Positionen aufgerufen wird.
Für spezielle Verarbeitungen (Vortrag am Geschäftsjahresende, Zuordnungsabweichungen oder Umrechnungsabweichungen etc.) müssen unter Umständen neue Belegtypen mit nur einem Buchungskreis (auf diesem neuen Buchungskreis) angelegt werden.

Belegerfassungstransaktionen

Für die in den Parametern Erfassungstransaktion Spalte und Erfassungstransaktion Position referenzierten Erfassungstransaktionen wird die Tabelle 'Buchungskreis' automatisch aktualisiert. Der Benutzer muss jedoch in diesen beiden Transaktionen in den Modus Änderung zurückkehren, die Transaktionen speichern und freigeben. Die Aktualisierung dieser Tabelle auf nicht referenzierten Erfassungstransaktionen für diese beiden Parameter kann falls erforderlich manuell erfolgen.

Erfassungstransaktion Einkaufsmodul

Für alle Erfassungstransaktionen des Einkaufsmoduls enthält die Tabelle der Buchungskreistypen alle Buchungskreise des lokalen Menüs 2644 'Buchungskreistyp'. Dabei kann für jeden automatischen Buchungskreis der Modus 'Unsichtbar' nicht geändert werden. Wenn ein Buchungskreis in einen manuellen Buchungskreis geändert wird, erhält der Benutzer Zugriff auf den Modus. Der Modus 'Unsichtbar' kann ggf. geändert werden.

2 - Aktualisierung der Vorlage

Manuelle Aktualisierung allgemeiner Strukturelemente

• Anlage des Kontenplans
• Anlage / Aktualisierung der Konten nach den Übernahmeregeln
• Anlage der Dimensionen
• Anlage der Sektoren
• Anlage des Buchungskreises

Manuelle Aktualisierung der Vorlage

• Parametrisierung der neuen Buchungskreiszeile
• Aktualisierung des Blocks Prüfungen

Hinzufügen eines Buchungskreises, der nicht sämtliche Unternehmen einer Vorlage betrifft

Eine Vorlage kann für mehrere Unternehmen gelten. Diese Unternehmen können im Prinzip alle den neuen Buchungskreistyp verwenden.
Die Verbindung zwischen einem Unternehmen und einer Buchungsvorlage kann nicht gelöscht werden.
Um einem oder mehreren Unternehmen einer Vorlage einen Buchungskreis hinzuzufügen, wird empfohlen, die Vorlage zu duplizieren und lediglich den Vorlagencode zu ändern. Wurde die Duplizierung einmal ausgeführt, muss die neue Vorlage dem Unternehmen erneut zugeordnet werden. Jede Vorlage kann also entweder über einen identischen oder unterschiedlichen Buchungskreis verfügen.

3 - Aktualisierung der Unternehmensdaten

Unternehmens- und Standortdatensätze

Wird ein Buchungskreis mit Dimensionen hinzugefügt, werden die Sektoren des neuen Buchungskreises im Register ‚Buchhaltung‘ der betreffenden Unternehmens- und Standortdatensätze belegt. Der Benutzer muss ggf. das Feld Sektoren der Unternehmens- und Standortdatensätze und die Felder Erforderlich und Vorerfassung des Unternehmensdatensatzes aktualisieren.

Aktualisierung Geschäftsjahre / Perioden pro Unternehmen

Die Geschäftsjahre und Perioden müssen für alle Kombinationen 'Unternehmen/neuer Buchungskreis' angelegt werden, die die aktualisierte Vorlage referenzieren.
Die Anlage der Geschäftsjahre und Perioden erfolgt über das Tool Erstellung Geschäftsjahre/Periode.

Aktualisierung der Transaktionen Rechnungserfassung pro Unternehmen

Die Tabelle mit den Buchungskreistypen wird in einem Kontext aktualisiert, der nicht die Erfassung beeinträchtigt (der neue Buchungskreis wird nicht angezeigt). Es steht dem Benutzer frei, die Kontoerfassung für den neuen Buchungskreis und die Rangnummer zu parametrisieren.

4 - Aktualisierung der für die Übernahme des neuen Buchungskreises erforderlichen Daten

Aktualisierung der Standarddimensionen

Wenn der neue Buchungskreis neue Dimensionen enthält, müssen die Standarddimensionen für jede Einheit manuell aktualisiert werden:

• das Tool stützt sich auf die Parametrisierung der standardmäßig in der ursprünglichen Belegerfassung definierten Kostenstellen, um die Dimensionen des neuen Buchungskreises in den Belegpositionen zu initialisieren und
• um die Initialisierung der neuen Dimensionen bei der Anlage neuer Belege nach Hinzufügen des Buchungskreises zu ermöglichen.

Anlage der den neuen Dimensionen zugeordneten Sektoren

Die neuen Sektoren müssen per Erfassung oder Import aktualisiert werden.

Hinzufügen der Standardsektoren in die Datenbank

Die neuen Standardsektoren müssen in den unterschiedlichen Datenbanken (Kunde, Lieferant, Steuern etc.), in denen die neuen Dimensionen angegeben wurden, erfasst werden.

Hinzufügen der Standardsektoren in die neuen Dimensionen

Die neuen Standardsektoren müssen in den neu angegebenen Dimensionen erfasst werden.
Dies ist insbesondere wichtig, wenn es sich in der Buchungsvorlage um die Option 'Ausgleich mit Verwaltung von Rundungsabweichung' handelt und wenn eine der neuen Dimensionen als erforderlich definiert wurde und/oder der neue Buchungskreis die Option 'Es muss mindestens eine Dimension erfasst werden' enthält.

Hinzufügen der Standarddimensionen und -sektoren in die Parametrisierung der Belegerfassungstransaktionen.

Die neuen Standardsektoren müssen in die Belegerfassungstransaktionen aufgenommen werden. Beim Hinzufügen der Buchungspositionen des neuen Buchungskreises in existierende Belege werden die Dimensionen dieses Buchungskreises gemäß der Parametrisierung der Standardsektoren in der ursprünglichen Belegerfassung initialisiert.

Aktualisierung der Parametrisierungen der Standardsektoren zur Berücksichtigung der neuen Dimensionen

Die den Belegerfassungstransaktionen zugeordneten Parametrisierungen der Standardsektoren werden beim Hinzufügen des Buchungskreises zur Definition der Belegungsregeln der Dimensionen und Sektoren verwendet. In den Belegzeilen und Dokumenten, die nach dem Hinzufügen des neuen Buchungskreises angelegt wurden, müssen die Codes und Belegungsregeln für die neuen Dimensionen in der Funktion Parametrisierung der Standardsektoren aktualisiert werden.
Der einer Erfassung zugeordnete Standardsektorcode darf außer die im hinzugefügten Buchungskreis definierten Dimensionen keine anderen Dimensionen füllen.

Anlage der Konten des neuen Kontenplans

Die Konten und die Übernahmeregeln müssen aktualisiert werden, um den neuen Buchungskreis zu belegen. Die Dimensionen und Sektoren der Kostenarten können manuell oder über das Register Standarddimensionen des Kontenplans aktualisiert werden.

Erforderlicher Status einer nicht dem neuen Buchungskreis zugeordneten Dimension

Beim Start des Tools 'Buchungskreis hinzufügen' werden alle Standardprüfungen der Belegerfassung ausgelöst.
Bei einem existierenden Kostenrechnungsbuchungskreis mit dem eine nicht erforderliche Dimension erforderlich wird, kann es bestimmte Belege ohne Sektor für diese Dimension geben. Aufgrund der durchgeführten Standardprüfungen wird ein nicht vorhandener Sektor für diese Dimension beim Hinzufügen des neuen Buchungskreises als Fehler betrachtet.
Sie muss daher, bevor das Tool 'Buchungskreis hinzufügen' gestartet wird, vorübergehend als nicht erforderlich definiert werden.

Initialisierung von Fluss und Partner beim Hinzufügen des Buchungskreises

Wenn nur der hinzugefügte Buchungskreis in der Konsolidierungsverwaltung parametrisiert wird:

Die Initialisierung des Flusses und des Partners wird für den neuen Buchungskreis ausgeführt.

Die Prüfung des Flusses und des Partners wird für den neuen Buchungskreis ausgeführt.

Wenn der hinzugefügte Buchungskreis nicht der einzige in der Konsolidierungsverwaltung parametrisierte Buchungskreis ist:

Die Initialisierung wird nicht ausgeführt.

Die Prüfung wird nur für den neuen Buchungskreis ausgeführt.

Siehe Dokumentationen Initialisierung Partner und Initialisierung Fluss.

Maskenverwaltung

Funktionalität

Für einen manuellen Buchungskreis liest das Tool 'Belege generieren' die Belege auf der Erfassungstransaktion (sie bestimmt die Übernahme gemäß der Reihenfolge der Buchungskreistypen). Die Übernahme erfolgt unter Berücksichtigung der Parametrisierung der Konten und des Belegtyps.

  Das Tool startet nicht die Aktualisierung der Salden. Diese Aktualisierung muss über die Organisations-Tools Summen- und Saldenliste, Salden Kostenrechnung und Salden Kostenrechnung Mengen angestoßen werden.

Verwaltung Sonderfälle

Endgültige Belege

Wird ein Beleg als endgültiger Beleg definiert, wird ihm eine laufende Nummer zugewiesen (eine Nummer pro Position). Somit wird gewährleistet, dass weder eine Position gelöscht noch hinzugefügt wurde.
Über eine Komponente aus der laufenden Belegnummer kann der Buchungskreistyp berücksichtigt werden. Jeder Buchungskreistyp hat seine eigene Nummerierungssequenz. Das Hinzufügen von Zeilen zu einem neuen Buchungskreis hat keine Auswirkungen auf diese Sequenz. Der Nummernkreis kann jedoch unterbrochen sein, wenn er nicht über eine Komponente 'Buchungskreistyp' verfügt.

Beispiel:

Ein auf Unternehmen 1 existierender Nummernkreis mit zwei manuellen Buchungskreisen:

Nach Hinzufügen eines IAS-Buchungskreises:

Besondere Buchungen am Ende des Geschäftsjahres

 Der Buchungskreis kann ausschließlich über das erste, nicht abgeschlossene Geschäftsjahr hinzugefügt werden.

Die Verarbeitung Beleggenerierung muss im ersten Geschäftsjahr mit einem Eröffnungssaldo gestartet werden. Dieser Saldo muss für den neuen Buchungskreis erfasst werden (Direkterfassung oder Import). Je nach durchgeführter Auswahl und Beginn der Vortragsbuchungen bestehen zwei Möglichkeiten für die Verarbeitung.
Z. B. Beginn zum 01.01.N-4 mit Anlage des ersten Geschäftsjahres zum 01.01.N-4:

• FALL 1: Hinzufügen des Buchungskreises für alle vergangenen Geschäftsjahre ab dem Geschäftsjahr N-6. Der Eröffnungssaldo muss für diesen neuen Buchungskreis mit einer Belegart mit nur einem Buchungskreis (neuer Buchungskreis) erfasst werden. Jedes Geschäftsjahr muss abgeschlossen werden, und das Tool zum Hinzufügen eines neuen Buchungskreises muss nach jeder Erfassung oder Generierung eines Eröffnungssaldos gestartet werden.
• FALL 2: Hinzufügen des Buchungskreises für alle Geschäftsjahre ab dem Geschäftsjahr N-4. Zwei Lösungen sind möglich.
• Das Geschäftsjahr N-6 muss vor Start des Tools 'Buchungen dem Geschäftsjahr N-6 hinzufügen' geschlossen sein.
  Der Abschlusssaldo des Geschäftsjahres N-6 bzw. der Eröffnungssaldo des Geschäftsjahres N-5 wird zum 01.01.N-5 erfasst, und das Geschäftsjahr N-5 wird anschließend für den neuen Buchungskreistyp abgeschlossen. Damit steht der Eröffnungssaldo des Geschäftsjahres N-4 zur Verfügung. Das Tool kann dann zum Hinzufügen des Buchungskreises zu den Geschäftsjahren N-4, N-3 etc. gestartet werden.
• Die Geschäftsjahre N-6 und N-5 sind geschlossen. Die Belege können nicht wiederhergestellt werden. Der Eröffnungssaldo des Geschäftsjahres N-4 wird per Erfassung oder Import zum 01.01.N-4 mit einem Belegtyp mit nur einem Buchungskreis (neuer Buchungskreis) übernommen. Das Tool kann dann zum Hinzufügen des Buchungskreises angestoßen werden.

Zuordnung und Umrechnung

• Zuordnung
  Wenn der hinzugefügte Buchungskreis als zuordenbar definiert ist und Buchungspositionen in den neuen Buchungskreis aufgenommen werden, wird der Zuordnungscode der Positionen des Hauptstandardbuchungskreises in das Feld Freie Referenz der Zeilen des neuen Buchungskreistyps übernommen.
• Währungsdifferenzen
  Nach jeder Übernahme eines Geschäftsjahres und vor Abschluss eines Geschäftsjahres, für das ein Buchungskreis hinzugefügt wurde und die Zuordnung wiederhergestellt wurde, muss ggf. die Verarbeitung Berechnung der Wechselkursaweichungen gestartet werden.
  

Aktualisierung Verbindlichkeiten

Der neue Buchungskreistyp wird nicht für Verbindlichkeiten hinzugefügt, die vor Hinzufügen bestanden, selbst wenn im Buchungskreis die Option Verbindlichkeiten aktiviert ist.
Wenn also eine Bestellung einer vor Hinzufügen des Buchungskreises erfassten Rechnung zugeordnet wird, werden bei der Vorbelegung der Bestellung in der Rechnung keine Rücknahmen im neuen Buchungskreistyp generiert (sofern zuvor keine Verbindlichkeiten angelegt wurden).

Hinzufügen eines Buchungskreises, der die gleiche Dimension wie ein anderer Buchungskreis verwendet

Fügen Sie in der Buchungsvorlage eines Unternehmens einen Buchungskreis hinzu, der die gleiche Kostenrechnungsdimension wie diese Buchungsvorlage verwendet, übernimmt das Tool für diesen neuen Buchungskreis der belastete Sektor des Buchungskreises mit der gleichen Dimension (die Standardsektoren werden in diesem Fall nicht verwendet).

 Verwaltung Beträge
 

• Auf Ebene der Tool-Parametrisierung können Sie anfordern, dass die Beträge im neuen Buchungskreis aus einem vorhandenen Buchungskreis übernommen werden.
  Diese Möglichkeit ist nur gegeben, wenn auf Ebene der Buchhaltungsvorlagenparametrisierung der Übernahmebuchungskreis die gleichen Währungseigenschaften aufweist, wie der hinzugefügte Buchungskreis: die Haltewährung des Buchungskreises, der Kurstyp, der Belegkurstyp und die Kurserfassung müssen in beiden Buchungskreisen gleich sein.
• Die Kurse des neuen Buchungskreises werden dann genauso wie die des angegebenen Übernahmebuchungskreises übernommen. 
• Für die Belegzeilen mit erzwungenen Beträgen werden diese Beträge identisch übernommen.
• Für die Zeilen mit nicht erzwungenen Beträgen werden sie nicht übernommen, jedoch berechnet.

Die Übernahmemodalitäten der Belegbeträge in den neuen Buchungskreis werden in der folgenden Tabelle zusammengefasst (basierend auf dem Beispiel EUR als Haltewährung des neuen Buchungskreises und des Übernahmebuchungskreises):

• Erfüllt kein Buchungskreis diese Bedingungen, oder sollen keine Beträge aus einem gegebenen Buchungskreis übernommen werden, werden die Belegbeträge des neuen Buchungskreises berechnet. Die Bestimmungsmodalitäten der im neuen Buchungskreis verwendeten Kurse werden in der folgenden Tabelle angezeigt:
   
  

Erfassungsmaske

Spezifische Schaltflächen

Fehlermeldungen

Nur generische Fehlermeldungen.

Verwendete Tabellen

Siehe Dokumentation Umsetzung