Approvazione/Rifiuto
Questa funzione permette al firmatario di effettuare l'accettazione o il rifiuto di approvazione delle richieste a lui pervenute.
Tali richieste possono essergli arrivate tramite un messaggio WORKFLOW o tramite accesso diretto all'elenco delle approvazioni che deve effettuare.
Al ricevimento del messaggio, il firmatario può sia firmare direttamente a partire dalla sua posta elettronica, sia accedere all'elenco degli oggetti di budget che deve approvare. Se il processo di approvazione comporta più firmatari, le firme successive si effettuano in base allo stesso processo del primo firmatario.
Lo stanziamento, il budget o la riga di budget passano in stato "Approvato" soltanto dopo l'ottenimento dell'ultima firma. In caso di rifiuto di uno dei firmatari del circuito, lo stato ritorna ad "Inserito".
Approvazione degli stanziamenti, budget e righe di budget
Il processo di approvazione include due funzioni:
Sottomissione della richiesta di approvazione :
- Partendo dall'oggetto interessato: stanziamento (barra di menù), budget per esercizio (clic destro sulla riga del riquadro) o riga di budget (clic destro sulla riga di budget),
- Tramite una videata di sottomissione che permette di porre una richiesta di approvazione multipla: righe di budget, budget e stanziamenti o Budget e stanziamenti, in funzione della scelta dell'utente, dei suoi privilegi e dei parametri generali che determinano gli oggetti da approvare.
Validazione o rifiuto dell'approvazione:
- Validazione o rifiuto dell'approvazione via mail, in risposta ad un messaggio ricevuto, cliccando sul link corrispondente o mediante accesso alla funzione selezionando il file allegato,
- Tramite una videata di sottomissione che permette di validare o rifiutare la richesta per l'insieme degli oggetti di una richiesta multipla o per un oggetto singolo.
L'approvazione di un oggetto singolo permette di modificare l'importo approvato di questo oggetto, nei limiti dei controlli attuati:Esempio: l'importo dello stanziamento non può essere inferiore alla somma dei suoi budget. L'importo del budget non può superare l'importo dello stanziamento ed essere inferiore alla somma delle sue righe di budget, ecc..
Soltanto le righe di budget comportanti degli importi possono essere sottomesse ad approvazione ed approvate, ad eccezione di quelle classificate "Extra budget" che possono essere sottomesse ad approvazione ed approvate con un totale uguale a zero.
La gestione delle approvazioni degli stanziamenti, budget e righe di budget è regolata da tre parametri società che permettono di definire i controlli (Sì/No) da realizzare a ciascun livello di budget. Non vi sono controlli particolari di coerenza tra i diversi valori.
Questi parametri permettono di precisare se:
- Un'approvazione deve essere elaborata a livello "Stanziamento di budget", parametro GDDAPPENV,
- Un'approvazione deve essere elaborata a livello "Budget per esercizio", parametro GDDAPPBUD,
- Un'approvazione deve essere elaborata a livello "Riga di budget", parametro GDDAPPLIG.
Le diverse combinazioni possibili sono le seguenti:
Conseguenze | Stanziamento | Budget | Riga |
1 Lo stato di ciascun livello evolve indipendentemente | SI | SI | SI |
2 Lo stato della riga di budget evolve in funzione dello stato del suo budget. | SI | SI | NO |
3 Lo stato del budget evolve in funzione dello stato del suo stanziamento | SI | NO | SI |
4 Lo stato del budget e delle righe di budget evolve in funzione dello stanziamento | SI | NO | NO |
5 Solo gli stati del budget e delle righe evolvono | NO | SI | SI |
6 Lo stato della riga di budget evolve in funzione del suo budget | NO | SI | NO |
7 Solo lo stato della riga di budget evolve | NO | NO | SI |
L'opzione NO, NO, NO è vietata da un controllo effettuato durante l'inserimento dei parametri generali.
Se un livello è a "NO", il relativo campo "stato" sarà influenzato dallo stato dell'entità superiore al momento della creazione e seguirà questo stato ad ogni aggiornamento.
Così, se una riga di budget, soggetta ad evoluzione del proprio budget, viene creata dopo la sottomissione del budget, questa riga viene creata in stato "Da approvare", se viene creata dopo l'approvazione del proprio budget, sarà creata con stato "Approvata". Il rifiuto dell'approvazione di un oggetto sottomesso ad approvazione determina il ritorno allo stato "inserito" degli oggetti che sono collegati alla sua evoluzione. Nell'esempio precedente, se il budget riceve un rifiuto di approvazione, tutte le sue righe sono riportate in stato "inserito".
Questi diversi livelli di approvazione sono elaborati in modo sequenziale e secondo dei circuiti di approvazione distinti e parametrizzabili:
- Approvazione in cascata: la richiesta di approvazione di un "Budget per esercizio" è attivata solamente se appartiene ad uno "Stanziamento di budget" approvato o se non vi è approvazione gestita a livello "Stanziamento di budget". Allo stesso modo, la richiesta di approvazione di una "Riga di budget" è attivata soltanto se appartiene ad un "Budget per esercizio" approvato o se non vi è approvazione gestita a livello del "Budget per esercizio".
- Approvazione multipla: l'applicazione permette comunque di effettuare delle richieste di approvazione congiunte di una riga, di un budget e di uno stanziamento, effettuando la selezione tramite il livello più basso. Nel caso di una configurazione che richiede l'approvazione degli stanziamenti, dei budget e delle righe di budget (SI, SI, SI), la selezione di una riga di budget seleziona automaticamente il budget e lo stanziamento. Se non si vuole richiedere l'approvazione delle righe di budget, la selezione si effettua partendo dal budget che seleziona automaticamente lo stanziamento corrispondente. La richiesta di approvazione delle righe di budget potrà essere effettuata solo quando i loro budget saranno approvati. Non è possibile selezionare la sola riga di budget, se il suo budget ed il suo stanziamento non sono approvati.
- Scollegamento delle righe di budget: queste regole in cascata possono essere cancellate a livello dell'utente (parametro generale) per permettere l'approvazione di una riga di budget in anticipo ed autorizzare la trasmissione di acquisti su queste righe, senza provocare l'approvazione dei budget e stanziamenti corrispondenti.
- Accesso limitato per utente: nell'ambito delle regole sopra indicate, i parametri utenti USRAPPENV, USRAPPBUD e USRAPPLIG permettono di limitare l'approvazione, per un determinato utente, ai soli stanziamenti, ai soli budget o alle sole righe, oppure ad una combinazione di questi oggetti (stanziamenti e budget, o budget e righe)
Tali restrizioni non cambiano le regole di gestione delle approvazioni, ed un utente autorizzato all'approvazione delle righe di budget vedrà queste righe di budget se i parametri di approvazione ne prevedono l'approvazione diretta e quando i budget e gl stanziamenti saranno approvati direttamente o indirettamente. Lo stesso vale per una limitazione di approvazione dei budget, che saranno presentati se la loro approvazione è diretta e dopo approvazione degli stanziamenti.
L'attuazione di una gestione di approvazione implica la seguente cinematica:
- Stato messo a "Inserito" al momento della registrazione dello stanziamento, del budget e della riga,
- Attivazione di un workflow tramite un bottone "Richiesta di approvazione" a livello di ogni oggetto e/o Funzione di "Richiesta di approvazione globale". Lo stato è messo a "Da approvare".
- Risposta a questo workflow da parte del o dei firmatari (secondo i circuiti di firma attuati). In caso di rifiuto lo stato viene messo a "Approvato" o a "Inserito". Questa approvazione o questo rifiuto si applicano all'oggetto interessato ma anche agli oggetti di livello inferiore, che non includerebbero gestione delle approvazioni.
Circuiti di firme
Parametrizzazione preliminare
L'approvazione degli stanziamenti, budget e righe di budget, e l'approvazione delle revisioni di budget possono essere accompagnate da un circuito di firme parametrizzabile. L'attuazione di questi circuiti di firma è collegata alla parametrizzazione dei seguenti elementi :
- Modello di dati BUOAPP per il gruppo di tabelle collegate alla tabella BUDAPP (BOA) per le approvazioni di budget e BUOREV per il gruppo di tabelle collegate alla tabella BUDREV (BRV) per le revisioni.
- Regole di workflow BUOAPP, BUOAAPPREF, BUOAAPPVAL per le approvazioni di budget e REVAPP, BUOREVREF, BUOREVVAL per le revisioni.
- Regole di assegnazione degli utenti BUOAPP per le approvazioni di budget e BUOREV per le revisioni.
- Assegnazione degli utenti. Questa funzione permette di inserire delle formule sui campi "utente" quando il campo "Formula/utente" è selezionato. Questa formula sarà interpretata al momento dell'esecuzione del Workflow. Se il valore del campo è minore o uguale a cinque, si considera che si tratti di un codice utente inserito, e questo campo non verrrà valutato.
Formule di ricerca dei firmatari
La ricerca dei firmatari può essere effettuata mediante l'inserimento del codice del firmatario o tramite una formula che permette di ricercare questo firmatario tramite delle entità.
Ogni entità richiede:
- Un codice utente,
- Un entità responsabile,
- Un entità di approvazione,
- Un entità di collegamento.
Lo stanziamento, ed i relativi budget e righe, richiedono un'entità responsabile, un'entità di approvazione (EA1) ed un'entità di collegamento (ER1). L'entità di approvazione EA1 richiede essa stessa un'entità di approvazione EA2, e così via fino all'ultima entità della piramide. Lo stesso vale per l'entità di collegamento ER1 collegata alla ER2, essa stessa collegata alla ER3 fino all'ultima entità della piramide. Ogni entità richiede un codice responsabile, che può essere ricercato mediante una formula che sostituisce il codice utente inserito nella parametrizzazione (vedere riquadro che segue).
Piramide approvazione | RES | Livello | Piramide collegamento | RES | Livello |
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Entità APP = 1 | MCL9 | EA3 | Entità COL = 1 | MCL9 | ER4 |
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Entità APP = 10 | MCL2 | EA2 | Entità COL = 20 | MCL4 | ER2 |
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Entità APP = 103 | MCL1 | EA1 | Entità COL = 203 | MCL3 | ER1 |
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Entità 20301 |
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| Entità 20301 |
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La parametrizzazione delle "Assegnazioni Utenti" può quindi essere effettuata nel modo seguente:
- Entità di approvazione = 103
- Firmatario 1 = [F:ER1]USR (USR dell'entità 203, ovvero MCL3)
- Firmatario 2 = [F:EA1]USR (USR dell'entità 103, ovvero MCL1)
- Firmatario 3 = [F:EA2]USR (USR dell'entità 10, ovvero MCL2)
- Firmatario 4 = [F:ER2]USR (USR dell'entità 20, ovvero MCL4)
- Firmatario 5 = [F:EA3]USR (USR dell'entità 1, ovvero MCL9)
- Firmatario 6 = [F:ER3]USR (USR dell'entità 1, ovvero MCL9)
L'uso delle formule permette, in caso di modifica del responsabile di un'entità, di conservare i circuiti di firme attuati, senza obbligo di modifica, essendo tale modifica considerata automaticamente al momento della modifica nell'entità.
Gestione videata
La videata si compone di due parti: la prima permette l'inserimento del codice della società o del sito di definizione delle richieste di approvazione, la seconda permette di visualizzare in un riquadro l'insieme degli oggetti comportanti una richiesta di approvazione.
Il numero massimo di righe autorizzato per selezione è 500.
Ogni richiesta di approvazione può essere trattata individualmente effettuando una spunta nella colonna "Elabora" o globalmente utilizzando i bottoni "Approva tutto" o "Rifiuta tutto".
Videata di inserimento
Presentazione
Il riquadro presenta le richieste che il firmatario deve approvare.
Per una richiesta di approvazione "Multipla", la scomposizione in stanziamento, budget e righe di budget non viene visualizzata. Un clic destro permette di accedere al bottone [Dettaglio] che presenta gli oggetti sottomessi ad approvazione: Stanziamento, budget, righe.
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Campi
I seguenti campi sono presenti in questo folder :
[Sélection]
| Codice del firmatario dell'approvazione. |
| Codice del sito o della società, da inserire o da selezionare nell'elenco. Questo codice permette di selezionare tutti gli stanziamenti, i budget e le righe di budget con stato "Inserito" di questa società, per sottometterli ad approvazione. Se l'informazione inserita corrisponde ad una società, la selezione presenta tutti gli oggetti definiti a livello società, compresi quelli definiti a livello dei siti di questa società. Se l'informazione inserita corrisponde ad un sito, la selezione presenta unicamente gli oggetti di budget definiti a livello di questo sito. |
| Descrizione associata al codice del sito o della società. |
Approvazione
| Questo bottone "Approva tutto" permette di selezionare in una sola operazione tutti gli oggetti di budget della selezione per approvazione. Il suo utilizzo ha l'effetto di sostituire nella colonna "Elab." lo stato "Nulla" con lo stato "Approva". Questa azione può essere annullata con l'utilizzo dello stesso bottone che rimette la selezione allo stato "Nulla". |
| Questo bottone "Rifiuta tutto" permette di selezionare in una sola operazione tutti gli oggetti di budget della selezione per rifiuto. Il suo utilizzo ha l'effetto di sostituire nella colonna "Elab." lo stato "Nulla" con lo stato "Rifiuta". Questa azione può essere annullata con l'utilizzo dello stesso bottone che rimette la selezione allo stato "Nulla". |
Rifiuto
Riquadro Dettagli
| Questa colonna presenta tre opzioni: Nulla (stato di default degli oggetti di budget selezionati), Approva e Rifiuta. Ogni richiesta di budget può essere approvata o rifiutata selezionando l'elaborazione appropriata individualmente. Per un'elaborazione globale di tutte le richieste di approvazione, utilizzare il bottone "Approva tutto" o "Rifiuta tutto". |
| Questo campo contiene la causale indicata dal firmatario che ha rifiutato l'approvazione. |
| Se l'approvazione verte su oggetti di livello differente, stanziamento, budget e/o riga, il tipo di approvazione è qualificato come "Multiplo". E' possibile in tal caso consultare il dettaglio dell'approvazione:
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| Codice dello stanziamento di budget oggetto dell'approvazione. |
| Descrizione associata al codice dello stanziamento di budget. |
| Codice dell'esercizio contabile, associato ai budget per esercizio. |
| Conto di budget, proveniente dalla riga di budget, non modificabile. |
| Questo codice permette di identificare la valuta di gestione degli stanziamenti, dei budget e delle righe di budget. Viene controllato nella tabella delle valute. |
| Importo a budget dello stanziamento, del budget, della riga di budget, espresso in imponibile. |
| Importo a budget approvato dello stanziamento, del budget, della riga di budget, espresso in imponibile. Per un'approvazione per oggetto, questo importo, alimentato di default dall'importo corrente a budget, può essere modificato in più o in meno nel limite dei controlli utilizzati:
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| Codice del progetto di collegamento dello stanziamento, proveniente in automatico dallo stanziamento quando questo è collegato ad un progetto. |
| Numero dell'approvazione generato dal sistema nel formato: (APP-)(MESE)(ANNO)(Numero d'ordine). |
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Funzioni accessibili tramite click destro sul riquadro
Stanziamento
Questo bottone permette di accedere allo stanziamento ed ai relativi budget, per consultarli o modificarli.
Riga
Questo bottone permette di accedere alla riga di budget per consultarla o modificarla.
Dettaglio
Per un'approvazione "multipla" che verte su oggetti di livelli diversi (stanziamento, budget e righe di budget), questo bottone permette di espandere l'approvazione per consultare gli oggetti che la costituiscono.
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Messaggi di errore
Oltre ai messaggi generici, i seguenti messaggi d'errore possono apparire al momento dell'inserimento :
Nulla di contrassegnato.Uscire senza effettuare nulla?
Questo messaggio viene visualizzato quando dopo la presentazione degli oggetti della selezione, si è cliccato su OK senza aver effettuato una richiesta di approvazione. La risposta "Sì" a tale messaggio riconduce al menù, la risposta "No" fa rimanere nella videata di selezione, permettendo di effettuare una richiesta di approvazione.
Causale obbligatoria per le righe
Questo messaggio viene visualizzato quando si tenta di effettuare un'approvazione tramite posta elettronica e non si è però connessi con il codice del firmatario atteso per l'approvazione.
L'oggetto non è più da approvare
Questo messaggio viene visualizzato quando si tenta di effettuare un'approvazione tramite posta elettronica, mentre l'oggetto è già stato approvato dal menù dedicato o via l'accesso al riquadro delle approvazioni tramite il file collegato trasmesso via mail.
Importo disponibile stanziamento inferiore all'importo ripartito nei budget esercizio
Questo messaggio viene visualizzato, in approvazione per oggetto, quando è stato diminuito nettamente l'importo approvato di uno stanziamento, in modo che l'importo disponibile dello stanziamento non possa più coprire la somma dei relativi budget.
Somma degli importi budget per esercizio maggiore dell'importo disponibile dello stanziamento
Questo messaggio viene visualizzato, in approvazione per oggetto, quando è stato aumentato notevolmente l'importo approvato di un budget, in modo che la somma dei budget superi il saldo disponibile dello stanziamento.
Importo disponibile a budget inferiore all'importo ripartito nelle righe
Questo messaggio viene visualizzato, in approvazione per oggetto, quando è stato notevolmente diminuito l'importo approvato di un budget, in modo che la somma delle righe di budget superi il saldo disponibile del budget.
Somma degli importi delle righe di budget maggiore dell'importo disponibile del budget esercizio
Questo messaggio viene visualizzato, in approvazione per oggetto, quando è stato notevolmente aumentato l'importo approvato di una riga di budget, in modo che la somma delle righe di budget superi il saldo disponibile del budget.
Campo obbligatorio
Questo messaggio viene visualizzato, in approvazione multipla, quando si rifiuta l'approvazione senza inserire il motivo del rifiuto.