Sottomissione per approvazione
Questa funzione permette al responsabile di budget di effettuare una richiesta di approvazione per gli stanziamenti, i budget e le righe di budget, con stato "inserito", di cui è responsabile. A partire dalla richiesta di approvazione, gli oggetti passano allo stato "Da approvare".
Tale richiesta può avvenire mediante invio di un messaggio WORKFLOW al firmatario. Al ricevimento del messaggio, il firmatario può sia firmare direttamente a partire dalla propria email, sia accedere all'elenco degli oggetti di budget che deve approvare.
Le richieste di approvazione possono essere accompagnate o meno da un circuito di firme pilotato da WORKFLOW.
Se il processo di approvazione necessita più firmatari, le firme successive si effettuano secondo lo stesso processo del primo firmatario.
Lo stanziamento, il budget o la riga di budget passano in stato "Approvato" solo dopo aver ottenuto l'ultima firma. In caso di rifiuto di uno dei firmatari del circuito, lo stato ritorna a "Inserito".
Approvazione degli stanziamenti, budget e righe di budget
Il processo di approvazione include due funzioni:
Sottomissione della richiesta di approvazione :
- Partendo dall'oggetto interessato: stanziamento (barra di menù), budget per esercizio (clic destro sulla riga del riquadro) o riga di budget (clic destro sulla riga di budget),
- Tramite una videata di sottomissione che permette di porre una richiesta di approvazione multipla: righe di budget, budget e stanziamenti o Budget e stanziamenti, in funzione della scelta dell'utente, dei suoi privilegi e dei parametri generali che determinano gli oggetti da approvare.
Validazione o rifiuto dell'approvazione:
- Validazione o rifiuto dell'approvazione via mail, in risposta ad un messaggio ricevuto, cliccando sul link corrispondente o mediante accesso alla funzione selezionando il file allegato,
- Tramite una videata di sottomissione che permette di validare o rifiutare la richesta per l'insieme degli oggetti di una richiesta multipla o per un oggetto singolo.
L'approvazione di un oggetto singolo permette di modificare l'importo approvato di questo oggetto, nei limiti dei controlli attuati:Esempio: l'importo dello stanziamento non può essere inferiore alla somma dei suoi budget. L'importo del budget non può superare l'importo dello stanziamento ed essere inferiore alla somma delle sue righe di budget, ecc..
Soltanto le righe di budget comportanti degli importi possono essere sottomesse ad approvazione ed approvate, ad eccezione di quelle classificate "Extra budget" che possono essere sottomesse ad approvazione ed approvate con un totale uguale a zero.
La gestione delle approvazioni degli stanziamenti, budget e righe di budget è regolata da tre parametri società che permettono di definire i controlli (Sì/No) da realizzare a ciascun livello di budget. Non vi sono controlli particolari di coerenza tra i diversi valori.
Questi parametri permettono di precisare se:
- Un'approvazione deve essere elaborata a livello "Stanziamento di budget", parametro GDDAPPENV,
- Un'approvazione deve essere elaborata a livello "Budget per esercizio", parametro GDDAPPBUD,
- Un'approvazione deve essere elaborata a livello "Riga di budget", parametro GDDAPPLIG.
Le diverse combinazioni possibili sono le seguenti:
Conseguenze | Stanziamento | Budget | Riga |
1 Lo stato di ciascun livello evolve indipendentemente | SI | SI | SI |
2 Lo stato della riga di budget evolve in funzione dello stato del suo budget. | SI | SI | NO |
3 Lo stato del budget evolve in funzione dello stato del suo stanziamento | SI | NO | SI |
4 Lo stato del budget e delle righe di budget evolve in funzione dello stanziamento | SI | NO | NO |
5 Solo gli stati del budget e delle righe evolvono | NO | SI | SI |
6 Lo stato della riga di budget evolve in funzione del suo budget | NO | SI | NO |
7 Solo lo stato della riga di budget evolve | NO | NO | SI |
L'opzione NO, NO, NO è vietata da un controllo effettuato durante l'inserimento dei parametri generali.
Se un livello è a "NO", il relativo campo "stato" sarà influenzato dallo stato dell'entità superiore al momento della creazione e seguirà questo stato ad ogni aggiornamento.
Così, se una riga di budget, soggetta ad evoluzione del proprio budget, viene creata dopo la sottomissione del budget, questa riga viene creata in stato "Da approvare", se viene creata dopo l'approvazione del proprio budget, sarà creata con stato "Approvata". Il rifiuto dell'approvazione di un oggetto sottomesso ad approvazione determina il ritorno allo stato "inserito" degli oggetti che sono collegati alla sua evoluzione. Nell'esempio precedente, se il budget riceve un rifiuto di approvazione, tutte le sue righe sono riportate in stato "inserito".
Questi diversi livelli di approvazione sono elaborati in modo sequenziale e secondo dei circuiti di approvazione distinti e parametrizzabili:
- Approvazione in cascata: la richiesta di approvazione di un "Budget per esercizio" è attivata solamente se appartiene ad uno "Stanziamento di budget" approvato o se non vi è approvazione gestita a livello "Stanziamento di budget". Allo stesso modo, la richiesta di approvazione di una "Riga di budget" è attivata soltanto se appartiene ad un "Budget per esercizio" approvato o se non vi è approvazione gestita a livello del "Budget per esercizio".
- Approvazione multipla: l'applicazione permette comunque di effettuare delle richieste di approvazione congiunte di una riga, di un budget e di uno stanziamento, effettuando la selezione tramite il livello più basso. Nel caso di una configurazione che richiede l'approvazione degli stanziamenti, dei budget e delle righe di budget (SI, SI, SI), la selezione di una riga di budget seleziona automaticamente il budget e lo stanziamento. Se non si vuole richiedere l'approvazione delle righe di budget, la selezione si effettua partendo dal budget che seleziona automaticamente lo stanziamento corrispondente. La richiesta di approvazione delle righe di budget potrà essere effettuata solo quando i loro budget saranno approvati. Non è possibile selezionare la sola riga di budget, se il suo budget ed il suo stanziamento non sono approvati.
- Scollegamento delle righe di budget: queste regole in cascata possono essere cancellate a livello dell'utente (parametro generale) per permettere l'approvazione di una riga di budget in anticipo ed autorizzare la trasmissione di acquisti su queste righe, senza provocare l'approvazione dei budget e stanziamenti corrispondenti.
- Accesso limitato per utente: nell'ambito delle regole sopra indicate, i parametri utenti USRAPPENV, USRAPPBUD e USRAPPLIG permettono di limitare l'approvazione, per un determinato utente, ai soli stanziamenti, ai soli budget o alle sole righe, oppure ad una combinazione di questi oggetti (stanziamenti e budget, o budget e righe)
Tali restrizioni non cambiano le regole di gestione delle approvazioni, ed un utente autorizzato all'approvazione delle righe di budget vedrà queste righe di budget se i parametri di approvazione ne prevedono l'approvazione diretta e quando i budget e gl stanziamenti saranno approvati direttamente o indirettamente. Lo stesso vale per una limitazione di approvazione dei budget, che saranno presentati se la loro approvazione è diretta e dopo approvazione degli stanziamenti.
L'attuazione di una gestione di approvazione implica la seguente cinematica:
- Stato messo a "Inserito" al momento della registrazione dello stanziamento, del budget e della riga,
- Attivazione di un workflow tramite un bottone "Richiesta di approvazione" a livello di ogni oggetto e/o Funzione di "Richiesta di approvazione globale". Lo stato è messo a "Da approvare".
- Risposta a questo workflow da parte del o dei firmatari (secondo i circuiti di firma attuati). In caso di rifiuto lo stato viene messo a "Approvato" o a "Inserito". Questa approvazione o questo rifiuto si applicano all'oggetto interessato ma anche agli oggetti di livello inferiore, che non includerebbero gestione delle approvazioni.
Circuiti di firme
Parametrizzazione preliminare
L'approvazione degli stanziamenti, budget e righe di budget, e l'approvazione delle revisioni di budget possono essere accompagnate da un circuito di firme parametrizzabile. L'attuazione di questi circuiti di firma è collegata alla parametrizzazione dei seguenti elementi :
- Modello di dati BUOAPP per il gruppo di tabelle collegate alla tabella BUDAPP (BOA) per le approvazioni di budget e BUOREV per il gruppo di tabelle collegate alla tabella BUDREV (BRV) per le revisioni.
- Regole di workflow BUOAPP, BUOAAPPREF, BUOAAPPVAL per le approvazioni di budget e REVAPP, BUOREVREF, BUOREVVAL per le revisioni.
- Regole di assegnazione degli utenti BUOAPP per le approvazioni di budget e BUOREV per le revisioni.
- Assegnazione degli utenti. Questa funzione permette di inserire delle formule sui campi "utente" quando il campo "Formula/utente" è selezionato. Questa formula sarà interpretata al momento dell'esecuzione del Workflow. Se il valore del campo è minore o uguale a cinque, si considera che si tratti di un codice utente inserito, e questo campo non verrrà valutato.
Formule di ricerca dei firmatari
La ricerca dei firmatari può essere effettuata mediante l'inserimento del codice del firmatario o tramite una formula che permette di ricercare questo firmatario tramite delle entità.
Ogni entità richiede:
- Un codice utente,
- Un entità responsabile,
- Un entità di approvazione,
- Un entità di collegamento.
Lo stanziamento, ed i relativi budget e righe, richiedono un'entità responsabile, un'entità di approvazione (EA1) ed un'entità di collegamento (ER1). L'entità di approvazione EA1 richiede essa stessa un'entità di approvazione EA2, e così via fino all'ultima entità della piramide. Lo stesso vale per l'entità di collegamento ER1 collegata alla ER2, essa stessa collegata alla ER3 fino all'ultima entità della piramide. Ogni entità richiede un codice responsabile, che può essere ricercato mediante una formula che sostituisce il codice utente inserito nella parametrizzazione (vedere riquadro che segue).
Piramide approvazione | RES | Livello | Piramide collegamento | RES | Livello |
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Entità APP = 1 | MCL9 | EA3 | Entità COL = 1 | MCL9 | ER4 |
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Entità APP = 10 | MCL2 | EA2 | Entità COL = 20 | MCL4 | ER2 |
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Entità APP = 103 | MCL1 | EA1 | Entità COL = 203 | MCL3 | ER1 |
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Entità 20301 |
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| Entità 20301 |
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La parametrizzazione delle "Assegnazioni Utenti" può quindi essere effettuata nel modo seguente:
- Entità di approvazione = 103
- Firmatario 1 = [F:ER1]USR (USR dell'entità 203, ovvero MCL3)
- Firmatario 2 = [F:EA1]USR (USR dell'entità 103, ovvero MCL1)
- Firmatario 3 = [F:EA2]USR (USR dell'entità 10, ovvero MCL2)
- Firmatario 4 = [F:ER2]USR (USR dell'entità 20, ovvero MCL4)
- Firmatario 5 = [F:EA3]USR (USR dell'entità 1, ovvero MCL9)
- Firmatario 6 = [F:ER3]USR (USR dell'entità 1, ovvero MCL9)
L'uso delle formule permette, in caso di modifica del responsabile di un'entità, di conservare i circuiti di firme attuati, senza obbligo di modifica, essendo tale modifica considerata automaticamente al momento della modifica nell'entità.
Gestione videata
La videata si compone di due parti. La prima parte permette di accedere ad un'insieme di criteri di selezione, la seconda parte permette di visualizzare sotto forma di un riquadro tutti gli oggetti a fronte dei criteri inseriti.
Il numero massimo di righe autorizzato per selezione è 500. In caso di superamento di questo limite, un messaggio "Riquadro completo" indica che la selezione supera le 500 righe autorizzate. La risposta "OK" a questo messaggio presenta le prime 500 righe. Per ridurre la selezione, occorre utilizzare i criteri di selezione: Progetto, intervalli entità responsabile, entità di approvazione, stanziamento.
il bottone "Seleziona/deseleziona tutto" permette di selezionare in una sola operazione tutti gli oggetti di budget della selezione. Questa selezione può essere annullata con lo stesso bottone.
Videata di inserimento
Presentazione
Le informazioni di testata della videata permettono di precisare i principali criteri di selezione della consultazione: Società o sito, periodo ai quali appartengono gli oggetti selezionati.
E' possibile combinare dei criteri supplementari per ridurre la popolazione degli oggetti da consultare: Progetto, intervalli di entità responsabili, di entità di approvazione e di stanziamenti.
L'attivazione del tasto "Visualizza/Aggiorna" ha l'effetto di visualizzare nel riquadro l'elenco degli stanziamenti di budget, dei loro budget e delle loro righe, corrispondenti alla selezione effettuata.
Se i criteri inseriti non portano a nessuna selezione, un messaggio "Nessun record per queste selezioni" avvisa l'utente che deve modificare i suoi criteri di selezione.
Chiudi
Campi
I seguenti campi sono presenti in questo folder :
[Sélection]
| Codice del sito o della società, da inserire o da selezionare nell'elenco. Questo codice permette di selezionare tutti gli stanziamenti, i budget e le righe di budget con stato "Inserito" di questa società, per sottometterli ad approvazione. Se l'informazione inserita corrisponde ad una società, la selezione presenta tutti gli oggetti definiti a livello società, compresi quelli definiti a livello dei siti di questa società. Se l'informazione inserita corrisponde ad un sito, la selezione presenta unicamente gli oggetti di budget definiti a livello di questo sito. |
| Descrizione associata al codice del sito o della società. |
Criteri
| Gli intervalli di date indicate permettono di filtrare gli oggetti di budget la cui data di inizio è compresa in questo intervallo (Data di inizio maggiore o uguale alla data di inizio del periodo e minore o uguale alla data di fine del periodo). Di default, la data di inizio è inizializzata dalla data di inizio dell'ultimo esercizio aperto (modificabile). Gli stanziamenti annuali situati nel periodo sono quelli la cui data di inizio cade nel periodo inserito. Gli stanziamenti pluriennali situati nel periodo sono quelli aventi uno dei budget con una data di inizio compresa nel periodo inserito.
Dopo aver inserito questi criteri di selezione, l'attivazione del tasto "Visualizza/Aggiorna" presenta nel riquadro gli stanziamenti, i budget e le righe di budget approvati (totalmente o parzialmente) corrispondenti alla società o al sito, compresi nel determinato periodo. |
| Di default, la data di fine è inizializzata dalla data di fine dell'ultimo esercizio aperto (modificabile). |
| Criterio di selezione che permette di affinare la ricerca. Nella selezione vengono presentati solo i progetti comportanti almeno uno stanziamento collegato, relativi alla società inserita (direttamente, tramite il loro sito, il loro gruppo di società o il loro gruppo di siti). Vengono presentati per essere sottomessi ad approvazione solo gli stanziamenti, i budget e le righe di questo progetto non approvati. Dopo aver inserito questi criteri, l'attivazione del tasto "Visualizza/Aggiorna" presenta nel riquadro gli stanziamenti, i budget e le righe di budget non approvati collegati al determinato progetto. |
| Criterio di selezione che permette di affinare la ricerca su un'intervallo di entità responsabili. Il primo campo permette la selezione o l'inserimento del primo codice "entità responsabile" dell'intervallo, il secondo campo permette l'inserimento o la selezione dell'ultimo codice "entità responsabile" dell'intervallo. Nella selezione vengono presentate solo le entità il cui codice società corrisponde al codice società inserito e le entità senza codice società. Dopo aver inserito questi criteri di selezione, l'attivazione del tasto "Visualizza/Aggiorna" presenta nel riquadro gli stanziamenti, i budget e le righe di budget non approvati (totalmente o parzialmente) corrispondenti ai criteri:
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| Campo che permette l'inserimento o la selezione dell'ultima entità responsabile dell'intervallo. |
| Criterio di selezione che permette di affinare la ricerca su un'intervallo di entità di approvazione. Il primo campo permette la selezione o l'inserimento del primo codice "entità di approvazione" dell'intervallo, il secondo campo permette l'inserimento o la selezione dell'ultimo codice "entità di approvazione" dell'intervallo. Nella selezione vengono presentate solo le entità il cui codice società corrisponde al codice società inserito e le entità senza codice società. Dopo aver inserito questi criteri di selezione, l'attivazione del tasto "Visualizza/Aggiorna" presenta nel riquadro gli stanziamenti, i budget e le righe di budget non approvati (totalmente o parzialmente) corrispondenti ai criteri:
|
| Campo che permette l'inserimento o la selezione dell'ultima entità di approvazione dell'intervallo. |
| Criterio di selezione che permette di affinare la ricerca su un'intervallo di stanziamenti. Il primo campo permette la selezione o l'inserimento del primo codice "Stanziamento" dell'intervallo, il secondo campo permette l'inserimento o la selezione dell'ultimo codice "Stanziamento" dell'intervallo. Nella selezione vengono presentati i soli stanziamenti che comportano almeno un oggetto da approvare (stanziamento, budget o riga di budget). Dopo aver inserito i criteri di selezione, l'attivazione del tasto "Visualizza/Aggiorna" presenta nel riquadro gli stanziamenti, i budget e le righe di budget non approvati (totalmente o parzialmente) corrispondenti ai criteri:
|
| Campo che permette l'inserimento o la selezione dell'ultimo stanziamento dell'intervallo. |
Blocco numero 3
| Dopo aver inserito il codice società/sito o dei criteri di selezione, questo bottone permette di attivare la presentazione degli stanziamenti, dei budget e delle righe con stato "inserito" che soddisfano i criteri di selezione. |
| Questo bottone "Seleziona/deseleziona tutto" permette di selezionare in una sola operazione tutti gli oggetti di budget della selezione. Questa selezione può essere annullata con lo stesso bottone. |
Riquadro Dettagli
| Descrizione del livello dell'oggetto sottomesso ad approvazione: Stanziamento, budget esercizio e riga di budget. |
| Importo a budget dello stanziamento, del budget, della riga di budget, espresso in imponibile. |
| Questo codice permette di identificare la valuta di gestione degli stanziamenti, dei budget e delle righe di budget. Viene controllato nella tabella delle valute. |
| Colonna che permette di contrassegnare un oggetto a "Si" per lanciare la sua richiesta di approvazione. |
| Codice dello stanziamento di budget oggetto dell'approvazione. |
| Descrizione associata al codice dello stanziamento di budget. |
| Campo alimentato per le righe di budget ed i budget per esercizio: codice e descrizione dell'esercizio del budget. |
| Codice del progetto di collegamento dello stanziamento, proveniente in automatico dallo stanziamento quando questo è collegato ad un progetto. |
| Entità che assume la gestione dello stanziamento, dei suoi budget e delle sue righe di budget. |
| Entità che consuma la spesa. Informazione non modificabile proveniente dalla riga di budget. |
| Conto di budget, proveniente dalla riga di budget, non modificabile. |
| Codice di identificazione del lotto definito nel progetto |
Chiudi
Funzioni accessibili tramite click destro sul riquadro
Stanziamento
Questo bottone permette di accedere allo stanziamento ed ai relativi budget, per consultarli o modificarli.
Inserim. riga
Questo bottone permette di accedere alla riga di budget per consultarla o modificarla.
Chiudi
Messaggi di errore
Oltre ai messaggi generici, i seguenti messaggi d'errore possono apparire al momento dell'inserimento :
Nulla di contrassegnato.Uscire senza effettuare nulla?
Questo messaggio viene visualizzato quando, dopo la presentazione degli oggetti generati dalla selezione, si clicca su OK senza aver effettuato una richiesta di approvazione. La risposta "Sì" a questo messaggio riporta al menù, la risposta "No" fa rimanere nella videata di selezione, permettendo di effettuare una richiesta di approvazione.
Nessun oggetto soddisfa questi criteri di selezione
Questo messaggio compare dopo l'inserimento dei criteri di selezione quando si utilizza il bottone "Visualizza/Aggiorna". Gli elementi inseriti non permettono di recuperare l'oggetto corrispondente: o lo stanziamento non è definito nella società inserita, o non è collegato al progetto, oppure le entità sono incoerenti rispetto allo stanziamento, ecc. Cancellare alcuni criteri per effettuare una ricerca più ampia.
Stanziamento non definito su questa società/sito
Questo messaggio viene visualizzato dopo l'inserimento del codice società e del codice dello stanziamento quando si utilizza il bottone "Visualizza/Aggiorna". Lo stanziamento inserito come criterio di selezione non appartiene alla società inserita. Modificare il codice stanziamento, o il codice società.
Impossibile approvare il budget esercizio con questa parametrizzazione
Questo messaggio viene visualizzato in approvazione per oggetto, quando si tenta di sottomettere un budget all'approvazione, con clic destro sul budget nella videata di inserimento dello stanziamento, ed il parametro non prevede l'approvazione diretta del budget (GDDAPPBUD = NO).
Lo stanziamento deve essere approvato per approvare questo budget esercizio
Questo messaggio viene visualizzato nell'approvazione per oggetto, quando si tenta di sottomettere un budget all'approvazione, con clic destro sul budget nella videata di inserimento dello stanziamento, se questo stanziamento non è approvato e se la parametrizzazione impone l'approvazione preliminare dello stanziamento (GDDAPPENV = SI).
Impossibile approvare la riga di budget con questa parametrizzazione
Questo messaggio compare nell'approvazione per oggetto, quando si tenta di sottomettere una riga di budget all'approvazione, con clic destro sulla riga di budget, ma il parametro non prevede l'approvazione diretta della riga (GDDAPPLIG = NO).
Il budget esercizio deve essere approvato per approvare la riga di budget
Questo messaggio compare nell'approvazione per oggetto, quando si tenta di sottomettere una riga di budget all'approvazione, con clic destro sulla riga di budget, mentre il suo budget non è approvato e la parametrizzazione impone l'approvazione prelimiare del budget (GDDAPPBUD = SI).