Progetti
I progetti permettono di raggruppare e documentare un insieme di previsioni di spesa di investimento o di gestione.
Le informazioni inserite aiutano il responsabile del budget ad affinare tale previsione globale declinandola in:
- Stanziamenti di budget annuali o pluriennali,
- Budget per esercizi,
- Righe per nature di budget ed entità destinatarie, sulle quali sono controllati gli acquisti.
Il parametro GDDPRJENV, che si può definire a livello società o dossier, permette di determinare se il collegamento di uno stanziamento ad un progetto è obbligatorio o facoltativo. In quest'ultimo caso, alcuni stanziamenti possono essere collegati ad un progetto e altri no.
Livello di definizione dei progetti e degli stanziamenti
Un progetto può essere definito per un sito, una società, o essere trasversale, ovvero definito per un gruppo di società o un gruppo di siti.
Uno stanziamento di budget è collegato ad un codice budget. Questo codice budget definisce se il livello di avanzamento è il sito o la società. In funzione di questa regola, lo stanziamento è collegato sia ad una società, sia ad un sito.
Il livello di definizione dei progetti, dei budget e delle righe di budget segue le seguenti regole di gestione:
- Se un progetto è collegato ad un sito, anche gli stanziamenti sono collegati allo stesso sito.
- Se un progetto è collegato ad una società, anche gli stanziamenti sono collegati alla stessa società,
- Se un progetto è collegato ad un gruppo di società, i relativi stanziamenti sono collegati ad una delle società che appartengono a questo gruppo o ad un sito di una delle società di questo gruppo, in funzione delle caratteristiche del codice budget,
- Se un progetto è collegato ad un gruppo di siti, gli stanziamenti sono necessariamente collegati ad uno dei siti di tale gruppo. Il codice budget deve essere coerente.
Per un codice budget definito a livello società, le possibilità di definizione sono le seguenti:
Oggetto | Caso 1 | Caso 2 | Caso 3 |
PROGETTO | Gruppo di società | Società | Nessun progetto |
STANZIAMENTO | Società | Società | Società |
BUDGET | Società | Società | Società |
RIGHE BUDGET | Società | Società | Società |
Per un codice budget definito a livello sito, le possibilità di definizione sono le seguenti:
Oggetto | Caso 1 | Caso 2 | Caso 3 | Caso 4 | Caso 5 |
PROGETTO | Gruppo di società | Gruppo di siti | Società | Sito | Nessun progetto |
STANZIAMENTO | Sito | Sito | Sito | Sito | Sito |
BUDGET | Sito | Sito | Sito | Sito | Sito |
RIGHE BUDGET | Sito | Sito | Sito | Sito | Sito |
I gruppi sono dinamici e possono essere modificati. Sta all'utente verificare la coerenza delle proprie modifiche.
Collegamenti con il modulo di gestione dei cespiti
I progetti includono delle informazioni previste per un ulteriore collegamento con il modulo di gestione dei beni, che devono permettere, a partire da un progetto di investimento, di generare l'impatto sulla gestione dei cespiti in termini di investimenti e disinvestimenti.
Questi dati restano facoltativi ed informativi: Famiglie statistiche, finanziatori, previsioni per periodi, lotti, beni contabili.
Gestione videata
La funzione di registrazione e di modifica dei progetti, include quattro folder:
- Un folder "Generale" per l'inserimento delle informazioni del progetto,
- Un folder "Lotti" per effettuare la sua eventuale suddivisione in lotti,
- Un folder "Beni contabili" per progetti di investimenti di rinnovamento che permettono di assegnare i beni contabili da sostituire ai diversi lotti creati.
- Un folder "Office" che permette l'inserimento o l'import di ogni informazione utile alla descrizione del progetto sotto forma di documento WORD, EXCEL o POWER POINT.
Testata
Presentazione
La numerazione di un progetto si effettua tramite la funzione di assegnazione dei contatori che permette di personalizzare la codifica dei progetti in base alla loro appartenenza ad una società o ad un gruppo. Questa funzione permette di definire dei contatori specifici per società ed un contatore generale quando il codice società non è indicato. Un controllo verifica che la lunghezza massima del contatore utilizzato non sia maggiore di quella del dato associato.
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Campi
I seguenti campi sono presenti in questo folder :
| Codice del progetto, generato automaticamente tramite richiamo di in contatore determinato nell'assegnazione dei contatori del modulo "Contabilità". Se la società di definizione del progetto è assegnata ad un contatore specifico, sarà questo il contatore utilizzato per generare la codifica del progetto. In caso contrario, sarà utilizzato il contatore generale. |
| Descrizione del progetto: Questo campo permette di associare una descrizione alla scheda, descrizione che può essere stampata sui report, visualizzata quando il codice della scheda è inserito in una videata, o utilizzata in selezione. Di default, la descrizione breve, la descrizione estesa o la testata di colonna di un dato vengono registrate (in creazione/modifica) nella lingua di connessione dell'utente. Grazie alla funzione Traduzioni in linea (clic destro a partire da questo campo), è traducibile in un'altra lingua. Nella finestra di traduzione in linea del campo attivo, aggiungere un nuovo codice lingua con la traduzione in questa lingua. Un utente che si connetta in una delle lingue tradotte disporrà della descrizione breve, la descrizione estesa o la testata di colonna nella sua lingua di connessione se definita, altrimenti sarà disponibile nella lingua di default del dossier. |
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Folder Generale
Presentazione
Questo folder include 4 campi descrittivi del progetto:
- Il blocco "identificazione" permette l'inserimento di una descrizione breve, la ricerca del codice responsabile di questo progetto, ed il codice della struttura di collegamento.
- Il blocco "Definizione" permette di determinare il tipo del progetto, l'obiettivo, il suo importo, la valuta di gestione, e di definire i periodi previsti di studio e di realizzazione. Le famiglie statistiche sono dei campi liberi disponibili per esigenze di reporting, la cui descrizione può essere personalizzata. Nessun collegamento o controllo con le famiglie statistiche gestite negli stanziamenti e nessuna regola di gestione specifica.
- Il blocco "Finanziatori" permette la selezione di un terzo e l'inserimento dell'importo finanziato da questo terzo. In questa versione questi dati sono informativi. Nessun collegamento o controllo tra gli importi finanziati e quelli del progetto, nessun collegamento con la modalità di finanziamento del lotto se esso è definito «prestito» o con l'importo del lotto, nessun collegamento né controlli tra i dati inseriti nel progetto e quelli inseriti nello stanziamento.
- Il blocco "Previsioni per periodi" permette di posizionare delle previsioni di spesa. Si tratta sempre di campi informativi che permettono l'inserimento di un periodo (data di inizio e di fine) e dell'importo previsto per il periodo stabilito. Nessuno controllo tra la somma delle previsioni e l'importo previsionale del progetto.
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Campi
I seguenti campi sono presenti in questo folder :
Identificazione
| La descrizione breve sostituisce la descrizione classica quando limiti di visualizzazione o di stampa lo richiedono. Di default, la descrizione breve, la descrizione estesa o la testata di colonna di un dato vengono registrate (in creazione/modifica) nella lingua di connessione dell'utente. Grazie alla funzione Traduzioni in linea (clic destro a partire da questo campo), è traducibile in un'altra lingua. Nella finestra di traduzione in linea del campo attivo, aggiungere un nuovo codice lingua con la traduzione in questa lingua. Un utente che si connetta in una delle lingue tradotte disporrà della descrizione breve, la descrizione estesa o la testata di colonna nella sua lingua di connessione se definita, altrimenti sarà disponibile nella lingua di default del dossier. |
| Codice del gestore responsabile del progetto. |
| Codice del gruppo di società, del gruppo di siti, della società o del sito di definizione del progetto. Il collegamento di un progetto ad un gruppo di siti o di società è autorizzato solo se tutte le società del gruppo utilizzano la stessa valuta. In funzione dell'informazione inserita, la numerazione dei progetti può essere differente, se l'assegnazione dei contatori prevede dei contatori differenziati per società. Per questa ragione, la modifica di questo campo è vietata dopo la creazione del progetto. In caso di errore, bisogna eliminare il progetto e crearlo nuovamente sotto il buon livello di definizione (Gruppo di siti, di società, società o sito). |
| Descrizione del codice del gruppo di società, del gruppo di siti, della società e del sito di collegamento del progetto selezionato. |
| Campo di testo che autorizza l'inserimento di una descrizione estesa del progetto. |
Accessibilità
| Questo codice di accesso permette di limitare l'accesso alla scheda corrente ad alcuni utenti. |
Informazioni
| Date di inizio e di fine dello studio previsionale del progetto. Informazione facoltativa. |
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| Date di inizio e fine di realizzazione del progetto. L'inserimento di queste date è obbligatorio. Permettono di determinare la durata prevista del progetto e possono apportare un aiuto allla suddivisione in stanziamenti annuali o pluriennali. Queste date sono modificabili per permettere di adattare la durata del progetto ai rischi di realizzazione. |
| Data fine periodo che copre la previsione di spesa. |
| Importo previsionale del progetto. Non è effettuato nessun controllo di superamento rispetto a questo importo durante l'inserimento degli oggetti di budget: Stanziamenti, budget e righe di budget. |
| Questo codice permette di identificare la valuta di gestione del progetto. Tale codice è controllato nella tabella delle valute. Si consiglia l'utilizzo della codifica ISO al momento della creazione di una nuova valuta. Il progetto può essere collegato solo ad un gruppo di siti o ad un gruppo di società con stessa valuta, e la valuta del progetto deve essere identica alla valuta del riferimento analitico di collegamento della o delle società a cui è collegato. |
Definizione
| Codice del tipo di progetto, destinato a classificare i progetti con delle finalità statistiche. I codici sono gestiti nella tabella diversa 346, modificabili dagli utenti per implementare l'elenco dei tipi di progetto possibili. (Esempio: Investimento in capacità, in costruzione, in produttività, di sostituzione, investimento all'estero, progetto di funzionamento...). |
| Codice e descrizione dell'obiettivo del progetto, destinati a classificare i progetti con delle finalità statistiche. I codici "obiettivo" sono gestiti e controllati nella tabella diversa 347, accessibili agli utenti per implementare l'elenco degli obiettivi dei progetti possibili. (Esempio: Ammortamento, funzionamento, modernizzazione, produttività, sostituzione...) |
Le famiglie statistiche sono dei campi liberi disponibili per esigenze di reporting. I vari codici possibili sono gestiti nelle tabelle diverse 341, 342, 343, 344 e 345, non modificabili. La descrizione visualizzata a video può essere modificata tramite l'accesso al menù locale n°2695. Le famiglie statistiche sono utilizzate nel PROGETTO ma anche nello STANZIAMENTO. In seguito alle modifica delle descrizioni, le videate corrispondenti del PROGETTO e dello STANZIAMENTO devono essere validate affinchè la modifica sia presa in considerazione. Il numero delle famiglie statistiche visualizzato a video è pilotato dal codice di attività di dimensionamento STB. |
Riquadro Finanziatori
| Il campo "Finanziatori" permette la selezione di un terzo, controllato nella tabella dei terzi, e l'inserimento dell'importo finanziato da questo terzo. Non vi sono né legami né controlli tra le seguenti informazioni:
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| Importo del progetto finanziato dal terzo selezionato, espresso nella valuta del progetto. |
| Valuta dell'importo finanziato dal terzo. Inizializzata con la valuta del progetto e non modificabile. |
Riquadro Previsioni/periodo
| Le previsioni per periodi permettono di posizionare liberamente delle previsioni di spese relative al progetto: Data di inizio, data di fine, importo previsto in questi intervalli. Il codice della valuta, alimentato di default dal codice della valuta del progetto, non è modificabile. Tutte queste informazioni sono facoltative ed indicative. Non è effettuato nessun controllo tra la somma delle previsioni effettuate e l'importo del progetto. |
| Data inizio periodo che copre la previsione di spesa. |
| Data fine periodo che copre la previsione di spesa. |
| Importo previsionale del periodo. |
| Valuta di espressione degli importi della previsione di spesa. |
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Folder Lotti
Presentazione
Un progetto può essere suddiviso in lotti, che permettono di includere le specifiche necessarie alla suddivisione in stanziamenti di budget o in operazioni. La somma dei lotti inseriti non può superare l'importo stimato del progetto.
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Campi
I seguenti campi sono presenti in questo folder :
Riquadro
| Codice di identificazione del lotto. Inserimento libero non controllato. |
| Campo facoltativo che permette l'inserimento di una descrizione succinta del lotto. |
| Data prevista di messa in servizio per un lotto di cespiti. |
| Importo previsto del lotto, espresso in imponibile e nella valuta del progetto. |
| Valuta di gestione del lotto, alimentata dalla valuta del progetto e non modificabile. |
| Codice del modo di finanziamento del lotto, gestito e controllato nella tabella diversa 348 delle modalità di finanziamento (autofinanziamento o prestito). |
| Codice del sito relativo al lotto. Campo facoltativo, ma secondo il livello di definizione del progetto (gruppo di siti, gruppo di società, società o sito) il sito inserito deve appartenere al progetto. |
| Campo facoltativo, da indicare se il lotto corrisponde ad un cespite previsionale. |
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Folder Beni contabili
Presentazione
Il folder "Beni contabili" è collegato all'attivazione del codice attività "GDFAS".
Questo folder permette l'inserimento, senza controllo, dei beni da rinnovare nell'ambito nel progetto, e per ciascun bene di indicare:
- L'importo previsto di rinnovamento,
- Il numero del lotto del progetto corrispondente per il bene di sostituzione.
Questi beni contabili saranno da elaborare come disinvestimenti previsti nel quadro della previsione dei costi di ammortamento per gli anni futuri.
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Campi
I seguenti campi sono presenti in questo folder :
Riquadro
| Codice del bene contabile da selezionare nell'elenco dei cespiti del modulo di gestione dei cespiti. |
| Importo previsto di sostituzione del bene contabile selezionato, corrispondente all'importo del lotto inserito. Nessun controllo tra l'importo del lotto e l'importo inserito per la sostituzione del bene contabile corrispondente. |
| Valuta del bene contabile, inizializzata con la valuta del progetto e non modificabile. |
| Numero del lotto dei cespiti previsionali, corrispondente al cespite da sostituire. |
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Folder Office
Presentazione
Questo folder permette di inserire o copiare da un altro documento, una descrizione del progetto utilizzando un documento di tipo WORD, EXCEL o POWER POINT.
La scelta del tipo di documento viene effettuata al momento della creazione dello stesso. Quando viene creato un determinato tipo di documento, non è possibile cambiarne il tipo senza cancellare il documento d'origine. In tal modo, un documento creato con WORD non potrà essere trasformato in documento EXCEL senza cancellare il documento WORD. Un messaggio avvisa l'utente della cancellazione del documento di origine, se vi è un cambio di tipo di documento.
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Campi
I seguenti campi sono presenti in questo folder :
Riquadro
| Codice del bene contabile da selezionare nell'elenco dei cespiti del modulo di gestione dei cespiti. |
| Importo previsto di sostituzione del bene contabile selezionato, corrispondente all'importo del lotto inserito. Nessun controllo tra l'importo del lotto e l'importo inserito per la sostituzione del bene contabile corrispondente. |
| Valuta del bene contabile, inizializzata con la valuta del progetto e non modificabile. |
| Numero del lotto dei cespiti previsionali, corrispondente al cespite da sostituire. |
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Barra di menù
Consultazioni / Situazioni di budget
Il folder "Generale" del progetto, include un campo "Descrizione" che permette di descrivere liberamente le caratteristiche del progetto.
Il bottone "FORMATO" è attivo quando il cursore è posizionato su questo campo "Descrizione". Permette di scegliere il formato da appilcare al testo inserito (font, colore, allineamento, ecc.)
Consultazioni / Situazioni di budget
Se il progetto include degli stanziamenti collegati, questo bottone permette di accedere alla consultazione della situazione di budget del progetto, dei suoi stanziamenti, dei suoi budget e delle righe di budget.
Messaggi di errore
Oltre ai messaggi generici, i seguenti messaggi d'errore possono apparire al momento dell'inserimento :
Gruppo, società o sito inesistenti
Il sito inserito non esiste: Modificare l'inserimento, o creare il sito.
Valuta del progetto incompatibile con quella del riferimento analitico principale del gruppo indicato.
Questo messaggio viene visualizzato in creazione di progetto quando vi è una modifica del codice "Valuta" del progetto, e la o le società inserite sono collegate ad un riferimento analitico principale di valuta diversa da quella modificata del progetto. La risposta OK a questo messaggio sostituisce la valuta inserita del progetto con la valuta del riferimento analitico principale.
Società di questo gruppo non gestite nella stessa valuta
Il collegamento del progetto ad un gruppo che include delle valute eterogenee è vietato: è necessario modificare il gruppo di collegamento o aggiornarlo affinché includa solo delle società di uguale valuta.
Somma importi per lotti maggiore dell'importo stimato
Bisogna modificare l'importo dei lotti o l'importo stimato del progetto.
Sito errato
Questo messaggio compare durante l'inserimento del sito dei lotti, se il sito inserito non appartiene ai siti del progetto. Bisogna inserire un altro codice sito o ricercarlo con la selezione che presenta solo i siti autorizzati nel progetto.
Sito non appartenente ai siti del gruppo del progetto
Questo messaggio viene visualizzato nell'inserimento del sito dei lotti, se il sito inserito non appartiene ai siti del progetto. Bisogna inserire un altro codice sito o ricercarlo con la selezione che presenta solo i siti autorizzati nel progetto.
Cambiando tipo di documento, quello corrente verrà cancellato. Continuare?
Messaggio di avviso visualizzato quando il progetto è stato creato con un documento di tipo WORD ad esempio, e si sceglie un tipo di documento diverso, EXCEL o POWER POINT. La risposta "Sì" cancella il documento WORD ed è possibile creare un documento di altro tipo, la risposta "NO" permette di conservare il documento d'origine che può essere modificato.
Lotto non definito
Nell'inserimento del campo lotto nel folder "Beni contabili", questo messaggio indica che il numero di lotto non è definito nel folder "Lotto"
Società inserita senza sito principale
Aggiungere un codice sito principale alla società o modificare il codice società.
Problema all'atto del recupero del contatore
Questo messaggio appare se il codice del contatore principale non è presente in "Assegnazione dei contatori".