Gestione scadenze
Una scadenza è caratterizzata da tutti i dati relativi all'operazione che rappresenta: il numero del movimento origine, la data di scadenza di questo movimento, la modalità di pagamento, la valuta, l'importo….
La gestione delle scadenze permette di facilitare l'avanzamento delle operazioni registrate con un Terzo (tramite i moduli Acquisti, Vendite, Terzi o Contabilità) con un tipo di movimento parametrizzato in questa ottica (gestione delle scadenze).
Dal momento in cui queste operazioni sono elaborate totalmente in pagamento (provvisorio o definitivo) o contabilizzate come " in banca " (movimenti pareggiati), non è più possibile gestire le scadenze (non considerando la possibilità di posizionare una scadenza sull'estratto conto o di associarle un codice protesto).
Le scadenze delle operazioni parzialmente elaborate nei pagamenti rimangono gestibili.
Questa funzione di gestione delle scadenze permette:
- di visualizzare tutte le scadenze relative ad una società, un sito, un terzo... (secondo il livello di definizione della selezione).
- di modificare le scadenze a più livelli:
- la data di scadenza
- la modalità di pagamento di questa scadenza
- frazionare l'importo della scadenza in n scadenze distinte
- precisare un'eventuale contestazione
- attivare o disattivare la gestione dei solleciti
- il livello di " Pagabile "
- il terzo pagatore o pagato
- modifica il codice di interesse / sconto
Per elaborare solo delle fatture di cui si conosce il numero, è preferibile usare la funzione "Inserimento delle scadenze (vedere documentazione Inserimento delle scadenze).
Si possono anche gestire individualmente le scadenze in fatturazione nei moduli Acquisto, Vendite o Terzi tramite l'utilizzo del bottone adeguato, o tramite il menù contestuale in inserimento di movimento nel modulo Contabilità.
Prerequisiti
Riferirsi alla documentazione di Implementazione
Gestione videata
Criteri di selezione delle scadenze
Presentazione
Criteri di selezione delle scadenze
La prima fase consiste nell'inserire i criteri di selezione delle scadenze. Solo le scadenze che soddisfano tutti i criteri definiti in questa prima videata sono presentate nella videata di gestione delle scadenze. Ciò permette di avere un avanzamento preciso della situazione delle società rispetto ai terzi.
Sono proposti vari criteri di selezione, per esempio:
- per società e per sito; collettivo o gruppi di collettivi; per una valuta o un gruppo di valute
- per uno o più terzi fatturati o ordine (caso degli acconti)
- per un terzo pagatore/pagato (attenzione non si tratta necessariamente del terzo fatturato/fatturante. Si può precisare in inserimento di fattura un terzo diverso incaricato di emettere o di ricevere il pagamento)
- per un intervallo di date di scadenza
Solleciti
- per stato della scadenza: da risollecitare o meno, indifferente.
Si può anche precisare un intervallo a livello di sollecito per affinare la selezione. - scadenze mai sollecitate:
- se il campo Scadenze da sollecitare è a 'SI' ed il campo Scadenze mai sollecitate è contrassegnato, il programma visualizzerà tutte le scadenze da sollecitare che non sono state ancora oggetto di un sollecito,
- se il campo Scadenze da sollecitare è a 'INDETERMINATO' ed il campo Scadenze mai sollecitate è contrassegnato, il programma visualizzerà tutte le scadenze da sollecitare che non sono state ancora oggetto di un sollecito ed anche tutte le scadenze mai sollecitate che non saranno mai oggetto di un sollecito.
Pagabile
E' possibile indicare gli intervalli di pagabile inizio e fine.
Simulazione degli interessi / sconti
Per le fatture o scadenze che dispongono di un codice interesse/ sconto, è possibile simulare l'importo di tale interesse /sconto in due modi:
- sia rispetto ad una "data di riferimento" che serve come punto di partenza per il calcolo del numero dei giorni di ritardo e di anticipo (inizializzazione di default alla data del giorno)
- sia uno in relazione al numero di giorni di ritardo (+) o di anticipo (-)
Criteri di ricerca
Alcuni criteri di ricerca addizionali permettono di includere:
- gli acconti clienti e fornitori,
- le scadenze da sottoporre a factoring,
- le scadenze saldate,
- di affinare la selezione alle fatture solo contabilizzate
Criteri di ordinamento
Infine, viene proposta una opzione di visualizzazione delle scadernze selezionate.
E' possibile ordinare le scadenze per data di scadenza o per terzo pagatore/pagato (quando nessuna selezione avviene sui terzi).
E' possibile indicare una videata di consultazione differente da quella proposta di default.
Il bottone OK permette di selezionare le fatture interessate e di passare in aggiornamento sulla videata di modifica delle scadenze.
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Campi
I seguenti campi sono presenti in questo folder :
Criterio di selezione
| Verranno selezionate soltanto le scadenze della società inserita. |
| Tutti i siti o un sito particolare. |
| Verranno selezionate soltante le scadenze del sito inserito. |
| Tutti i collettivi, un gruppo di colletivi o un collettivo particolare. |
| Verranno selezionate soltanto le scadenze aventi un collettivo appartenente al gruppo di collettivi inserito. |
| Verranno selezionate soltanto le scadenze del collettivo inserito. |
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| Tutti i terzi fatturati o un terzo fatturato particolare. |
| Saranno selezionate |
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| Tutti i terzi pagatori/pagati o un terzo pagatore/pagato particolare. |
| Verranno selezionate soltanto le scadenze del terzo inserito. |
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| Tutte le modalità di pagamento o una modalità di pagamento particolare. |
| Verranno selezionate solo le scadenze della modalità di pagamento inserita. |
| Tutte le valute, un gruppo di valute o una valuta particolare. |
| Verranno selezionate soltanto le scadenze aventi una valuta appartenente al gruppo di valute inserito. |
| Verranno selezionate soltanto le scadenze della valuta inserita. |
| Data massima delle scadenze selezionate (nessun massimo se non indicata). |
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Solleciti
| Se no, selezionerà soltanto le scadenze il cui Sollecito=no Se si, selezionerà soltanto le scadenze il cui Sollecito=si Se Indeterminato, selezionerà tutte le scadenze. |
| Se il campo Scadenze da sollecitare è a'SI' ed il campo Scadenze mai sollecitate è contrassegnato, il programma visualizzerà tutte le scadenze da sollecitare che non sono state ancora oggetto di un sollecito. Se il campo Scadenze da sollecitare è a 'INDETERMINATO' ed il campo Scadenze mai sollecitate è contrassegnato, il programma visualizzerà tutte le scadenze da sollecitare che non sono state oggetto di un sollecito così come tutte le scadenze mai sollecitate e che non saranno mai oggetto di un sollecito . |
| Intervallo su livello di sollecito (tutti i livelli se intervallo vuoto) |
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Pagabile
| Intervallo di stato di Pagabile. |
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Simulazione sconto/interesse
| Simulazione di sconto/interesse. L'importo che verrà visualizzato nella colonna "importo sconto/interesse" si calcola tenendo conto: * del codice sconto/interesse (sia della scadenza sia del terzo). * di un numero di giorno. * dei tassi di sconto e interesse predefiniti. Il risultato sarà sia un importo negativo (=interesse) sia un importo positivo (=sconto). Per la simulazione, il numero del giorno può essere inserito sia: * direttamente nel campo "N° giorni". * con una data di riferimento (il numero di giorni verrà calcolato a fronte della data attuale). |
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Criteri di ricerca
| Se si, verranno considerate le scadenze di acconto fornitore. |
| Indica se devono essere caricate o meno le scadenze poste in factoring. Ad ogni modo, il loro importo non sarà modificabile. |
| Casella non contrassegnata: Verranno visualizzate tutte le scadenze. Casella contrassegnata: Saranno prese in considerazione soltanto le scadenze di fatture validate. |
| Se si, verranno considerate le scadenze di acconto cliente. |
| Se si, verranno considerate le scadenze saldate. |
| Indicare il criterio di selezione. |
Ordinamento
| Le scadenze saranno ordinate a seconda del criterio di ordinamento selezionato: Data scadenza o Terzo |
| Indica il codice videata da utilizzare per l'inserimento delle scadenze. |
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Videata di inserimento
Presentazione
Modifica delle scadenze
L'elenco delle scadenze selezionate appare a video. Questa videata si compone di righe in cui si ritrovano tutte le informazioni collegate alla scadenza. In fondo al riquadro quattro quadri danno il totale della selezione (parametrizzabile nella videata di consultazione) il dettaglio della scadenza, il totale del movimento e ricordano le caratteristiche dello sconto/interesse.
Il riquadro delle scadenze
La visualizzazione dei campi è strettamente collegata alla parametrizzazione della videata.
Ogni riga di questo riquadro rappresenta una scadenza. Vi si trovano tutte le informazioni che la caratterizzano, quali:
- il numero di fattura, la data di scadenza, il terzo fattura o ordine il terzo pagatore / pagato ecc...
- il numero del movimento d'origine. Per dettagliare la tracciabilità dell'origine della scadenza, un menù contestuale permette di conoscere il movimento di origine del movimento che genera la scadenza (esempio: il numero d'ordine per la fattura che genera la scadenza). Questa tracciabilità è possibile solo per le fatture (e/o note credito) in cui il campo "documento d'origine" è stato indicato.
- la valuta. Tutti gli importi delle scadenze possono essere visualizzati nella valuta di transazione, nella valuta società o ancora nella valuta reporting.
- il segno (S) della scadenza da un punto di vista contabile: Dare/Avere
Le differenti azioni possibili a livello delle righe sono le seguenti:
Modifica dei parametri di una scadenza
Cliccando su un campo di una scadenza, si può modificare:
- la data di scadenza
- il valore del Pagabile
- il codice contestazione
- la modalità di pagamento
- la gestione dei solleciti
- il terzo pagato/pagatore
- la generazione dell'estratto conto (accessibile con clic destro)
- il codice sconto/interessi
- il codice indirizzo pagatore/pagato
Frazionamento di una scadenza in scadenze multiple
Nel campo "Importo" della scadenza da elaborare, basta modificare l'importo in valore di una delle nuove scadenze costitutive.
Questo cambio di importo conduce su un'altra finestra che permette di inserire nuove righe. E' possibile allora modificare la ripartizione della scadenza tra le varie posizioni e saldare l'ultima col tasto destro.
Nel caso in cui si fosse già verificato un pagamento parziale, vengono attivati dei controlli supplementari.
Raggruppamento scadenze
Il raggruppamento di scadenze è basato sullo stesso principio del frazionamento. Non è possibile eliminare una scadenza direttamente nelle righe del riquadro. Su una delle scadenze da raggruppare, basta modificare l'importo indicando l'importo totale della scadenza raggruppata. Appare una nuova finestra. E' su questa finestra che possono essere cancellate le righe di scadenze supplementari.
Le informazioni di fondo pagina
Quando si seleziona una scadenza col cursore, le informazioni supplementari su quest'ultima od ancora sul totale della selezione.
Totale Selezione:
Questo riquadro è opzionale e dipende dalla parametrizzazione della videata. Presenta per la selezione in corso delle informazioni chiave: il numero di scadenze, il loro importo ed il saldo totale, l'importo totale di pagamenti definitivi o provvisori.
Dettaglio scadenza:
Questo dettaglio appare quando è selezionata una scadenza. Permette di ottenere le informazioni sul pagatore / pagato ed il sito dell'operazione.
Per le scadenze presenti o che devono essere messe su un estratto conto, è indicato il campo "estratto conto ". Si visualizza rispettivamente o il numero dell'estratto conto o "Da fare".
Infine, se la scadenza è saldata - o parzialmente saldata - viene visualizzato il numero di pagamento.
Totale movimento:
L'importo totale della scadenza è indicato nel campo "Totale", uno stesso movimento può essere frazionato in più scadenze. Per le scadenze saldate definitivamente o parzialmente, l'importo del pagamento ed il saldo della scadenza appaiono nei campi previsti a tale scopo.
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Campi
I seguenti campi sono presenti in questo folder :
Riquadro Dettagli
| Tipo movimento. |
| Inserire il n° movimento la cui scadenza è da modificare. Se tale movimento è multi-scadenza, l'apertura di un riquadro che elenca le scadenze del movimento permette di scegliere una scadenza particolare. |
| Possibilità di variazione in massa con click destro "Agg colonna". |
| Se il livello modalità di pagamento non ha codice estratto conto associato:
Possibilità di variazione in massa con click destro Agg colonna. |
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| L'importo non può essere superiore all'importo della riga movimento. |
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| Codice che permette di identificare per il terzo corrente una serie di tassi di interesse e di sconto (fino a 12) da applicare ad un pagamento in funzione di un numero di giorni di anticipo o di ritardo rispetto alla data di scadenza. |
| Codice contestazione della scadenza. |
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| Da sollecitare si/no |
| Possibilità di variazione in massa con click destro "Agg colonna". Soltanto le scadenze di tipo 'ricavo' vengono modificate. |
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| Il livello inserito non deve essere superiore al livello del codice pagamento dell'utente. Possibilità di variazione in massa con click destro "Agg colonna". Soltanto le scadenze di tipo 'spesa' e il cui livello di codice pagamento è inferiore o uguale al livello di codice pagamento dell'utente vengono modificate. |
| Terzo pagatore/pagato della scadenza. |
| Codice indirizzo del terzo pagatore/pagato. |
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Totale selezione
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Dettaglio scadenza
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Totale movimento
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Sconti / agevolazioni
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Funzioni accessibili tramite click destro sul riquadro
Documento origine
Opzione sempre accessibile. Permette di ottenere il numero di documento d'origine. Questa informazione è anche accessibile dalla colonna del riquadro.
E/C
Opzione sempre accessibile. Selezionando / deselezionando questa opzione, il campo " Estratto conto" passa successivamente al suo valore contrario; "Si" permette di generare un estratto conto mentre "No" non lo permette.
Consultazione movimenti
Opzione sempre accessibile. Permette di passare in tunnel sul movimento contabile.
Consultazione fatture
Permette di passare in tunnel verso la fattura di origine (quando la scadenza è generata da una fattura acquisti / vendite o terzi).
Consultazione pagamenti
Permette di passare in tunnel verso il saldo della scadenza.
Chiudi
Messaggi di errore
Oltre ai messaggi generici, i seguenti messaggi d'errore possono apparire al momento dell'inserimento :
Questo sito è nella società xxx
Il sito inserito non fa parte della società precedentemente inserita.
Importo scadenza > Importo riga movimento
L'importo inserito della scadenza è superiore all'importo della riga del movimento collegato.
Importo scadenza < Importo già pagato
L'importo inserito della scadenza è inferiore all'importo del pagamento della scadenza.
Modalità di pagamento non interessata dagli estratti conto
Questo messaggio può apparire in 2 casi:
- inserendo una modalità di pagamento non collegata ad un codice di estratto conto, mentre la scadenza è in un estratto (messaggio di errore), oppure l'estratto conto deve essere fatto per questa scadenza (messaggio di avviso). In quest'ultimo caso, e se si continua, l'informazione "Estratto da fare" passa automaticamente a "no".
- all'attivazione del tasto funzione "Estratto conto" su una scadenza la cui modalità di pagamento non è collegata ad un codice estratto conto.
Numero scadenze > Numero righe del riquadro
Nella visualizzazione del riquadro multi-scadenze, il numero delle scadenze supera la dimensione del riquadro.
Nessuna scadenza, Annullamento impossibile
Nel riquadro multi-scadenze, se rimane solo una scadenza, è impossibile il suo annullamento.
Annullamento impossibile di tutte le scadenze
Nel riquadro multi scadenze, serve minimo una riga di scadenza.
Pagamento esistente su questa scadenza, Annullamento impossibile
La scadenza è collegata ad uno o più pagamenti.
La scadenza appartiene ad un estratto conto, Annullamento impossibile
La scadenza è collegata ad un E/C.
Totale importo scadenze <> Importo riga del movimento
Nella validazione del riquadro multi scadenze, la somma degli importi delle scadenze è diversa dall'importo della riga di movimento. Modificare uno o più importi per ottenere l'importo totale della riga del movimento, che è visualizzato per informazione in basso a destra della videata.
Inizio/Fine del file
All'attivazione dei tasti di funzione" + Pag " e " -Pag " nel riquadro delle scadenze, non ci sono nuove scadenze da visualizzare in un'altra pagina.