Approvazione/Rifiuto
Questa funzione permette al firmatario di effettuare l'accettazione o il rifiuto di approvazione delle richieste di revisione a lui indirizzate, mediante un messaggio WORKFLOW o mediante accesso diretto all'elenco delle approvazioni che deve effettuare.
Al ricevimento del messaggio, può sia firmare direttamente partendo dalla propria email, sia accedere all'elenco delle richieste di revisione che deve approvare. Se il processo di approvazione implica più firmatari, le firme successive si effettuano secondo lo stesso processo del primo firmatario.
Le revisioni passano in stato "Approvato" dopo aver ottenuto l'ultima firma. In caso di rifiuto di uno dei firmatari del circuito, la revisione passa in stato "Rifiutato".
Durante tutto il ciclo di approvazione, è vietata qualsiasi modifica sullo stanziamento, il budget, le righe di budget e la richiesta di revisione. Questo controllo è rimosso in approvazione o rifiuto della revisione.
L'annullamento di una revisione dopo approvazione può essere effettuato solo con una revisione inversa.
Circuiti di firme
Parametrizzazione preliminare
L'approvazione degli stanziamenti, budget e righe di budget, e l'approvazione delle revisioni di budget possono essere accompagnate da un circuito di firme parametrizzabile. L'attuazione di questi circuiti di firma è collegata alla parametrizzazione dei seguenti elementi :
- Modello di dati BUOAPP per il gruppo di tabelle collegate alla tabella BUDAPP (BOA) per le approvazioni di budget e BUOREV per il gruppo di tabelle collegate alla tabella BUDREV (BRV) per le revisioni.
- Regole di workflow BUOAPP, BUOAAPPREF, BUOAAPPVAL per le approvazioni di budget e REVAPP, BUOREVREF, BUOREVVAL per le revisioni.
- Regole di assegnazione degli utenti BUOAPP per le approvazioni di budget e BUOREV per le revisioni.
- Assegnazione degli utenti. Questa funzione permette di inserire delle formule sui campi "utente" quando il campo "Formula/utente" è selezionato. Questa formula sarà interpretata al momento dell'esecuzione del Workflow. Se il valore del campo è minore o uguale a cinque, si considera che si tratti di un codice utente inserito, e questo campo non verrrà valutato.
Formule di ricerca dei firmatari
La ricerca dei firmatari può essere effettuata mediante l'inserimento del codice del firmatario o tramite una formula che permette di ricercare questo firmatario tramite delle entità.
Ogni entità richiede:
- Un codice utente,
- Un entità responsabile,
- Un entità di approvazione,
- Un entità di collegamento.
Lo stanziamento, ed i relativi budget e righe, richiedono un'entità responsabile, un'entità di approvazione (EA1) ed un'entità di collegamento (ER1). L'entità di approvazione EA1 richiede essa stessa un'entità di approvazione EA2, e così via fino all'ultima entità della piramide. Lo stesso vale per l'entità di collegamento ER1 collegata alla ER2, essa stessa collegata alla ER3 fino all'ultima entità della piramide. Ogni entità richiede un codice responsabile, che può essere ricercato mediante una formula che sostituisce il codice utente inserito nella parametrizzazione (vedere riquadro che segue).
Piramide approvazione | RES | Livello | Piramide collegamento | RES | Livello |
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Entità APP = 1 | MCL9 | EA3 | Entità COL = 1 | MCL9 | ER4 |
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Entità APP = 10 | MCL2 | EA2 | Entità COL = 20 | MCL4 | ER2 |
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Entità APP = 103 | MCL1 | EA1 | Entità COL = 203 | MCL3 | ER1 |
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Entità 20301 |
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| Entità 20301 |
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La parametrizzazione delle "Assegnazioni Utenti" può quindi essere effettuata nel modo seguente:
- Entità di approvazione = 103
- Firmatario 1 = [F:ER1]USR (USR dell'entità 203, ovvero MCL3)
- Firmatario 2 = [F:EA1]USR (USR dell'entità 103, ovvero MCL1)
- Firmatario 3 = [F:EA2]USR (USR dell'entità 10, ovvero MCL2)
- Firmatario 4 = [F:ER2]USR (USR dell'entità 20, ovvero MCL4)
- Firmatario 5 = [F:EA3]USR (USR dell'entità 1, ovvero MCL9)
- Firmatario 6 = [F:ER3]USR (USR dell'entità 1, ovvero MCL9)
L'uso delle formule permette, in caso di modifica del responsabile di un'entità, di conservare i circuiti di firme attuati, senza obbligo di modifica, essendo tale modifica considerata automaticamente al momento della modifica nell'entità.
Gestione videata
La videata si compone di due parti. La prima permette l'inserimento del codice della società o del sito di definizione delle richieste di revisione, la seconda permette di visualizzare in un riquadro l'insieme degli oggetti comportanti una richiesta di revisione.
Il numero massimo di righe autorizzato per selezione è 500.
Ogni richiesta di revisione può essere trattata individualmente effettuando una spunta nella colonna "Elabora" o globalmente utilizzando i bottoni "Revisiona tutto" o "Rifiuta tutto".
Videata di inserimento
Presentazione
Il riquadro presenta le richieste di revisione che il firmatario deve approvare.
Per una richiesta di revisione "Multipla" i totali non vengono visualizzati. Un clic destro permette di accedere al bottone [Dettaglio revisione] che presenta le richieste di revisione effettuate su ciascuno dei livelli della revisione: Stanziamento, budget, righe.
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Campi
I seguenti campi sono presenti in questo folder :
[Sélection]
| Campo alimentato dal codice del prossimo firmatario del circuito di approvazione delle revisioni. |
| Codice del sito o della società, da inserire o da selezionare nell'elenco. Questo codice permette di selezionare tutte le richieste di revisioni da firmare da parte dell'utente per questa società. Se l'informazione inserita corrisponde ad una società, la selezione presenta tutti gli oggetti definiti a livello società, compresi quelli definiti a livello dei siti di questa società. Se l'informazione inserita corrisponde ad un sito, la selezione presenta unicamente gli oggetti di budget definiti a livello di questo sito. |
| Descrizione associata al codice del sito o della società. |
Revisione
| Questo bottone "Rivedi tutto" permette di selezionare in una sola operazione tutti gli oggetti di budget della selezione per approvazione della richiesta di revisione. Il suo utilizzo ha l'effetto di sostituire nella colonna "Elab." lo stato "Nulla" con lo stato "Rivedi". Questa azione può essere annullata con l'utilizzo dello stesso bottone che rimette la selezione allo stato "Nulla". |
| Questo bottone "Rifiuta tutto" permette di selezionare in una sola operazione tutti gli oggetti di budget della selezione per rifiuto. Il suo utilizzo ha l'effetto di sostituire nella colonna "Elab." lo stato "Nulla" con lo stato "Rifiuta". Questa azione può essere annullata con l'utilizzo dello stesso bottone che rimette la selezione allo stato "Nulla". |
Rifiuto
Riquadro Dettagli
| Questa colonna presenta tre opzioni: Nulla (stato di default degli oggetti di budget selezionati), Rivedi e Rifiuta. Ogni richiesta di revisione può essere approvata o rifiutata selezionando l'elaborazione appropriata individualmente. Per un'elaborazione globale di tutte le richieste di revisione, utilizzare il bottone "Rivedi tutto" o "Rifiuta tutto". |
| Codice della causale della richiesta di revisione da inserire o da selezionare nella tabella diversa 349. |
| Campo di testo che permette di inserire una causale di revisione dettagliata. |
| Descrizione del livello dell'oggetto presentato per richiesta di revisione: Stanziamento, budget esercizio e riga di budget. Il livello "Multiplo" indica che la revisione verte su più oggetti: stanziamento, budget, e/o righe. In questo caso, gli importi non vengono visualizzati, Un clic destro sulla riga permette di accedere all'opzione [Dettaglio revisione] che presenta le richieste di revisioni effettuate su ognuno dei livelli della revisione. |
| Codice degli stanziamenti di budget oggetto di una richiesta di revisione sottomessa ad approvazione. |
| Descrizione associata al codice dello stanziamento di budget. |
| Codice dell'esercizio contabile, associato ai budget per esercizio. |
| Conto di budget, indicato per una riga di budget. |
| Codice della valuta di gestione degli stanziamenti, dei budget e delle righe di budget, controllato nella tabella della valute. |
| Importo a budget ante revisione, espresso in imponibile, degli stanziamenti, dei budget e delle righe di budget selezionati. Tale importo corrisponde all'importo approvato, aumentato o diminuito delle revisioni precedenti. |
| Importo della revisione richiesta, espresso in imponibile. Questa informazione appare solo per un'approvazione per oggetto o tramite accesso al dettaglio di un'approvazione multipla. |
| Importo, espresso in imponibile, inserito nella richiesta di revisione, da prendere dalla riserva:
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| Importo, espresso in imponibile, inserito nella richiesta di revisione, da prendere da 'resta da ripartire':
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| Importo, espresso in imponibile, inserito nella richiesta di revisione, corrispondente all'aumento richiesto dello stanziamento. |
| Somma delle richieste di acquisto, ordini e fatture imputate sulle righe di budget, sui budget e sugli stanziamenti. Questa informazione appare solo per un'approvazione per oggetto o tramite accesso al dettaglio di un'approvazione multipla. |
| Saldo delle righe di budget, dei budget e degli stanziamenti corrispondente all'importo a budget - il realizzato. Questa informazione viene visualizzata per una revisione "individuale". Per una revisione "multipla", questo campo non viene alimentato, riferirsi al riquadro "Dettaglio". |
| Se lo stanziamento è collegato ad un progetto, il suo codice appare in questa colonna. |
| Entità che assume la gestione dello stanziamento, dei suoi budget e delle sue righe di budget. |
| Entità che consuma la spesa. Informazione non modificabile proveniente dalla riga di budget. |
| Codice di identificazione del lotto definito nel progetto |
| Numero della revisione generato dal sistema nel formato: (REV-)(MESE)(ANNO)(Numero d'ordine). |
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Funzioni accessibili tramite click destro sul riquadro
Stanziamento
Questo bottone permette di accedere alla consultazione dello stanziamento della riga selezionata del riquadro.
Riga
Questo bottone permette di accedere alla consultazione della riga di budget della riga selezionata del riquadro.
Dettaglio revisione
Questo bottone presenta per una revisione di tipo "Multiplo" il dettaglio per oggetto (stanziamento, budget e righe) della revisione richiesta.
Chiudi
Messaggi di errore
Oltre ai messaggi generici, i seguenti messaggi d'errore possono apparire al momento dell'inserimento :
Nulla di contrassegnato.Uscire senza effettuare nulla?
Questo messaggio viene visualizzato quando dopo la presentazione degli oggetti generati dalla selezione, si clicca su [OK] senza aver effettuato alcuna selezione. La risposta "Sì" a questo messaggio riporta al menù, la risposta "No" fa rimanere nella videata di selezione, permettendo di effettuare l'approvazione di una revisione.
Causale obbligatoria per le righe
Questo messaggio viene visualizzato quando si tenta di effetttuare un'approvazione mediante la propria email ma non si è connessi con il codice del firmatario richiesto per l'approvazione.
La revisione non è più da approvare
Questo messaggio viene visualizzato quando si tenta di effettuare un'approvazione mediante la propria email: l'oggetto è già stato approvato dal menù dedicato o mediante accesso al file allegato, trasmesso via email.
Campo obbligatorio
Questo messaggio viene visualizzato quando si rifiuta l'approvazione senza inserire una motivazione per questo rifiuto.