Księguj

Dodawanie nowej księgi: sposób postępowania

Zaleca się przeprowadzenie poszczególnych działań w następującej kolejności.

1 - aktualizacja parametrów LEDTYPAUTTyp Księgi Automatycznej„

Funkcjonalność pozwala jedynie na zarządzanie manualnym dodawaniem nowej księgi. Ilość ksiąg, które zadeklarowano jako automatyczne w parametrach LEDTYPAUT może wymagać aktualizacji. Z tego powodu nowa księga będzie wyświetlana w niektórych ustawieniach.

Typy dzienników

Dla każdego typu dziennika, zakładka, która zawiera manualne księgi folderu, umożliwia określenie, czy księga musi być wypełniania systematycznie, opcjonalnie czy w ogóle może być pominięta. Jeżeli dodawanie nowej księgi pociąga za sobą konieczność poszerzenia parametru LEDTYPAUT, wówczas nowa księga będzie wyświetlana w tabeli z domyślną wartością autoryzacji „Dozwolone”.

Użytkownik musi zatwierdzić (i jeśli to konieczne, zmodyfikować) ten status, kolejno dla każdego typu dziennika, przed uruchomieniem funkcjonalności odzyskiwania nowego typu księgi dla wiersza księgowań.
Dla niektórych szczególnych procesów (raporty na koniec roku finansowego, odchylenia z procesu parowania lub różnice z przeliczeń...), może wystąpić konieczność stworzenia nowego typu pojedynczych dzienników księgi (dla tej nowej księgi).

Ekrany wprowadzania dziennika

Dla każdego ekranu wprowadzania, dla którego istnieje odwołanie w Ekran wprowadzania kolumny oraz Ekran wprowadzania wiersza pozycji, tabela „Typ księgi” jest aktualizowana automatycznie. Całkiem przeciwnie natomiast, obowiązkowo należy wprowadzić te dwie transakcje w trybie zmiany, zapisać je i ponownie je zweryfikować. Aktualizacja tej tabeli może się odbywać manualnie dla ekranów wprowadzania, które nie odwołują się do tych dwóch parametrów, jeśli jest taka potrzeba.

Ekrany wprowadzania w module „Zakupy”

Dla każdego ekranu wprowadzania w module „Zakupy”, tabela typu księgi zawiera wszystkie księgi lokalnego menu 2644 „Typ księgi”. Każda księga automatyczna posiada tryb „Ukryta”, którego nie można modyfikować. Księgę można ustawić jako manualna i wówczas można wejść do trybu „Ukryta” i dokonać modyfikacji, jeśli jest to konieczne.

2 - Aktualizacja szablonu

Manualna aktualizacja elementów ogólnej struktury

• Tworzenie planu kont,
• Tworzenie / aktualizacja planu kont wraz z zasadami przenoszenia,
• Tworzenie typów Wymiarów Analitycznych,
• Tworzenie wymiarów analitycznych,
• tworzenie księgi.

Ręczna aktualizacja szablonu

• Ustawianie wiersza nowej księgi,
• Aktualizacja blokad kontrolnych.

Dodawanie księgi, która nie dotyczy wszystkich firm szablonu

Szablon może być wspólny dla wielu firm. Z tego powodu, firmy te mogą wszystkie korzystać z faktu dodania nowego typu księgi.
Przypomnienie: powiązanie pomiędzy firma i szablonem księgowym nie może zostać usunięte.
Dodawanie księgi dla jednej lub kilku firm szablonu, ale nie dla wszystkich, które objęte są szablonem: należy zduplikować szablon i zmodyfikować (jedynie) jego kod. Po zduplikowaniu, nowy szablon musi być ponownie przypisany do firmy. Z tego powodu, każdy szablon może mieć nową (identyczną lub różną) księgę.

3 - Aktualizacja danych firmy

Rekordy dotyczące Firmy i Lokalizacji

Jeżeli dodawana jest księga z typami wymiarów analitycznych, nowe wymiary księgi są ładowane w zakładce „Księgowość” dla odpowiednich rekordów firmy i lokalizacji. Użytkownik będzie być może musiał zaktualizować pole Widok wymiarów rekordów firm i lokalizacji orazpola zapisów Wymaganych i Upstreamowych rekordów firmy.

Aktualizacja roku finansowego / okresów finansowych według firm

Rok finansowy i okresy finansowe muszą być utworzone dla wszystkich kombinacji „firma / nowa księga”, odnoszących się do zaktualizowanego szablonu.
Lata finansowy i okresy finansowe muszą być tworzone za pomocąAplikacji użytkowej do tworzenia lat finansowych / okresów finansowych.

Wprowadzanie faktur Transakcje według aktualizacji firm

Tabela typów księgi jest zaktualizowana, w kontekście, który nie utrudnia wprowadzania danych (nowa księga nie jest wyświetlana). Użytkownik ma swobodę ustawienia (bądź nie) zapisów na koncie dla nowej księgi jak również numeru zamówienia.

4 - Dane niezbędne do przenoszenia aktualizacji nowej księgi

Aktualizacja domyślnych typów wymiarów

Jeżeli nowa księga zawiera nowe typy wymiarów, domyślne typy wymiarów muszą być zaktualizowane manualnie dla każdego podmiotu:

• aplikacja użytkowa polega na domyślnym ustawieniu wymiarów — określonym w ekranie wprowadzania dziennika — po to, aby zainicjować typy wymiarów nowej księgi dla wiersza księgowań,
• nowe typy wymiarów mogą być zainicjowane w momencie tworzenia nowych dokumentów po dodaniu księgi.

Wymiary powiązane z tworzeniem nowych typów wymiarów

Nowe wymiary muszą być aktualizowane za pomocą wpisu lub poprzez import.

Dodawanie domyślnych typów wymiarów oraz nowych typów wymiarów w danych podstawowych

Nowe domyślne wymiary muszą być dodane dla różnych danych podstawowych (klient, dostawca, podatki...), dla których zadeklarowano nowe typy wymiarów.

Dodawanie domyślnych typów wymiarów oraz nowych typów wymiarów dla nowych wymiarów

Nowe domyślne wymiary muszą być dodane dla nowych deklarowanych typów wymiarów.
Jest to szczególnie ważne jeśli, w szablonie księgowym, opcja Bilansowania jest ustawiona jako „Bilansowanie z różnicami wynikającymi z zaokrągleń” oraz jeśli nowe typy wymiarów są ustawione jako wymagane i / lub jeśli nowa księga ma aktywną opcję „Co najmniej jeden typ wymiarów musi zostać wprowadzony”.

Dodawanie domyślnych typów wymiarów do ustawień ekranu wprowadzania dziennika

Nowe domyślne wymiary muszą być dodane dla ekranu wprowadzania dziennika. W rzeczywistości, kiedy nowe wiersze księgowań nowej księgi są dodawane do poprzednich dzienników, typy wymiarów nowej księgi są inicjowane zgodnie z domyślnym ustawieniem wymiarów, określonym dla ekranu wprowadzania dziennika.

Aktualizacja domyślnego ustawienia wymiarów w celu uwzględnienia nowych typów wymiarów

Domyślne ustawienie wymiarów, powiązane z ekranami wprowadzania dziennika, jest wykorzystywane do określenia reguł ładowania typów wymiarów przy dodawaniu księgi. W wierszach księgowania oraz dokumentach, stworzonych po dodaniu nowej księgi, kody i reguły ładowania dla nowych typów wymiarów muszą zostać zaktualizowane za pomocą funkcji ustawienie domyślnych wymiarów.
Domyślny kod sekcji, powiązany z ekranem wprowadzania, nie powinien ładować innych typów wymiarów niż te, które określone w dodanej księdze.

Tworzenie nowego planu kont

Konta muszą być uaktualnione i reguły przenoszenia muszą być sprawdzone w celu umożliwienia określonego ładowania nowej księgi. Wymiary kont analitycznych oraz typy wymiarów mogą być aktualizowane manualnie lub poprzez „Domyślny typ wymiarów” z Planu kont.

Wymagany status typu wymiaru powiązany z dodaną księgą

W momencie uruchamiania aplikacji użytkowej dla dodania księgi, uruchamiane są wszystkie standardowe mechanizmy kontrolne wprowadzania zapisów w dzienniku.
W księdze analitycznej, posiadającej typ wymiaru, który jest wymagany, niektóre księgowania mogą nie być powiązane z jakimkolwiek wymiarem dla tego typu wymiaru. W momencie dodawania nowej księgi, przetwarzane są standardowe mechanizmy kontrolne. W konsekwencji, brak wymiaru dla tego typu wymiaru jest uznawany za błąd.
Z tego powodu, typ wymiaru musi być ustawiony tymczasowo jako „nie wymagany” przed uruchomieniem aplikacji użytkowej dla dodania księgi.

Zarządzanie ekranem

Funkcjonowanie

Dla księgi manualnej, aplikacja użytkowa dla księgowania danych wygenerowanych, odczytuje księgowania transakcji (co określa przenoszenie za pomocą kolejności prezentacji typów ksiąg). Przenoszenie jest dokonywane z uwzględnieniem ustawienia kont i typów dzienników.

Aplikacja użytkowa nie uruchamia aktualizacji sald. Aktualizacja sald musi być uruchomiona za pomocą aplikacji użytkowej do ponownej synchronizacji sald, Sald wymiarów, Ilościowych sald wymiarów.

Zarządzanie szczególnymi przypadkami

Ostateczne dzienniki

Kiedy dziennik staje się ostateczny, przypisywany jest numer chronologiczny (jeden numer dla pozycji). W ten sposób, użytkownik ma pewność, że żadna pozycja nie została unieważniona lub dodana (numery są chronologiczne).
W przypadku numeru chronologicznego konta, składnik uwzględnia typ księgi. Każdy typ księgi ma swój własny kolejny numer. Dodawanie wiersza do nowej księgi nie zakłóca chronologii numerowania. W przypadku braku składnika „Typ księgi” może pojawić się przerwa w sekwencji numerów.

Na przykład:

Numer sekwencji powiązany z Firma nr 1, posiadającą dwie manualne księgi:

Po dodaniu księgi MSR:

Szczególne księgowania, związane z zakończeniem roku finansowego

Księgę można dodać jedynie od pierwszego niezamkniętego roku finansowego.

Proces generowania księgowań musi się rozpocząć od pierwszego roku finansowego z saldem otwarcia. Saldo to musi być wprowadzone (bezpośrednio lub poprzez import) dla nowej księgi. Są dwie możliwości dla przeprowadzenia tego procesu, w zależności od wcześniejszego wyboru i trybu odzyskiwania.
Dla przykładu, jeśli użytkownik zaczyna dnia 01/01/N-4 i ustawia pierwszy rok finansowy na 01/01/N-4:

• PRZYPADEK 1: Dodawanie nowej księgi dla wszystkich wcześniejszych lat finansowych, z wyborem dodania, począwszy od roku finansowego N-6. Saldo otwarcia musi być wprowadzone dla tej nowej księgi z typem dziennika pojedynczej księgi (nowa księga). Każdy rok finansowy musi zostać zamknięty i musi zostać uruchomiona aplikacja użytkowa dodawania nowej księgi po każdym wprowadzeniu lub wygenerowaniu salda otwarcia.
• PRZYPADEK 2: Dodawanie nowej księgi dla wszystkich wcześniejszych lat finansowych, z wyborem odzyskiwania, począwszy od roku finansowego N-4. Istnieją dwa rozwiązania:
• Rok finansowy N-6 musi zostać zamknięty bez uruchomienia aplikacji użytkowej dodawania księgowań dla roku finansowego N-6.
  Saldo zamknięcia roku finansowego N-6 (saldo otwarcia roku finansowego N-5) jest wprowadzane pod datą 01/01/N-5 i rok finansowy B-5 jest następnie zamykany dla nowego typu księgi. W ten sposób, dostępne jest saldo otwarcia roku finansowego N-4. Aplikacja użytkowa może zostać uruchomiona dla dodania księgi do lat finansowych N-4, N-3, ... itd.
• Lata finansowe N-6 i N-5 są zamykane bez odzyskiwania księgowań. Saldo otwarcia roku finansowego N-4 jest odzyskiwane poprzez wprowadzenie lub import na datę 01/01/N-4 dla typu dziennika pojedynczej księgi (nowa księga). Aplikacja użytkowa może zostać uruchomiona dla dodania księgi.

Uzgadnianie i konwersja

• Konwersja
  Za każdym razem dodana księga jest sprawdzana pod względem możliwości dopasowywania,i za każdym razem, kiedy wiersze księgowania są dodawane do nowej księgi, linie Księgi głównej są odzyskiwane w strefie wolnego odniesienia wierszy typu nowej księgi.
• Odchylenia konwersji
  Każdorazowo po odzyskaniu roku finansowego i przez zamknięciem roku finansowego i dodaniu odtworzenia uzgodnień, może okazać się konieczne uruchomienie procesu kalkulacjiodchyleń konwersji.
  

Aktualizacja Zobowiązań Analitycznych

Nowy typ księgi nie jest dodawany dla zobowiązań kontraktowych istniejących przed jego dodaniem, nawet jeśli może zostać zaznaczony jakoZobowiązania kontraktowe.
W konsekwencji, jeżeli do faktury dołączone jest zamówienie, które zostało wprowadzone wcześniej (podczas ładowania wstępnego zamówienia dla faktury), nie wygeneruje się zwolnienie z zobowiązania kontraktowego w typie nowej księgi (o ile nie stworzono wcześniej zobowiązania).

Karta Ekran wpisów

Przyciski określone

Komunikaty o błędzie

Jedynymi komunikatami o błędach są komunikaty ogólne.

Użyte tabele

Odniesienie do dokumentacji Implementacja