La présentation de l’écran de saisie dépend du paramétrage de la transaction choisie.
Si une seule transaction a été paramétrée, aucun choix n’est proposé. Dans le cas contraire une fenêtre s’ouvre pour vous présenter la liste des transactions auxquelles vous êtes autorisé. Quelle que soit la transaction utilisée, l’enregistrement d’une demande d’achat se décompose en une partie d’informations d’en-tête et une section destinée à créer les différentes lignes.
Présentation
Dans l'en-tête, saisissez les informations générales concernant la demande d’achat, telles que le demandeur, le site, la date de la demande et le code affaire.
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
| Code du demandeur, initialisé pardéfaut par le code de l'opérateur connecté etmodifiable. |
| Code du site à l'origine de l'ordre (demande de devis, demande d'achat, commande, ordre de sous-traitance, etc.). |
| Numéro de demande d'achatpermettant d'identifier celle-ci de façon unique. Ce numéro estgénéré automatiquement à chaque création de demande d'achat selonle paramétrage de compteur associé au type dedocument. |
| La date de demande d'achat est initialisée par la date du jour. Elle est modifiable uniquement en création. Si vous modifiez cette date, un message s'affiche et vous propose de réactualiser les prix et les éventuelles remises calculées sur les lignes de demande d'achat déjà saisies. |
| Ce champ vous permet de renseigner un code affaire.
Les modalités de gestion de ce champ dépendent du paramètre PJTSNGDOC - Une affaire par document (chapitre TC - groupe MIS).
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Présentation
Identifiez, dans cette section, le ou les articles objets de la demande d’achat. Les informations minimales à saisir sont l’article, la date de livraison souhaitée et la quantité.
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
| Il s'agit de la référence interne de l'article demandé qui doit exister dans la table Articles.
La désignation de l'article est modifiable quelle que soit la catégorie de l'article. A partir du champ Article, plusieurs possibilités vous sont offertes. En effet, vous pouvez saisir directement une référence article dont l'existence est contrôlée dans le fichier Articles ou cliquer sur l'icône Actionspour :
Après la saisie de la référence article, cliquez sur l'icône Actions pour restreindre la liste aux éléments (appels d’offre ou commandes) concernant cet article spécifiquement. Lorsque l’article saisi fait déjà l’objet d’une commande ouverte, un message vous en informe si la ligne de commande ouverte est encore valide. Pour les articles gérés en stock, il est possible de prendre en compte les suggestions issues du calcul des besoins (Présence du module GPAO) ou celles issues du calcul de réapprovisionnement (dans le module Stocks). En effet, lorsque qu’il existe des suggestions d’achats (POS) pour l’article saisi, une fenêtre s’ouvre automatiquement pour proposer la prise en compte des besoins. Si vous ne souhaitez pas prendre en compte les suggestions, il suffit d’abandonner cette fenêtre pour revenir à la suite de la saisie de la ligne. Si vous souhaitez prendre en compte les suggestions, vous pouvez renseigner une borne de dates afin de limiter la proposition dans le temps. Quand aucune date n’est saisie, l’ensemble des suggestions est proposé. Vous pouvez ensuite modifier l’unité dans laquelle doivent être exprimées les quantités de besoin : par défaut c’est l’unité de stock qui est proposée et qui est modifiable à condition d’en choisir une dans la liste de sélection des unités (Unité d’achat, Unité de conditionnement, Unité de stock de l’article). Les lignes de besoins sont alors affichées avec pour chacune :
Après la saisie de l’unité, vous êtes automatiquement en mode saisie de la quantité prise, qui est la seule information saisissable dans cet écran. Si vous souhaitez trier la liste proposée par date de besoin ou par site, vous devez sortir du mode saisie (cliquez sur Echap puis utiliser l'icône Actions afin de choisir le tri souhaité. Vous pouvez modifier la quantité prise proposée et saisir une quantité inférieure ou supérieure à la quantité du besoin ce qui peut être le cas si vous souhaitez par exemple prendre en compte partiellement un besoin. Si vous souhaitez exclure une des lignes de besoins, il suffit de saisir une quantité nulle. En fin de prise en compte, si au moment de la saisie de l’article vous avez pris en compte une réponse d’appel d’offre, un contrôle supplémentaire est effectué et un message d’avertissement apparaît lorsque la quantité totale prise en compte est inférieure à celle mentionnée sur la réponse. Vous pouvez annuler ou continuer votre saisie. Après validation, les lignes de besoin prises en compte sont regroupées par site et les lignes de DA correspondantes sont automatiquement générées. La saisie des autres informations de la ligne dépend de la transaction choisie. C’est le cas par exemple des informations Site, Fournisseur et Prix net. |
| Désignation principale de l'article provenant de la fiche article et pouvant être modifiée lors de la saisie. Il s'agit de la désignation principale de l'article traduite dans la langue de l'opérateur. A partir de ce champ, il est possible d'accéder à la fiche article par tunnel. |
| Il s'agit de la désignation saisie sur la fiche article. Cette désignation est transmise avec les modifications éventuelles sur la commande. A partir de ce champ, il est possible d'accéder à la fiche article par tunnel. |
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| Indiquez le site où la marchandise doit être livrée par le fournisseur, généralement initialisé par le site de commande dans le cas où ce dernier est également un dépôt.
Cependant, lorsque le site de demande n’est pas déclaré comme dépôt dans la table des sites et que l’article demandé est géré en stock, le premier site de stock associé à la société juridique du site de demande est alors proposé. A partir du champ Site de réception, vous pouvez :
Le site de réception doit appartenir à la même société juridique que le site demandeur pour une demande d'achat ou que le site de commande pour une commande. Si vous changez de site de réception, un message vous propose de relancer la recherche du fournisseur par défaut :
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| Il s'agit de la date de réception souhaitée. Elle est contrôlée par rapport aux dates d'indisponibilités du site de réception. En cas d'indisponibilité du site à cette date, un message apparaît et une autre date doit être saisie. La date de réception souhaitée peut également être automatiquement recalculée lorsque la date saisie correspond à un jour non ouvré pour le site : elle est alors automatiquement proposée au premier jour ouvré précédent. Cette information est obligatoire. Un message d'avertissement peut également s'afficher si la date saisie est antérieure à la date du jour. Elle permet d'initialiser la date théorique de commande. |
| Il s'agit par défaut de l'unité d'achat associée à l'article. Lorsque le fournisseur est modifié, cette unité peut être réajustée en fonction de l'unité d'achat définie sur la fiche article-fournisseur.
L'unité d'achat ne peut être modifiée. Un recalcul des quantités et des prix et remises est alors effectué. Lors de la facturation d'un article, l'UA de l'article est utilisée. L'unité est initialisée par défaut par l'unité d'achat associée à l'article. Lorsqu'une réponse d'appel d'offre a été prise en compte, l'unité spécifiée dans cette réponse est proposée. Lorsque ce champ peut être saisi, une nouvelle unité peut être sélectionnée dans la table des unités. |
| Cette rubrique est obligatoire. La quantité doit être obligatoirement renseignée. En effet, un message vous informe que la ligne ne sera pas créée si la quantité reste nulle en fin de saisie. Un message d’erreur peut également s'afficher lorsque la quantité proposée est modifiée suite à une prise en compte de besoins et que la quantité saisie est inférieure à la quantité prise en compte. |
| Cette zone désigne l'unité de gestion de l'article dans laquelle sont exprimés les stocks. |
| Il s'agit de la quantité en unité de stock calculée à partir de la quantité demandée en unité de commande. |
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Dans tous les cas, le fournisseur n’étant pas obligatoire, vous pouvez supprimer ce fournisseur. Vous pouvez également le modifier.
Pour renseigner le fournisseur, saisissez directement le code fournisseur, ou cliquez sur l'icône Actionspour :
Ce fournisseur ne pas être de type 'prospect' et doit être 'actif'. Lors de sa saisie, plusieurs contrôles sont effectués et différents messages peuvent apparaître, dans les cas suivants :
Lors de la modification du fournisseur sur une ligne de demande d'achat, le recalcul des prix et des remises en fonction des tarifs définis pour le nouveau fournisseur est proposé. La quantité de la demande et l'unité d'achat peuvent être réajustés en fonction de l'unité d'achat du nouveau fournisseur et le cas échéant en fonction de la règle d'arrondi définie par le paramètre général PURQTYRND – Arrondi de la quantité d’achat(chapitre ACH, groupe ORD). |
| Le numéro de version majeure est accessible uniquement si le suivi des versions majeures est actif au niveau du paramétrage de l'article (dans la section Gestion de la fonction Article, le champ Version stock a pour valeur ‘Majeure’). Si le pré-chargement des versions est activé au niveau de l'article/Fournisseurs, ou à défaut, au niveau l'article/Appro, la dernière version majeure active est pré-chargée automatiquement. A défaut, c'est la dernière version majeure de statut 'Arrêtée' qui est pré-chargée. Elle reste modifiable. |
| Le numéro de version mineure est accessible uniquement si le suivi des versions majeures et mineures est actif au niveau du paramétrage de l'article (dans la section Gestion de la fonction Article, le champ Version stock a pour valeur ‘Majeure et mineure’). Si le pré-chargement des versions est activé au niveau de l'article/Fournisseurs, ou à défaut, au niveau l'article/Appro, la dernière version mineure est pré-chargée automatiquement. Elle reste modifiable. |
| Les modalités de gestion de ce champ dépendent du paramètre PJTSNGDOC - Une affaire par document (chapitre TC - groupe MIS).
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| Date théorique de commande initialisée à partir de la date de réception souhaitée. |
| Sur une demande d'achat, le prix net peut provenir d'un appel d'offre, d'un tarif ou de la fiche article. Que le champ Prix net soit présent ou non à l’écran, le prix est initialisé en fonction du choix fait au niveau du paramètre PSHVLT - Valorisation ligne DA (chapitre ACH, groupe PRI) : A partir du champ prix net, cliquez sur l'icône Actions pour :
La saisie des articles se faisant en tableau, vous pouvez saisir plusieurs articles : en fin de saisie d’une ligne, vous êtes automatiquement en mode de saisie pour la ligne suivante. A ce stade, vous pouvez revenir sur la ligne saisie et cliquez sur l'icône Actions pour :
Selon le paramétrage défini, le contrôle budgétaire peut être effectué à titre indicatif au niveau de chaque ligne ou en fin de saisie. En fin de saisie d’une ligne, lorsque le contrôle budgétaire à la ligne a été activé et qu’un dépassement budgétaire est constaté, un message vous en avertit. Ce message peut être bloquant ou un simple avertissement selon le choix fait au niveau du paramétrage général (cf. paramètre BUDCNTPRP - Type contrôle préengagements, chapitre BUD - groupe CMM). Un message de même type peut apparaître au moment de la validation de la D.A. De plus, lorsque la mise à jour des pré-engagements est active, celle-ci est effectuée automatiquement :
En fin de traitement, un numéro est attribué à la demande d’achat et est affiché. Selon la transaction choisie, l'impression d'un document Demande d'achat peut être automatiquement déclenchée en fin de saisie. |
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| Cette devise correspond soit :
Les montants de la ligne de demande d'achat sont exprimés dans cette devise. Il est préférable d'utiliser la codification ISO lors de la création d'une nouvelle devise. |
Ce champ indique le compte comptable d'achat. Les plans de comptes accessibles dépendent du modèle comptable associé à la société du mouvement. Si ce champ n'est pas renseigné, le compte sera déterminé automatiquement par le code comptable de l'article (en fonction du paramétrage de la pièce automatique PQUIS). |
| C'est le type d'achat (achat de marchandise ou achat d'immobilisation) qui sert à déterminer, lorsqu'il est modifié, le compte et le code taxe à utiliser. Le type d'achat est initialisé par défaut en fonction de la taxe associée au compte de l'article. |
Les sections analytiques sont initialisées conformément au paramétrage des Sections par défaut (code section PSD) associé aux demandes d’achat. Ces codes sections peuvent être modifiés manuellement si la transaction l'autorise. Lorsqu'un axe analytique est utilisé pour le suivi de la gestion à l'affaire, toute modification du code affaire, effectuée en entête et répercutée sur les lignes, ou effectuée sur la ligne de document, entraîne la réinitialisation du code section sur cet axe. La réinitialisation s'effectue conformément au paramétrage des Sections par défaut. |
| Ce champ permet de renseigner un premier code taxe à appliquer. |
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| Ce champ est soumis au code activité MMS - Interface MMS - X3. |
Etat
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| Ce champ est soumis au code activité MMS - Interface MMS - X3. |
| Ce bouton est soumis au code activité MMS - Interface MMS - X3. |
Icône Actions
Cliquez sur cette action pour consulter le budget sur lequel la ligne de demande d'achat est imputée.
Cette action est accessible uniquement si :
Cliquez sur cette action pour accéder au pré-engagements correspondant à la ligne de demande d'achat.
Cette action est accessible uniquement lorsque la gestion des signatures est active (Paramètre général). Cliquez pour visualiser le stade de signature de la demande d'achat en faisant apparaître pour chaque ligne :
Cliquez sur cette action pour accéder à la fonction de consultation Traçabilité pièces. Cette fonction permet de visualiser et de naviguer dans la hiérarchie des pièces à l'origine ou issues du document.
Cliquez sur cette action pour afficher une fenêtre présentant la ou les notes associée(s) à cet article.
Il peut s'agir, par exemple, d'informations relatives à la disponibilité d'un article, à des articles complémentaires ou de remplacement ou un texte promotionnel.
Cette fenêtre peut s'afficher automatiquement en fonction du paramétrage effectué lors de la création des notes.
Les notes sont limitées à une consultation à l'écran et ne peuvent pas être imprimées.
Pour plus d'informations, se reporter à la documentation sur les Notes.
Par défaut, les états suivants sont associés à la fonction :
BONDA : Bons de demande d'achat
PREQUISE : Liste des demandes d'achat
PREQUISL : Liste demandes d'achat détail
Mais ceci peut être modifié par paramétrage.
Ce paramétrage s'effectue au niveau de la Personnalisation de l'objet en cours, en lui associant soit un code état, soit un code impression.
Il est possible d'affiner ce paramétrage :
Cliquez sur cette action pour :
Lors de la transformation du document, ce texte n'est jamais propagé sur les autres documents.
Cliquez sur cette action pour :
Cliquez sur cette action pour visualiser les commandes associées à la demande d’achat courante.
Cliquez sur cette action pour visualiser la transaction de demande d’achat utilisée.
Cliquez sur cette action pour accéder à la fonction de consultation Traçabilité pièces. Cette fonction permet de visualiser et de naviguer dans la hiérarchie des pièces à l'origine ou issues du document.
Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :
Ce message apparaît lorsque l’affectation des compteurs pour le module Achat n’a pas été effectuée. Pour remédier à ce problème, vérifiez que les compteurs nécessaires existent bien (si ce n’est pas le cas, créez-les ) puis affectez-les aux différents documents à l’aide de la fonction appropriée.
Reportez-vous aux Pré-requis de cette documentation.
Ce message apparaît lors de la saisie du site de demande, lorsque la gestion des signatures est active et qu’il n’existe aucun paramétrage de règle de signature pour la société juridique à laquelle le site de demande est rattaché.
Ce message apparaît en création lorsque la lecture du compteur spécifié est invalide et que le système n’a pas été capable de récupérer un compteur.
Ce message apparaît lorsque l’article saisi entre dans une catégorie d’articles fabriqués non achetés.
Ce message apparaît lorsque le site de réception saisi n’appartient pas à la même société juridique que le site de demande. Pour remédier à ce problème, vous devez sélectionner un site dans la liste proposée.
Ce message apparaît lorsque la date de réception souhaitée saisie se trouve dans une des périodes d’indisponibilité du site de réception.
Ce message apparaît lorsque le fournisseur saisi a été déclaré en litige dans la fiche fournisseur. Ce message peut être un simple message d’avertissement ou un message bloquant en fonction de la valeur donnée au code litige dans la fiche fournisseur.
Ce message apparaît lorsque l’article demandé n’est pas référencé pour le fournisseur saisi. Ce message peut être un simple message d’avertissement ou un message bloquant en fonction de la valeur donnée au paramètre ITMBPS - Référencement fournisseur (chapitre ACH, groupe REF).
Ce message apparaît lorsque l’article demandé n’est pas référencé au niveau Articles - Sites pour le fournisseur saisi. Ce message peut être un simple message d’avertissement ou un message bloquant en fonction de la valeur donnée au paramètre ITMBPSFCY - Référencement fournisseur-site (chapitre ACH, groupe REF).
Ce message apparaît lorsque l’article demandé a été déclaré, dans la fiche article, ‘Bloqué’ pour le fournisseur saisi. Ce message peut être un simple message d’avertissement ou un message bloquant en fonction de la valeur donnée au code blocage dans la fiche article (Section Article-Fournisseur).
Ce message apparaît lorsque vous modifiez la quantité d’une ligne issue d’une prise en compte de besoins et que la quantité saisie est inférieure à la somme des quantités des besoins pris en compte.
Ce message apparaît lors d’une tentative d’insertion de ligne ou de duplication de ligne dés que le nombre de lignes maximum pour une demande d’achat, défini par le code activité approprié, est atteint.
Ce message apparaît en fin de saisie d’une ligne de D.A. lorsque la quantité demandée est nulle : la ligne n’est pas valable, elle reste cependant affichée pour une modification éventuelle. Si au moment de la validation de la D.A, la quantité est toujours nulle, la ligne ne sera pas conservée.
Ce message apparaît lorsque l’on tente de créer une demande d’achat (ou d’enregistrer une modification) alors qu’au moins une des lignes est en dépassement de budget et que le paramètre BUDCNTPRP - Type contrôle préengagements(chapitre BUD, groupe CMM) indique un contrôle bloquant. Les lignes de la D.A. restent cependant affichées afin de permettre à l’utilisateur de modifier la ligne en dépassement ou d’abandonner le traitement.
Ce message apparaît lors de la validation de la demande d’achat lorsque aucune ligne n’a été saisie ou lorsque une seule ligne a été saisie avec une quantité demandée nulle : la demande d’achat n’est pas créée.
Ce message apparaît lors d’une tentative de modification d’une demande d’achat alors que celle-ci est soldée ou totalement signée ou totalement commandée.
Ce message apparaît lors d’une tentative de solde d’une ligne qui vient d’être saisie mais qui n’a pas encore été créée. Pour remédier à ce problème, enregistrez votre demande d’achat en cliquant sur Créerou Enregistrer et revenez en modification sur cette demande.
Ce message apparaît lorsque l’on tente de modifier ou de supprimer une ligne de D.A. partiellement ou totalement commandée.
Ce message apparaît lorsque l’on tente de modifier ou de supprimer une ligne de D.A. partiellement ou totalement signée. Pour remédier à ce problème, il faut annuler les signatures effectuées si vous y êtes autorisé.
Ce message apparaît lorsque l’on tente de modifier ou de supprimer une ligne de D.A. soldée. Pour remédier à ce problème, il faut annuler le solde si le contexte le permet.
Ce message apparaît lors de l’enregistrement de la modification d’une D.A, lorsque au moins une des lignes comporte une quantité demandée nulle : les lignes de la D.A. restent cependant affichées pour une nouvelle modification.