Erfassung Spesen
Mit dieser Funktion können Sie Spesenauszüge eines Mitarbeiters erfassen, damit sie später mit der Funktion Buchung gebucht und ggf. bezahlt werden können, entweder manuell durch die Zahlungserfassung oder durch automatische Zahlungsvorschläge.
Ein Mitarbeiter (eine Person, für die Spesenauszüge erfasst werden können) wird wie folgt definiert:
- Er erscheint als Benutzer in der Benutzertabelle. Dadurch wird es insbesondere möglich, dass die Benutzer ihre Spesenauszüge selbst eingeben. Darüber hinaus können Standardwerte zugewiesen werden (besonders für pauschale Spesenbeträge und -höchstgrenzen), wodurch diese Erfassung vereinfacht wird.
Ein Benutzer hingegen, der seine Spesen nicht selbst erfassen darf, verfügt nicht notwendigerweise über die Ausführungsrechte für diese Funktion (im ersten Register des Benutzerdatensatzes definiert). - Er muss auch als Personenkonto in der Tabelle der Personenkontentabelle geführt werden und der Indikator "sonstige Personenkonten" im ersten Register des Personenkontendatensatzes muss aktiviert sein. Dadurch kann der Spesenauszug einerseits auf ein Sammelkonto und ein individuelles Sachkonto gebucht werden. Andererseits können die im Personenkontendatensatz angegebene Zahlungsart (bei Spesenauszügen über den Belegtyp) sowie die Bankverbindung berücksichtigt und somit die Voraussetzungen für die Schnellerfassung oder für einen Zahlungsvorschlag geschaffen werden.
Sind diese zwei Bedingungen erfüllt, werden die Verknüpfung zwischen dem Benutzercode (der hier erfasste Schlüsselmitarbeiter) und dem verwendeten Personenkonto vom Benutzerparameter Sonstiges Personenkonto Spesen - EXPBPR (Kapitel TRS, Gruppe EXP) definiert.
Voraussetzungen
Siehe Dokumentation Umsetzung
Maskenverwaltung
Die Erfassung der Spesenrechnung erfolgt zwischen den zwei von den Parametern EXPSTRDAT - Datum Periodenbeginn und EXPENDDAT - Datum Periodenende (Kapitel TRS, Gruppe EXP) definierten Daten. Diese Daten werden in die Schaltfläche Periode in der Aktionsleiste übertragen.
Sind diese Parameter nicht angegeben, können Sie die Spesenrechnung nicht erfassen und die Schaltfläche Periode ist inaktiv.
Ist der Mitarbeitercode erfasst (falls erforderlich und falls zulässig), verfügen Sie in einer Tabelle über alle bereits erfasstsen Kostenpositionen zwischen diesen zwei Daten. Sie können diese ändern (falls noch nicht gebucht), neue hinzufügen und die Erfassung freigeben.
Erfassungsmaske
Übersicht
Es werden folgende Informationen erfasst:
- der betroffene Standort, das Datum und der Kostencode, der die Spesenart bestimmt
- die Menge, der tatsächliche Nettobetrag der Spesen und die Währung, in der dieser Betrag angefallen ist.
Der Nettoerstattungsbetrag wird angezeigt. Wenn für den Mitarbeiter eine Spesenhöchstgrenze definiert wurde, kann der Betrag kleiner sein als die entstandenen Kosten. Er ist standardmäßig änderbar (diese Änderung kann aber durch den Kostencode untersagt sein). Der Betrag wird gebucht und als Erstattungsbasis herangezogen. Dieser Basis werden die Steuern hinzugefügt, die mithilfe des entsprechenden, angezeigten USt.-Codes berechnet werden. Dieser wird aus dem Kostencode abgeleitet und ist änderbar.
Anschließend erfassen Sie die folgenden Informationen:
- die Kostenrechnungsbelastungen der Dimensionen, für die sie eingegeben werden können. Die dazu verwendeten Standardwerte stammen aus den Regeln, die im Kostencode definiert wurden (diese Regeln werden entweder durch den Benutzer oder den Kostencode bestimmt).
- ein Visa (Code des von der Erfassung betroffenen Benutzers). Dieses Feld ist nicht erforderlich.
- ein Kommentar zu Informationszwecken, dessen Eingabe durch die Kostenart vorgeschrieben werden kann.
Am Zeilenende erscheint ein Zusatzfeld. Abhängig davon, ob die Spesenposition buchhalterisch in Simulation oder tatsächlich erfasst wurde, kann dieses Feld die Werte Nicht Gebucht, Gebucht Simulation oder Gebucht Tatsächlich annehmen. In diesem Fall wird die Zeile nicht änderbar.
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Felder
In diesem Register befinden sich die folgenden Felder :
Blocknummer 1
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Blocknummer 2
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Tabelle Details
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Symbol Aktionen
Beleganzeige
Diese Funktion kann über das Symbol Aktionen über eine gebuchte Position aufgerufen werden, um den erzeugten Buchhaltungsbeleg anzuzeigen.
Bild
Diese Funktion kann über das Symbol Aktionen über eine nicht gebuchte Position aufgerufen werden, um den Kurstyp sowie das -datum zu ändern.
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Reports
Standardmäßig sind der Funktion folgende Reports zugeordnet :
EXPENSES : Auszüge Spesen
Dies kann durch geeignete Parameter geändert werden.
Spezifische Aktionen
Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um die Datumsbereichsgrenzen für die Eingabe der Spesenpositionen anzuzeigen. Standardmäßig werden die Daten nach dem Wert der Parameter Datum Periodenbeginn - EXPSTRDAT und Datum Periodenende - EXPENDDAT (Kapitel TRS, Gruppe EXP) ausgsefüllt. |