Mit dieser Funktion werden eine Liste und die Parametrierung der verschiedenen für die Buchung einer Spesenabrechung notwendigen Spesen definiert.
Dabei müssen folgende Angaben gemacht werden:

  • Belastung in Buchhaltung und Kostenrechnung
  • Standardwert einer Speseneinheit
  • Höchstwert

    Vorbedingungen

    SEEREFERTTO Siehe Dokumentation Umsetzung

    Maskenverwaltung

    Zusätzlich zu den üblichen Id- und Zugriffsblöcken werden bei der Parametrierung von Spesencodes drei verschiedene Bereiche durchlaufen:

    • Block Belastung
    • Blöcke Bewertungstyp und Bewertung
    • Block Sektoren

    Erfassungsmaske

    Übersicht

    Im Block Belastung kann über den Kontencode ein Konto (oder Sammelkonto) für die Spesenbuchung zugewiesen werden.
    Handelt es sich beim zugewiesenen Konto um ein der USt. unterworfenes Konto (Kontenbereich "USt.-Verwaltung), muss ein Steuercode angegeben werden: Bei der Erfassung einer Spesenabrechnung wird dieser Code dann vorgeschlagen.

    Bei der Spesenbewertung können zwei unterschiedliche Fälle verwaltet werden: Fahrtkosten und sonstige Spesen (Taxi, Restaurantkosten, Hotel etc.).
    Falls es sich um 'Fahrtkosten' handelt, muss eine Reihe von Daten zur Berechnung der Fahrtkostenentschädigung erfasst werden. So z. B.:

    • die lokalen Menüs 2807 'Kilometer für Spesen' und 2808 'Fahrzeugkategorie für Spesen. Mit ihnen werden die angewendeten Fahrtkostenentschädigungen sowie die Fahrzeugleistungsbereiche ermittelt.
    • die Tabelle der Fahrtkostenentschädigungen. Ihr ist für alle Kombinationen [Kilometerbereich / Fahrzeugkategorie] der Fahrtkostenentschädigungssatz zu entnehmen.
    • die Werte der Parameter EXPMIL (Kilometer für Spesen) und EXPVHL (Fahrzeugkategorie für Spesen) auf Ebene des Ordners, Unternehmens oder Mitarbeiters (= Benutzers)
      Bei Spesenerfassungen vom Typ 'Fahrtkosten' wird der Entschädigungssatz pro Kilometer für den aktuellen Mitarbeiter abgezogen. Der Abzug erfolgt auf Basis seiner Werte EXPMIL / EXPVHL (bzw. der Werte des Abrechnungsstandorts) entsprechend der diesen Parametern in der Tabelle Fahrtkostenentschädigung zugeordneten Werte.

    Bei den sonstigen Spesenbelegen kommt folgende Vorgehensweise zur Anwendung: Standardwert und Höchstbetrag pro Speseneinheit können entweder für alle Mitarbeiter gleichermaßen gelten oder sich von Mitarbeiter zu Mitarbeiter unterscheiden.

    Beispiel: Der Spesenhöchstbetrag kann sich von Mitarbeiter zu Mitarbeiter unterscheiden, gleichzeitig hängen aber die Autobahngebühren nicht vom Mitarbeiter ab.
    Hängen Standardwert und / oder Erstattungshöchstbetrag der Spesen nicht vom Mitarbeiter ab, müssen die Spesen vom Typ 'Konstante' sein. Für die Angabe der beiden Beträge stehen dann die ersten beiden Bereiche des Blocks 'Bewertung' zur Verfügung. Die Speseneinheit wird dabei in der Parameterwährung CURSHRFLG ausgedrückt.
    Können sich die Bewertungen der Speseneinheit jedoch von Mitarbeiter zu Mitarbeiter unterscheiden, müssen die Spesen den Typ 'Benutzerwert' aufweisen. Für diesen Fall stehen die beiden letzten Bereiche im Block 'Bewertung' zur Verfügung: Sie sind mit dem Code des Parameterwertes zu füllen, mit dem der Spesenstandardwert bzw. -höchstbetrag zu ermitteln ist. Diese Parameterwerte können auf niedrigster Ebene (Mitarbeiterebene) oder auf anderen Ebenen (Standort / Unternehmen / Ordner) definiert werden.

    Beispiel: EXPAMT1 für die Unterbringungspauschale, EXPAMT3 für die Restaurantpauschale oder EPAMT2 für den Unterbringungshöchstbetrag etc.
    Bei Erfassung einer Spesenabrechnung werden Betrag und Höchstbetrag der Spesenpositionen für den Spesentyp 'Benutzerwert' unter Verwendung des Spesenparameters EXPAMT* sowie dessen speziellen Wertes für den jeweiligen Mitarbeiter berechnet.

    Im letzten Block 'Sektoren' werden schließlich während der Spesenabrechnung die Initialisierungs- und Änderungsregeln für die Sektoren bestimmt.
    Die Sektoren können entweder auf Basis der Spesenparametrierung festgelegt oder direkt dem Mitarbeiterdatenblatt entnommen werden (genauer: dem Register Buchhaltung der dem Mitarbeiter zugeordneten Benutzerparametrierung). Abschließend kann vorgegeben werden, ob diese Initialisierungswerte in der Spesenabrechnung dimensionsweise geändert werden dürfen oder nicht.

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    Felder

    In diesem Register befinden sich die folgenden Felder :

    Blocknummer 1

     

    • Feld DESTRA

     

    • Kurzbezeichnung (Feld SHOTRA)

    Der Kurztitel ersetzt den klassischen Titel, wenn es die Anzeige- oder Ausgabeeinschränkungen verlangen.

    Standardmäßig wird der Kurztitel, der Langtitel oder die Kopfzeile der Spalte der Daten in der Verbindungssprache des Benutzers (bei der Erstellung/Änderung) gespeichert.
    Sie können diese über die Funktion Übersetzung in eine andere Sprache übersetzen:

    • Klicken Sie über das Symbol Aktionen im betroffenen Feld auf Übersetzung.
    • Fügen Sie im Fenster Übersetzung einen neuen Sprachcode und die Übersetzung in dieser Sprache hinzu.

    Ein Benutzer, der sich in dieser Sprache verbindet, erhält den Kurztitel, den Langtitel oder die Kopfzeile der Spalte in seiner Verbindungssprache, wenn die Übersetzung ausgeführt wurde. Andernfalls sind die Titel in der Ordnersprache verfügbar.

    SEEINFODie Verbindungssprache muss als Standardsprache desOrdners definiert sein.

    Mit diesem Feld kann der Transaktionszugriff beschränkt werden auf:

    Bleibt das Feld leer, sind alle Einheiten in die Transaktion eingeschlossen.

    Anrechnung

    Bei der Kostenrechnungsanzeige bestimmt dieses Feld die mit dem angezeigten Konto verknüpfte Bezugseinheit.
    Die Bezugseinheit wird bei der Parametrisierung eines Kontos definiert, das einem gegebenen Wert zugewiesen ist.
    Diese Einheit wird bei der Erfassung aufgerufen.

    Dieses Feld ermöglicht die Angabe des Standortkontencodes.
    Der Kontencode ist ein Standardwert, der bei der Zusammenstellung der Buchungsbelege verwendet wird.
    Er referenziert eine Tabelle mit bestimmten Elementen (Sammelkonten, Konten oder Kontenteile), die der Bestimmung der zu buchenden Buchungsbelege dienen.

    Dieses Feld ermöglicht Ihnen die Definition eines Steuercodes.
    Dieser Code, der über das Menü „Aktionen“ zugänglich ist, ist mit dem in der Maske angegebenen Steuertyp verknüpft (parafiskalische Steuer, Regionalsteuer, etc.): Beispiel: wählen Sie die Regionalsteuer aus, werden die diesem Steuertyp zugehörigen Steuersätze in der Regionalsteuer angegeben.
    SEEINFODie auf Ebene des Steuercodes parametrisierte Steuerart muss identisch mit der in dieser Maske erfassten Art sein.

    Verwenden Sie dieses Feld, um den Ausgabencode einer bestimmten Kostenart zuzuordnen. Die Kostenarten werden im Projektmanagement verwendet. Im Zusammenhang mit einer Ausgabe definiert die Kostenart die verschiedenen Ausgabenarten eines Projekts, z.B. Reisekosten.

    Zugriff

    • Erforderlicher Kommentar (Feld DESFLG)

     

    Mit diesem Code kann der Zugriff auf den aktuellen Datensatz für bestimmte Benutzer verboten werden.

    Ist das Feld ausgefüllt, können nur die Benutzer den Datensatz anzeigen, die Leserechte für diesen Zugriffscode besitzen. Und nur die Benutzer, die über Schreibrechte verfügen, können ihn ändern.

    • Beginn (Feld VLYSTR)

    Optionales Feld, in dem ein Gültigkeitsbeginn der Einheit erfasst werden kann.

    • Ende (Feld VLYEND)

    Optionales Feld, in dem ein Gültigkeitsende der Einheit erfasst werden kann.

    Bewertungstyp

    • Feld TYPVLT

     

    Bewertung

    • Standardwert (Feld VLTDEFUNI)

     

    • Feld RPTCUR1

     

    • Kapazitätsgrenze (Feld VLTPFDUNI)

     

    • Feld RPTCUR2

     

    • Standardwert (Feld VLTDEFPAR)

     

    • Kapazitätsgrenze (Feld VLTPFDPAR)

     

    Tabelle Sektoren

    Die in der Tabelle vorgeladenen Dimensionen entsprechen den Standarddimensionen, die für die Einheit Spesen für Spesenbelege definiert wurden.

    • Initialisierung (Feld INICCE)

     

    Die Parametrisierung legt fest, ob die Sektoren geändert werden können. Diese werden gemäß des Parameters der Standardsektoren initialisiert.

    Wenn keine Auftragszeile erfasst wurde und der Projektcode geändert wurde, werden die Sektoren im Anlagemodus gemäß der Parametrisierung der Standardsektoren reinitialisiert.

    Wurde eine Auftragszeile erfasst und wurde der Projektcode geändert, werden die Sektoren weder im Anlagemodus noch im Änderungsmodus neu initialisiert.

    • Änderbar (Feld CCEFLG)

     

    Schließen

     

    Fehlermeldungen

    Nur generische Fehlermeldungen.

    Verwendete Tabellen

    SEEREFERTTO Siehe Dokumentation Umsetzung