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Verwenden Sie diese Funktion, um Rechnungen oder Gutschriften zu importieren. Diese Importfunktion funktioniert bei der Anlage, Änderung und beim Löschen von Zeilen.
Diese Rechnungen können direkt oder abgestimmt mit existierenden Dokumenten (Aufträge, Wareneingänge, Retouren) sein.

Eine Einkaufsrechnung besteht aus mindestens:
  • zwei Kopfzeilendateien (PINVOICE und PINVOICEV),
  • einer Zeilendatei PINVOICED.
Daher müssen in der Importvorlage zwei Bezeichner parametrisiert werden, einer für die Kopfzeilendatei PINVOICEV, einer für die Detaildatei PINVOICED.
Für die Tabelle PINVOICE muss kein Bezeichner definiert werden, denn die Verbindung zwischen PINVOICEV und PINVOICE ist im Objekt beschrieben.

Eine Einkaufsrechnung kann nur in einen nicht freigegebenen Report importiert werden. Ist dies nicht der Fall, wird der zugehörige Beleg nicht generiert und die zusätzlichen Freigabevorgänge werden nicht ausgeführt.
Abstimmung während der Anlage

Beim Import während der Anlage müssen Sie immer die Informationen angegben, um den Ursprung der Rechnungszeile identifizieren zu können. Diese Informationen sind:
  • Dokumenttyp
  • Dokumentnummer
  • Dokumentzeilennummer
  • Sequenznummer der Dokumentzeile im Fall von Lieferanfragen
  • Artikelcode
Wurde das Dokument identifiziert, wird die Zeile in der Rechnung durch Abstimmung des Originaldokuments erstellt. Andernfalls wird eine sonstige Zeile integriert.
Einschränkungen des Imports während der Änderung:

Beim Import einer Detailzeile wird geprüft, ob eine neue Zeile anzulegen oder eine vorhandene Zeile zu ändern ist. Hierfür stützt sich das System auf die charakteristischen Felder der Zeile von X3 (PIDLIN):
  • Ist das Feld Zeilennummer PIDLIN in der Vorlage parametrisiert und mit einem von 0 verschiedenen Wert angegeben, erfolgt der Import auf Basis dieses Felds.
    Ist eine Zeile mit dem Wert von PIDLIN vorhanden, so wird diese Zeile geändert. Andernfalls wird eine neue Zeile angelegt.
  • Ist PIDLIN nicht parametrisiert oder hat den Wert 0, erfolgt der Import auf Basis der Felder, die die Bestimmung des Zeilenursprungs ermöglichen. Dabei handelt es sich um die Felder:
    • Originaldokumenttyp
    • Originaldokumentnummer
    • Artikelreferenz (ITMREF)
Sind der Originaldokumenttyp, die Originaldokumentnummer oder die Artikelreferenz in der Importvorlage angegeben, wenn die Ursprungszeile vom Typ ‚Sonstiges‘ ist, und entspricht eine Zeile diesen Kriterien, wird diese Zeile geändert. Andernfalls wird eine neue Zeile angelegt.
Löschen einer Rechnungszeile:

Eine Rechnungszeile kann beim Import während der Änderung gelöscht werden. Hierzu müssen die Menge der Zeile und der Gesamtbetrag der Zeile Null sein.
Rechnungsfußzeile

  • Sind die mit der Bewertung der Rechnungsfußzeile verbundenen Daten nicht in der Importvorlage vorhanden, berechnet das System automatisch die Rechnungsfußzeile.
  • Sind die Daten in der Vorlage vorhanden, wird die Fußzeile ohne Neuberechnung der Rechnung durch das System importiert.

Tabelle PINVOICEV:
      • Gesamtsteuer: TOTTAXAMT
      • Summe netto: TOTLINAMT
Tabelle PVCRVAT:
      • Steuercode: TAX
      • Einkaufstyp: PURTYP
      • Steuertyp: VATTYP
      • Steuerbetrag: AMTTAX
Tabelle PVCRFOOT:
      • Rechnungselement: INVDTA
      • Element erfasster Betrag netto: INVDTAAMT
      • Element Auftragsvolumen: INVORDAMT
      • Steuercode: INVDTAVAT
In diesem Fall muss die Steuersumme der Rechnungskopfzeile gleich der Steuersumme der Tabelle PVCRVAT sein.
Textimport

Sofern dies notwendig ist, können Texte für die Rechnungskopfzeile, die Rechnungsfußzeile und die Rechnungszeilen importiert werden. Sie können diese Parametrisierung über die globale Variable GIMP in der Importvorlage ausführen (Die Felder *71, etc. müssen in der Vorlage angegeben werden).
  • Mit GIMP(71,...,78) werden Texte für die Rechnungskopfzeile importiert. Sie können einen 8*100 (also 800) Zeichen langen Text importieren.
  • Mit GIMP(81,...,88) werden Texte für die Rechnungsfußzeile importiert.
  • Mit GIMP(91,...,98) werden Texte für die Rechnungszeilen importiert.
Die offenen Posten werden nicht importiert. Sie werden aus der Zahlungsbedingung der Rechnung berechnet.

Die Importvorlage PIH ist keine vollständige Vorlage. Die vorgeschlagene Konfiguration versteht sich also als Beispiel. Sie ermöglicht den Import der Rechnungselemente (Tabelle PVCRFOOT).
Die Importvorlage PIHFL selbst ermöglicht die Darstellung aller Tabellen, die Teil des Rechnungsimports sein können:
  • PINVOICE (Kopfzeile Rechnung)
  • PINVOICEV (Kopfzeile Rechnung)
  • PINVOICED (Rechnungszeilen)
  • CPTANALIN (Konten und Sektoren der Rechnungszeilen)
  • PVCRFOOT (Rechnungselemente)
  • CPTFOOTLNK (temporäre Tabelle für den Import der Konten und Sektoren der Rechnungselemente)
  • PVCRVAT (Steuertabellen): hilfreich, wenn Sie die Steuerbewertung beim Import erneut vornehmen müssen. Für die korrekte Funktionsweise und die Berücksichtigung der Steuern, muss das Feld TOTTAXAMT der Tabelle PINVOICEV in der Vorlage vorhanden und gleich der Summe der importierten Steuercodes sein.

Voraussetzungen

Im Folgenden die Parameter mit Auswirkungen auf den Rechnungsimport:

Damit der Import korrekt vonstatten geht, müssen die während des Imports verwendeten Daten zu folgenden Tabellen vorhanden sein:
  • Standorttabelle
  • Artikeltabelle
  • Artikel-Standort-Tabelle
  • Lieferantentabelle

Pflichtfelder der Vorlage

In diesem Import sind die folgenden Felder Pflichtfelder:

Tabelle PINVOICEV:
  • Fakturierender Lieferant (Feld BPR)
Tabelle PINVOICED
  • Urpsrungstyp (Feld TYPORI).
  • Artikelreferenz (Feld ITMREF)
  • Menge in Einkaufseinheit (Feld QTY).
    Für die mit einem Originaldokument verbundenen Zeilen müssen die Felder TYPORI, NUMORI und LINORI ebenfalls vorhanden sein.
  • Einheit (Feld UOM)
  • Nettopreis (Feld NEPTPRI), wenn eine Menge angegeben ist.
  • Zeilenbetrag (Feld AMTNOTLIN), wenn keine Menge angegeben ist.

Wenn die Verkaufseinheit nicht angegeben ist, wird sie auf die Verkaufseinheit des Lieferanten, dann des Artikels gesetzt.

Tabelle PIVTYP (Rechnungstyp)

  • Ist kein Rechnungstyp angegeben, wählt das System den ersten aus der alphabetischen Liste. Dadurch ist der Rechnungs- oder Gutschriftstyp festgelegt (auch bei INVTYP in der Vorlage).
  • Ist das Feld Rechnungsstatus (INVSTA) nicht in der Importvorlage vorhanden, wird es auf ‚Nein‘ gesetzt.


Fehlermeldungen

Während der Erfassung können außer den generischen Meldungen folgende Fehlermeldungen auftreten: :

Beim Rechnungsimport werden alle Prüfungen durchgeführt, die auch bei der interaktiven Erfassung durchgeführt werden:

Einkaufsstandort nicht vorhanden

Meldung nach der Prüfung des Einkaufsstandorts zur Rechnung.

Lieferant XXX Datei nicht vorhanden

Meldung nach der Prüfung auf Existenz des Lieferanten.

Artikel YYY Datei nicht vorhanden

Meldung nach der Prüfung auf Existenz des Artikels.

Einheit ZZZ Datei nicht vorhanden

Meldung nach der Prüfung auf Existenz und Gültigkeit der Artikeleinheit.

Verwendete Tabellen

Diese Vorlage kann sowohl beim Import als auch beim Export verwendet werden. Die Daten werden in den folgenden Tabellen aktualisiert :

Tabelle

Tabellentitel

ATABDIV [ADI]

Sonstige Tabellen

BPADDRESS [BPA]

Adressen

BPARTNER [BPR]

Personenkonten

BPSUPPLIER [BPS]

Lieferanten

BPSUPPMVT [MVS]

Lieferantenbewegungen

COMPANY [CPY]

Unternehmen

CPTANALIN [CAL]

Kostenrechnungsbuchungszeilen

FACILITY [FCY]

Standorte

FISCALYEAR [FIY]

Geschäftsjahre

GACCCODE [CAC]

Kontencodes

GACCOUNT [GAC]

Sachkonten

GTYPACCENT [GTE]

Belegtypen

ITMBPS [ITP]

Artikel - Lieferanten

ITMFACILIT [ITF]

Artikel - Standorte

ITMMASTER [ITM]

Artikel

ITMMVT [ITV]

Artikel-Standort gesamt

PERIOD [PER]

Perioden

PFOOTINV [PFI]

Rechnungselemente Einkauf

PINVOICE [PIH]

Einkaufsrechnungen

PINVOICED [PID]

Detail Einkaufsrechnung

PINVOICEV [PIV]

Einkaufsrechnungsbewertung

PORDER [POH]

Bestellungen

PORDERC [POC]

Zeilen Lieferantenverträge

PORDERP [POP]

Preise Bestellungen

PORDERQ [POQ]

Mengen Bestellungen

PRECEIPT [PTH]

Wareneingang

PRECEIPTD [PTD]

Detail Wareneingang

PRETURN [PNH]

Retoure

PRETURND [PND]

Detail Retour

PVCRFOOT [PVF]

Einkaufsdokument - Fußzeilenelement

PVCRVAT [PVV]

Einkaufsdokumente Steuern

TABCOEFF [TCO]

Koeffiziententabelle

TABCOUNTRY [TCY]

Ländertabelle

TABCUR [TCU]

Währungstabelle

TABPIVTYP [TPV]

Tabelle Eingangsrechnungsarten

TABUNIT [TUN]

Einheitentabelle

TABVACBPR [TVB]

Tabelle Steuerart Peko

TABVAT [TVT]

Steuercodetabelle