Fatturazione automatica ordini
Questa funzione permette la generazione automatica di fatture per gli ordini a fatturazione diretta (vedere documentazione Tipi di Ordini).
Le fatture generate saranno visibili tramite la funzione Fatture (vedere documentazione Fatture). Allora sarà possibile validarle in modo unitario con questa funzione o in massa con la funzione di Validazione delle fatture (Vedere documentazione Validazione delle fatture).
Prerequisiti
Riferirsi alla documentazione di Implementazione
Gestione videata
Gli ordini presi in considerazione possono essere allocati in dettaglio o in globale. La fatturazione di un ordine a fatturazione diretta si tradurrà in un'allocazione dettagliata sulla fattura (soltanto le allocazioni dettagliate sono autorizzate sulle fatture).
Tenuto conto delle regole di allocazione globali (definite sulla categoria dell'articolo folder Regole di gestione) e dettagliate (Regole di allocazione e delle regole di uscita autorizzate), può accadere che un ordine, anche allocato, possa a seconda dei casi non essere fatturato.
Ad esempio:
Se una regola di allocazione globale autorizza l'allocazione dello stock in stato Q (allocazione effettuata sul totale di stock in stato A* e Q*) e se una regola di uscita vieta di fare uscire articoli in stato Q. La trasformazione dell'allocazione globale su ordine in allocazione dettagliata sulla fattura potrà in alcuni casi vietare la fatturazione dell'ordine, poiché la parte di stock in stato Q non può essere allocata sulla fattura.
Se una regola di allocazione globale autorizza di allocare stock in stato A e se la regola di allocazione dettagliata autorizza di allocare solo articoli in stato A su un'ubicazione di picking, degli ordini potranno non essere fatturati se è stata constatata una rottura sull'ubicazione di picking.
Caso particolare dei kit e delle distinte base commerciali
I kit commerciali: l'uscita di stock del composto e dei componenti è indissociabile. Ciò significa che se si evade un'unità del composto, si devono poter evadere i componenti associati a livello della relativa quantità di legame. Alla determinazione dello stock da evadere, tramite l'elaborazione di fatturazione automatica, se uno dei componenti non può essere evaso interamente, la fatturazione del kit potrà essere effettuata solo a livello del componente che autorizza il minimo composto da evadere.
Le distinte basi commerciali: al contrario dei kit commerciali, i legami tra il composto ed i componenti non sono rigorosi. Ciò significa che sarà possibile evadere in modo indipendente il composto o i componenti (sempre che siano gestiti a stock). Sarà possibile, per un componente, evadere una quantità diversa dalla quantità di legame rispetto al composto.
Motivi che vietano la fatturazione di un ordine o di una riga di ordine
Se una riga d'ordine prenota in maniera dettagliata una riga di stock in stato Q con richiesta di analisi, la fatturazione corrispondente non potrà essere creata finchè non verrà effettuato il controllo di qualità.
Se una riga d'ordine prenota in maniera dettagliata una riga di stock in corso di sistemazione per la quale non è stato identificato lo stock (Numero di lotto, Numero di sotto lotto, Matricola), non sarà possibile creare la fatturazione corrispondente fino a quando lo stock non verrà identificato.
La riga d'ordine è pianificata (e non può essere allocata).
L'ordine è in modalità di consegna Riga completa e la riga d'ordine non è allocata completamente.
L'ordine è in modalità di consegna Ordine completo e l'ordine non è completamente allocato.
Le righe d'ordine relative ai contratti di servizio non vengono considerate.
Lo stato di credito del cliente è bloccato
Lo stato di credito del cliente è in fase di superamento di incorso e l'utente che ha lanciato l'elaborazione di fatturazione automatica non ha l'autorizzazione che permette di fatturare gli ordini quando l'incorso del cliente è superato (vedere parametro SCDTUNL).
L'acconto atteso per l'ordine non è stato ancora versato (l'acconto è stato emesso e la data di scadenza dell'acconto è superata ed il pagamento non è stato ancora effettuato (o pagamento registrato ma non contabilizzato) nella totalità ed il parametro >LOKORD (Blocco ordine se acconto non versato) è posizionato a Si.
Le righe di ordini gestite in ordini diretti di acquisto o di produzione saranno elaborate solo se sono allocate e se sono stati generati gli ordini diretti.
Gli ordini il cui modo di fatturazione è Fatturazione manuale, non sono considerati da questa elaborazione. Potranno essere fatturate manualmente tramite la funzione di picking disponibile sulle fatture o dal bottone Fattura accessibile dall'ordine.
Gli ordini il cui modo di fatturazione è Una fattura per ordine saldato e gli ordini non sono totalmente allocati
Quando gli ordini di vendita sono bloccati manualmente (parametro SCDTUNLcapitolo Vendite, gruppo Abilitazioni), questi non possono essere selezionati fino a quando un utente non li ha sbloccati (campo blocco della funzione Ordine).
Raggruppamento degli ordini
Le ordini da fatturare sono raggruppati nel modo seguente in funzione del modo di fatturazione del cliente e della sua frequenza di fatturazione. Quando uno dei parametri dei seguenti riquadri varia, verrà creata una nuova fattura:
Una fattura per consegna. Nessuno degli ordini che ha questo modo di fatturazione verrà raggruppato.
Una fattura per ordine saldato. Nessuno degli ordini che ha questo modo di fatturazione verrà raggruppato.
Una fattura per ordine. Nessuno degli ordini che ha questo modo di fatturazione verrà raggruppato.
Una fattura per cliente consegnato. Ciò significa che si raggrupperanno tutti gli ordini di uno stesso cliente consegnato su una sola fattura durante l'esecuzione dell'elaborazione di fatturazione.
Sito di vendita | Cliente fatturato | Modalità di fatturazione | Cliente ordine | Codice indirizzo di consegna | Valuta | Tipo di prezzo | Terzo pagatore | Regime fiscale |
Cliente gruppo | Prima riga del nome del cliente fatturato | Condizioni di pagamento | Prima riga dell'indirizzo di fatturazione | CAP dell'indirizzo di fatturazione | Città dell'indirizzo di fatturazione | Stato dell'indirizzo di fatturazione |
Una fattura per periodo: Gli ordini selezionati sono raggruppati in funzione della frequenza di fatturazione e dei seguenti criteri di raggruppamento. Per esempio, se la frequenza è settimanale, tutti gli ordini la cui data di consegna prevista è nella settimana 32 saranno raggruppati su una stessa fattura.
Sito di vendita | Cliente fatturato | Modalità di fatturazione | Periodicità fattura | Periodo calcolato | Valuta | Tipo di prezzo | Terzo pagatore | Regime fiscale |
Cliente gruppo | Prima riga del nome del cliente fatturato | Condizioni di pagamento | Prima riga dell'indirizzo di fatturazione | CAP dell'indirizzo di fatturazione | Città dell'indirizzo di fatturazione | Stato dell'indirizzo di fatturazione |
Particolarità della periodicità su richiesta: Gli ordini che hanno una frequenza su richiesta sono raggruppati per il campo di raggruppamento Periodo calcolato.
Videata di inserimento
Presentazione
Le fatture sono create automaticamente in funzione delle selezioni indicate a video. I diversi criteri di selezione sono:
Sito di vendita
La creazione automatica delle fatture si fa su un solo sito di vendita alla volta. Di conseguenza è necessario precisare il sito scelto per l'elaborazione. Di default, si tratta del sito di vendita dell'utente.
Data delle fatture
E' possibile scegliere la data di fatturazione che verrà registrata sui documenti creati da questa funzione. Si visualizza di default la data del giorno.
L'inserimento della data di fattura è sottoposto al controllo di esistenza nella tabella dei periodi e nella tabella degli esercizi. L'esercizio ed il periodo devono essere aperti.
Tipo delle fatture
Il tipo di fattura scelto sarà scritto sulle fatture. Permette di determinare un contatore ed un movimento automatico per la contabilizzazione delle fatture. Il tipo proposto di default è generato dal parametro SIVTYP (Tipo fattura utente). Potrà essere modificato se necessario scegliendo un tipo di fattura nell'elenco dei tipi di fatture definiti. Questa informazione è obbligatoria.
Criteri di selezione degli ordini
Le fatture create provengono necessariamente da ordini clienti. Quindi è possibile limitare la selezione degli ordini da elaborare in funzione dei seguenti criteri:
Ordini fino al
Questo criterio permette di selezionare le righe di ordini la cui data di spedizione è inferiore o uguale a questa data. Di default, è inizializzata alla data del giorno dell'inserimento di quest'ultima. Quindi è possibile limitare la creazione delle fatture a tutti gli ordini creati fino ad una determinata data.
Periodicità
La frequenza di fatturazione è precisata sulla scheda Cliente (folder Commerciale). Il modo di fatturazione deve essere Una fattura per periodo e la frequenza di fatturazione deve essere compresa nei valori (giorno, settimana, dieci giorni, quindici giorni o mese). La selezione, per i clienti il cui modo di fatturazione è Una fattura per periodo, si fa in funzione della frequenza scelta.
Intervalli inizio/fine
Intervalli su Clienti fatturati
E' anche possibile limitare la selezione a uno o più clienti fatturati indicando gli intervalli di selezione.
Intervalli su numeri di ordini
E' possibile limitare la selezione ad un insieme di ordini delimitati con i loro numeri (contatori di ordini).
Stampa delle fatture
Si ha la possibilità di stampare le fatture generate. Per attuarla, bisogna specificare la stampa da utilizzare (di default, si tratta del codice della stampa associata all'oggetto), l'eventuale server di stampa e la stampante.
Questa opzione non è accessibile solo se all'inizio è stata selezionata l'opzione Fattura.
Dopo aver eseguito questa funzione, viene visualizzato un file di traccia che riepiloga tutte le operazioni effettuate. I numeri di fatture create e gli ordini serviti alla creazione di queste fatture.
Chiudi
Campi
I seguenti campi sono presenti in questo folder :
Criteri di selezione
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| Si tratta del sito di vendite sul quale si desidera effettuare l'elaborazione. |
| Si tratta della data che viene attribuita ad ogni fattura. |
| Il tipo di fattura cliente è utilizzato dalle fatture di Vendita e Terzi clienti. Identifica una categoria di fattura (fattura, nota credito...) così come uno schema di movimento per la validazione delle fatture. In inserimento fattura è possibile indicare solo un tipo di fattura la cui legislazione e gruppo di società sono coerenti con quelle della società del sito di vendita. Il tipo di fattura è associato ad un tipo di documento sul quale è definito un contatore (manuale o automatico). |
Blocco numero 2
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Periodicità
| Flag che permettono di effettuare delle selezioni su consegne . o ordini aventi una modalità di fatturazione per periodo. Questa selezione si effettua in funzione delle periodicità . contrassegnate. |
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Intervallo inizio/fine
| Permette una selezione sul cliente fattura. |
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| Permette una selezione sul numero d'ordine. Occorre inserire in intervallo di inizio e fine selezione. |
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Stampa
| Flag di stampa automatica che permette di decidere se si desidera o meno che il documento (Bolla di preparazione, Bolla di consegna o Fattura) sia stampato automaticamente in seguito alla creazione automatica della consegna o della fattura. |
| Codice del documento standard stampato se il flag di stampa automatico è stato attivato. |
| Questo campo permette di identificare la destinazione di un documento/stampa. La destinazione deve esistere nella tabella delle destinazioni, dove sono definite tutte le relative caratteristiche (tipo output, stampante, server, ecc...). |
| Questo campo permette di definire il server di stampa. |
| Stampante di default. |
Chiudi
Job batch
Questa funzione può essere lanciata in batch. Il job standard FUNAUTINVO è previsto per questo.
Messaggi di errore
Oltre ai messaggi generici, i seguenti messaggi d'errore possono apparire al momento dell'inserimento :
Funzione non autorizzata
Il profilo utente non ha accesso a questa funzione, a prescindere dal sito.
Non si ha accesso su questo sito
Il profilo utente non è autorizzato a questa funzione per questo sito.
Data errata
La data fattura inserita non corrisponde a nessun periodo o a nessun esercizio. L'inserimento è rifiutato.
Esercizio non aperto
L'esercizio cui appartiene la data fattura non è aperto. L'inserimento è rifiutato.
Periodo non aperto
Il periodo cui appartiene la data fattura non è aperto. L'inserimento è rifiutato.
Periodo chiuso
Il periodo cui appartiene la data fattura è chiuso. L'inserimento è rifiutato.
Intervallo fine inferiore all'intervallo inizio
Questo messaggio appare in inserimento dei criteri di selezione per il numero di ordine e il cliente fatturato.
Modifica in corso su un'altra postazione
Questo messaggio appare se l'ordine da fatturare è bloccato da un altro utente.
Troppe righe per la fattura
Questo messaggio appare se le righe dell'ordine da fatturare non possono essere contenute su una sola fattura. Allora bisognerà aumentare il valore del codice attività SIH.
Terzo cliente non autorizzato per il conto collettivo
Questo messaggio appare se il Terzo collettivo cliente non è autorizzato per il conto collettivo associato al cliente fattura (tramite il codice contabile). La fattura non è creata.
Riga gestita in ordine diretto e ordine di acquisto non generato
Una riga di ordine gestito con ordine diretto non può essere fatturata se non è stato generato l'ordine di acquisto.
Problema di cancellazione dell'allocazione globale
Non è stato possibile effettuare la cancellazione dell'allocazione globale collegata alla riga dettaglio ordine durante il passaggio dell'allocazione da globale a dettagliata.
Problema di creazione dell'allocazione dettagliata
Non è stato possibile effettuare la creazione dell'allocazione dettagliata collegata alla riga di fattura durante il passaggio dell'allocazione da globale a dettagliata.
Problema nel passaggio dell'allocazione ordine verso l'allocazione fattura
Non è stato possibile modificare l'allocazione dettagliata collegata alla riga dettaglio ordine in allocazione su fattura.
Problema recupero del contatore
Questo messaggio appare se c'è impossibilità di attribuire un numero di fattura.
Nessun ordine elaborato
Questo messaggio appare alla fine dell'elaborazione se non è stato fatturato nessun ordine.