Adiamento dos contratos
Esta função permite efectuar o reporte dos pré-compromissos e dos compromissos não saldados do exercicio que termina sobre o exercício seguinte.
Em fim de exercício do orçamento, certos pedidos de compras não encomedadas ou encomendadas parcialmente, certas encomendas não faturadas ou faturadas parcialmente, serão encomedadas ou faturadas sobre o exercício seguinte. Os pedidos de compras e as encomendas tornadas sem objecto tendo sido saldadas previamente, estes pré-comprimissos e compromissos restantes, assim que a parte de orçamento correspondente, deverão ser transferido sobre o novo exercicio para permitir :
- O registo de uma encomenda sobre um pedido de compra do exercício precedente,
- O registo de uma fatura sobre a encomenda de exercício precedente,
Com, remontado do orçamento corresponde nas linhas do orçamento do novo exercício.
A operação de transferência dos pré-compromissos e compromissos não saldados se efectua em duas etapas :
- Seleção das linhas de compras a reportar pela função BUOCMMREP (Orçamentos operacionais/Encerramento orçamentável/Relação dos compromissos),
- Apresentação do resultado da selecção sobre um quadro que permite ao responsável do orçamento de escolher os pré-compromissos e os compromissos a tratar.
A transferência dos pré-compromissos e dos compromissos constitue a 3ª ou a quarta etapa do encerramento orçamental (o tratamento das Faturas a receber de fim de exercício podendo ser efetuado antes ou após a transferência dos pré-compromissos e compromissos não saldados).
Etapas do encerramento orçamental
Etapas do encerramento orçamental:
- Primeira etapa Recondução das coberturas anuais,
- Segunda etapa : Saldo das linhas de pedidos de compra e das linhas de encomedas a não reportar,
- Terceira etapa : Tratamento das receções e as faturas a receber de fim de exercício,
- Quarta etapa : Transferência des pré-compromissos e de compromissos não saldados,
- Quinta etapa : Transferêcia das coberturas plurianuais.
A execução destas etapas deve seguir a ordem cronológica acima, às receções seguintes:
- Se a recondução de uma cobertura anual não foi efetuada, a relação dos compromissos e pré-compromissos procederá na criação de uma nova cobertura, mas a recondução não será mais possível.
- A transferência dos compromissos pode ser efectuada antes ou após o tratamento das facturas a receber no fim do exercício,
- A transferência das coberturas plurianuais está imperativamente a última etapa do encerramento do orçamento.
Condições de transferência
Linha destinatária existente
- A transferência dos pré-compromissos e dos compromisso não pode ser efectuada se a linha do orçamento de destino existente está de estatuto"APPROUVE".
- Será recusado no momento se a linha orçamentável destinatária existente é de estatuto "REGISTADO" ou "A APROVAR".
Linha destinatária inexistente
- Neste caso, a transferência efectuará a criação de uma linha do orçamento de estatuto"APPROUVE", cada transferência sobre esta linha do orçamento virá aumentar o montante aprovado desta linha.
- Se o orçamento do exercício não existe, a transferência se efectuará a criação para o montante aprovado da linha do orçamento. Este orçamento será de estatuto "SAISI".
- Se o orçamento de exercício existe, o montante da nova linha do orçamento, virá aumentar o montante, sem modificação do seu estatuto.
- Se a cobertura não existe, a transferência efectuará a criação para o montante do orçamento Esta cobertura será de estatuto "SAISI".
- Se a cobertura existe, o montante da nova linha do orçamento, virá aumentar o montante, sem modificação do seu estatuto.
Resultados da transferência
Exercício emissor :
Actualizações comuns às coberturas anuais e plurianuais :
- Dedução do montante transferido do montante orçamentado da linha do orçamento, do orçamento de exercicio de origem,
- Dedução do montante reportado, do montante pré-comprometido ou comprometido da linha do orçamento,
- Criação de uma linha de saldo nos pré-comprromissos ou compromisso sobre o exercício em curso de encerramento,
- No momento da última transferência (compromisso e pré-compromisso = zero) , a linha do orçamento de origem passou em estatuto "REPORTE" para interdir o registo das compras sobre este exercício.
Actualizações específicas às coberturas anuais :
- Se a cobertura, o orçamento e a linha do orçamento criados pela transferência na cobertura de origem do numero de cobertura criada sobre o exercício seguinte. Mensagem "Compromissos reportados sobre (número da nova cobertura) o xx/xx/xxxx". Um controlo interdita a recondução da cobertura anual se esta foi criada pela transferência.
Exercício receptor :
Actualizações comuns às coberturas anuais e plurianuais :
- Acréscimo do montate reportado ao montante da linha de orçamento, do orçamento de exercício e de cobertura destinatária,
- Acréscimo do montante transferido, no montante aprovado da linha do orçamento,
- Acréscimo do montante reportado, do montante pré-comprometido ou comprometido da linha do orçamento,
- Criação de uma linha de pré-compromisso ou de compromisso sobre o novo exercício.
Actualizações específicas às coberturas anuais :
- Criação de uma linha de pré-compromisso ou de compromisso sobre o novo exercício comportando o número da nova cobertura,
- Se a cobertura, o orçamento e a linha do orçamento criados pela transferêcia, actualização na nova cobertura do número de cobertura de origem. Mensagem "Compromissos reportados sobre (número da cobertura de origem) o xx/xx/xxxx".
- Atualização do número da nova cobertura nas pedidos de compras, as encomendas, e as receções transferidas.
Gestão do ecrã
Selecção das linhas de compras a reportar
Este tratamento é efectuado a partir de um pedido por sociedade (BUOCMMREP) permitindo seleccionar os pedidos de compras e as linhas de encomedas em curso, que não têm sadados sobre um exercício, para os reportar sobre o exercício seguinte : Orçamentos operacionais/ Encerramento/Transferência dos compromissos.
As informações de cabeçalho de ecrá permitem indicar os principais critérios de selecção : Sociedade e exercício emissor cujo registo dirige as datas de início e de fim deste exercício, assim que a atualização do exercício recetor e das suas datas de início e de fim.
Critérios complementares podem ser combinados para reduzir a população dos objetos a consultar : Limites de estabelecimetos e tipos de documentos.
- Limites de estabelecimentos : Apenas os estabelecimetos anexados à sociedade registada são presentes em seleção.
- Tipos de documentos : É possível reduzir a selecção aos pedidos de compras apenas ou às encomendas únicas. Por defeito os dois tipos de documentos respondendo aos critérios de selecção são apresentados.
A ativação da tecla "Afixar/Refrescar", tem por efeito de afixar no quadro a lista das coberturas orçamentais corrrespondendo à selecção efectuada.
O número máximo de linhas autorizado por selecção é de 500. Em caso de ultrapassagem deste limite, uma mensagem "Quadro pleno" indica que a selecção ultrapassa as 500 linhas autorizadas. A resposta "OK" nesta mensagem apresenta então as 500 primeiras linhas. Para reduzir a selecção, falta utilizar os critério de selecção sobre os limites : Estabelecimentos e tipos de documentos.
Resultado da seleção
Após registo dos critérios de selecção e activação do botão "Afixar/Refrescar" as linhas de compras selecionadas aparecem num quadro que permite ou não de lançar a sua transferência.
As colunas apresentadas são informativas (Tipo de documento, número de documento, data, compromissos, cobertura, entidade,conta, montante a reportar, divisa e orçamento) e não são modificáveis com exceção das colunas seguintes.
- Coluna "Reportar" : A selecção de todas as linhas de compras apresentadas pode ser efectuada numa única operação pelo botão "Tudo assinalar/Desassinalar" Esta selecção pode ser anulada pelo mesmo botão.
- Coluna "Detalhe" : A lupa permite aceder directamente ao pedido de compra ou na encomenda.
Botões contextuais, acessíveis por "clique direito" e seleção na lista, permitindo :
- Ordenar as linhas de compras por número de documento, por número de cobertura, pela entidade e por conta do orçamento.
- Aceder à encomenda, à cobertura e ao pré-compromisso ou ao compromisso.
Ecrã de registo
Campos
Os seguintes campos estão presentes neste separador :
Seleção
| Código da sociedade de anexação do documento de compra na qual são pesquizadas as informações. A seleção presente todos os objectos definidos ao nível sociedade, e compreendendo aqueles definidos ao nível desta sociedade. |
| Código do exercício emissoer sobre a qual a seleção deve ser efectuada. O registo do código do exercício emissor permite afixar a data de início e de fim deste exercício, o código do exercício receptor e suas datas de início e de fim. A modificação do período de seleção não pode ser efectuada que pela modificação do código emissor. Por defeito este código está preenchido pelo exercício em curso. |
| Milésimo do exercício emissor |
| Data de início do exercício emissor. Esta data está atualizada pela modificação do código do exercício emissor. |
| Data de fim do exercício emissor. Esta data está atualizada pela modificação do código do exercício emissor. |
| Código do exercício recetor. Este código atualiza pela modificação do código de exercício emissor |
| Milésimo do exercício recetor. |
| Data de início do exercício recetor Esta data está atualizada pela modificação do código do exercício emissor. |
| Data de fim do exercício recetor Esta data está atualizada pela modificação do código do exercício emissor. |
| Esta zona permite afinar a pesquisa a um estabelecimento ou a um garfo de estabelecimentos. Ela corresponde ao primeiro estabelecimento da seleção. Apenas os estabelecimetos anexados à sociedade registada são presentados em seleção. |
| Esta zona permite afinar a pesquisa a um estabelecimento ou a um garfo de estabelecimentos. Ela corresponde ao último estabelecimento da seleção. Apenas os estabelecimetos anexados à sociedade registada são presentados em seleção. |
Bloco número 2
| Este botão permite afixar as linhas de compras respondentes ao pedido. Deve ser utilizado após cada modificação dos critérios. |
| Permite assinalar ou de desassinalar todas as linhas de compras apresentadas. |
Tipo de documento
| É possível reduzir a seleção aos pedidos de compras apenas ou às encomendas únicas. Por defeito os dois tipos de documentos respondendo aos critérios de seleção são apresentados. |
Rastro
| Se esta check box está assinalada, o tratamento gera um ficheiro de rasto dos documentos reportados |
Quadro Cabimentação
| Se esta check box assinalada, a linha de compra será reportado. |
| Esta lupa permite de aceder ao ecrã de registo/consulta do pedido de compra ou da encomenda. |
| Esta coluna indica se o documento presente é uma encomenda ou um pedido de compra. |
| Número de identificador único do pedido de compra ou da encomenda, gerada no momento da sua criação |
| Data de criação do pedido de compra ou da encomenda. |
| Identificador do pré-compromisso ou do compromisso anexado ao documento de compra. |
| Código da cobertura de anexação do documento de compra. |
| Código da entidade de anexação do documento de compra. |
| Código da conta orçamental de imputação da linha de compra. |
| Montante em divisa de registo, do saldo a repertoriar da linha de compra. |
| Código da sociedade de anexação do documento de compra na qual são pesquizadas as informações. A seleção presente todos os objectos definidos ao nível sociedade, e compreendendo aqueles definidos ao nível desta sociedade. |
| Código orçamento da linha de compra. Para os orçamentos operacionasi, as coberturas orçamentais são ligadas a um código orçamento. Este código define o nível de seguimento (Estabelecimento ou sociedade) Em função desta regra, a cobertura está anexada seja a uma sociedade, seja a um estabelecimento. Todos os níveis inferirores (exercício, linha) herdam do código sociedade ou do código posicionado sobre a cobertura. O plano de contas do orçamento deve ser o mesmo que o plano de contas do referencial analítico principal da sociedade. No caso contrário a criação da cobertura está interdita. Este código orçamento deve ser reservado aos Orçamentos operacionais. Esta afetação se efetua pela assinalação do indicador "Orçamento operacional" do código orçamento. Neste caso, o registo de orçamentos analíticos pelas funções standard está interdita sob este código orçamento. A gestão dos orçamentos operacionais está activado e as coberturas, orçamentos para os exercícios e linhas do orçamento são anexáveis a este código orçamento. |
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Funções acessíveis por clique direito no quadro
Pac. orç.
Acesso ao ecrã de registo/consulta da cobertura orçamental da linha de compra ou da encomenda.
Cabimentação
Acesso ao ecrã de registo / consulta do pré-compromisso ou do registo do último pedido de compra ou da encomenda.
Acesso ao ecrã de registo/consulta da encomenda (pedido de compra ou encomenda)..
Ord. p/nr. de doc,
Ordenação linhas compras por número de documento.
Ord. p/cobertura
Ordenação linhas compras por número de cobertura
Ord. p/entidade
Ordenação das linhas de compras de entidade
Ord. por cont. orçamental
Ordenação linhas compras por conta orçamentável
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Mensagens de erro
Para além das mensagens genéricas, as seguintes mensagens de erro podem aparecer durante o reg. :
Nada assinalado. Deseja sair sem execução ?
Esta mensagem se afixa se pretende validar (OK ou "Entrada") e que você não selecionou nenhuma cobertura a reconduzir.
O exercício orçamental receptor, não aberto ou aberto
Esta mensagem se afixa após o registo do campo "Exercício emissor" quando o exercício receptor correspondente está fechado.
O exercício seguinte (receptor) não existe / não está criado
Esta mensagem se afixa após o registo do campo "Exercício emissor" quando o exercício receptor correspondente não está fechado.
Exercicio não aberto
Esta mensagem se afixa após o registo do campo "Exercício emissor" quando o exercício existe mas não está aberto.
Socied. inexistente
Esta mensagem se afixa se o código da sociedade registada não é um código existente.