Saisie lots

• Lot (champ LOT)

Ce code est l'identificateur unique en saisie des écritures par lot.
Les lots de pièces sont enregistrés sous un code qui dispose d'une numérotation automatique.

• Transaction (champ DACDIA)

Sélectionnez la transaction de saisie avec laquelle les écritures vont être générées.

Le paramètre SCHSAILOT - Transaction de saisie lot (chapitre CPT, groupe DEF) peut être paramétré pour proposer la transaction de saisie par défaut.

• Transaction de saisie (champ DACDIAGAS)

Si une transaction de saisie par défaut s'affiche dans le champ Transaction (DACDIA), sélectionnez la transaction de saisie selon laquelle les écritures vont être générées.

• Validé (champ UPDFLG)

Ce champ n'est pas disponible à la saisie. Il est sélectionné lorsque le lot est validé via le traitement de validation des lots.

• Site (champ FCY)

Le code du site de l'opération est initialisé par le site associé à votre code utilisateur. Il est modifiable à condition d'être choisi dans la liste des sites autorisés.
Le site doit être un site financier.
Il peut être modifié à la ligne et l'enregistrement de la pièce entrainera la génération d'écritures de liaison (sur les comptes définis dans le plan de comptes).

• Journal (champ JOU)

La saisie de lot est mono-journal. On ne peut donc enregistrer que des opérations sur des types de pièce qui autorisent l’utilisation de ce journal.

• Libellé (champ DESLOT)

Saisissez une description pour cet enregistrement (30 caractères alphanumériques maximum).

• No (champ NUMLIG)

Il s'agit du numéro de ligne.

• Pièce (champ NEW)

Ce champ vous permet de dissocier les pièces dans le lot et de reconnaître les lignes de pièce.
Pour chaque nouvelle pièce, saisissez 'O' (Nouvelle pièce = 'Oui') sur la première ligne de pièce, et 'N' ('Non') pour les lignes suivantes de la même pièce. Les indications Type, Date, Devise et Site de la ligne précédente se ré-afficheront par défaut.
Vous pouvez enregistrer le lot même si vous n'avez pas équilibré les pièces. En revanche, les pièces doivent être équilibrées pour pouvoir valider le lot.

• Type (champ TYP)

Chaque pièce comptable saisie est rattachée à un type donné. Le type de pièce correspond à la nature de l’écriture saisie : facture client, opérations diverses, encaissement, etc.

Cette donnée est porteuse de règles de gestion relatives à la TVA, aux relances, etc. C'est un des éléments clé de la saisie de pièce.

Selon le paramétrage du type de pièce retenu, vous pouvez ouvrir ou fermer la propagation sur les référentiels manuels.

Le type de pièce prévaut et interrompt la propagation vers les autres référentiels de la société du site de saisie.

• Date (champ ACCDAT)

Cette date correspond à la date des écritures comptables générées. Elle doit appartenir à un exercice ou à une période qui sont ouverts pour l'ensemble des types de référentiels.
Il s'agit de la date de référence par défaut.

• Devise (champ CUR)

La devise dans laquelle sera enregistrée l’écriture (appelée devise de transaction) est par défaut la devise du Grand-livre général de la société à laquelle appartient le site. Si la devise est différente de la devise d'origine, la conversion se basera sur les cours enregistrés dans la base pour le type de cours et la date de cours choisis.

Tous les montants et les cours, qu’ils soient saisis ou importés, sont convertis et stockés dans la devise de transaction et la devise du référentiel. La pièce comptable ne peut donc être créée que si les deux cours de conversion nécessaires à cette opération sont renseignés (pour tous les types de référentiels présents dans l'écriture).
Dans le cas des conversions entre devises IN, les cours de conversion sont définis automatiquement dans la table des devises. Dans les autres cas, il faut avoir défini uncoursà la date de la pièce ou à une date antérieure.

• Site (champ FCYLIN)

Vous pouvez saisir sur la ligne d'écriture un site différent de celui indiqué dans l'entête.
Ce site doit appartenir à la même société que le site d'entête. Suivant le cas, des écritures de liaisons seront automatiquement générées sur les comptes de liaison préalablement paramétrés.

• Coll (champ SAC1)

Le compte associé au collectif s'affiche par défaut. Le tiers reste à préciser.

Dans le cas d'un tiers multi-rôle, l'algorithme de recherche dépend :

• de la transaction utilisée,
• et de la présence ou non de l'onglet "Tiers Société".

L'initialisation du code du champ Contrôle dépend de la présence de l'onglet Tiers/Société sur la fiche Tiers (GESBPR).

• champ ACC1

Ce champ permet la sélection des comptes enregistrés sur le plan de comptes courant.

Sur ce champ ACC, vous avez uniquement accès aux comptes du référentiel courant.
Le champ ACC1 peut être saisi 'en ligne' ou 'en colonne'. La saisie dans les champs ACC2 et supérieurs est uniquement possible 'en colonne'.
En mode 'colonne', le nom de la colonne est celui paramétré sur le Plan de comptes.

S'il s'agit d'un compte général non rattaché à un collectif, tapez son numéro ou son code d'appel (du fichier compte ou du journal).

• Tiers (champ BPR)

Indiquez le code du tiers.

Si la case à cocher Collectif et Compte sont vides, le numéro du compte collectif est déterminé par le code comptable du tiers. La recherche de ce compte s'effectue selon l'ordre de priorité défini dans la transaction de saisie de pièce (champ Recherche tiers), et prend en compte l'onglet Tiers/Société s'il est présent.

Pour rechercher un fournisseur via l'option de sélection automatique, saisissez plusieurs caractères inclus dans le nom ou le code du fournisseur et appuyez sur la touche de tabulation ou sur Entrée . La fenêtre de sélection s'ouvre et affiche la liste des fournisseurs correspondant aux caractères saisis. Les résultats incluent les enregistrements actifs et inactifs.

La sélection automatique est disponible quand le paramètre AUTOSEL - Sélection auto (chapitre SUP, groupe INT) a pour valeur Oui.

• Numéro de pièce (champ NUM)

Ce champ représente l'identifiant unique d'une pièce dans un type de pièce.
Le numéro de la pièce est généré automatiquement grâce à un compteur lié au type de pièce. Ce numéro peut également être saisi manuellement, si l’option a été définie lors de la création de chaque type de pièce.
Si on autorise la saisie du numéro de pièce et que ce numéro est nul, le numéro de pièce est généré suivant le paramétrage du compteur associé au type de pièce.

• Débit (champ DEB)

Si la ligne de pièce correspondant à un débit, saisissez le montant du débit.

Le sens du montant par défaut est défini sur la fiche du compte. Si le sens par défaut du compte est indéterminé, le curseur se positionne sur la zone qui permet d'équilibrer la pièce.

La pièce doit être équilibrée dans la devise de transaction. Une ligne d'écart d'arrondi est générée automatiquement pour équilibrer la pièce dans la devise de référentiel si nécessaire.
La contrepartie est générée automatiquement dans le cas d'une pièce de trésorerie.

• Crédit (champ CDT)

Si la ligne de pièce correspondant à un crédit, saisissez le montant du crédit.

Le sens du montant par défaut est défini sur la fiche du compte. Si le sens par défaut du compte est indéterminé, le curseur se positionne sur la zone qui permet d'équilibrer la pièce.

La pièce doit être équilibrée dans la devise de transaction. Une ligne d'écart d'arrondi est générée automatiquement pour équilibrer la pièce dans la devise de référentiel si nécessaire.
La contrepartie est générée automatiquement dans le cas d'une pièce de trésorerie.

• Libellé (champ DES)

Cette zone est libre et permet d'expliquer la passation de cette écriture.
La valeur par défaut de ce champ est le champ Désignation éventuellement renseigné dans l'entête de la pièce.

En utilisant " / ", l’intitulé du compte s’affiche par défaut ; et avec " = ", le libellé de la ligne précédente est recopié.

• Taxe (champ TAX)

Lorsque le compte à la ligne est un compte soumis à TVA, le champ taxe est accessible à la saisie. Elle est initialisée avec le code taxe associé au compte. Suivant le contexte, il faut vérifier que ce code taxe correspond à la taxe réellement applicable, ou le modifier. Le code taxe définit le taux, le régime et les modalités de déductibilité applicables à l'opération.

Si le champ Type contrôle est positionné à Inactif pour le Compte, vous pouvez saisir une valeur de votre choix sur la ligne.

Si le champ Type contrôle a pour valeur Autorisation sur le compte, vous pouvez uniquement saisir un code parmi ceux qui sont listés dans le tableau des Contrôle codes taxes de l'onglet Gestion du compte. Sinon, vous recevez un message bloquant.

Si le champ Type contrôle a pour valeur Interdictionsur le compte, vous pouvez uniquement saisir un code qui n'est pas listé dans le tableau des Contrôle codes taxes . Sinon, vous recevez un message bloquant.

• Unité (champ UOM)

Lors du paramétrage d'un compte analytique, on définit si il y a saisie d’unités d’œuvre, et on lui alloue alors une unité, en précisant sa valeur par défaut (en devise commune). C’est cette unité qui apparaît lors de la saisie de pièce. La quantité est automatiquement calculée en divisant le montant HT par la valeur de l’unité d’œuvre. La quantité peut être modifiée.

• Quantité (champ QTY)

Compte tenu de la nature analytique d'une ligne, vous devez saisir une quantité exprimée dans l'unité d'œuvre indiquée.
La valeur par défaut de ce champ est calculée d'après le montant de la ligne d'écriture et le champ 'Valeur unité' du compte analytique, en divisant le montant HT (converti en devise commune) par la valeur de l’unité d’œuvre. La quantité peut être modifiée.

Cette information peut-être exploitée sur les états analytiques et budgétaires et servir pour le calcul automatique des répartitions analytiques.

• Répartition (champ DSP)

On définit ici les modalités de répartition du montant de la ligne sur les différentes sections de chaque axe.

Ces modalités sont définies de la façon suivante :

• la saisie d’une clé de répartition analytique configurée préalablement,
• en montant : on peut alors répartir le montant en autant de sections qu’il est nécessaire.
• en pourcentage : un calcul est fait en fonction de la somme des coefficients utilisés pour la répartition.

Par exemple :
Sur une base de 100, on lira un coefficient de 10 comme 10%. Mais sur une base de 50, un coefficient de 10 sera équivalent à 20%.

Pour ces deux derniers cas, on peut pré-initialiser la répartition avec une clé déjà existante. L'affichage final sera " $ ".

• champ CCE1

Indiquez les sections que vous souhaitez affecter à la ligne d'écriture.

Pour rechercher une section via l'option de sélection automatique, saisissez un mot clé pour la section, par exemple "imprimante", et appuyez sur la touche de tabulation ou sur Entrée . La fenêtre de sélection s'ouvre et affiche la liste des sections correspondant au mot clé saisi. Les résultats incluent les enregistrements actifs et inactifs.

La sélection automatique est disponible quand le paramètre AUTOSEL - Sélection auto (chapitre SUP, groupe INT) a pour valeur Oui.

Important

• La saisie d'une section peut être obligatoire pour un axe en fonction du paramétrage de la fiche société.
• Ce champ est contrôlé par le paramétrage des codes interdictions compte-section et section-section.

Si le montant comptable n’est pas ventilé sur plusieurs sections analytiques, le champ Allocation ne peut pas être renseigné. La saisie s'effectue directement dans les colonnes suivantes, sur la section concernée, pour chacun des axes.

Des sections par défaut peuvent être définies au niveau du compte analytique et être prise en compte ou non, selon le paramétrage des sections par défaut.

Pour les pièces générées automatiquement via d’autres modules, les sections par défaut sont définies par un traitement (cf. Sections par défaut ).

• Référence (champ REF)

Ce champ contient la référence de la pièce.
La saisie sur ce champ est totalement libre et non contrôlée, mais elle pourra vous servir pour rechercher une pièce dont vous ignorez le numéro, ou pour effectuer le lettrage des comptes.

• Document origine (champ BPRVCR)

Les champs "document origine" et "date document" correspondent respectivement, à la référence (numéro de pièce) et la date de la pièce du tiers.
Exemple :
Pour le fournisseur, il s'agit du numéro et de la date de la facture du fournisseur.

• Date document (champ BPRDATVCR)

• Date saisie (champ ENTDAT)

La valeur par défaut de cette zone est la date d'écriture.

• Echéance (champ DUDDAT)

Indiquez la date d'échéance de la pièce.
Cette zone peut servir à l'édition de relances, échéancier, etc...

• Date de valeur (champ VALDAT)

La valeur par défaut de la date de valeur est la date de saisie.

• Total débit (champ TOTDEB)

Totalisation des lignes de débit qui composent les lignes d'écritures.

• champ CURAFF

Devise de saisie.

• Total crédit (champ TOTCDT)

Totalisation des lignes de crédit qui composent les lignes d'écritures.

• champ CURAFF2

• Libellé (champ AFFICHE)

• Solde (champ SOLDE)

Ce champ affiche la somme totale des débits et des crédits.