Vortrag Obligos
Mit dieser Funktion können Vorverpflichtungen und im aktuellen Geschäftsjahr nicht abgeschlossene Obligos in das nächste Geschäftsjahr vorgetragen werden.
Am Geschäftsjahresende werden manche noch nicht oder nur teilweise erteilten Materialanforderungen sowie manche noch nicht oder nur teilweise in Rechnung gestellten Aufträge in das nächste Geschäftsjahr übernommen. Der Vortrag des entsprechenden Teils des Budgets sowie dieser Vorverpflichtungen und restlichen Obligos dient folgenden Zwecken:
- Erfassung einer Bestellung zu einer Materialanforderung aus dem vorherigen Geschäftsjahr
- Erfassung einer Rechnung zu einem Auftrag aus dem vorherigen Geschäftsjahr
Dabei wird das zugehörige Budget in die Budgetpositionen des nächsten Geschäftsjahres übernommen.
Der Vortrag von Vorverpflichtungen und nicht abgeschlossenen Obligos geschieht in zwei Schritten:
- Auswahl der vorzutragenden Einkaufspositionen mit der Funktion BUOCMMREP (betriebliche Budgets/Budgetabschluss/Vortrag von Obligos)
- Anzeige der Ergebnisse in einer Tabelle, aus der der Budgetverantwortliche die zu verarbeitenden Vorverpflichtungen und Obligos auswählen kann
Der Vortrag der Vorverbindlichkeiten und Obligos ist beim Budgetabschluss der dritte oder vierte Schritt; die Verarbeitung der Rechnungsabgrenzungen am Geschäftsjahresende kann vor oder nach dem Vortrag der nicht abgeschlossenen Vorverpflichtungen und Obligos erfolgen.
Schritte bei der Durchführung des Budgetabschlusses
Schritte bei der Durchführung des Budgetabschlusses:
- Erster Schritt: Verlängerung der jährlichen Umschläge.
- Zweiter Schritte: Abschluss der nicht vorzutragenden Materialanforderungs- und Bestellpositionen.
- Dritter Schritt: Verarbeitung der Wareneingänge und Rechnungsabgrenzungen zum Geschäftsjahresende.
- Vierter Schritt: Vortrag der nicht abgeschlossenen Vorverpflichtungen und Obligos.
- Fünfter Schritt: Vortrag der mehrjährigen Umschläge.
Diese Schritte müssen in der oben beschriebenen Reihenfolge durchgeführt werden. Ausnahmen:
- Die Verlängerung eines jährlichen Umschlags wurde nicht durchgeführt, bei Vortrag der Obligos und Vorverpflichtungen wird ein neuer Umschlag angelegt. Eine Verlängerung ist jedoch nicht mehr möglich.
- Die Obligos können vor oder nach der Verarbeitung der Rechnungsabgrenzungen zum Geschäftsjahresende durchgeführt werden.
- Der Vortrag der mehrjährigen Umschläge ist stets der letzte Schritt des Budgetabschlusses.
Vortragsbedingungen
An-Position vorhanden
- Vorverpflichtungen und Obligos können nur vorgetragen werden, wenn die vorhandene An-Budgetposition den Status "GENEHMIGT" aufweist.
- Lautet der Status der vorhandene An-Budgetposition "ERFASST" oder "ZU GENEHMIGEN", wird der Vortrag von der Verarbeitung abgelehnt.
An-Position nicht vorhanden
- Beim Vortrag wird eine Budgetposition mit Status "GENEHMIGT" angelegt, und bei jedem weiteren Vortrag auf diese Budgetposition steigt ihr genehmigter Betrag.
- Ist das Geschäftsjahresbudget nicht vorhanden, so wird es von der Vortragsverarbeitung in Höhe des genehmigten Betrags der Budgetposition erstellt. Solche Budgets werden mit dem Status "ERFASST" belegt.
- Ist das Geschäftsjahresbudget vorhanden, wird sein Betrag um den Betrag der neuen Position erhöht. Der Status bleibt unverändert.
- Ist kein Umschlag vorhanden, wird von der Vortragsverarbeitung ein Umschlag in Höhe des Budgetbetrags erstellt. Solche Umschläge werden mit dem Status "ERFASST" belegt.
- Ist der Umschlag vorhanden, wird sein Betrag um den Betrag der neuen Position erhöht. Der Status bleibt unverändert.
Vortragsergebnisse
Per-Geschäftsjahr:
Gemeinsame Aktualisierung der ein- und mehrjährigen Umschläge:
- Abzug des Vortragsbetrags vom budgetierten Budgetpositionsbetrag, vom Geschäftsjahresbudget und vom ursprünglichen Umschlag
- Abzug des Votragsbetrags, des Vorverpflichtungsbetrags bzw. des Obligobetrags von der Budgetposition
- Für das in Abschluss befindliche Geschäftsjahr: Erstellung einer Abschlussposition zur Vorverpflichtung oder zum Obligo
- Beim letzten Vortrag (Obligo und Verpflichtung der Budgetposition jeweils = 0) wird die ursprüngliche Budgetposition auf den Status "VORGETRAGEN" gesetzt, damit zu diesem Geschäftsjahr keine weiteren Anschaffungen mehr getätigt werden können
Besondere Aktualisierung der einjährigen Umschläge:
- Wenn während der Vortragsverarbeitung der Umschlag, das Budget und die Budgetposition erstellt werden, wird der ursprüngliche Umschlag mit der Umschlagnummer des für das nächste Geschäftsjahr angelegten Umschlags belegt. Meldung "Obligos am xx/xx/xxxx auf (neue Umschlagnummer) vorgetragen. Der Jahresumschlag kann nicht vorgetragen werden, wenn er in der Vortragsverarbeitung erstellt wurde. Dies wird von der Verarbeitung geprüft.
Per-Geschäftsjahr:
Gemeinsame Aktualisierung der ein- und mehrjährigen Umschläge:
- Addition des Vortragsbetrags zum budgetierten Budgetpositionsbetrag, zum Geschäftsjahresbudget und zum ursprünglichen Umschlag
- Addition des Votragsbetrags, des Vorverpflichtungsbetrags bzw. des Obligobetrags zur Budgetposition
- Addition des Votragsbetrags, des Vorverpflichtungsbetrags bzw. des Obligobetrags zur Budgetposition
- Erstellung einer Vorverpflichtungs- bzw. Obligoposition für das neue Geschäftsjahr
Besondere Aktualisierung der einjährigen Umschläge:
- Erstellung einer Vorverpflichtungs- bzw. Obligoposition für das neue Geschäftsjahr, welche die Nummer des neuen Umschlags trägt.
- Wenn während der Vortragsverarbeitung der Umschlag, das Budget und die Budgetposition erstellt werden, wird der neue Umschlag mit der Umschlagnummer des ursprünglichen Umschlags belegt. Meldung "Obligos am xx/xx/xxxx von (ursprünglicher Umschlagnummer) übernommen.
- Aktualisierung der neuen Umschlagsnummer in den Materialanforderungen, Aufträgen und vorgetragenen Wareneingängen.
Maskenverwaltung
Auswahl der vorzutragenden Materialpositionen
Diese Verarbeitung wird auf Basis einer Abfrage pro Unternehmen durchgeführt, so dass diejenigen Materialanforderungen und laufenden Auftragspositionen ausgewählt werden können, die nicht im Geschäftsjahr abgeschlossen wurden und auf das nächste Geschäftsjahr übertragen werden sollen: Betriebliche Budgets/Budgetabschluss/Vortrag von Obligos.
In den Kopfzeilendaten können die Hauptauswahlkriterien angegeben werden: Unternehmen und ursprüngliches Geschäftsjahr mit Auswirkung auf den Geschäftsjahresbeginn und das Geschäftsjahresende sowie Aktualisierung des Per-Geschäftsjahres sowie dessen Beginn und Ende.
Um die Anzahl der anzuzeigenden Objekte einzugrenzen, können zusätzliche Kriterien vorgegeben werden: Standortbereich und Dokumenttypen.
- Standortbereich: In der Auswahl sind nur die dem erfassten Unternehmen zugeordneten Standorte enthalten.
- Dokumenttypen: Die Auswahl kann auf nur Materialanforderungen oder nur Aufträge reduziert werden. Standardmäßig werden die beiden Dokumenttypen angezeigt, die den Auswahlkriterien entsprechen.
Nach Aktivierung von "Anzeigen / Aktualisieren" wird in der Tabelle die der Auswahl entsprechende Liste von Budgetumschlägen angezeigt.
Die zulässige Anzahl an Zeilen beträgt 500. Bei Überschreitung dieser Begrenzung wird die Meldung "Tabelle voll" ausgegeben. Bestätigt der Benutzer diese Meldung mit "OK", werden die ersten 500 Positionen angezeigt. Um die Auswahl zu reduzieren, müssen die folgende Auswahlkriterien verwendet werden: Standortbereich und Dokumenttypen.
Auswahlergebnis
Nach Erfassung der Auswahlkriterien und Aktivierung des Buttons "Anzeigen/Aktualisieren" werden die ausgewählten Einkaufspositionen in einer Tabelle angezeigt, aus der heraus der Vortrag angestoßen werden kann.
Die Spalten werden lediglich zur Informationszwecken angezeigt (Dokumenttyp, Belegnummer, Datum, Obligos, Umschlag, Einheit, Konto, vorzutragender Betrag, Währung und Budget). Mit Ausnahme der folgenden Spalten können sie nicht geändert werden:
- Spalte "Vortrag": Die Auswahl sämtlicher angezeigter Einkaufspositionen kann in einem einzigen Vorgang mit dem Button "Alle aktivieren / deaktivieren" abgewickelt werden. Mit demselben Button kann diese Auswahl auch storniert werden.
- Spalte "Auskunft": Mit der Lupe kann direkt auf die Materialanforderung oder auf den Auftrag zugegriffen werden.
Per Rechtsklick:
- Sortierung der Einkaufspositionen nach Belegnummer, Umschlagsnummer, Einheit und Budgetkonto
- Zugriff auf Auftrag, Umschlag und Vorverpflichtungen bzw. auf das Obligo
Erfassungsmaske
Felder
In diesem Register befinden sich die folgenden Felder :
Auswahl
| Code des zugehörigen Unternehmens des Einkaufsbelegs, in dem die Informationen gesucht werden. Die Auswahl stellt alle auf Unternehmensebene definierten Objekte dar, einschließlich der auf Standortebene dieses Unternehmens definierten Objekte. |
| Code des Sendergeschäftsjahres, in dem die Auswahl ausgeführt werden muss. Die Erfassung des Codes des Sendergeschäftsjahres ermöglicht die Anzeige des Beginn- und Enddatums dieses Geschäftsjahres, des Codes des Empfängergeschäftsjahres und dessen Beginn und Ende. Die Änderung der Auswahlperiode kann nur über die Änderung des Codes des Sendergeschäftsjahres erfolgen. Standardmäßig wird dieser Code vom aktuellen Geschäftsjahr angegeben. |
| Jahrgang des Sendergeschäftsjahres |
| Beginn des Sendergeschäftsjahres. Dieses Datum wird über die Änderung des Codes des Sendergeschäftsjahres aktualisiert. |
| Ende des Sendergeschäftsjahres. Dieses Datum wird über die Änderung des Codes des Sendergeschäftsjahres aktualisiert. |
| Code des Empfängergeschäftsjahres. Dieser Code wird über die Änderung des Codes des Sendergeschäftsjahres aktualisiert. |
| Jahrgang des Empfängergeschäftsjahres. |
| Beginn des Empfängergeschäftsjahres. Dieses Datum wird über die Änderung des Codes des Sendergeschäftsjahres aktualisiert. |
| Ende des Empfängergeschäftsjahres. Dieses Datum wird über die Änderung des Codes des Sendergeschäftsjahres aktualisiert. |
| Dieses Feld ermöglicht die Verfeinerung der Suche nach einem Standort oder einem Standortbereich. Es entspricht dem ersten Standort der Auswahl. In der Auswahl sind nur die dem erfassten Unternehmen zugeordneten Standorte enthalten. |
| Dieses Feld ermöglicht die Verfeinerung der Suche nach einem Standort oder einem Standortbereich. Es entspricht dem letzten Standort der Auswahl. In der Auswahl sind nur die dem erfassten Unternehmen zugeordneten Standorte enthalten. |
Blocknummer 2
| Dieser Button ermöglicht die Anzeige der Einkaufspositionen, die auf die Abfrage antworten. Er muss nach jeder Kriterienänderung verwendet werden. |
| Ermöglicht die Auswahl bzw. Abwahl aller dargestellten Einkaufspositionen. |
Dokumenttyp
| Die Auswahl kann auf nur Bestellanfragen oder nur Aufträge reduziert werden. Standardmäßig werden die beiden Dokumenttypen angezeigt, die den Auswahlkriterien entsprechen. |
Logdatei
| Ist diese Option ausgewählt, erzeugt die Verarbeitung eine Logdatei der übertragenen Belege. |
Tabelle Bestellobligos
| Ist diese Option ausgewählt, wird die Einkaufsposition übernommen. |
| Mit dieser Lupe kann auf die Erfassungs-/Anzeigemaske der Bestellanforderung bzw. der Bestellung zugegriffen werden. |
| Diese Spalte gibt an, ob das dargestellte Dokument eine Bestellung oder eine Bestellanforderung ist. |
| Eindeutige Identifikationsnummer der Bestellanforderung oder der Bestellung, während der Erstellung erzeugt. |
| Erstellungsdatum der Bestellanforderung bzw. der Bestellung. |
| Identifikator der Vorverpflichtung oder der dem Einkaufsbeleg zugehörigen Verpflichtung. |
| Code der zugehörigen Budgetpooleinheit des Einkaufsbelegs. |
| Code der zugehörigen Einheit des Einkaufsbelegs. |
| Code des Belastungsbudgetkontos der Einkaufsposition. |
| Betrag in Erfassungswährung des zu übertragenden Saldos der Einkaufsposition. |
| Code des zugehörigen Unternehmens des Einkaufsbelegs, in dem die Informationen gesucht werden. Die Auswahl stellt alle auf Unternehmensebene definierten Objekte dar, einschließlich der auf Standortebene dieses Unternehmens definierten Objekte. |
| Budgetcode der Einkaufsposition. Für die betrieblichen Budgets sind die Budgetpools mit einem Budgetcode verknüpft. Dieser Budgetcode definiert die Rückmeldungsebene (Standort oder Unternehmen). Entsprechend ist der Budgetpool entweder einem Unternehmen oder einem Standort angeschlossen. Alle niedrigeren Ebenen (Geschäftsjahr, Position) übernehmen den Unternehmenscode oder den Standortcode, der im Budgetpool positioniert ist. Der Kontenplan des Budgets muss der gleiche sein wie der Kontenplan der Hauptkostenrechnungsreferenz des Unternehmens. Ist das Gegenteil der Fall, ist die Erstellung des Budgetpools untersagt. Dieser Budgetcode muss für die betrieblichen Budgets reserviert sein. Diese Zuweisung erfolgt über die Markierung des Indikators "Betriebliches Budget" des Budgetcodes. In diesem Fall ist die Erfassung der Kostenrechnungsbudgets über die Standardfunktionen unter diesem Budgetcode untersagt. Die Verwaltung der betrieblichen Budgets ist aktiviert und die Budgetpools, Budgets nach Geschäftsjahr und die Budgetpositionen sind diesem Budgetcode angehängt. |
Schließen
Symbol Aktionen
Budgetpool
Zugriff auf die Erfassungs- / Auskunftsmaske des Budgetumschlags der Materialanforderung bzw. des Auftrags.
Bestellobligo
Zugriff auf die Erfassungs- / Auskunftsmaske Vorverpflichtung zur Materialanforderung oder zur Bestellung.
Zugriff auf die Erfassungs- / Auskunftsmaske Belegs (Materialanforderung oder Auftrag).
Sortiert n. Anzahl Dokumente
Sortierung der Einkaufspositionen nach Belegnummer.
Sortieren nach Budgetpool
Sortierung der Einkaufspositionen nach Umschlagnummer.
Sortieren nach Einheit
Sortierung der Einkaufspositionen nach Einheitsnummer.
Sortierung nach Budgetkonten
Sortierung der Einkaufspositionen nach Budgetkonto
Schließen
Fehlermeldungen
Während der Erfassung können außer den generischen Meldungen folgende Fehlermeldungen auftreten: :
Keine Auswahl. Ohne Aktion verlassen?
Diese Meldung wird angezeigt, wenn eine Freigabe erteilt wurde (OK oder Eingabetaste), obwohl kein zu verlängernder Umschlag ausgewählt wurde.
Das Empfängergeschäftsjahr muss entweder geschlossen oder offen sein
Diese Meldung wird nach der Erfassung des "Per-Geschäftsjahres" angezeigt, wenn das entsprechende An-Geschäftsjahr geschlossen ist.
Nächstes Geschäftsjahr (Empfänger) ist nicht vorhanden / nicht angelegt
Diese Meldung wird nach der Erfassung des "Per-Geschäftsjahres" angezeigt, wenn das entsprechende An-Geschäftsjahr nicht erstellt ist.
Geschäftsjahr nicht geöffnet
Diese Meldung wird nach der Erfassung des "Per-Geschäftsjahres" angezeigt, wenn das entsprechende An-Geschäftsjahr vorhanden, jedoch nicht geöffnet ist.
Unternehmen existiert nicht
Diese Meldung wird angezeigt, wenn der erfasste Unternehmenscode nicht existiert.