Fakturierung von Aufträgen
Über diese Funktion können für Aufträge mit Direktrechnung Rechnungen automatisch generiert werden (siehe Dokumentation Auftragsarten).
Die generierten Rechnungen werden über die Funktion Rechnungen angezeigt (siehe Dokumentation Rechnungen). Sie können über diese Funktion einzeln oder über die Funktion ‚Freigabe Rechnungen‘ (siehe Dokumentation Freigabe Rechnungen) im Batch freigegeben werden.
Voraussetzungen
Siehe Dokumentation Umsetzung
Maskenverwaltung
Die zu berücksichtigenden Aufträge können detailliert oder allgemein reserviert werden. Die Fakturierung eines Auftrags mit Direktfakturierung erfolgt über eine detaillierte Reservierung der Rechnung (für Rechnungen sind ausschließlich detaillierte Reservierungen zulässig).
Es ist möglich, dass unter Berücksichtigung der allgemeinen und detaillierten Reservierungsregeln (im Register Verwaltungsregeln der Artikelkategorie bzw. unter Reservierungsregeln und zulässige Abgangsregeln definiert) ein Auftrag im Einzelfall nicht fakturiert werden kann, obwohl er reserviert wurde.
Beispiel:
Wenn die allgemeine Reservierungsregel die Reservierung eines Bestands mit Status Q zulässt (Reservierung der Bestandssumme mit Status A* und Q*) und die Abgangsregel den Abgang der Artikel mit Status Q nicht erlaubt. Die Umwandlung einer allgemeinen Auftragsreservierung in eine detaillierte Reservierung der Rechnung kann in bestimmten Fällen die Rechnungsstellung des Auftrags unmöglich machen, da der Bestandsanteil mit Status Q nur auf Rechnung reserviert werden kann.
Wenn eine allgemeine Reservierungsregel die Reservierung von Bestand mit Status A und die detaillierte Reservierungsregel nur die Reservierung von Artikeln mit Status A auf einem Kommissionierlagerplatz zulässt, können bei Fehlbeständen auf dem Kommissionierlagerplatz Aufträge nicht fakturiert werden.
Ausnahmefall Kits und Vertriebsstücklisten
Kits: Der Bestandsabgang des Erzeugnisses und der Bestandsabgang der Komponenten dürfen nicht voneinander getrennt werden. D.h. bei Abgang einer Erzeugniseinheit müssen die zugehörigen Komponenten in Höhe ihrer Verbundmenge entnommen werden können. Wenn eine der Komponenten nicht vollständig geliefert werden kann, kann bei der Bestimmung des Abgangsbestands über die Verarbeitung automatische Fakturierung die Rechnungsstellung des Kits nur in Höhe der Komponente erfolgen, die den Abgang der geringsten Erzeugnismenge zulässt.
Vertriebsstücklisten: Im Gegensatz zu den Kits sind die Verbindungen zwischen Erzeugnis und Komponenten nicht streng. D.h. Erzeugnis und Komponenten können unabhängig voneinander entnommen werden (vorausgesetzt sie werden im Bestand verwaltet). Es kann für eine Komponente eine von der Erzeugnismenge abweichende Menge entnommen werden.
Gründe, weshalb die Rechnungsstellung eines Auftrags oder einer Auftragsposition unzulässig ist
Wenn eine Auftragszeile eine Bestandszeile mit Status Q und Analyseanfrage detailliert reserviert, kann die entsprechende Fakturierung erst angelegt werden, wenn die Qualitätskontrolle durchgeführt wurde.
Wenn eine Auftragszeile eine Bestandszeile in Lagerung, deren Bestand nicht bestimmt wurde (Chargennummer, Unterchargennummer, Seriennummer), detailliert reserviert, kann die entsprechende Fakturierung erst angelegt werden, wenn die Qualitätskontrolle durchgeführt wurde.
Die Auftragszeile wurde eingeplant (sie kann nicht reserviert werden).
Der Auftrag hat Lieferart Vollständige Position und die Auftragsposition wurde nicht vollständig reserviert.
Der Auftrag hat Lieferart Auftrag abgeschlossen und der Auftrag wurde nicht vollständig reserviert.
Die den Servicekontrakten zugehörigen Auftragspositionen werden nicht berücksichtigt.
Der Kreditstatus des Kunden ist gesperrt.
Der Kreditstatus des Kunden ist überschritten und der Betreiber der automatischen Fakturierung ist nicht berechtigt, Aufträge zu fakturieren solange das Kreditlimit des Kunden überschritten ist - siehe Benutzerparameter SCDTUNL - Genehmigung Auftragsentsperrung).
Die Auftragsanzahlung wurde bislang nicht geleistet (die Anzahlung wurde gewährt, das Fälligkeitsdatum der Anzahlung wurde überschritten und die Rechnung wurde immer noch nicht vollständig beglichen oder die Zahlung wurde gespeichert aber noch nicht vollständig verbucht). Der Parameter LOKORD - Auftrag sperren bei fehlender Anzahlung (Kapitel VEN, Gruppe ORD) hat den Wert ‚Ja‘.
Als Einkaufs- bzw. Fertigungsdirektauftrag verwaltete Auftragszeilen werden nur verarbeitet, wenn sie reserviert sind und die Direktaufträge generiert wurden.
Aufträge mit Fakturierungsmethode Manuelle Fakturierung werden nicht verarbeitet. Sie können über die in den Rechnungen verfügbare Kommissionierfunktion oder über die Aktion Rechnung über den Auftrag manuell in Rechnung gestellt werden.
Aufträge mit Fakturierungsmethode Pro abgeschlossenem Auftrag eine Rechnung werden nicht vollständig reserviert.
Sind die Verkaufsaufträge manuell gesperrt (Benutzerparameter SCDTUNL - Genehmigung Auftragsentsperrung, können sie erst ausgewählt werden, nachdem die Sperre von einem Benutzer aufgehoben wurde (Feld Sperre in der Funktion Auftrag).
Aufträge gruppieren
Die zu fakturierenden Aufträge werden in Abhängigkeit der Fakturierungsmethode des Kunden und des Rechnungsintervalls wie folgt gruppiert. Verändert sich in der Tabelle einer der folgenden Parameter, wird eine neue Rechnung angelegt:
Eine Rechnung pro Lieferung. Kein Auftrag mit dieser Fakturierungsmethode wird gruppiert.
Pro abgeschlossenem Auftrag eine Rechnung. Kein Auftrag mit dieser Fakturierungsmethode wird gruppiert.
Eine Rechnung pro Auftrag. Kein Auftrag mit dieser Fakturierungsmethode wird gruppiert.
Eine Rechnung pro Leistungsempfänger. Gruppierung aller Aufträge für einen Leistungsempfänger auf einer einzigen Rechnung bei der Fakturierung.
Verkaufsstandort | Rechnungsempfänger | Verrechnungsart | Kundenauftrag | Lieferadresscode | Währung | Preistyp | Projektcode | Regulierer | Steuerart |
Gruppenkunde | Erste Namenszeile des Rechnungsempfängers | Zahlungsbedingung | Erste Zeile der Rechnungsadresse | Postleitzahl der Rechnungsadresse | Ort der Rechnungsadresse | Status der Rechnungsadresse |
Eine Rechnung pro Periode: Die ausgewählten Aufträge werden in Abhängigkeit des Rechnungsintervalls und der Gruppierungskriterien gruppiert. Beträgt das Rechnungsintervall z.B. eine Woche, werden alle Aufträge, deren Lieferung in der KW 32 vorgesehen ist, auf der gleichen Rechnung gruppiert.
Verkaufsstandort | Rechnungsempfänger | Verrechnungsart | Rechnungsintervall | Berechnete Periode | Währung | Preistyp | Projektcode | Regulierer | Steuerart |
Gruppenkunde | Erste Namenszeile des Rechnungsempfängers | Zahlungsbedingung | Erste Zeile der Rechnungsadresse | Postleitzahl der Rechnungsadresse | Ort der Rechnungsadresse | Status der Rechnungsadresse |
(1) Wenn der Parameter PJTSNGDOC - Ein Projekt pro Dokument den Wert ‚Ja‘ hat, muss der Projektcode eindeutig sein.Hat dieser Parameter den Wert ‚Nein‘, ist die Gruppierung von Auftragen mit unterschiedlichen Projektcodes erlaubt.
Besonderheit des Intervalls auf Anfrage: Aufträge mit einem Intervall auf Anfrage werden auf dem Gruppierungsfeld Berechnete Periode gruppiert.
Erfassungsmaske
Übersicht
Die Rechnungen werden automatisch in Abhängigkeit von der in der Startmaske erfassten Auswahl angelegt. Auswahlkriterien:
Verkaufsstandort
Die automatische Anlage der Rechnungen erfolgt jeweils für einen einzigen Verkaufsstandort. Daher müssen Sie den für die Verarbeitung ausgewählten Standort angeben. Standardmäßig ist dies der Verkaufsstandort des Betreibers.
Rechnungsdatum
Das Rechnungsdatum kann ausgewählt werden und wird den durch diese Funktion angelegten Dokumenten angefügt. Standardmäßig wird das Tagesdatum angezeigt.
Die Erfassung des Rechnungsdatums unterliegt der Prüfung auf Existenz in der Perioden- und Geschäftsjahrtabelle. Geschäftsjahr und Periode müssen geöffnet sein.
Rechnungstyp
Der ausgewählte Rechnungstyp wird auf den Rechnungen angegeben. Über den Rechnungstyp können ein Nummernkreis und ein Automatik-Beleg zur Buchung der Rechnungen bestimmt werden. Standardmäßig wird der Typ aus Parameter SIVTYP - Benutzerrechnungstyp vorgeschlagen. Er kann bei Bedarf durch Auswahl eines Rechnungstyps aus der Liste mit definierten Rechnungstypen geändert werden. Diese Information ist erforderlich.
Auswahlkriterien Aufträge
Die angelegten Rechnungen stammen notwendigerweise aus Kundenaufträgen. Die Auswahl der zu verarbeitenden Aufträge kann daher in Abhängigkeit folgender Kriterien eingeschränkt werden:
Aufträge bis
Mit diesem Kriterium können die Auftragspositionen, deren Versanddatum vor oder auf diesem Datum liegen, ausgewählt werden. Es wird standardmäßig mit dem Tagesdatum der Erfassung dieses Datums initialisiert. Die Anlage der Rechnungen kann daher auf alle bis zu einem bestimmten Datum angelegten Aufträge eingeschränkt werden.
Intervall
Das Rechnungsintervall ist im Kundendatensatz (Register Vertrieb) erfasst. Die Verrechnungsart muss den Wert Eine Rechnung pro Periode aufweisen und das Rechnungsintervall muss innerhalb der Werte (Tag, Woche, 10 Tage, 14 Tage, Monat) liegen. Für die Kunden mit Verrechnungsart Eine Rechnung pro Periode erfolgt die Auswahl daher in Abhängigkeit des gewählten Intervalls.
Beginn / Ende
Rechnungsempfänger von/bis
Die Auswahl kann durch Erfassung dieser Auswahlbereiche auf einen oder mehrere Rechnungsempfänger eingeschränkt werden.
Bereichsgrenzen Auftragsnummern
Die Auswahl kann über die Auftragsnummern auf eine begrenzte Anzahl von Aufträgen eingeschränkt werden.
Druck Rechnungen
Die generierten Rechnungen können ausgedruckt werden. Dafür müssen der zu verwendende Status (standardmäßig der Statuscode des zugehörigen Objekts), ggf. der Druckserver und der entsprechende Drucker erfasst werden.
Die Option ist nur zugänglich, wenn zuvor die Option Rechnung markiert wurde.
Nach Ausführung dieser Funktion wird eine Logdatei angezeigt:
- mit sämtlichen durchgeführten Vorgängen
- mit den Nummern der erstellten Rechnungen und den Aufträgen, die der Erstellung dieser Rechnungen gedient haben.
Bei Zahlungsbedingungen vom Typ SDD ist die Mandatsreferenz auf der Rechnung obligatorisch. Wurde zum Tupel [Unternehmen, Regulierer] kein Hauptmandat mit Status Freigegeben‘ definiert, kann für die Rechnung keine Standardmandatsreferenz initialisiert werden. Dies wird in der Logdatei vermerkt. Die Rechnung wird dennoch erstellt, kann aber erst freigegeben werden, wenn die Mandatsreferenz manuell auf der Rechnung ergänzt wurde.
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Felder
In diesem Register befinden sich die folgenden Felder :
Auswahlkriterien
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| Die automatische Anlage der Rechnungen erfolgt jeweils für einen einzigen Verkaufsstandort. |
| Wählen Sie das Datum aus, das den einzelnen erstellten Rechnungen zugewiesen wird:
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| Diese Information ist erforderlich. Standardmäßig wird der Rechnungstyp aus dem Parameter SIVTYP - Benutzerrechnungstyp vorgeschlagen. Er kann bei Bedarf durch Auswahl eines Rechnungstyps aus der Liste der definierten Rechnungstypen geändert werden.
Bei der Rechnungserfassung kann nur ein Rechnungstyp angegeben werden, dessen Rechtsordnung und Unternehmensgruppe denen des Unternehmens des Verkaufsstandorts entsprechen. |
Blocknummer 2
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Intervall
| Allgemeine Hilfe für die Generierungsfunktionen der Verkaufsrechnungen. Das Intervalllriterium wird angewendet, wenn die Verrechnungsart den Wert „Pro Periode eine Rechnung“ hat. Geben Sie das verwendete Intervall als Auswahlkriterium an.
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Beginn / Ende
| Verwenden Sie diesen Bereich, um die Auswahl auf einen einzigen Rechnungsempfänger oder auf nur die Rechnungsempfänger einzuschränken, deren Referenz im durch diesen Bereich definierten Intervall liegt. |
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| Erfassen Sie einen Beginnbereich und einen Endebereich um eine Auswahl der Auftragsnummern durchzuführen: es werden nur die Aufträge ausgewählt, deren Referenz in diesem Intervall liegt. Das Auswahlfenster schlägt nur die Aufträge der Kategorie Normal vor, die nicht vollständig fakturiert sind und zum ausgewählten Standort gehören. |
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Druck
| Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um das Dokument (Kommissionierschein, Lieferschein oder Rechnung) nach der Liefer- oder Rechnungsgenerierung zu drucken. Sie müssen folgende Informationen angeben:
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| Erfassen Sie den Code des zu druckenden Standarddokuments. |
| Geben Sie das Ziel des Dokuments oder des Reports an. |
| Dieses Feld ermöglicht die Definition des Druckservers. |
| Standarddrucker. |
Schließen
Batchaufgabe
Diese Funktion kann im Batch gestartet werden,. Zu diesem Zweck FUNAUTINVO ist die Standardaufgabe vorgesehen.
Spezifische Aktionen
Klicken Sie auf diese Aktion, um Ihre Einstellungen in einem Memocode zu speichern und später zu verwenden. Das Memo ist mit Ihrem Benutzerprofil verknüpft, und nicht mit der Funktion oder der Maske.
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Klicken Sie auf diese Aktion, um einen Memocode zu erfassen und die unter diesem Code gespeicherten Einstellungen zu laden. |
Klicken Sie auf diese Aktion, um einen Memocode zu löschen. |
Fehlermeldungen
Während der Erfassung können außer den generischen Meldungen folgende Fehlermeldungen auftreten: :
Funktion nicht zulässig
Das Benutzerprofil hat für diese Funktion unabhängig vom Standort keine Rechte.
Keine Rechte für diesen Standort
Ihr Benutzerprofil ist für diese Funktion an diesen Standort nicht zulässig.
Falsches Datum
Das erfasste Rechnungsdatum entspricht weder einer Periode noch einem Geschäftsjahr. Erfassung abgelehnt.
Geschäftsjahr nicht geöffnet
Das dem Rechnungsdatum zugehörige Geschäftsjahr ist nicht geöffnet. Erfassung abgelehnt.
Periode nicht geöffnet
Die dem Rechnungsdatum zugehörige Periode ist nicht geöffnet. Erfassung abgelehnt.
Periode geschlossen
Die dem Rechnungsdatum zugehörige Periode ist geschlossen. Erfassung abgelehnt.
Das Bereichsende liegt vor dem Bereichsbeginn
Die Meldung erscheint bei Erfassung der Auswahlkriterien für die Auftragsnummer und den Rechnungsempfänger.
Ein anderer Benutzer führt gerade eine Änderung durch
Diese Meldung wird ausgegeben, wenn ein in Rechnung zu stellender Auftrag von einem anderen Benutzer gesperrt wurde.
Zu viele Rechnungspositionen
Diese Meldung wird ausgegeben, wenn für die in Rechnung zu stellenden Auftragspositionen eine einzige Rechnung nicht ausreicht. In diesem Fall wird empfohlen, den Wert des Aktivitätscodes SIH zu erhöhen.
Kunden für Sammelkonto nicht berechtigt
Diese Meldung wird ausgegeben, wenn der Kunde für das dem Rechnungskunden zugeordnete Sammelkonto nicht berechtigt ist (über Buchungscode). Die Rechnung wurde nicht angelegt.
Die Position wird als Direktauftrag verwaltet und es wurde keine Einkaufsbestellung generiert.
Eine als Direktauftrag verwaltete Auftragsposition kann erst in Rechnung gestellt werden, wenn die Einkaufsbestellung generiert wurde.
Problem beim Löschen der allgemeinen Reservierung
Beim Übergang von allgemeiner zu detaillierter Reservierung konnte die mit der detaillierten Auftragsposition verbundene allgemeine Reservierung nicht gelöscht werden.
Problem bei der Anlage der detaillierten Reservierung
Beim Übergang von allgemeiner zu detaillierter Reservierung konnte die mit der Rechnungsposition verbundene detaillierte Reservierung nicht angelegt werden.
Problem beim Übergang von Auftrags- zu Rechnungsreservierung
In der Rechnungsreservierung konnte die mit der detaillierten Auftragsposition verbundene detaillierte Reservierung nicht geändert werden.
Bei der Wiederherstellung des Nummernkreises ist ein Problem aufgetreten
Diese Meldung wird ausgegeben, wenn keine Rechnungsnummer zugewiesen werden kann.
Kein Auftrag bearbeitet
Diese Meldung wird am Ende der Verarbeitung ausgegeben, wenn kein Auftrag in Rechnung gestellt wurde.