Contratti di servizio
I contratti di servizio raggruppano sotto un termine generico tre tipi di gestione che condividono un gran numero di caratteristiche comuni:
- La gestione dei contratti di garanzia;
- La gestione dei contratti di manutenzione;
- La gestione dei contratti a punti.
Possono essere creati diversi contratti di servizio, basandosi su dei modelli di contratti di servizio.
I contratti di servizio consentono al cliente l'accesso gratuito o a pagamento ad alcune prestazioni. Da sapere:
- L'accesso a dei consigli per ottenere spiegazioni o trucchi sul funzionamento di un materiale o di un sistema;
- Il ricorso ad alcuni servizi di assistenza al verificarsi di un malfunzionamento;
- Il rispetto di criteri di qualità imposti per contratto.
Ecc...
Un contratto può essere sottoscritto:
- Globalmente per un cliente,
- O per un elenco di matricole installate presso un cliente,
- O per un insieme di matricole che condividono uno stesso riferimento articolo.
Le prestazioni prese in carico in virtù di un contratto possono subire delle limitazioni rispetto alla natura degli interventi necessari, rispetto alle competenze richieste per assicurare una risoluzione nei tempi richiesti e rispetto alle somme da impegnare.
I contratti di servizio apportano una grande flessibilità per quanto riguarda la valorizzazione.
La durata del contratto, la sua fatturazione, le rivalutazioni successive, obbediscono ognuna ad un proprio calendario. Ogni caratteristica può essere gestita in modo indipendente per uno stesso contratto.
La creazione dei contratti di servizio obbedisce a due procedure distinte.
- Contratti di garanzia
I contratti di garanzia devono essere creati manualmente. L'utilizzo dei modelli di contratti di garanzia apporta un guadagno di tempo considerevole per l'inserimento di questi ultimi.
Si tratta di contratti gratuiti le cui regole di copertura sono espresse attraverso un'identificazione del parco, accompagnata da un asse di incrocio (competenza).
L'oggetto Parco cliente permette la realizzazione del contratto di garanzia gestito in matricole. Infatti, utilizzando la scheda Contratto di servizio di questo oggetto, la creazione del contratto e la copertura articolo per una matricola vengono effettuate con un'unica operazione.
- Contratti di manutenzione
I contratti di manutenzione sono creati automaticamente dall'inserimento ordini. Ogni riga di ordine comportante un articolo associato ad un modello di contratto di manutenzione implica la creazione di un contratto di manutenzione per il cliente e per l'agente.
I contratti di manutenzione comportano le stesse caratteristiche dei contratti di servizio, la loro differenza risiede nel loro carattere fatturabile.
In caso di una copertura articolo per matricola, questa deve essere completata direttamente sulla scheda del contratto di servizio generato. Il contratto è accessibile direttamente dalla riga del relativo ordine.
- Contratti a punti
I contratti a punti devono essere creati manualmente oppure basandosi su un modello di contratto di servizio.
Possono essere gratuiti o a pagamento e si applicano alla totalità di un parco cliente. L'applicazione della loro copertura è limitata dall'esaurimento del credito di punti.
NB: I contratti di tipo manutenzione creati manualmente non possono essere oggetto di nessuna fatturazione.
Il contratto di servizio è anche il punto di accesso ad alcune funzioni complementari.
L'inserimemnto dello storico dei valori di indici è accessibile solo dalla gestione dei contratti di servizio. Questo permette di conservare tutti i valori successivi dell'evoluzione di un indice. Questi valori sono utilizzati per effettuare le rivalutazioni dei contratti. Questo file deve essere alimentato regolarmente.
Il rnnovo manuale dei contratti non rinnovabili tacitamente può essere effettuato dal piano di lavoro o dalla gestione dei contratti di servizio. L'utilizzo di questa funzione complementare permette di assicurare l'aggiornamento automatico dello storico dei rinnovi successivi di un contratto.
Prerequisiti
Riferirsi alla documentazione di Implementazione
Gestione videata
Sei folder permettono di definire un contratto di servizio. In funzione del tipo di contratto di servizio si inseriranno diversi campi.
Testata
Presentazione
Riferimento
Questo campo è associato di default al contatore CON a funzionamento automatico. Di conseguenza, l'utente non deve teoricamente preoccuparsi del suo contenuto.
Società
Questo campo contiene il codice della società con cui è gestito il contratto.
Sito
Questo campo contiene il codice del sito su cui viene assicurata la gestione del contratto.
Valuta
Questo campo permette di definire la valuta da applicare alla totalità dei campi finanziari di un contratto di servizio. Questa stessa valuta è utilizzata anche per determinare le franchigie di prestazioni delle coperture articoli.
Cliente
Questo campo contiene il codice del cliente beneficiario del contratto.
Interlocutore
Questo campo contiene il nome dell'interlocutore con cui sono condotte le diverse negoziazioni relative al contratto.
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Campi
I seguenti campi sono presenti in questo folder :
| Questo campo contiene il codice della società con cui è gestito il contratto. |
| Questo campo contiene il codice del sito su cui viene assicurata la gestione del contratto. |
| Questo campo è associato di default ad un contatore a funzionamento automatico. Di conseguenza, l'utente all'inizio non deve preoccuparsi del suo contenuto. Di default, il codice contratto di servizio sarà composto da un numero di sequenza su 15 caratteri in maniera automatica. |
| Questo campo contiene il codice del cliente beneficiario del contratto. |
| Questo campo permette di definire la valuta da applicare alla totalità dei campi finanziari di un contratto di servizio. Questa stessa valuta è utilizzata anche per valorizzare le soglie minima e massima delle coperture finanziarie. |
| Questo campo contiene il nome dell'interlocutore con cui sono condotte le diverse negoziazioni relative al contratto. |
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Folder Generale
Presentazione
Descrizione
Questo campo permette di inserire una descrizione per il contratto di servizio.
Famiglie statistiche
Famiglie statistiche contratto N°1,2 o 3
Questi campi permettono di inserire dei codici famiglie statistiche per il contratto di servizio. Possono essere riprese ed inizializzate a partire dal modello di contratto di servizio.
Categoria
Questo campo è determinante in quanto permette di qualificare il contratto come:
- Un contratto di garanzia
- Un contratto di manutenzione
- Un contratto a punti
Permette di attivare diversi meccanismi, come la regola di gestione di punti, la rivalutazione dei contratti o la fatturazione.
Copertura
Tutte le competenze
Questo campo permette di determinare l'accesso al menù contestuale ''Competenze coperte''.
Se questo campo viene contrassegnato, il menù contestuale "Competenze coperte" non è accessibile poiché tutte le competenze descritte nell'applicazione sono prese in carico in virtù del contratto. E' quindi inutile inserirle una ad una.
Se questo campo non viene contrassegnato, sono prese in carico solo le competenze inserite nel riquadro Competenze coperte.
NB: In questa funzione, si inserisce un livello di famiglia di competenza coperta. Questo significa che quando si inserisce una famiglia di competenza, tutte le famiglie figlie sono prese in carico dal contratto.
Se questo campo non viene contrassegnato e non si inserisce una famiglia di competenza, il contratto sarà quasi inutilizzabile. In virtù di questo contratto non potrà essere preso in carico nessun problema cliente.
Tutto il parco
Questo campo permette di determinare l'accesso al menù contestuale ''Parco coperto''.
Se questo campo viene contrassegnato, il menù contestuale "Parco coperto" non è accessibile. Ciò significa che il contratto si applica alla totalità del parco, cioè a tutti gli articoli ordinati dal cliente.
Se questo campo non viene contrassegnato, il contratto può comportare due tipi di limitazioni. Queste limitazioni sono espresse nella funzione Parchi coperti o Identificativi coperti.
Priorità al parco
Questo campo permette di incrociare le coperture finanziarie del modello di contratto di servizio con la copertura a fronte del parco e la competenza. Nell'ambito delle coperture finanziarie incrociate, ogni modifica di copertura su di 'una ha anche ripercussioni sull'altra.
Firmato da
Questo campo contiene il codice dell'agente che ha firmato sia l'ordine del contratto di manutenzione, sia l'ordine di un articolo coperto da un contratto di garanzia.
Origine
Origine
Un contratto di servizio può essere creato manualmente o mediante registrazione di un movimento di vendita.
Le differenti origini possibili sono:
- Creazione manuale
- Ordine di vendita
- Validazione di consegna di vendita
- Validazione di fattura di vendita
- Richiesta di garanzia
- Duplicazione contratto di servizio
- Credito di gettoni
N° movimento / Riga
Questi campi permettono di identificare il numero di riga del movimento all'origine del contratto di servizio. Questi campi vengono alimentati in automatico.
Modello di contratto
Questo campo permette di inserire il modello all'origine del contratto.
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Campi
I seguenti campi sono presenti in questo folder :
Blocco numero 1
| Questo campo permette di inserire un testo che aiuta ad identificare e a comprendere le caratteristiche principali del contratto. |
Famiglie statistiche
Le famiglie statistiche sono utilizzate nelle elaborazioni statistiche e nei criteri di selezione in numerosi programmi. Le famiglie statistiche sono al massimo 5, ed il loro numero, nonché la loro descrizione può essere parametrizzata in fase di installazione del software. |
Categoria contratto
| Questo campo essenziale permette di determinare la categoria funzionale del contratto di servizio. Questo campo è il supporto all'attivazione di alcune funzionalità come la gestione dei punti, la rivalutazione dei contratti, la fatturazione... |
Copertura
| Questo campo permette di determinare l'accesso al riquadro descrittivo delle coperture di competenze. Se questo campo è contrassegnato, questo riquadro non è accessibile poiché tutte le competenze descritte nell'applicazione sono prese in carico in virtù del contratto. E' quindi inutile inserirle una ad una. Se questo campo non è contrassegnato, sono prese in carico solo le competenze inserite nel riquadro « Competenze coperte ». Attenzione: In questa funzione, si inserisce un livello di famiglia di competenza coperta. Questo significa che quando si inserisce una famiglia di competenza, TUTTE LE FAMIGLIE FIGLIE SONO PRESE IN CARICO dal contratto. Se questo campo non è contrassegnato e non si inserisce una famiglia di competenza, il contratto sarà praticamente inutilizzabile. A fronte di questo contratto non potrà essere preso in carico nessun problema cliente. |
| Questo campo determina l'accesso alla definizione della copertura del parco. Non si applica ai contratti a punti. Se questo campo è selezionato, la funzione di gestione della copertura del parco non è accessibile. Ciò significa che il contratto si applica alla totalità di tutti gli articoli ordinati dal cliente. Si ottiene così una specie di super contratto. Se questo campo non è selezionato, il contratto può allora comportare delle regole di copertura basate su: 1 / Delle schede parco particolari. 2 / Un insieme di schede parco definito da un riferimento articolo. 3 / Un insieme di schede parco definito da una famiglia commerciale. Queste coperture possono essere corredate di vincoli in termini di componenti, pezzi consumati, mano d'opera e spese di missione. |
| Questa opzione interessa solo i contratti di garanzia e di manutenzione per i quali è stata definita una copertura di tipo Parco (e non di tipo Tutto il parco). Permette di automatizzare interamente la definizione delle coperture incrociate (Parco + Competenza) sulla base di tutte le coperture di tipo Parco. Se questa opzione è attiva, ogni creazione, modifica o cancellazione di una copertura Parco si ripercuote immediatamente sulle varie coperture corrispondenti incrociate. |
Firme
| Questo campo contiene il codice dell'agente che ha negoziato sia la sottoscrizione del contratto di servizio che l'ordine di un articolo coperto dal contratto di servizio. |
Origine
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| Quando è indicato il numero di un documento (Diverso da quello del contratto), un menù contestuale "Dettaglio documento" permette di consultare le caratteristiche del documento in questione. |
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| Questo campo permette di facilitare la creazione manuale di un contratto grazie all'utilizzo di un modello destinato a qualificare le principali informazioni che costituiscono il contratto. Il modello indicato deve essere obbligatoriamente conforme alla categoria del contratto di servizio in corso di creazione. D'altronde, la finestra di selezione dei modelli dei contratti disponibili visualizza solo i modelli che corrispondono alla categoria inserita sul contratto. |
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Folder Elementi economici
Presentazione
Gestione
Data sottoscrizione
Questo campo contiene la data di sottoscrizione del contratto.
Data inizio
Questo campo contiene una data uguale alla data di sottoscrizione (durante il primo periodo) oppure la data dell'ultimo rinnovo.
Data fine
Questo campo indica la data alla quale il contratto sarà rinnovato automaticamente in caso di tacito rinnovo oppure la data dopo la quale il contratto non sarà più valido.
Durata
Questo campo rappresenta la durata del contratto.
Per i contratti con tacito rinnovo, si tratta della frequenza alla quale il contratto verrà rinnovato automaticamente.
Per i contratti non in tacito rinnovo, si tratta della frequenza alla quale il contratto deve essere rinegoziato dalle due parti.
Tacito rinnovo
Questo campo precisa se il contratto subirà un rinnovo automatico al suo termine. Ciò significa essenzialmente che in questo caso non ci sarà nessuna rottura nella sequenza di fatturazione che continuerà ad essere eseguita alla frequenza voluta. La fatturazione prende in carico il rinnovo del contratto.
In caso contrario, il contratto dovrà essere oggetto di una rinegoziazione e di un rinnovo manuale nella funzione prevista per questo scopo.
Delle stampe Crystal Report standard permettono di controllare i rinnovi effettuati. La stampa CONECHE2 elenca tutti i contratti rinnovati in funzione di un intervallo di date.
Diversi strumenti permettono di identificare i contratti non rinnovabili, ovvero: una lista di selezione dedicata nei contratti di servizio (Contratti da rinnovare), delle stampe Crystal Report (CONECHE1 elenca tutti i contratti rinnovati per tutti gli agenti; CONECHE12 elenca tutti i contratti rinnovati per un agente particolare), dei messaggi di avvertimento nel piano di lavoro pre-vendita.
NB: Tutti i campi che seguiranno qui non hanno reale fondamento per i contratti di tipo Garanzia.
Base di canone annuale
Questo campo permette di valorizzare il contratto di servizio. Nel caso di garanzie, questo campo sarà spesso vuoto. Nel caso di contratti di manutenzione, questo campo è utilizzato come base per tutti i calcoli di fatturazione, di rivalutazione, ecc...
Credito di punti
Questo campo permette di inserire un numero di crediti di punti per il contratto di servizio.
Rivalutazione
Frequenza di rivalutazione
Questo campo permette di inserire la frequenza alla quale deve essere rivalutata la base di canone annuo del contratto. La rivalutazione automatica può sempre essere realizzata sulla base dell'evoluzione di un indice a scelta.
Questo campo permette di dichiarare il metodo di rivalutazione per il contratto di servizio. Sono possibili due scelte:
- Metodo di post-rivalutazione: Permette di calcolare l'importo della prossima scadenza di un contratto. La base di canone annuo è sempre spostata di un perioso rispetto al valore reale dell'indice supporto a questa rivalutazione.
- Metodo di pre-rivalutazione: Permette di calcolare una base di canone annuale.
Supporto di rivalutazione
Questo campo indica il supporto utilizzato per la rivalutazione del contratto di servizio. Sono possibili due supporti:
- Evoluzione di un indice: Serve da base alle fluttuazioni periodiche da applicare alla base di canone annuo del contratto.
- Formula matematica
I due campi successivi sono pertinenti solo per il supporto di rivalutazione "Evoluzione di un indice" e sono inattivi e inaccessibili per un supporto di tipo "Formula matematica".
Indice
Questo campo è accessibile solo se è stato prima selezionato il supporto Evoluzione di un indice. Occorre allora inserire un codice indice tra quelli della tabella diversa 410: Basi di indicizzazione. Se non si è inserito un indice, appare il messaggio « Nessuno Campo non obbligatorio ».
Ultimo valore utilizzato
Questo campo indica qual è il valore di indice utilizzato nell'ultima rivalutazione del contratto. Il campo Data indica la data di valore dell'indice.
Formula
Questo campo è accessibile solo se è stato prima selezionato il supporto di rivalutazione Formula matematica. Questo campo permette di indicare il codice formula utilizzato, valore selezionato tra quelli della tabella diversa 427: Formule di rivalutazione.
Data ultima rivalutazione
Questo campo permette di conoscere la data alla quale il contratto è stato rivalutato per l'ultima volta. Questo campo viene alimentato automaticamente in caso di rivalutazione, ma non è accessibile in inserimento.
Disdetta
Preavviso di disdetta
In funzione dei settori di attività, questo campo potrà avere i seguenti significati:
- Il numero di giorni che precedono il termine di un contratto prima dei quali può essere accettata una richiesta di disdetta da parte del cliente.
- Il numero di giorni durante cui il contratto continua ad essere applicato a partire dal ricevimento di una disdetta da parte del cliente.
In tutti i casi, la disdetta è un'operazione manuale che deve essere effettuata direttamente su una scheda contratto.
Tolleranza di punti (%)
Questo campo interessa solo i contratti a punti. Poiché la probabilità di esaurire esattamente il numero di punti accordati a fronte di un contratto è molto rara, si gestisce una soglia di tolleranza che permette l'esaurimento dei punti.
Ad esempio, un contratto che beneficia di un contratto di 100 punti, con una regola di debiti di punti di 30 punti per richieste di servizio ed una soglia di tolleranza di 10. La quarta richiesta di servizio genera per esempio un'offerta che è all'origine di un nuovo contratto di servizio quando nello stesso tempo il cliente continua a beneficiare di un contratto di 10 punti. Se questo stesso contratto beneficiasse di una soglia del 20%, la quarta richiesta sarebbe stata soddisfatta normalmente ed il contratto sarebbe stato saldato automaticamente al termine della richiesta di servizio.
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Campi
I seguenti campi sono presenti in questo folder :
Gestione
| Questo campo contiene la data di sottoscrizione. Questa viene inserita una volta per tutte. |
| Questo campo rappresenta la durata del contratto. Per i contratti in tacito rinnovo, si tratta della frequenza con la quale il contratto verrà rinnovato automaticamente. Per i contratti che non sono in tacito rinnovo, si tratta della frequenza alla quale il contratto deve essere rinegoziato dalle due parti. |
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| Questo campo contiene sia una data uguale alla data di sottoscrizione (durante il primo periodo), sia la data dell'ultimo rinnovo. |
| Questo campo indica sia la data alla quale il contratto sarà rinnovato in automatico in caso di tacito rinnovo, sia la data dopo la quale il contratto non sarà più valido. |
| Questo campo non riguarda i contratti a punti. Questo campo precisa se il contratto subirà un rinnovo automatico al suo termine. Essenzialmente, ciò significa che in questo caso non ci sarà nessuna interruzione nella sequenza di fatturazione che continuerà ad essere eseguita alla frequenza desiderata. In caso contrario, il contratto dovrà essere oggetto di una rinegoziazione per permettere la continuazione del suo ciclo di fatturazione. |
| Questo campo non riguarda i contratti di garanzia. Questo campo contiene il prezzo di un contratto a punti. Infatti, un contratto a punti è oggetto di una fatturazione totale e unica. Questo campo contiene la base di calcolo delle scadenze fatturabili dei contratti di manutenzione. |
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| Questo campo interessa solo i contratti a punti. Permette di definire il numero totale di punti conferiti al cliente a fronte del contratto. |
Rivalutazioni
| Questo campo permette di inserire la frequenza con cui la base del canone annuo del contratto di manutenzione deve essere rivalutata. |
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| I contratti di manutenzione possono essere rivalutati in due maniere differenti. 1 - La Post-rivalutazione presenta il vantaggio di calcolare sempre l'importo della scadenza successiva di un contratto. In compenso, la base di canone annuo è sempre spostata di un periodo rispetto al valore reale dell'indice supporto a questa rivalutazione. 2 - La Pre-rivalutazione offre il vantaggio di calcolare una base di canone annuo che è il riflesso esatto dell'evoluzione dell'indice utilizzato. In compenso, a parte la prima scadenza del contratto, questo metodo non permette di conoscere in anticipo l'importo delle scadenze. |
| Le rivalutazioni possono essere calcolate utilizzando due supporti a scelta: 1 - E' possibile scegliere un indice che servirà come base alle fluttuazioni periodiche da applicare alla base di canone annuo di un contratto. 2 - Il ricorso all'opzione Formula matematica permette di gestire tutti gli altri metodi di rivalutazione. In effetti, ogni formula conduce ad un entry point il cui campo di applicazione è potenzialmente illimitato. |
| Questo campo permette di inserire l’indice da utilizzare ad ogni rivalutazione del contratto. Viene effettuata una rivalutazione confrontando il valore d’indice utilizzato durante l'ultima rivalutazione con l'ultimo valore registrato nel sistema per l’indice in questione. |
| Questo campo indica qual è il valore di indice utilizzato all'ultima rivalutazione del contratto. Il campo data a lato indica la data di valore dell’indice. |
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| Questo campo permette di selezionare l'entry point che sarà utilizzato per il calcolo della rivalutazione del contratto. Se la formula selezionata comporta il codice A1, l'entry point richiamato sarà: RVACON_A1. Questo entry point è richiamato dal programma TRTCRMPE. |
| Questo campo contiene la data in cui il contratto è stato rivalutato per l'ultima volta. |
Disdetta
| In funzione dei settori di attività, questo campo potrà avere i seguenti diversi significati: 1 / Il numero di giorni che precedono il termine di un contratto prima dei quali può essere accettata una richiesta di disdetta da parte del cliente. 2 / Il numero di giorni durante i quali il contratto continua ad essere applicato a partire dal ricevimento di una disdetta cliente. In tutti i casi, la disdetta è un'operazione manuale che deve essere effettuata direttamente su una scheda contratto. |
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| Questa informazione interessa solo i contratti a punti. Offre un meccanismo che permette di esaurire dei contratti a punti. In effetti, riguardo alla potenziale complessità delle regole di addebito di punti, la probabilità di consumare il numero esatto di punti accordati relativi ad un contratto è molto bassa. Si prenda l'esempio di un cliente che beneficia di un contratto di 100 punti con una regola di addebito di 30 punti per richiesta di servizio. La quarta chiamata di questo cliente si salderà con l'emissione di una offerta relativa alla sottoscrizione di un nuovo contratto anche se nello stesso tempo continua a beneficiare di un contratto di 10 punti. Se questo stesso contratto beneficiasse di una tolleranza di punti del 20%, la quarta chiamata sarebbe normalmente soddisfatta e il contratto verrebbe saldato automaticamente al termine dell'elaborazione della richiesta di servizio. |
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Folder Elementi fatturazione
Presentazione
Per i contratti di garanzia che non sono fatturabili, le diverse informazioni di questo folder non sono accessibili.
Per i contratti di manutenzione o a punti, le diverse informazioni collegate alla fatturazione sono particolarmente utili.
Frequenza di fatturazione
Questo campo indica la frequenza con la quale il cliente riceverà le fatture relative all'ottenimento delle prestazioni prese in carico dal suo contratto. Questo campo permette di determinare anche qual è la parte di canone annuale da imputare su una fattura.
Metodo di fatturazione
Questo campo permette di indicare il metodo utilizzato per la fatturazione del contratto di servizio. Sono possibili due scelte:
Prefatturazione (o in termini a scadere): La fatturazione del contratto avviene prima del termine del contratto.
Esempio di un contratto di una durata di tre anni, fatturabile una volta all'anno con il metodo di fatturazione in Prefatturazione o al termine della scadenza:
1 marzo 2004 | 1 marzo 2005 | 1 marzo 2006 | 1 marzo 2007 |
Sottoscrizione del contratto e fatturazione | Fatturazione | Fatturazione | Fatturazione |
Scadenza N° 1 | Scadenza N° 2 | Scadenza N° 3 |
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Post-fatturazione (o in termini scaduti): La fatturazione del contratto avviene dopo il termine del contratto.
Esempio di un contratto di una durata di tre anni, fatturabile una volta all'anno con il metodo di fatturazione in Post fatturazione o a termine scaduto:
1 marzo 2004 | 1 marzo 2005 | 1 marzo 2006 | 1 marzo 2007 |
Sottoscrizione del contratto e fatturazione | Fatturazione | Fatturazione | Fatturazione |
| Scadenza N° 1 | Scadenza N° 2 | Scadenza N° 3 |
Coefficiente di maggiorazione/diminuzione
Alcune pratiche maggiorano o diminuiscono l'importo delle scadenze quando queste vengono percepite in modo pluriennale. Questo campo permette di definire l'importanza di questa maggiorazione o diminuzione quando è il caso.
Preavviso di fatturazione
Questo campo permette di definire il preavviso a partire dal quale la scadenza del contratto da fatturare apparirà negli strumentii di fatturazione. A partire da questo momento, la fattura potrà essere generata e spedita al cliente.
Questo preavviso rappresenta il numerodi giorni che precedono il termine di una scadenza di fatturazione.
Condizioni di pagamento
Questo campo permette di inserire le condizioni di pagamento accordate per il pagamento delle scadenze del contratto.
Contestazioni accettate
L'elenco dei diversi codici contestazioni possibili deve essere descritto nella tabella diversa n° 315: Contestazioni accettate.
Il riquadro Contestazioni accettate permette di elencare le contestazioni prese in carico dal contratto di servizio in caso di pagamento in ritardo rispetto alle scadenze del contratto. Si tratta di indicare dei codici contestazioni esistenti della tabella diversa 315: Codici contestazioni.
Sezioni analitiche
E' possibile inserire delle Sezioni analitiche per ogni asse definito nel dossier.
Vedere anche l'help sui modelli di contratto.
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Campi
I seguenti campi sono presenti in questo folder :
Fatturazione
| Questo campo indica la frequenza con cui il cliente riceverà le fatture relative alle prestazioni godute presenti nel suo contratto. Questo campo permette di determinare anche qual è la parte di canone annuale da imputare su una fattura. |
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| La gestione dei contratti di servizio autorizza due metodi di fatturazione diversi. 1 - La prefatturazione permette di fatturare i contratti prima che il cliente ne benefici. 2 - La post-fatturazione permette di fatturare i contratti dopo che il cliente ne abbia tratto benefici. |
| Alcune pratiche maggiorano l'importo delle scadenze quando sono percepite in modo pluriennale. Il campo coefficiente permette di definire l'importanza di questa maggiorazione o minorazione all'occorrenza. |
| Questo campo permette di definire il preavviso a partire dal quale la scadenza del contratto da fatturare apparirà negli strumenti di fatturazione. A partire da questo momento, la fattura potrà essere generata e spedita al cliente. Questo preavviso rappresenta il numero di giorni che precedono il termine di una scadenza di fatturazione. |
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| Questo campo permette di inserire le condizioni di pagamento accordate per il pagamento delle scadenze del contratto. |
Riquadro Contenziosi
| Questo campo permette di inserire i codici contestazione che comportano la presa in carico di un problema del cliente in caso di non pagamento puntuale rispetto alle scadenze del contratto. Si prenda ad esempio il caso di un cliente che dichiara di avere un ritardo di pagamento di due mesi sull'ultima scadenza del suo contratto. Questo cliente ha inoltre manifestato un contenzioso nei confronti del suo fornitore. Quando il cliente chiama il servizio di supporto clienti per risolvere un problema su un suo hardware, quest'ultimo verrà riparato se il codice contenzioso della scadenza corrisponde ad uno di quelli menzionati sul suo contratto di manutenzione. |
Riquadro Sezioni analitiche
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Folder Elementi fatturazione
Presentazione
Terzi
Cliente fattura
Codice del cliente da fatturare, inizializzato di default dal codice del cliente stesso. Questo cliente può essere un altro cliente scelto nella tabella dei clienti.
Terzo Pagatore
Codice del cliente pagatore, inizializzato di default dal codice del cliente inserito in testata. Questo cliente può essere un altro cliente scelto nella tabella dei clienti.
Cliente gruppo
Codice del cliente gruppo, inizializzato di default dal codice del cliente inserito in testata. Questo codice cliente può essere un altro cliente scelto nella tabella dei clienti.
Commessa
Questo campo permette di indicare un eventuale codice commessa all'origine della sottoscrizione del contratto di servizio.
Valorizzazione
Tipo di cambio
Questo campo permette di inserire il tipo di cambio utilizzato per la fatturazione del contratto. Il primo valore Cambio del giorno del menù locale 202 viene inizializzato di default, se non è precisato nessun tipo di cambio.
Articolo di fatturazione
Questo campo è determinante se il contratto di servizio deve essere oggetto di una fatturazione. Contiene il codice articolo che sarà riportato sulla riga di fattura corrispondente alla scadenza del contratto di servizio. Se questo campo non è indicato, viene inizializzato di default con il valore del contenuto del parametro generale DEFCONITM.
Unità di vendita
Questo campo riprende l'unità di vendita dell'articolo di fatturazione. Questo campo non è modificabile.
Tipo di prezzo
Questo campo permette di dichiarare dei prezzi con o senza IVA alla fatturazione del contratto di servizio.
Regime d'imposta
Questo campo permette di indicare il regime di imposta Terzo, utilizzato per la valorizzazione dell'IVA in fatturazione del contratto di servizio.
Elementi di fatturazione
Il riquadro Elementi di fatturazione permette di inserire degli elementi di fatturazione presi in considerazione in elementi di piede di fattura alla fatturazione del contratto di servizio.
Punti
I tre campi successivi, non accessibili, riguardano solo i contratti a punti:
Punti mobilizzati
Questo campo permette di visualizzare il numero di punti assegnati a delle richieste in corso di elaborazione.
Punti consumati
Questo campo permette di visualizzare il numero di punti consumati da delle richieste chiuse.
Punti rimanenti
Questo campo permette di visualizzare il numero di punti non assegnati a delle richieste. Il numero di punti rimanenti è il saldo dei punti né in corso, né consumati.
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Campi
I seguenti campi sono presenti in questo folder :
Terzi
| Codice del cliente fattura inizializzato di default con il codice cliente fattura associato al cliente indicato nella testata del contratto di servizio. |
| Codice del cliente pagatore. E' inizializzato di default con il codice del cliente pagatore associato al cliente indicato nella testata del contratto di servizio. |
| Codice del cliente gruppo. E' inizializzato di default con il codice del cliente gruppo associato al cliente indicato nella testata del contratto di servizio. |
| Questo campo permette di indicare l'eventuale trattativa all'origine della sottoscrizione del contratto di servizio. |
Valorizzazione
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| Questo campo è indispensabile se il contratto di servizio deve essere oggetto di una fatturazione. Contiene il codice articolo che sarà riportato sulla riga di fattura corrispondente alla scadenza del contratto di servizio. Questo campo è inizializzato di default con il valore del modello di contratto di servizio utilizzato oppure con il contenuto del parametro DEFCONITM. |
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| Questo campo permette di indicare il regime di imposta. Nel folder Terzo/Società di questo terzo, è possibile definire un regime fiscale di default differente in funzione della società. Quando esiste un valore per una società, tale valore viene proposto in priorità. |
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Riquadro Elementi di fatturazione
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| I valori sono relativi al piede di fatturazione. Queste informazioni possono derivare direttamente dalla parametrizzazione degli elementi di piede di fattura oppure dalla scheda del cliente interessato. |
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Punti
| I punti mobilizzati corrispondono a dei punti assegnati ad una richiesta di servizio non risolta. Se la richiesta di servizio è eliminata, i punti mobilizzati sono allora rimessi in circolazione. I punti consumati corrispondono a dei punti assegnati ad una richiesta di servizio chiusa. Il campo punti restanti calcola il saldo dei punti non mobilizzati nè consumati. |
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Folder Fatturazione
Presentazione
Data prossimo invio di fattura
Questo campo visualizza la data alla quale sarà spedita la prossima fattura.
Data della prossima fattura
Questo campo indica la data a partire dalla quale la scadenza da fatturare apparirà nella finestra di picking dei contratti di servizio nell'oggetto Fatture.
Questa data è calcolata a partire dalla frequenza di fatturazione e del preavviso di fatturazione.
Imponibile prossima fattura
Questo campo indica il prossimo importo imponibile da fatturare per il cliente titolare del contratto.
Questo importo è calcolato a partire dalla base di canone annuo e dai seguenti parametri:
- La frequenza di fatturazione
- Il coefficiente di maggiorazione pluriennale
- Le eventuali rivalutazioni
Questa data e questo importo sono calcolati automaticamente alla creazione del contratto dall'inserimento dell'ordine.
Questa data e questo importo sono ricalcolati automaticamente al termine di ogni generazione di fattura per il contratto.
Riquadro delle fatture
Ogni generazione di fattura per un contratto alimenta il riquadro delle fatture emesse. L'ultima fattura emessa è sempre visualizzata sulla prima riga del riquadro (ordine decrescente). Di default, l'utente consulta sempre lo stato delle scadenze e dei pagamenti dell'ultima fattura.
Un clic su una riga di fattura implica la visualizzazione nei due altri riquadri delle scadenze e dei pagamenti relativi alla fattura selezionata.
Riquadro delle scadenze
Questo riquadro visualizza l'elenco delle scadenze generate per una fattura. Il numero delle scadenze generate per una fattura dipende direttamente dalle condizioni di pagamento accordate per questo contratto.
Le scadenze vengono classificate in ordine di incasso previsto dei pagamenti.
Una colonna Contenzioso permette di constatare la dichiarazione di eventuali contestazioni della parte del cliente.
Riquadro dei pagamenti
Questo riquadro visualizza l'elenco dei pagamenti precepiti per una fattura. E' quindi facile verificare il pagamento effettivo delle scadenze.
La colonna N° scadenza permette di raggruppare i pagamenti scadenza per scadenza.
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Campi
I seguenti campi sono presenti in questo folder :
Blocco numero 1
| Questo campo visualizza la data a partire dalla quale può essere generata la fattura corrispondente alla prossima scadenza del contratto di servizio. |
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| Questo campo visualizza l'importo imponibile della prossima fattura solo se il contratto non è oggetto di rivalutazione o se è rivalutato secondo il metodo di post-rivalutazione. Nel caso dei contratti in pre-rivalutazione, solo l'importo della prima scadenza può essere consultato in questo campo. L'importo di tutte le altre ulteriori scadenze non viene mai visualizzato poiché sconosciuto. |
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Riquadro Fatture
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Riquadro Scadenze
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Riquadro Pagamenti/Incassi
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Funzioni accessibili tramite click destro sul riquadro
Dettaglio
Un menù contestuale "Dettaglio" disponibile su ogni riga di questo riquadro permette di accedere al dettaglio della scheda fattura.
Dettaglio
Un menù contestuale "Dettaglio" disponibile su ogni riga di questo riquadro permette di accedere al dettaglio del pagamento.
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Folder Storici
Presentazione
Storico delle rivalutazioni
Il riquadro delle Rivalutazioni viene alimentato automaticamente ad ogni rivalutazione di un contratto di servizio. Se all'occasione della generazione di una fattura, il sistema individua che il contratto deve essere rivalutato, la vecchia base di canone annuo e le date durante le quali è stata applicata sono conservate nello storico.
Storico dei rinnovi
Ogni volta che un contratto di servizio subisce un rinnovo automatico o manuale, il riquadro Storico dei periodi successivi di un contratto viene alimentato automaticamente.
Disdetta / Chiusura
Contratto disdetto
Questa casella da contrassegnare permette di rescindere un contratto. La rescissione di un contratto implica la scomparsa di quest'ultimo dalla sequenza di fatturazione e da tutti gli strumenti di rinnovo.
Contratto chiuso
Questa casella da contrassegnare permette di chiudere il contratto di servizio.
Se uno di questi due campi Contratto disdetto e Contratto chiuso viene contrassegnato, il contratto scompare dalla lista di selezione di default per diventare accessibile soltanto dalla lista di selezione dei contratti rescissi o chiusi.
Causale disdetta
Questo campo diventa accessibile se il campo Contratto disdetto viene contrassegnato. Questo campo permette di inserire una delle causali di disdetta della tabella diversa 429: Causali di disdetta.
Chiuso da
Questo campo permette di visualizzare l'utente che ha preso in carico la chiusura del contratto.
Data evento
Questo campo viene alimentato con la data del giorno quando i campi Contratto disdetto o Contratto chiuso sono contrassegnati. L'utente è libero di inserire la data effettuva di disdetta da parte del cliente.
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Campi
I seguenti campi sono presenti in questo folder :
Riquadro Rivalutazioni
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Riquadro Rinnovi
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Disdetta / Chiusura
| Questa casella da contrassegnare permette di rescindere un contratto. La rescissione di un contratto implica la scomparsa di quest'ultimo dalla sequenza di fatturazione e da tutti gli strumenti di rinnovo. Il contratto scompare dalla lista di selezione dei contratti attivi per diventare accessibile soltanto dalla lista di selezione dei contratti rescissi o chiusi. |
| Questo campo permette di indicare l'eventuale motivo esposto dal cliente per chiedere la rescissione del suo contratto. |
| Questa opzione implica le stesse conseguenze di una rescissione a fronte dei meccanismi di fatturazione e di rinnovo. Tuttavia, la chiusura risulta in generale da una azione interna all'organizzazione piuttosto che da una richiesta cliente. |
| Questo campo permette di indicare il collaboratore che deve procedere alla chiusura del contratto di servizio. |
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| Questo campo è alimentato con la data del giorno se è contrassegnato il campo "Contratto rescisso" o il campo "Contratto chiuso". L'utente è libero di inserire la data di effettiva rescissione da parte del cliente o la data di chiusura da parte del collaboratore. |
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Stampe
Di default, le seguenti stampe sono associate alla funzione :
CONTSERV : Contratti di servizio
CONECHE1 : Contratti da rinnovare
Ma ciò lo si può modificare tramite parametrizzazione.
Barra di menù
Funzioni / Parco coperto
Questo menù è accessibile solo se l'opzione Tutto il parco del contratto di servizio non è contrassegnata. Questo menù non è accessibile per i contratti a punti.
Questo menù permette di determinare l'insieme del materiale installato presso il cliente che beneficia di una copertura a fronte del contratto.
Riquadro Identificazione del parco
Di default, ogni copertura applicata su un contratto di garanzia è totale, ma questa copertura può essere limitata da una descrizione dei componenti (inclusi o esclusi) o da delle regole finanziarie che limitano la gratuità conferita dalla copertura.
E' possibile definire delle coperture secondo tre metodi di identificazione del parco diversi:
- Copertura secondo parco:Questo tipo di copertura permette di definire la copertura del contratto, scheda parco per scheda parco. La selezione avviene dall'elenco del parco specifico al cliente.
- Copertura secondo riferimento articolo: Questo tipo di copertura permette di coprire a partire da un'unica riga di inserimento tutto il parco cliente che condivide lo stesso riferimento articolo.
- Copertura secondo famiglia commerciale: Questo tipo di copertura permette di coprire a partire da un'unica riga di inserimento tutto il parco cliente che condivide la stessa famiglia commerciale di prodotto.
Per i contratti di garanzia, un segno "+" sulla riga di identificazione del parco indica una copertura parziale e di conseguenza la presenza di una descrizione di copertura finanziaria. Un menù contestuale "Copertura finanziaria" è disponibile sulla riga del riquadro.
Per ogni tipo di copertura possono essere applicate regole diverse:
- Solo il parco
- Solo copertura
- Componente
- O i diversi incroci tra questi elementi.
Una copertura finanziaria può coprire:
- Dei pezzi
- Della manodopera
- Delle spese di trasferta
L'ergonomia di inserimento implica solo l'inserimento delle eccezioni, includendo o escludendo i diversi elementi e prendendo in considerazione delle soglie minime e massime di presa in carico.
Riquadro Identificazione dei componenti
Un elenco preciso dei componenti può inoltre limitare le regole di copertura. Se l’opzione Escludi componenti non elencati è selezionata, è sempre possibile includere dei componenti. Se l’opzione Includi componenti non elencati è selezionata, è sempre possibile escludere dei componenti.
Alcuni parametri generali permettono di determinare la natura della copertura applicabile di default in assenza di regole a livello del contratto di servizio.
DEFCPNICD: Copertura componenti
DEFITMICD: Copertura pezzi
DEFLABICD: Copertura manodopera
DEFEXSICD: Copertura spese di trasferta
Funzioni / Competenze coperte
Questo menù permette di descrivere tutte le competenze coperte in virtù del contratto di servizio. Questa copertura può essere totale o parziale. Un segno "+" presente all'inizio della riga di copertura indica una copertura parziale della famiglia di competenza. In assenza di segno "+", la copertura della famiglia di competenza è intesa come totale.
Queste righe di coperture di competenze sono un punto di accesso all'elaborazione di coperture incrociate attraverso il menù contestuale Incrocio con il parco.
Ad ogni competenza può essere applicata una copertura finanziaria accessibile dal menù Copertura finanziaria.
Funzioni / Rinnova contratto
Questa funzione permette di rinnovare un contratto in qualunque momento.
All'apertura della finestra, il sistema propone di rinnovare il contratto sulla base della data di fine periodo in corso o della data di fine dell'ultimo periodo attivo. Questo significa che la nuova data di inizio proposta corrisponde al termine attuale del contratto.
Il nuovo periodo è proposto di default con una durata ed una base di canone annuo identiche. L'utente è libero di rettificare queste informazioni per il nuovo periodo.
Il bottone Data del giorno permette di qualificare i campi Nuova data inizio e fine sulla base della data del giorno come inizio del nuovo periodo.
Un clic sul bottone Rinnova aggiorna tutti i campi interessati dal contratto. Nel riquadro degli storici di rinnovo viene aggiunta una nuova riga.
Si distinguono due casi di rinnovo:
- I contratti non scaduti: L'accordo cliente è memorizzato a livello del contratto per un rinnovo automatico all'ultima fattura. Non appena il contratto è stato rinnovato, la menzione "Prossimo rinnovo accettato" indica i contratti per i quali il cliente ha già dato l'accordo per il rinnovo del contratto.
- I contratti scaduti: Il contratto è rinnovato immediatamente secondo le nuove caratteristiche indicate. Il parametro generale REWHISMOD permette di influire sul contenuto delle date di inizio e fine dello storico di rinnovo automatico aggiunto dal sistema.
Funzioni / Rinnova contratto
Questo bottone permette il rinnovo manuale del contratto.
Opzione / Tracciabilità pezzi
Questa opzione da accesso, mediante tunnel, alla funzione di consultazione Tracciabilità movimenti che permette di visualizzare e navigare nella gerarchia dei movimenti all'origine o provenienti dal documento.
Messaggi di errore
Oltre ai messaggi generici, i seguenti messaggi d'errore possono apparire al momento dell'inserimento :
Famiglia di competenza già inserita.
Questo messaggio appare quando l'utente cerca di inserire due volte la stessa famiglia di competenza nel riquadro delle competenze coperte.
Codice contestazione già inserito.
Questo messaggio appare quando l'utente cerca di inserire due volte lo stesso codice contestazione nel riquadro delle contestazioni accettate.
Indicare obbligatoriamente un sito di vendita. Creazione rifiutata.
Questo messaggio appare quando l'utente cerca di confermare la creazione di un contratto di servizio per il quale non è stato indicato nessun sito.
Indicare obbligatoriamente un sito di vendita. Modifica rifiutata.
Questo messaggio appare quando l'utente cerca di confermare la modifica di un contratto di servizio per il quale non è stato indicato nessun sito.
Nessun indice precisato per la rivalutazione del contratto.
Questo messaggio appare quando è stato selezionato il supporto di rivalutazione Evoluzione di un indice e nessun indice è stato definito.