Codice spesa

Il blocco Imputazione permette, tramite il codice contabile, di assegnare il conto (normale o collettivo) o modificatore sul quale la spesa deve essere contabilizzata.
Inoltre, se il conto del codice contabile è di tipo Soggetto a Iva (campo 'Gestione IVA' sul conto), deve essere obbligatoriamente indicato un codice IVA: viene allora proposto in fase di inserimento di una nota spese.

Per ciò che riguarda la Valorizzazione di una spesa, possono essere gestiti due casi distinti: quello delle spese chilometriche e quello delle altre spese (taxi, pasti, hotel, …).
Se una spesa è identificata come di tipo 'Spese chilometriche', devono essere completati un insieme di parametri affinché ne scaturisca il calcolo del rimborso. Da sapere:

• i menù locali 2807 'Chilometraggio per spesa' e 2808 'Categoria autoveicolo per spesa' poiché permettono di identificare le tranche di rimborso chilometrico praticate e le tranche di potenza degli autoveicoli,
• la tabella delle indennità chilometriche, che indica per ogni combinazione [Tranche chilometraggio/Potenza autoveicolo] la percentuale di rimborso chilometrico,
• il valore dei parametri EXPMIL (Chilometraggio per spesa) e EXPVHL (Categoria autoveicolo per spesa) a livello dossier, società, sito o collaboratore (= utente)
  Nell'inserimento di spesa di tipo 'Spese chilometriche', la percentuale di rimborso del chilometro viene dedotta, per il collaboratore corrente, a partire dai relativi valori EXPMIL/EXPVHL (o quella del sito della nota, …) e dal loro incrocio nella tabella delle indennità chilometriche.

Per i casi diversi dalle indennità chilometriche, il principio è il seguente: valore di default e plafond di un'unità di spesa possono essere esclusivamente sia gli stessi per tutti i collaboratori, sia diversi a seconda del collaboratore in oggetto.

Esempio: è possibile considerare che il plafond di rimborso dei pasti vari a seconda della natura del collaboratore mentre le spese di pedaggio non dipendono dal collaboratore.
Se il valore di default e/o il plafond di rimborso di una spesa non dipendono dal collaboratore, la spesa deve essere di tipo 'Valore fisso'. I 2 primi campi del blocco 'Valorizzazione' sono quindi modificabili per indicare i 2 importi che valorizzano l'unità di spesa, espressi nella valuta del parametro CURSHRFLD.
Viceversa, se i dati di valorizzazione dell'unità di spesa sono in grado di variare a seconda del collaboratore, la spesa deve essere parametrizzata di tipo 'Valore utente'. I 2 ultimi campi del blocco 'Valorizzazione' sono di conseguenza modificabili: devono essere alimentati con il codice del valore parametro atto a determinare il valore di default o il plafond della spesa. Questi valori parametri possono effettivamente essere definiti a livello più dettagliato, il collaboratore, o agli altri livelli standard (sito/società /dossier).

Esempio: EXPAMT1 per il forfait alloggio, o EXPAMT3 per il forfait vitto, o ancora EXPAMT2 per il plafond alloggio, …
Durante l'inserimento della nota spese, per una spesa di tipo 'Valore utente', l'importo della riga di spesa (ed il suo plafond) viene calcolato in funzione del valore del parametro EXPAMT* collegato alla spesa e dopo la ricerca del suo valore per il collaboratore corrente.

Infine, l'ultimo blocco 'Sezioni analitiche' permette di determinare le regole di inizializzazione e di modifica delle sezioni analitiche in fase di inserimento della nota spese.
Così le sezioni possono essere fisse e definite sulla parametrizzazione della spesa o provenire direttamente dalla scheda del collaboratore (e più precisamente dal folder Contab della parametrizzazione utente che rappresenta il collaboratore). Successivamente, è possibile asse per asse, se questi valori d'inizializzazione sono modificabili o meno in inserimento di nota spese.