Reunião
A gestão das reuniões tem por objetivo programar as reuniões a efetuar e de memorizar o histórico das reuniões efetuadas.
No quadro de uma sincronização com Outlook :
- As informações de parametrização necessárias à colocação em lugar da sincronização assim que os princípios gerais e modalidades de forçagem da sincronização estão disponíveis na documentação : Sincronização Enterprise Management - Outlook : Instalação..
- A lista das informações sincronizadas, o sentido de sincronização assim que as eventuais particularidades que se aplicam são detalhadas na documentação Sincronização Enterprise Management - Outlook : aplicações funcionais.
Pré-requisitos
Consulte a docuemntação de Implementação
Gestão do ecrã
As funções complementares acompanham as informações de base afim de assegurar a organização das reuniões nas melhores condições.
Cabeçalho
Apresentação
Uma chamada pode ser gerada de duas maneiras em Sage X3:
- Manualmente, diretamente depois esta função em clicando sobre Novo.
- Automaticamente, no momento da sincronização de uma reunião Outlook se esta está ativa no dossier (ver ajuda sobre os parâmetros CRMSYNC -Gestão da sincronização e CRMSYNCBAP - Gestão sincro das reuniões) e na condição que os parâmetros de Sincronização do utilizador corrente o permitem.
O ecrã de cabeçalho permite assim de identificar uma chamada em Sage X3 :
- Em lhe atribuindo um número de tempo. Trata-se de uma chave única, que pode ser automaticamente incrementada a partir do contador ACT ou manualmente preenchida se a afetação manual do contador ACT está autorizada.
- Em especificando um estabelecimento de venda por defeito. O valor desta zona depende de uma maneira geral do perfil função do operador corrente, mas pode depender in fine de regras de afetação automatica dos representantes e dos estabelecimentos (parâmetros do capítulo CRM, grupo REP : CRMDEFREP - Representante conectado/defeito, CRMREPSIT - Recuperação estabelecimento representante, e CRMREPBAP - Rep conectado prioritário RDV). Em todos os casos, um estabelecimento deve ser obrigatoriamente preenchido.
- Em associando um código terceiro (Terceiros referenciados no referencial BPARTNER).
- Em o associando a um assunto. Vários utilitários de seleção de um assunto estão disponíveis depois este campo. O primeiro menu contextual permite afixar a lista dos assuntos geridos seja para os terceiros, seja para o interlocutor se nenhum terceiro foi registado. O segundo menu contextual "Assuntos" permite aceder directamente ao objeto Assuntos e de efetuar a seleção da sua escolha. O terceiro menu contextual permite selecionar um assunto por entre a lista completa de todos os assuntos registados na aplicação.
- Em lhe dando um estatuto. Uma tarefa considerada como encerrada pode talvez manualmente assinalar Efetuada. O estatuto de uma tarefa por defeito depende do valor do parâmetro geral DONDEFBAP - RDV efetuados por defeito (capítulo CRM, grupo DEF), mas resta modificável.
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Campos
Os seguintes campos estão presentes neste separador :
Bloco número 2
Bloco número 1
| Este campo menciona o estabelecimento sobre o qual está gerado de maneira principal a reunião em questão. Vários parâmetros intervêm no pré-carregamento do estabelecimento por defeito. Pode-se tratar do estabelecimento anexado ao perfil função do utilizador corrente ou do estabelecimento anexado ao representante em carga de ação comercial (parãmetro CRMREPSIT, capítulo CRM, grupo REP). |
| Este campo permite de estocar a chave única do registo. Esta chave é calculada pelo contador ACT. Por defeito, este contador se compõe por um número de sequência sobre 15 caracteres. Este contador está entregue com um funcionamento automático, mas a sua afectação pode ser manual. Para assegurar um bom funcionamento do objecto Tarefa, é vivamente aconselhado de conservar esats características standards. O contador ACT está partilhado pelos objectos Tarefas, Reuniões, Chamadas e Intervenções. Com efeito, isto permite de explorar as funcionalidades e dos estados Crystal Reports trabalhando sobre uma noção de actividade comercial no sentido largo. |
| Il est possible d’identifier un rendez-vous sur la totalité des différents types de tiers. Un champ affiché en regard du tiers permet de connaître le type du tiers sélectionné. |
| Este campo permite identificar o assunto para o qual a reunião deve ser efetuada. Vários utilitários de seleção de um assunto estão disponíveis depois este campo. O primeiro menu contextual "Assuntos" permite aceder diretamente ao objecto Assuntos e de efetuar a seleção da sua escolha. O segundo menu contextual permite selecionar um assunto por entre a lista de todos os assuntos anexados ao terceiro registado em cabeçalho de chamada. O terceiro menu contextual permite selecionar um assunto por entre a lista de todos os assuntos anexados ao interlocutor registado em cabeçalho de reunião. |
| Este campo transforma o estatuto do chamada de "A fazer" em "Feito" Esta modificação tem por principal consequência a desaparição da reunião do plano de trabalho do representante. |
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Separador Reunião
Apresentação
Este separador permite registar as informações mais detalhadas sobre a reunião em curso, assim que o seu desvio (evento deencadeador da reunião, lista dos interlocutores, objetivos...). As informações temporárias podem ser nomeadamente acrescentadas (data de início, data de fim, data flutuante, limite horário).
Assim, a origem de uma chamada pode ser conduzida a evoluir no tempo Para este facto, é possível de abrir o campo Ligação (evento desencadeador), a partir do ícone Ações, depois de selecionar um tipo de evento, mas um registo em particular.
Observações sobre a origem de uma reunião:
O campo Ligaçãodo bloco Origem afixa a ação na origem da criação da reunião. A origem da reunião pode ser uma campanha de marketing, uma operação marketing em particular (mailings, campanha de chamadas, salão profissional ou campanha de imprensa), uma sincronização de reunião Outlook. A origem de uma reunião pode ser também simplesmente manual (criação direta depois o objeto Reunião).
Qualquer que seja a origem de chamada, está sempre possível de abrir a posteriori o campo a partir do ícone Ações. Uma vez o campo acessível em registo, o utilizador pode modificar a origem (seleção de valores a partir de uma lista controlada). Por exemplo, o facto de anexar uma chamada a uma campanha marketing tem por interesse de alimentar as estatísticas de devoluções desta campanha.
Toada a reunião criada no Outlook, depois gerada em Sage X3 seguinte ao lançamento do tratamento de sincronização, implica que a origem tomará o valor Sincronização. Isto na condição que os parâmetros de sincronização o permitem (parâmetros CRMSYNC -Gestão da sincronização, CRMSYNCBAP - Gestão sincro das reuniões, e função Sincronização).
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Campos
Os seguintes campos estão presentes neste separador :
Técnica
Planificação
| Ce champ compose la date précise de début du rendez-vous. |
| Ce champ compose l'heure précise de début du rendez-vous. La durée du rendez-vous (exprimée en heures) se calcule automatiquement en fonction du début et de la fin du rendez-vous. |
| Ce champ apporte un petit automatisme pour la saisie des dates de début et de fin. Si l’utilisateur coche ce champ, les champs date et heure sont automatiquement qualifiés pour représenter un rendez-vous d’une journée entière ayant lieu à la date de début. La durée du rendez-vous est également recalculée sur la base de cette modification. |
| Ce champ compose la date précise de fin du rendez-vous. La durée du rendez-vous (exprimée en heures) se calcule automatiquement en fonction du début et de la fin du rendez-vous. |
| Ce champ compose l'heure précise de fin du rendez-vous. La durée du rendez-vous (exprimée en heures) se calcule automatiquement en fonction du début et de la fin du rendez-vous. |
| Un rendez-vous peut être programmé avec une date floue. Lorsque l’utilisateur modifie le contenu de ce champ, les champs Date et Heure sont purgés. Il est alors possible de saisir une durée estimée pour le rendez-vous. |
| Si le rendez-vous est programmé à une date précise, ce champ indique automatiquement la durée du rendez-vous. Ce champ est alors inaccessible en modification. |
| A duração da reunião ("rendez-vous") cácula-se automaticamente em função do débito e do fim da reunião. |
| La catégorie permet de regrouper ou de distinguer les rendez-vous à des fins statistiques ou d'identification. |
Quadro Pessoas a visitar
| Ce champ permet d’identifier jusqu’à dix interlocuteurs pour un rendez-vous. Ces interlocuteurs peuvent être sélectionnés soit parmi les interlocuteurs associés au tiers soit parmi la totalité des interlocuteurs décrits dans l’application. Sur chaque ligne du tableau des interlocuteurs, le champ Interlocuteur dispose des outils suivants :
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| Ce champ rappelle l'identité complète de l'interlocuteur saisi dans le tableau des personnes à visiter lors du rendez-vous. |
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| Il est possible de rattacher un rendez-vous à un chrono correspondant. Ce chrono peut être sélectionné manuellement directement depuis la zone ou pré-chargé en fonction du chrono interlocuteur préalablement saisi dans le tableau des personnes à visiter lors du rendez-vous. |
Objectivo da reunião
| Ce champ de type Clob permet de saisir l'objectif du rendez-vous. |
Origem
| Date courante à laquelle l'action commerciale a été créée. Cette zone n'est pas modifiable. |
| Heure courante à laquelle l'action commerciale a été créée. Cette zone n'est pas modifiable. |
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| Il s'agit du code de l'opérateur courant à l'origine de la création de l'action commerciale. Cette zone n'est pas modifiable. |
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| Quando a origem de uma reunião foi uma campanha de marketing ou uma operação markrting, esta zona afixa o número de registo mais exactamente ligado. |
| Quando a origem de uma reunião é uma campanha de marketing ou uma operação marketing, o número do documento de origem é não somente afixado, mas um número na linha no registo pode ser eventualmente associado. |
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Separador Colaboradores
Apresentação
É possível declarar até dez intervenientes sobre uma reunião. Estes intervenientes podem ser selecionados por entre os representantes definidos na aplicação.
No momento da confirmação da criação de uma reunião, um controlo de conflitos horários por relação a reuniões já programadas está efetuado para cada representante intervindo sobre as reuniões.
- Se a intervenção principal para a reunião (o primerio na lista dos intervenientes) estão em conflito com outra reunião, a mensagem seguinte afixa e a criação está recusada : "O interveniente principal não está disponível para a data desejada"
- Se pelo menos um dos representantes complementares se encontra em conflito com outra reunião, a mensagem seguinte está afixada e a criação está igualmente recusada : "Certos intervenientes não estão disponíveis para a data desejada"
Todos os representantes em conflitos são então afixados em vermelho. Neste estado de criação, o utilizador deve proceder à resolução dos conflitos.
No caso onde o único interveniente principal está em conflito, você pode :
- Selecionar um outro representante
- modificar a data da reunião
- abandonar a criação da reunião e tente reprogramar a reunião em conflito.
No caso onde certos intervenientes complementares estão em conflito, o utilizador pode tentar resolver os conflitos sem abandonar o registo da reunião. Clique sobre Detalhe dos conflitos depois o ícone Ações sobre um dos representantes. Uma janela afixa então a lista dos representantes e das reuniões com as quais estão em conflito.
Para resolver cada conflito, clique sobre Desprogramar o interveniente depois o ícone Ações.Esta função permite retirar automaticamente o interveniente da lista dos intervenientes da reunião em conflito.
Todavia, esta função dispõe de uma restrição Para poder ser desprogramado automaticamente, o representante não deve ser interveniente principal sobre a reunião em conflito. Ao qual caso, a mensagem seguinte se afixa : "Impossível de desprogramar este interveniente. Trata-se do interveniente principal desta reunião. O conflito deve estar resolvido da mesma maneira que para o interveniente principal da reunião.
Controlo dos conflitos horários
No momento de uma modificação, o controlo de conflitos horários está executado ao idêntico de uma criação.
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Campos
Os seguintes campos estão presentes neste separador :
Bloco número 1
| Código do representante que foi considerado como organizador da reunião e logo como o interveniente principal. |
Quadro Intervenientes
| Il est possible de déclarer jusqu’à dix intervenants sur un rendez-vous. Ces intervenants peuvent être sélectionnés parmi les représentants définis dans l’application. |
| Função comercial que ocupa o representante (parâmetro AUSCRMA). |
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Funções acessíveis por clique direito no quadro
Separador Lig.
Apresentação
O separador Local está utilizado de memorizar a ligação exata a reencontra.
Três tipos de endereços são possíveis por entre os valores do menu local 955 :
- Ao estabelecimento do cliente
- Nas nossas instalações.
- Outro
Por defeito, o sistema preenche este separador com a menção No estabelecimento do cliente. Se um terceiro está preenchido pela reunião, o endereço, os números de telefone assim que o endereço e-mail proveniente, por defeito, do terceiro. Se nenhum terceiro foi mencionado, estas infomações são aquelas do primeiro interlocador mencionado sobre a ficha reunião.
É livre de declarar a reunião Em nosso local. Neste caso, o sistema afixa as coordenadas por defeito do primeiro representante intervindo sobre esta reunião.
Se nenhum destes endereços não corresponde à realidade, o utilizador pode selecionar a menção Outra. O ecrã está sempre totalmente purgada para lhe permitir de registar as verdadeiras coordenadas da reunião.
Sobre a primeira linha de endereço, o menu Outros endereços permite consultar outros endereços terceiros, ou mesmo de alargar a seleção.
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Campos
Os seguintes campos estão presentes neste separador :
Bloco número 1
| Trois types d’adresse sont possibles :
Par défaut, le système renseigne cet onglet avec la mention Au site du client. Si un tiers est renseigné pour le rendez-vous, l'adresse, les numéros de téléphone ainsi que l'adresse e-mail proviennent, par défaut, du tiers. Si aucun tiers n'est mentionné, ces informations sont celles du premier interlocuteur mentionné sur la fiche rendez-vous. L’utilisateur est libre de déclarer le rendez-vous En nos locaux. Dans ce cas, le système affiche les coordonnées par défaut de l'organisateur du rendez-vous. Si aucun organisateur n'est renseigné, ces informations sont celles de l'adresse par défaut du site. Si aucune de ces adresses ne correspond à la réalité, l’utilisateur peut sélectionner la mention Autre. L’écran est alors totalement purgé pour permettre à l’utilisateur de saisir les véritables coordonnées du rendez-vous. |
| Esta zona livre permite de dar um curto descritivo complementar do endereço da reunião. |
Ender. da reunião
| Trata-se do código do país reafixado no endereço seja do terceiro, seja do primeiro interlocutor, seja do primeiro representante da lista dos intervenientes, no caso de uma afectação automática do endereço. Esta zona está controlada em função da tabela País. |
| A ligação de uma reunião qualificada automaticamente provém geralmente de um endereço por defeito. Se este endereço não corresponde ao verdadeiro local de encontro conveniente, um menu contextual outros endereços permite selecionar um outro endereço. |
| Trata-se do código postal anexado ao endereço seja do terceiro, seja do primeiro interlocutor, seja do primeiro representante da lista dos intervenientes no caso de uma afetação automática de endereço. The postal code, whose entry format is defined in the Country table, is used to define the town/city and the geographical subdivision if it is defined for the country. The control of this information and its mandatory nature depend on the setup performed in the country management. In order for the control to be applied, the POSCOD - Nonexistent postal code alert parameter (SUP chapter, INT group) must also be set to 'Yes'. Specific cases: - for ANDORRA, indicate 99130 |
| The city automatically proposed is the one associated with the postal code previously indicated. It is also possible to manually enter the name of a town/city:
Notes:
Trata-se do código da cidade anexado ao endereço seja do terceiro, seja do primeiro interlocutor, seja do primerio representante da lista dos intervenientes no caso de uma afetação automática de endereço. |
| Click this icon to open a mapping site and locate the entered address. |
| Trata-se do código da subdivisão anexada ao endereço seja do terceiro, seja do primeiro interlocutor, seja do primeiro representante da lista dos intervenientes, no caso de uma afetação automática de endereço. |
| Il s'agit du numéro de téléphone par défaut soit du tiers, soit du premier interlocuteur, soit de l'organisateur, soit du site, dans le cas d'une affectation automatique d'adresse. Le format de cette zone est contrôlé en fonction de la table Pays. |
| Trata-se do número de telefone portátil por defeito seja do terceiro, seja do primeiro interlocutor, seja do organizador, seja do estabelecimento, no caso de uma afetação automática de endereço. O formato desta zona está controlada em função da tabela País. |
| Trata-se do número de endereço e-mail por defeito seja do terceiro, seja do primeiro interlocutor, seja do organizador, seja do estabelecimento, no caso de uma afetação automática endereço. |
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Separador Recursos
Apresentação
É possível reservar vários recursos para uma mesma reunião.
Para efetuar uma reserva, clique sobre Reservas de recursos depois o ícone Ações do campo Reserva (ou diretamente depois o menu de ações Nova reserva). O ecrã de reservas de recursos se abre automaticamente. Você pode consultar as últimas reservas efetuadas na porta de janela de seleção.
Para criar uma nova reserva, clique sobreNovo. Uma ficha reserva está então automaticamente prenchida com as informações seguintes :
- As datas de reserva são idênticas às datas de início e de fim da reunião.
- O nome da pessoa que efetuou a reserva,
- A data de reserva.
Para selecionar um recurso, clique sobre Seleção depois o ícone Ações do campo Recursos. A categoria dos recursos está preenchida automaticamente sobre a ficha da reserva.
Para voltar ao objeto Reuniões, clique sobre o botão Fim.
Para validar a reserva, você pode seja tabular sobre o campo Reserva,seja validar a linha do quadro das reservas.
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Campos
Os seguintes campos estão presentes neste separador :
Quadro
| Il est possible de réserver plusieurs ressources pour un même rendez-vous.
Pour sélectionner une ressource, cliquez sur Sélection depuis l'icône Actions du champ Ressources. La catégorie de la ressource est renseignée automatiquement sur la fiche de la réservation. |
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| Data de início da reserva do recurso. A criação da reserva, a data de início é inicializada em função da data de início da reunião. |
| Data de início da reserva do recurso. |
| Data de fim da reserva do recurso. A criação da reserva, a data de fim é inicializada em função da data de fim da reunião. |
| Hora de fim da reserva do recurso. |
| Nome do representante tendo reservado o recurso. |
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Separador Sumário
Apresentação
O separador cômputo permite registar os cometários de conclusão sobre uma reunião, mas também de avaliar o nível de satisfação.
Observações gerais sobre a sincronização Outlook :
No quadro de uma sincronização com Outlook, o campo cômputo X3 impacta o detalhe da reunião espelho Outlook. E vice versa.
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Campos
Os seguintes campos estão presentes neste separador :
Bloco número 1
| Ce champ de type clob permet de saisir un compte-rendu complet du rendez-vous lorsque celui-ci est estimé accompli. |
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Bloco número 2
| Quando uma ação comercial está atingida, é recomedado de registar se esta ultima tem permissão de atingir o objetivo fixado. Estas informações permitirão estabelecer posteriormente das estatísticas ajudando à amelhoração progressiva de eficácia das diferentes equipas. |
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Listagens
Por defeito, os seguintes listagens estão associados à função :
BUSINESS1 : Actividade comercial / data
BUSINESS2 : Act comercial / representante
Mas pode ser alterado por parametrização.
Barra de menu
Planificar / Ações / Chamada
É possível de planificar uma chamada depois a função das reuniões.
Planificar / Ações / Tarefa
É possível de planificar uma tarefa depois a função das reuniões.
Registar / Ações / Chamada
É possível de registar uma chamada depois a função dos assuntos
Registar / Ações / Tarefa
É possível de registar uma Tarefa depois a função das reuniões.
Registar / Ações / Projeto
É possível de registar um Assunto depois a função das reuniões.
Registar / Ações / Pedido de serviço
É possível registar um Pedido de serviço depois a função das reuniões.
Itenerário / Reunião
Esta opção dá acesso, por tunel, na função de consulta Traçabilidade documentos permitindo visualizar e de navegar na hierarquia dos documentos na origem ou emitidos do documento.
Itinerário / Dia
Itinerário / Semana
Itinerário / Meses
Opção / Rastreab. docs.
Mensagens de erro
Para além das mensagens genéricas, as seguintes mensagens de erro podem aparecer durante o reg. :
Nenhum representante foi afetado Criação recusada
Esta mensagem está afixada se nenhum representante foi registado pela reunião e que a afetação automática no momento da criação da reunião encalhou.
Nenhum Representante foi mencionado.
Esta mensagem está afixada no momento da confirmação da reunião no caso seguinte: Nenhum representante foi registado para a reunião e a afetação automática de reunião encalhou.
o número de semana está incorreto
Esta mensagem está afixada se um número de semana inferior a 1 ou superior a 52 e foi registado no campo Semana.
Este interlocutor foi já registado.
Esta mensagem está afixada se o utilizador tenta registar duas vezes o mesmo interlocutor na lista das pessoas a visitar da reunião.
Este colaborador foi já registado
Esta mensagem está afixada se o utilizador tenta registar duas vezes o mesmo representante na lista dos intervenientes na reunião.