Tarefas
As tarefas reagrupando todas as ações comerciais que não podem ser consideradas nem como reunião, nem como chamadas.
Elas oferecem as características e um comportamento simplificado afim de tomar em conta o espetro o mais largo de ações diferentes.
No quadro de uma sincronização com Outlook, a lista das informações sincronizadas, o sentido de sincronização assim que as eventuais particularidades que se aplicam são detalhadas na documentação Sincronização Enterprise Management - OUTLOOK.
Pré-requisitos
Consulte a docuemntação de Implementação
Gestão do ecrã
As informações relativas a uma tarefa são classificadas nos separadores Tarefa e Cômputo, mas podem ser completadas, modificadas ou suprimidas.
Cabeçalho
Apresentação
Uma chamada pode ser gerada de tres maneiras em Sage X3:
- Manualmente, diretamente depois esta função (menu Ficheiro / Novo)
- Automaticamente, no momento de afetaçao de um pedido de serviço a um serviço comercial
- Automaticamente, no momento da sincronização de uma reunião Outlook se esta está ativa no dossier (ver ajuda sobre os parâmetros CRMSYNC -Gestão da sincronização e CRMSYNCBAP - Gestão sincro das tarefas) e na condição que os parâmetros deSincronização do utilizador corrente o permitem.
O ecrã de cabeçalho permite assim de identificar uma tarefa em X3 :
- Em lhe atribuindo um número de tempo Trata-se de uma chave única, que pode ser automaticamente incrementada a partir do contador ACT ou manualmente preenchida se a afetação manual do contador ACT está autorizada.
- Em especificando um estabelecimento de venda por defeito. O valor desta zona depende de uma maneira geral do perfil função do operador corrente, mas pode depender in fine regras de afetação automatica dos representantes e dos estabelecimentos (parâmetros do capítulo CRM, grupo REP : CRMDEFREP - Representante conectado/defeito, CRMREPSIT - Recuperação estabelecimento representante, e CRMREPTSK - Rep conectado prioritário Tarefa). Em todos os casos, um estabelecimento deve ser obrigatoriamente preenchido.
- Em associando um código terceiro (Terceiro referenciado no referencial BPARTNER) e eventualmente um número de tempo interlocutor. Pode-se agir de uma associação seja automática (o contacto por defeito do terceiro está pré-carregado, mas resta modificável), seja manual. Com efeito, o código terceiro não sendo obrigatório, uma tarefa X3 pode ser registada ao título de um interlocutor independente.Várias possibilidades são então oferecidas a partir de túneis acessíveis depois a zona "interlocutor". É então possível de selecionar um interlocutor já existente na base. Uma janela de seleção abre-se então, listando o conjunto dos interlocutores já referênciados. O utilizador pode assim aceder diretamente à função de gestão dos interlocutores.
Assim, no quadro da gestão dos contactos Outlook conhecidos sob chamada de correspondentes em X3, é também possível selecionar um correspondente já existente na base. Uma janela de seleção abre-se então, listando o conjunto dos corrrespondentes já referenciados. O utilizador pode enfim fazer uma pesquisa de interlocutores a partir do menu de identificação "Pesquisa pessoa". - Em o associando a um assunto. Vários utilitários de seleção de um assunto estão disponíveis depois este campo. O primeiro menu contextual permite afixar a lista dos assuntos geridos seja para os terceiros, seja para o interlocutor se nenhum terceiro foi registado. O segundo menu contextual "Assuntos" permite aceder directamente ao objecto Assuntos e de efetuar a seleção da sua escolha. O terceiro menu contextual permite selecionar um assunto por entre a lista completa de todos os assuntos registados na aplicação.
- Em lhe dando um estatuto Uma tarefa considerada como encerrada pode talvez manualmente assinalar "efetuada". O estatuto de uma tarefa por defeito depende do valor do parâmetro geral DONDEFTSK - Tarefas efetuadas por defeito (capítulo CRM, grupo DEF), mas resta modificável.
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Campos
Os seguintes campos estão presentes neste separador :
Bloco número 2
Bloco número 1
| Este campo menciona o estabelecimento sobre o qual está gerido de maneira principal a tarefa em questão. Vários parâmetros intervêm no pré-carregamento do estabelecimento por defeito. Pode-se tratar do estabelecimento anexado ao perfil função do utilizador corrente ou do estabelecimento anexado ao representante em carga de ação comercial (parâmetro CRMREPSIT, capítulo CRM, grupo REP). |
| Este campo permite de estocar a chave única do registo. Esta chave é calculada pelo contador ACT. Por defeito, este contador se compõe por um número de sequência sobre 15 caracteres. Este contador está entregue com um funcionamento automático, mas a sua afectação pode ser manual. Para assegurar um bom funcionamento do objecto Tarefa, é vivamente aconselhado de conservar esats características standards. O contador ACT está partilhado pelos objectos Tarefas, Reuniões, Chamadas e Intervenções. Com efeito, isto permite de explorar as funcionalidades e dos estados Crystal Reports trabalhando sobre uma noção de actividade comercial no sentido largo. |
| É possível identificar uma tarefa sobre a totalidade dos diferentes tipos de terceiros. Um campo afixa em face do terceiro permite conhecer o tipo do terceiro selecionado. |
| Este campo permite identificar seja o contacto por defeito do terceiro mencionado (zona modificável), seja o interlocutor para o qual deve ser efetuado no caso onde nenhum terceiro foi mencionado. Vários utilitários de seleção de interlocutores estão disponíveis depois deste campo. O primeiro menu contextual "Seleção" permite selecionar um interlocutor por entre uma lista de interlocutores e este, qualquer que seja o código terceiros mencionados em cabeçalho da tarefa. O segundo menu contextual "Seleção contactos" permite selecionar um contacto por entre a lista dos interlocutores existentes e anexados ao terceiro registado em cabeçalho. Se nenhum contacto está afetado ao terceiro, nenhuma lista de seleção de contactos está afixada O terceiro menu contextual "Seleção correspondentes" permite selecionar um correspondente por entre a lista completa de todos os correspondentes referenciados na aplicação. |
| Lembrar a identidade completa do interlocutor registado em cabeçalho de tarefa. |
| É possível de anexar uma tarefa a um crono correspondente. Este crono pode ser selecionado manualmente diretamente depois a zona ou pré-carregado em função do tempo interlocutor previamente registado em cabeçalho da tarefa. |
| Este campo permite de identificar o assunto para o qual a tarefa deve ser efetuada. Vários utilitários de seleção de um assunto estão disponíveis depois este campo. O primeiro menu contextual "Assuntos" permite aceder diretamente ao objecto Assuntos e de efetuar a seleção da sua escolha. O segundo menu contextual permite selecionar um assunto por entre a lista de todos os assuntos anexados ao terceiro registado em cabeçalho de chamada. O terceiro menu contextual permite selecionar um assunto por entre a lista de todos os assuntos anexados ao interlocutor registado em cabeçalho de tarefa. |
| Este campo transforma o estatuto da tarefa de "A fazer" em "Feito" Esta modificação tem por principal consequência a desaparição da tarefa do plano de trabalho do representante. |
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Separador Tarefa
Apresentação
O separador Tarefa permite de registar as informações mais detalhadas sobre a tarefa em curso, assim que o seu desenvolvimento ( evento desencadeador da tarefa, descrição das etapas...). As informações temporárias podem ser nomeadamente acrescentadas (data de início, data de vencimento, atraso)
Depois este ecrã, está tambem possível de registar um descritivo sucessivo e detalhado de uma tarefa.
Assim, na origem de uma tarefa pode ser conduzida a evoluir no tempo. Para este facto, é possível de abrir por clique direito no campo Ligação (evento desencadeador), depois selecionar um tipo de evento, depois um registo em particular.
Observações sobre a origem de uma tarefa :
O campo ligação do bloco Origem afixa a ação na origem da criação de chamada. A origem de tarefa pode ser um pedido de serviço (afetação do pedido de serviço a um serviço comercial), uma campanha marketing, uma operação marketing em particular (mailings, campanha de chamadas, salão profissional ou campanha de imprensa), uma sincronização de tarefas Outlook. A origem de uma tarefa pode ser chamada simplesmente manual (criação direta depois o objeto tarefas)
Qualquer que seja a origem de chamada, está sempre possível de abrir à posteriori a zona a partir do menu contextual disponível por clique direito. Uma vez o campo acessível em registo, o utilizador pode modificar a origem (seleção de valores a partir de uma lista controlada). Por exemplo, o facto de anexar uma tarefa a uma campanha marketing tem por interesse de alimentar as estatísticas de retornos desta campanha.
Toda a tarefa criada em Outlook, depos gerada em Sage X3 seguinte ao lançamento do tratamento de sincronização, implica que a origem tomará o valor "sincronização". Isto na condição que os parâmetros de sincronização o permitem (parâmetros CRMSYNC -Gestão da sincronização, CRMSYNCTSK - Gestão sincro das tarefas, e função Sincronização).
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Campos
Os seguintes campos estão presentes neste separador :
Bloco número 4
Planificação
| Este campo contém a data a partir da qual a tarefa deve aparecer no plano de trabalho do representante afetado. Este campo está posicionado por defeito na data do dia no momento de criação de uma nova tarefa. |
| Este campo contém a data para a qual a tarefa deve ser efetuada. No momento da criação de uma nova tarefa, esta data está automaticamente definida à data do dia + 1. |
| A categoria permite de reagrupar as tarefas a fins estatisticos ou de identificação. O registo desta zona é facultativo, mas os valores possíveis são controlados na tabela diversa 431. |
| Este campo indica a prioridade afetada à tarefa. O registo desta zona é facultativa, mas os valores possíveis são controladas na tabela diversa 405. |
| Este campo contém o nome do representante que deve efetuar o assunto pedido. Vários parãmetros intervêm na alimetanção deste campo :
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| Este campo permite registar o número de dias de atraso no início dos quais o requerente deseja ser informado segundo o plano de trabalho da não execução da tarefa em tempo e em hora. |
Descrição
| Este campo de tipo Clob permite registar a descrição da tarefa. |
Origem
| Date courante à laquelle l'action commerciale a été créée. Cette zone n'est pas modifiable. |
| Heure courante à laquelle l'action commerciale a été créée. Cette zone n'est pas modifiable. |
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| Il s'agit du code de l'opérateur courant à l'origine de la création de l'action commerciale. Cette zone n'est pas modifiable. |
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| Quando a origem de uma tarefa é um pedido de serviço, uma campanha marketing ou uma operação marketing, esta zona afixa o número de registos mais exatamente ligados. |
| Quando a origem de uma tarefa é um pedido de serviço, uma campanha marketing ou uma operação marketing, o número do documento de origem está não apenas afixado, mas um número de linha no registo pode ser eventualmente associado. |
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Funções acessíveis por clique direito no quadro
Separador Sumário
Apresentação
O separador cômputo permite registar os comentários de conclusão sobre uma tarefa, mas também de avaliar o tempo passado ao título da chamada corrente.
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Campos
Os seguintes campos estão presentes neste separador :
Sumário
| Este campo de tipo clob permite registar um cômputo completo de chamada quando esta está estimada concluida. |
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Tempo passado
| Lorsqu'une tâche est terminée, il est recommandé d'indiquer le temps consacré à sa réalisation. |
| Este campo exprime a unidade de tempo na qual está exprimido a tarefa. |
| Lorsqu'une tâche est terminée, il est recommandé d'indiquer le temps consacré à sa réalisation. |
| Este campo exprime a unidade de tempo na qual está exprimido a tarefa. |
| Quando uma ação comercial está atingida, é recomedado de registar se esta ultima tem permissão de atingir o objetivo fixado. Estas informações permitirão estabelecer posteriormente das estatísticas ajudando à amelhoração progressiva de eficácia das diferentes equipas. |
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Listagens
Por defeito, os seguintes listagens estão associados à função :
BUSINESS1 : Actividade comercial / data
BUSINESS2 : Act comercial / representante
Mas pode ser alterado por parametrização.
Barra de menu
Planificar / Ações / Reunião
O menu "Ações / Planificar / Reunião" da barra de utilitários permite criar uma reunião diretamente na função "Reunião".
Planificar / Ações / Chamada
O menu "Ações / Planificar / Chamada" da barra de ferramenta de criar uma chamada directamente na função "Chamada".
Planificar / Ações / Reunião
O menu "Ações / Registar / Reunião" da barra de utilitários permite criar uma reunião diretamente na função "Reunião".
Registar / Ações / Chamada
O menu "Ações / Registar / Chamada" da barra de utilitários permite de criar uma chamada directamente na função "Chamada".
Registar / Ações / Projeto
O menu "Ações / Registar / Assunto" da barra de ferramentas permite de criar um assunto diretamente na função "Assunto".
Registar / Ações / Pedido de serviço
O menu "Ações / Registar / Pedido de serviço" da barra de utilitários permite de criar um pedido de serviço directamente na função "Pedido de serviço".
Opção / Rastreab. docs.
Esta opção dá acesso, por tunel, na função de consulta Traçabilidade documentos permitindo visualizar e de navegar na hierarquia dos documentos na origem ou emitidos do documento.
Mensagens de erro
Para além das mensagens genéricas, as seguintes mensagens de erro podem aparecer durante o reg. :
Nenhum representante foi afetado Criação recusada
Esta mensagem está afetada se nenhum representeante foi registado pela tarefa e que a afetação automática no momento da criação da tarefa vencida.
Nenhum representante foi mencionado.
Esta mensagem está afixada no momento da confirmação da modificação de uma tarefa. Nenhum representante foi registado para a tarefa e a afetação automática de chamada encalhou