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Utilisez cette fonction pour saisir les valeurs des variables pour chaque salarié. Elle contient un écran d'en-tête et plusieurs onglets. Dans ces onglets, vous pouvez créer, consulter et mettre à jour ces valeurs. Vous pouvez également définir certaines caractéristiques des bulletins de paie, telles que la période de paie, la date de paiement et les sections analytiques de l'OD de paie. Vous pouvez également ajouter un commentaire qui sera imprimé en bas du bulletin de paie (facultatif).
Le nombre d'onglets affichés, leurs intitulés et les données affichées ou saisies varie en fonction de la législation dans laquelle vous travaillez.
Si vous travaillez dans un dossier multi-législations, vous serez amené à choisir la législation dans laquelle vous souhaitez travailler afin que les écrans et les onglets puissent être affichés de manière appropriée.
Présentation
L'en-tête contient le matricule du salarié et la date de paie qui permettent d'identifier le bulletin.
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Salarié
| Saisissez le matricule d'un salarié pour rechercher son dernier en-tête. Le dernier bulletin est alors chargé de façon automatique. |
| Saisissez la date de paie du bulletin pour rechercher un en-tête de paie pour une date donnée pour le salarié actif. Le bulletin concerné est alors chargé de façon automatique. En cas de multi-contrats, cliquez sur l'icône Actions puis sur Sélection d'une paie, et sélectionnez un bulletin de paie dans la liste.
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Actions
| Cliquez sur l'icône Calcul pour déclencher le calcul de la feuille de paie. |
| Cliquez sur l'icône Inverse pour effectuer le calcul de la paie à l'envers. |
| Cliquez sur l'icône Enchaînement pour déclencher l'enchaînement des calculs et lancer différentes commandes relatives aux bulletins de paie, à savoir :
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Généralités
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Les données de cet onglet sont initialisées à la génération du bulletin de paie en fonction des données de la fiche salarié et du mois de paie.
Cet onglet présente :
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Paie
| Indiquez la période de paie du bulletin. |
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| Indiquez la date de paiement du salaire. |
| Le système affiche l'état du bulletin de paie de façon automatique. Les valeurs peuvent-être les suivantes : Saisi
Calculé
Imprimé
Comptabilisé
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| Ce champ indique la phase de comptabilisation courante du bulletin (Non comptabilisé, En cours ou Comptabilisé). |
| Format d’édition du bulletin. Ce format est défini dans la fiche Contrat du salarié (onglet Paie). |
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| Si cette case est cochée, le bulletin de paie est exclu des extractions de données pour la génération d'attestations (attestation Pôle emploi, attestation Sécurité sociale, etc.). Utilisez cette option pour exclure les paies d'intéressements de ces attestations. |
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Collaborateur
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| Ce champ contient le code de profil supplémentaire si le bulletin de paie est un bulletin supplémentaire.
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Verrou / déverrou
| Le bulletin est modifiable jusqu’à ce qu’il soit imprimé, comptabilisé ou que le bulletin suivant soit créé. Vous pouvez avoir besoin de figer un bulletin calculé avant ces étapes successives. Pour verrouiller un bulletin, utilisez la fonction Verrou / déverrou depuis le volet Actions. La case Verrouillé est cochée de façon automatique. Le nom de l’utilisateur et la date sont également affichés de façon automatique. Pour déverrouiller un bulletin, utilisez la fonction Verrou / déverrou depuis le volet Actions. La case Verrouillé est décochée de façon automatique. Le nom de l’utilisateur et la date restent affichés pour information. Un bulletin verrouillé n’est pas modifiable et n'est pas pris en compte dans les fonctions de mise à jour en masse. |
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Suivi de l'arrêté des temps
| Si cette case est cochée, les jours ouvrés du salarié sont générés de façon automatique, en fonction de la période d'extraction du mois de paie. En cas de modification du site, la période d’extraction considérée est la période correspondante.
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Extourne
| Pas d'aide liée à ce champ. |
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Texte bas de bulletin
| Vous pouvez ajouter un commentaire (sur 200 caractères). Ce commentaire figurera sur le bulletin de paie imprimé. |
Analytique
| Utilisez les clés de répartitions analytiques pour ventiler de façon automatique le montant d'une ligne d'écriture de comptabilité générale sur plusieurs lignes analytiques selon des coefficients de pondération. Vous pouvez saisir la clé de répartition analytique dans ce champ ou vous pouvez l’initialiser de façon automatique depuis le contrat du salarié. La clé de répartition analytique est composée de 1 à 10 caractères alphanumériques. |
Tableau Sections
Saisissez les sections analytiques à utiliser pour la paie courante. Ces sections peuvent être alimentées de façon automatique lors de la génération des paies en fonction du paramétrage défini dans la fonction Sections par défaut. Le paramétrage des sections utilisées par défaut dans le cas présent est défini grâce au paramètre général CCECDE - Section par défaut calcul paie (chapitre PAY, groupe MIS). |
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| Si aucun code de répartition analytiquen'est saisi, la ventilation analytique est calculée grâce à ce coefficient. Le coefficient doit également être saisi si plusieurs sections analytiques sont renseignées pour au moins un axe analytique. Le montant affecté à l'axe analytique est égal au montant * (coefficient de la ligne /somme des coefficients des lignes). Si le coefficient n'est pas renseigné, il est égal à 0 sauf s'il n'y a qu'une seule ligne de répartition. Dans ce cas, le montant total est affecté à cet axe et le coefficient est égal à 1. |
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Présentation
Outre les onglets Paie et Bulletin, le nombre d'onglets et leurs intitulés varient selon la législation.
Dans tous les cas, vous devez indiquer les valeurs des variables salariés nécessaires pour l'élaboration du bulletin de paie.
Les onglets associés à la législation britannique (BRI) sont les suivants :
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Paie
| Indiquez la période de paie du bulletin. |
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| Indiquez la date de paiement du salaire. |
| Le système affiche l'état du bulletin de paie de façon automatique. Les valeurs peuvent-être les suivantes : Saisi
Calculé
Imprimé
Comptabilisé
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| Ce champ indique la phase de comptabilisation courante du bulletin (Non comptabilisé, En cours ou Comptabilisé). |
| Format d’édition du bulletin. Ce format est défini dans la fiche Contrat du salarié (onglet Paie). |
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| Si cette case est cochée, le bulletin de paie est exclu des extractions de données pour la génération d'attestations (attestation Pôle emploi, attestation Sécurité sociale, etc.). Utilisez cette option pour exclure les paies d'intéressements de ces attestations. |
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Collaborateur
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| Ce champ contient le code de profil supplémentaire si le bulletin de paie est un bulletin supplémentaire.
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Verrou / déverrou
| Le bulletin est modifiable jusqu’à ce qu’il soit imprimé, comptabilisé ou que le bulletin suivant soit créé. Vous pouvez avoir besoin de figer un bulletin calculé avant ces étapes successives. Pour verrouiller un bulletin, utilisez la fonction Verrou / déverrou depuis le volet Actions. La case Verrouillé est cochée de façon automatique. Le nom de l’utilisateur et la date sont également affichés de façon automatique. Pour déverrouiller un bulletin, utilisez la fonction Verrou / déverrou depuis le volet Actions. La case Verrouillé est décochée de façon automatique. Le nom de l’utilisateur et la date restent affichés pour information. Un bulletin verrouillé n’est pas modifiable et n'est pas pris en compte dans les fonctions de mise à jour en masse. |
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Suivi de l'arrêté des temps
| Si cette case est cochée, les jours ouvrés du salarié sont générés de façon automatique, en fonction de la période d'extraction du mois de paie. En cas de modification du site, la période d’extraction considérée est la période correspondante.
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Extourne
| Pas d'aide liée à ce champ. |
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Texte bas de bulletin
| Vous pouvez ajouter un commentaire (sur 200 caractères). Ce commentaire figurera sur le bulletin de paie imprimé. |
Analytique
| Utilisez les clés de répartitions analytiques pour ventiler de façon automatique le montant d'une ligne d'écriture de comptabilité générale sur plusieurs lignes analytiques selon des coefficients de pondération. Vous pouvez saisir la clé de répartition analytique dans ce champ ou vous pouvez l’initialiser de façon automatique depuis le contrat du salarié. La clé de répartition analytique est composée de 1 à 10 caractères alphanumériques. |
Tableau Sections
Saisissez les sections analytiques à utiliser pour la paie courante. Ces sections peuvent être alimentées de façon automatique lors de la génération des paies en fonction du paramétrage défini dans la fonction Sections par défaut. Le paramétrage des sections utilisées par défaut dans le cas présent est défini grâce au paramètre général CCECDE - Section par défaut calcul paie (chapitre PAY, groupe MIS). |
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| Si aucun code de répartition analytiquen'est saisi, la ventilation analytique est calculée grâce à ce coefficient. Le coefficient doit également être saisi si plusieurs sections analytiques sont renseignées pour au moins un axe analytique. Le montant affecté à l'axe analytique est égal au montant * (coefficient de la ligne /somme des coefficients des lignes). Si le coefficient n'est pas renseigné, il est égal à 0 sauf s'il n'y a qu'une seule ligne de répartition. Dans ce cas, le montant total est affecté à cet axe et le coefficient est égal à 1. |
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Icône Actions
Cliquez sur Préchargement pour charger le tableau avec les variables salarié qui appartiennent à cette page mais qui ne sont pas affichées.
Utiliser l'action Texte des lignes de bulletin pour saisir le texte qui s' affichera sur le bulletin de paie pour la rubrique. Si une variable est saisie dans le champ Texte associé de l'onglet Impression de la fonction Rubrique (GESRUB), l'action Texte des lignes de bulletin est disponible pour la variable.
Cliquez sur Préchargement pour charger le tableau avec les variables salarié qui appartiennent à cette page mais qui ne sont pas affichées.
Utiliser l'action Texte des lignes de bulletin pour saisir le texte qui s' affichera sur le bulletin de paie pour la rubrique. Si une variable est saisie dans le champ Texte associé de l'onglet Impression de la fonction Rubrique (GESRUB), l'action Texte des lignes de bulletin est disponible pour la variable.
Cliquez sur Préchargement pour charger le tableau avec les variables salarié qui appartiennent à cette page mais qui ne sont pas affichées.
Utiliser l'action Texte des lignes de bulletin pour saisir le texte qui s' affichera sur le bulletin de paie pour la rubrique. Si une variable est saisie dans le champ Texte associé de l'onglet Impression de la fonction Rubrique (GESRUB), l'action Texte des lignes de bulletin est disponible pour la variable.
Cliquez sur Préchargement pour charger le tableau avec les variables salarié qui appartiennent à cette page mais qui ne sont pas affichées.
Utiliser l'action Texte des lignes de bulletin pour saisir le texte qui s' affichera sur le bulletin de paie pour la rubrique. Si une variable est saisie dans le champ Texte associé de l'onglet Impression de la fonction Rubrique (GESRUB), l'action Texte des lignes de bulletin est disponible pour la variable.
Cliquez sur Préchargement pour charger le tableau avec les variables salarié qui appartiennent à cette page mais qui ne sont pas affichées.
Utiliser l'action Texte des lignes de bulletin pour saisir le texte qui s' affichera sur le bulletin de paie pour la rubrique. Si une variable est saisie dans le champ Texte associé de l'onglet Impression de la fonction Rubrique (GESRUB), l'action Texte des lignes de bulletin est disponible pour la variable.
Cliquez sur Préchargement pour charger le tableau avec les variables salarié qui appartiennent à cette page mais qui ne sont pas affichées.
Utiliser l'action Texte des lignes de bulletin pour saisir le texte qui s' affichera sur le bulletin de paie pour la rubrique. Si une variable est saisie dans le champ Texte associé de l'onglet Impression de la fonction Rubrique (GESRUB), l'action Texte des lignes de bulletin est disponible pour la variable.
Présentation
Utilisez l'action Détail pour afficher toutes les rubriques utilisées dans les bulletins de paie, pas seulement celles qui sont imprimées sur les bulletins de paie. Actualisez l'écran courant afin d'afficher uniquement les rubriques imprimées sur le bulletin.
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Tableau Bulletin de paie
| Pas d'aide liée à ce champ. |
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| Pas d'aide liée à ce champ. |
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Cumuls mensuels
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Cumuls annuels
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| Pas d'aide liée à ce champ. |
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Icône Actions
Utilisez cette action pour ouvrir la fiche de la rubrique.
Par défaut, seules les rubriques à imprimer sur le bulletin sont affichés dans cet onglet. Pour afficher l’ensemble des rubriques utilisées pour les calculs du bulletin, utilisez l'action Détail. Pour revenir à la situation "non détaillée", rafraîchissez l'écran.
Champs
Les champs suivants sont présents dans cette fenêtre :
Rubrique
| Code de la rubrique. Le montant est alimenté par défaut. |
Tableau Régularisations
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| Ce champ affiche le montant de base utilisé pour le calcul de rétroactivité (la base est définie dans la fonction des Rubriques, GESRUB, onglet Montants, bloc Bases)
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| Si le taux est défini (dans la fonction des Rubriques, GESRUB, onglet Montants, bloc Bases), ce champ affiche le taux utilisé pour le calcul de rétroactivité :
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| Montant devant être régularisé pour la paie correspondante. Ce montant est alimenté par défaut. |
| La mise à jour est paramétrée avec la valeur 'Automatique' à moins que vous décidiez de modifier le montant du champ précédent de façon manuelle. Si vous décidez de modifier le montant de façon manuelle, la valeur de la mise à jour est paramétrée sur 'Manuelle'. |
Totaux
| Montants totaux à régulariser Les montants sont alimentés par défaut. |
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Utilisez cette action pour afficher le détail des rubriques dans le cas de calculs de régularisations dans un bulletin.
Les champs suivants sont présents dans la fenêtre ouverte par ce bouton : Type paie
Salarié
Paie
Identification
Particularités communes
Cliquez sur ce bouton pour ouvrir l'écran de saisie de paie et générer un bulletin unique de façon manuelle, pour un salarié donné et une date de paie donnée. Une fois le bulletin créé, vous devez saisir les valeurs salarié et, si besoin, certaines caractéristiques du bulletin (comme un commentaire de bas de bulletin ou les sections analytiques utilisées pour l'imputation analytique). Cochez la case 'Versements complémentaires' pour créer un bulletin de paie spécifique lié à une modification pour un paiement après le départ d'un salarié, connue en France sous l'appellation 'Versement après rupture' (VAR). Cela permet de calculer un bulletin de paie ben que le contrat ne soit plus actif. Un contrat VAR est réouverte uniquement pour cette opération.
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Cliquez sur ce bouton pour afficher les cumuls salariés à la date de paie. |
Utilisez cette fonction pour lancer le calcul de la feuille de paie.
Si le plan de paie a été modifié et n'a pas été généré, sa génération s'exécute automatiquement avant le calcul du bulletin.
Cliquez sur cette fonction pour ouvrir l'écran d'enchaînement des calculs. Cet écran contient les options suivantes :
Toutes ces actions peuvent s'enchaîner, l'enchaînement étant défini par les cases cochées.
Pour obtenir un compte rendu de l'opération, cochez la case Trace.
Utilisez cette fonction pour lancer un calcul de paie à l'envers pour le bulletin de paie. Il est nécessaire de saisir la valeur de la variable objectif. Par défaut, il s'agit de la variable SAL_NET. Cette rubrique est contenue dans le paramètre PAERUB - Paie à l'envers - Rubrique (chapitre PLA, groupe PAE).
Cliquez sur cette fonction pour ouvrir l'écran de la fonction Bulletin par email. Dans cet écran, sélectionnez le ou les bulletins de paie que vous souhaitez envoyer par email.
Cliquez sur cette fonction pour ouvrir la fonction Saisie des temps et voir le détail des temps saisis qui s’appliquent au bulletin.
Cliquez sur cette fonction pour ouvrir la fonction Feuille des temps et voir le détail des temps saisis qui s’appliquent au bulletin.
Utilisez cette fonction pour recopier le texte que vous avez saisi dans le champ Texte bas de bulletin sur tous les bulletins des salariés appartenant à la même population, au même service ou ayant le même profil que le salarié du bulletin en cours.
Si vous cochez la case Modifier les textes existants, un texte déjà saisi sur un bulletin sera remplacé par le nouveau texte.
Si cette fonction est activée (grisée), les fiches défilent service par service (par ordre alphabétique).
Si cette fonction est activée (grisée), les fiches défilent salarié par salarié (par ordre de matricule du salarié).
Utilisez la fonction Mois en cours pour afficher uniquement les bulletins de paie du mois en cours dans le volet de sélection et en défilement normal. Le mois en cours peut être modifié afin de visualiser les paies des mois précédents mais cette modification n'a aucune incidence sur le mois de paie. Par défaut le mois en cours est le dernier mois de paye.
Utilisez cette fonction pour afficher les exceptions de calcul qui s'appliquent au contrat à une date donnée.
Utilisez cette fonction pour afficher dans une trace la liste des régularisations qui s'appliquent au bulletin du salarié.
Utilisez cette fonction pour afficher dans une trace la liste des fiches de rétroactivité qui s'appliquent au bulletin du salarié.
Utilisez cette fonction pour visualiser le calcul du bulletin rubrique après rubrique, par ordre de rang. Faites défiler les pages dans l'écran Calcul pas à paspour afficher successivement les rubriques.
Cliquez sur cette fonction pour verrouiller ou déverrouiller la fiche. Si la fiche est verrouillée, vous ne pouvez pas l'éditer.
Le bulletin est modifiable jusqu’à ce qu’il soit imprimé, comptabilisé ou que le bulletin suivant soit créé. Vous pouvez avoir besoin de figer un bulletin calculé avant ces étapes successives. Pour verrouiller un bulletin, utilisez la fonction Verrou / déverrou depuis le volet d'actions. Dans l'onglet Paie, la case Verrouillé est cochée automatiquement, le nom de l’utilisateur et la date sont affichés automatiquement.
Pour déverrouiller un bulletin, cliquez à nouveau sur la fonction Verrou / déverrou. La case Verrouillé est décochée automatiquement. Le nom de l’utilisateur et la date restent affichés pour information.
Un bulletin verrouillé n’est pas modifiable et n'est pas pris en compte dans les fonctions de mise à jour en masse.
Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :
La variable choisie n'a pas été définie au niveau salarié mais au niveau dossier, société ou site.
X est la page de saisie définie pour cette variable. Vous devez obligatoirement saisir la valeur de la variable sur cette page X.
L'utilisateur n'est pas autorisé à modifier la valeur de cette variable.
La variable n'est pas disponible car un code activité INACTIF a été associé à cette variable.
La fiche recherchée n'existe pas.
La case à cocher Gestion de paie dans la fiche de ce salarié est inactive, ce qui empêche toute gestion de bulletins de paie pour ce salarié.
Vous essayez de créer une nouvelle paie pour le salarié alors que la dernière paie du salarié n'a pas été calculée.
Vous essayez de créer une nouvelle paie antérieure à la dernière paie du salarié.
La date de paie saisie est inférieure au premier jour du mois de paie ou elle est supérieure au dernier jour du mois de paie auquel une marge de N jours est ajoutée. Ce nombre de jours est défini dans le paramètre JMAX - Décalage maximum (jours) (chapitre PAY, groupe DAT).
La date de fin de la période de paie ne doit pas être antérieure à la date de début de la période de paie.
La date de règlement saisie ne doit pas être antérieure à la date affichée dans le champ Date de paie.
Vous pouvez saisir une date de règlement ultérieure à la date affichée dans le champ Date de paie et faisant partie d'un autre mois. Vous n'êtes pas bloqué si vous saisissez cette date mais ce message d'avertissement s'affiche.
Le salarié n'est pas concerné par la période de paie saisie. Son bulletin ne peut pas être généré.
La dernière paie du salarié englobe déjà la période de paie définie ici. Son bulletin ne peut pas être généré.
Vous avez essayé de recalculer un bulletin de paie déjà comptabilisé. Cette opération étant impossible.
Vous avez essayé de recalculer un bulletin de paie validé. Cette opération est impossible.