Riporto impegni
Questa funzione permette di effettuare il riporto dei pre-impegni e degli impegni non saldati dell'esercizio che termina sull'esercizio successivo.
Alla fine dell'esercizio di budget, verranno ordinati o fatturati sull'esercizio successivo delle richieste di acquisto non ordinate o parzialmente ordinate e degli ordini non fatturati o parzialmente fatturati. Poiché le richieste di acquisto e gli ordini che non hanno più oggetto sono stati precedentemente saldati, i restanti pre-impegni ed impegni, così come la parte di budget corrispondente, dovranno essere riportati sul nuovo esercizio per permettere:
- L'inserimento di un ordine su una richiesta di acquisto dell'esercizio precedente,
- L'inserimento di una fattura su un ordine dell'esercizio precedente,
Con il riporto del budget corrispondente nelle righe di budget del nuovo esercizio.
L'operazione di riporto dei pre-impegni e degli impegni non saldati si effettua in due fasi:
- Selezione delle righe di acquisto da riportare mediante la funzione BUOCMMREP (Budget operativi/Chiusura budget/Riporto impegni),
- Presentazione del risultato della selezione su un riquadro che permetterà al responsabile del budget di scegliere i pre-impegni e gli impegni da elaborare.
Il riporto dei pre-impegni e degli impegni costituisce la 3° o la 4° fase della chiusura di budget della chiusura di budget (l'elaborazione delle Fatture da ricevere a fine esercizio può essere effettuata prima o dopo il riporto dei pre-impegni e degli impegni non saldati).
Fasi della chiusura di budget
Fasi della chiusura di budget:
- Prima fase: Riconduzione degli stanziamenti annuali,
- Seconda fase: Saldo delle righe di richieste di acquisto e delle righe di ordini da non riportare,
- Terza fase: Elaborazione dei ricevimenti e delle fatture da ricevere di fine esercizio,
- Quarta fase: Riporto dei pre-impegni e degli impegni non saldati,
- Quinta fase: Riporto degli stanziamenti pluriennali.
L'esecuzione di queste fasi deve seguire l'ordine cronologico di cui sopra, con le seguenti eccezioni:
- Se la riconduzione di uno stanziamento annuale non viene effettuata, il riporto degli impegni e dei pre-impegni procederà alla creazione di un nuovo stanziamento, ma la riconduzione non sarà più possibile.
- Il riporto degli impegni può essere effettuato prima o dopo l'elaborazione delle fatture da ricevere di fine esercizio,
- Il riporto degli stanziamenti pluriennali è obbligatoriamente l'ultima fase della chiusura di budget.
Condizioni del riporto
Riga di destinazione esistente
- Il riporto dei pre-impegni e degli impegni può essere effettuato solo se la riga di budget di destinazione esistente è in stato "APPROVATO".
- Sarà rifiutato durante l'elaborazione se la riga di budget di destinazione esistente è in stato "INSERITO" o "DA APPROVARE"
Riga di destinazione inesistente
- In questo caso, il riporto effettuerà la creazione di una riga di budget in stato "APPROVATO", ogni ulteriore riporto su questa riga di budget andrà ad aumentare l'importo approvato di questa riga.
- Se il budget dell'esercizio non esiste, il riporto ne effettuerà la creazione per l'importo approvato dalla riga di budget. Questo budget sarò nello stato "INSERITO".
- Se il budget dell'esercizio esiste, l'importo della nuova riga di budget andrà ad aumentare l'importo, senza modifica dello stato.
- Se lo stanziamento non esiste, il riporto ne effettuerà la creazione per l'importo del budget. Questo stanziamento sarà nello stato "INSERITO".
- Se lo stanziamento esiste, l'importo della nuova riga di budget andrà ad aumentare l'importo, senza modifica del suo stato.
Risultati del riporto
Esercizio di partenza:
Aggiornamenti comuni agli stanzianeti annuali e pluriennali:
- Deduzione dell'importo riportato dall'importo di budget della riga di budget, del budget dell'esercizio e dello stanziamento di origine,
- Deduzione dell'importo riportato, dell'importo pre-impegnato o impegnato della riga di budget,
- Creazione di una riga di saldo nel pre-impegno o nell'impegno sull'esercizio in corso di chiusura,
- Durante l'ultimo riporto (impegnato e pre-impegnato della riga di budget = zero), la riga di budget di origine è passata in stato "RIPORTATO" per vietare l'inserimento degli acquisti su questo esercizio.
Aggiornamenti specifici agli stanziamenti annuali:
- Se lo stanziamento, il budget e la riga di budget sono creati dal riporto, aggiornamento nello stanziamento di origine del numero dello stanziamento creato sull'esercizio successivo. Messaggio "Impegni riportati su (numero del nuovo stanziamento) il xx/xx/xxxx". Un controllo vieta la riconduzione dello stanziamento annuale se quest'ultimo è stato creato dal riporto.
Esercizio di arrivo:
Aggiornamenti comuni agli stanzianeti annuali e pluriennali:
- Aggiunta dell'importo riportato all'importo di budget della riga di budget, del budget dell'esercizio e dello stanziamento di destinazione,
- Aggiunta dell'importo riportato all'importo approvato della riga di budget,
- Aggiunta dell'importo riportato all'importo pre-impegnato o impegnato della riga di budget,
- Creazione di una riga di pre-impegno o di impegno sul nuovo esercizio
Aggiornamenti specifici agli stanziamenti annuali:
- Creazione di una riga di pre-impegno o di impegno sul nuovo esercizio con il numero del nuovo stanziamento,
- Se lo stanziamento, il budget e la riga di budget sono creati dal riporto, aggiornamento nel nuovo stanziamento del numero dello stanziamento di origine. Messaggio "Impegni ricondotti da (numero dello stanziamento d'origine) il xx/xx/xxxx".
- Aggiornamento del numero del nuovo stanziamento nelle richieste d'acquisto, negli ordini e nei ricevimenti riportati.
Gestione videata
Selezione delle righe di acquisto da riportare
Questa elaborazione è effettuata partendo da una richiesta per società (BUOCMMREP ) che permette di selezionare le richieste di acquisto e le righe di ordini in corso che non sono state saldate su un esercizio, per riportarle sull'esercizio successivo: Budget operativi/Chiusura budget/Riporto impegni.
Le informazioni di testata della videata permettono di precisare i principali criteri di selezione: Società ed esercizio emittente il cui inserimento pilota le date di inizio e fine di questo esercizio, così come l'aggiornamento dell'esercizio destinatario e delle sue date di inizio e fine.
E' possibile combinare dei criteri supplementari per ridurre la popolazione degli oggetti da consultare: Intervallo di siti e tipi di documenti.
- Intervallo di siti: Nella selezione vengono presentati solo i siti collegati alla società inserita.
- Tipi di documenti: E' possibile ridurre la selezione alle sole richieste di acquisto o ai soli ordini. Di default vengono presentati i due tipi di documento che soddisfano i criteri di selezione.
L'attivazione del tasto "Visualizza/Aggiorna" ha l'effetto di visualizzare nel riquadro l'elenco degli stanziamenti di budget corrispondenti alla selezione effettuata.
Il numero massimo di righe autorizzato per selezione è 500. In caso di superamento di questo limite, un messaggio "Riquadro completo" indica che la selezione supera le 500 righe autorizzate. La risposta "OK" a questo messaggio presenta le prime 500 righe. Per ridurre la selezione, occorre utilizzare i criteri di selezione sugli intervalli: Siti e Tipi di documenti.
Risultato della selezione
Dopo l'inserimento dei criteri di selezione e l'attivazione del bottone "Visualizza/Refresh", le righe di acquisto selezionate appaiono nel riquadro che permette o meno di lanciare il loro riporto.
Le colonne presentate sono informative (Tipo di documento, numero movimento, data, impegni, stanziamenti, entità, conto, importo da riportare, valuta e budget) e non sono modificabili ad eccezione delle seguenti colonne:
- Colonna " Riporta": E' possibile effettuare la selezione di tutte le righe d'acquisto presentate in una sola operazione mediante il bottone "Seleziona/Deseleziona tutto". Questa selezione può essere annullata con lo stesso bottone.
- Colonna "Dettaglio": La lente di ingrandimento permette di accedere direttamente alla richiesta di acquisto o all'ordine.
Dei bottoni contestuali, accessibili tramite "clic destro" e selezione nell'elenco, permettono:
- Di ordinare le righe d'acquisto per numero di movimento, per numero di stanziamento, per entità e per conto di budget.
- Di accedere all'ordine, allo stanziamento ed al pre-impegno o all'impegno.
Videata di inserimento
Campi
I seguenti campi sono presenti in questo folder :
[Sélection]
| Codice della società di collegamento del documento di acquisto in cui si cercano le informazioni. La selezione presenta tutti gli oggetti definiti a livello società, compresi quelli definiti a livello dei siti di questa società. |
| Codice dell'esercizio di partenza sul quale effettuare la selezione. L'inserimento del codice dell'esercizio di partenza permette di visualizzare la data di inizio e di fine di questo esercizio, il codice dell'esercizio di destinazione e le sue date di inizio e fine. La modifica del periodo di selezione può avvenire solo con la modifica del codice dell'esercizio di partenza. Di default questo codice viene alimentato con l'esercizio in corso. |
| Millesimo dell'esercizio di partenza |
| Data di inizio dell'esercizio di partenza. Questa data viene aggiornata dalla modifica del codice dell'esercizio di partenza. |
| Data di fine dell'esercizio di partenza. Questa data viene aggiornata dalla modifica del codice dell'esercizio di partenza. |
| Codice dell'esercizio di destinazione. Questo codice viene aggiornato dalla modifica del codice dell'esercizio di partenza. |
| Millesimo dell'esercizio di destinazione. |
| Data di inizio dell'esercizio di destinazione. Questa data viene aggiornata dalla modifica del codice dell'esercizio di partenza. |
| Data di fine dell'esercizio di destinazione. Questa data viene aggiornata dalla modifica del codice dell'esercizio di partenza. |
| Questo campo permette di restringere la ricerca ad un sito o un intervallo di siti. Corrisponde al primo sito della selezione. Nella selezione vengono presentati solo i siti collegati alla società inserita. |
| Questo campo permette di restringere la ricerca ad un sito o un intervallo di siti. Corrisponde all'ultimo sito della selezione. Nella selezione vengono presentati solo i siti collegati alla società inserita. |
Blocco numero 2
| Questo bottone permette di visualizzare le righe di acquisti che soddisfano la query. Deve essere utilizzato dopo ogni modifica dei criteri. |
| Permette di selezionare o deselezionare tutte le righe di acquisto presentate. |
Tipo documento
| E' possibile ridurre la selezione alle sole richieste di acquisto o ai soli ordini. Di default vengono presentati i due tipi di documento che soddisfano i criteri di selezione. |
Traccia
| Se questa casella è contrassegnata, l'elaborazione genera un file di traccia dei documenti riportati. |
Riquadro Impegni
| Se questa casella è contrassegnata, la riga di acquisto verrà riportata. |
| Questa lente di ingrandimento permette di accedere alla videata di inserimento/consultazione della richiesta di acquisto o dell'ordine. |
| Questa colonna indica se il documento presentato è un ordine o una richiesta di acquisto. |
| Numero di identificativo univoco della richiesta di acquisto o dell'ordine, generato durante la loro creazione. |
| Data di creazione della richiesta di acquisto o dell'ordine. |
| Identificativo del preimpegno o dell'impegno collegato al documento di acquisto. |
| Codice dello stanziamento di collegamento del documento di acquisto. |
| Codice dell'entità di collegamento del documento di acquisto. |
| Codice del conto di budget di imputazione della riga di acquisto. |
| Importo in valuta di inserimento del saldo da riportare della riga di acquisto. |
| Codice della società di collegamento del documento di acquisto in cui si cercano le informazioni. La selezione presenta tutti gli oggetti definiti a livello società, compresi quelli definiti a livello dei siti di questa società. |
| Codice budget della riga di acquisto. Per i budget operativi, gli stanziamenti sono collegati ad un codice budget. Tale codice budget definisce il livello di avanzamento (Sito o società). In funzione di questa regola, lo stanziamento viene collegato o a una società, o a un sito. Tutti i livelli inferiori (esercizio, riga) ereditano il codice società o il codice sito presente sullo stanziamento. Il piano dei conti del budget deve essere lo stesso del piano dei conti del riferimento analitico principale della società. In caso contrario la creazione dello stanziamento è vietata. Questo codice budget deve essere riservato ai Budget operativi. Questa assegnazione si effettua contrassegnando il flag "Budget operativo" del codice budget. In questo caso, l'inserimento dei budget analitici tramite le funzioni standard è vietato con questo codice budget. La gestione dei budget operativi viene attivata e gli stanziamenti, budget per esercizi e righe di budget, vengono collegati a questo codice budget. |
Chiudi
Funzioni accessibili tramite click destro sul riquadro
Stanziamento
Accesso alla videata di inserimento/consultazione dello stanziamento di budget della richiesta di acquisto o dell'ordine.
Impegno
Accesso alla videata di inserimento/consultazione del pre-impegno o dell'impegno della richiesta di acquisto o dell'ordine.
Accesso alla videata di inserimento/consultazione del documento (richiesta di acquisto o ordine).
Sort per n° documento
Ordinamento delle righe di acquisto per numero documento.
Sort per stanziamento
Ordinamento delle righe di acquisto per numero di stanziamento.
Sort per entità
Ordinamento delle righe di acquisto per numero di entità.
Sort per conto di budget
Ordinamento delle righe di acquisto per conto di budget.
Chiudi
Messaggi di errore
Oltre ai messaggi generici, i seguenti messaggi d'errore possono apparire al momento dell'inserimento :
Nulla di contrassegnato.Uscire senza effettuare nulla?
Questo messaggio appare se si valida (OK o "Invio") e se non è stato selezionato nessuno stanziamento da ricondurre.
L'esercizio di budget ricevente deve essere non aperto o aperto
Questo messaggio appare dopo aver inserito il campo "Esercizio di partenza" quando l'esercizio di arrivo corrispondente è chiuso.
Esercizio successivo (ricevente) inesistente / non creato
Questo messaggio appare dopo l'inserimento del campo "Esercizio di partenza" quando il corrispondente esercizio di arrivo non è creato.
Esercizio non aperto
Questo messaggio appare dopo l'inserimento del campi "Esercizio di partenza" quando questo esercizio esiste ma non è aperto.
Società inesistente
Questo messaggio appare se il codice della società inserita non è un codice esistente.