Saldo degli ordini
Questa funzione permette di saldare o di annullare il saldo di una o più righe d'ordine.
Gli impegni generati dalle righe di ordini vengono stornati (in importi negativi) quando viene lanciata la funzione di saldo.
L'operazione di saldo delle righe di ordini avviene in due fasi:
- Selezione delle righe di ordini non saldate utilizzando la funzione FUNCLEAR, con possibilità di specificare gli intervalli della selezione (Acquisti/Ordini/Saldo degli ordini),
- Presentazione del risultato della selezione in un riquadro che permetterà al responsabile di budget di decidere se saldare o meno delle righe di ordini non saldate.
Fasi della chiusura di budget
Fasi della chiusura di budget:
- Prima fase: Riconduzione degli stanziamenti annuali,
- Seconda fase: Saldo delle righe di richieste di acquisto e delle righe di ordini da non riportare,
- Terza fase: Elaborazione dei ricevimenti e delle fatture da ricevere di fine esercizio,
- Quarta fase: Riporto dei pre-impegni e degli impegni non saldati,
- Quinta fase: Riporto degli stanziamenti pluriennali.
L'esecuzione di queste fasi deve seguire l'ordine cronologico di cui sopra, con le seguenti eccezioni:
- Se la riconduzione di uno stanziamento annuale non viene effettuata, il riporto degli impegni e dei pre-impegni procederà alla creazione di un nuovo stanziamento, ma la riconduzione non sarà più possibile.
- Il riporto degli impegni può essere effettuato prima o dopo l'elaborazione delle fatture da ricevere di fine esercizio,
- Il riporto degli stanziamenti pluriennali è obbligatoriamente l'ultima fase della chiusura di budget.
Il saldo delle righe di acquisto (richieste di acquisto ed ordini di acquisto) che non hanno più oggetto appartiene alla seconda fase della chiusura di budget.
Le righe di ordini costituiscono un impegno nelle righe di budget che implica un consumo dell'importo a budget. Se queste righe non hanno più oggetto, l'operazione di saldo di tali righe ha l'obiettivo di disimpegnare la riga di budget dell'importo di queste spese previste che non verranno realizzate e quindi non riportate sull'esercizio successivo.
Il saldo di un ordine ricevuto parzialmente è vietato per i Budget operativi fino a quando non si fattura il ricevimento, oppure quando una bolla di reso non viene "Contabilizzata" o "Fatturata totalmente".
A fine esercizio, i responsabili dei budget devono quindi passare in rivista le righe di ordini non fatturati o fatturati parzialmente, per decidere se il loro saldo sia da riportare o da saldare.
Gestione videata
La selezione degli ordini da elaborare si effettua secondo i seguenti criteri:
- Intervallo siti degli ordini
- Intervallo di date (data creazione ordine)
- Intervallo di tipi di ordini
- Intervallo su numero di ordini da elaborare
- Intervallo di fornitori
- Intervallo di articoli
- % tolleranza quantità
- Ordini da elaborare
E' possibile inserire i differenti criteri di selezione delle righe d'ordine e selezionare le righe per l'elaborazione.
E' anche possibile, nel corso della stessa elaborazione, saldare una riga non saldata e annullare il saldo di una riga già saldata.
Tra questi criteri, alcuni campi devono essere necessariamente indicati:
Intervallo siti d'ordine
I siti inizio e fine sono inizializzati dal sito d'acquisto associato all'utente connesso. Questo intervallo può essere modificato in funzione dei privilegi dell'utente: se è autorizzato un solo sito, sarà quello visualizzato senza possibilità di modifica.
Ordini da elaborare
Questo campo permette di definire lo stato degli ordini da elaborare e quindi il tipo di azione da effettuare. Sono proposte tre scelte:
- Non saldati: da utilizzare si si intende saldare le righe ordini (scelta proposta di default)
- Saldati: da utilizzare se si intende annullare il saldo
- Tutti: se si intende saldare alcune righe e annullare il saldo di altre righe in una stessa elaborazione.
Sono proposti altri criteri di selezione non obbligatori, ma che permettono di affinare la selezione, generalmente l'intervallo sui Numeri d'ordine, sui Fornitori o sugli Articoli.
Tra questi campi, alcuni hanno tuttavia un'influenza sull'elaborazione:
% Tolleranza quantità
La percentuale di tolleranza permette di restrigere l'esposizione delle righe d'ordine da elaborare. Se viene infatti indicata una percentuale, verranno proposte per l'elaborazione solo le righe d'ordine che hanno una rimanenza rapportata alla quantità ordinata che è inferiore alla percentuale considerata. Inoltre se si lascia la percentuale di tolleranza a zero, saranno elaborati solo gli ordini da saldare che sono stati ricevuti totalmente (quantità ricevuta superiore o uguale alla quantità ordinata).
Esempio:
Percentuale inserita = 10%
Una riga d'ordine con Qtà ordinata=100, Qtà ricevuta=92, Rimanenza=8, R/QO= 8%, è proposta per elaborazione
Videata di inserimento
Presentazione
Programma
Questo campo permette di decidere quale tipo di elaborazione, tra le tre proposte, si desidera effettuare su ogni riga:
- Nessuno: è la scelta proposta di default. La riga non sarà elaborata al momento della validazione.
- Saldo: permette di saldare una riga non saldata.
- Annullamento: permette di annullare il saldo di una riga già saldata.
Si può anche effettuare una elaborazione globale di tutte le righe del riquadro. Per fare ciò, occorre posizionare il cursore sul numero di riga, utilizzare il bottone contestuale e scegliere l'opzione "Elaborazione globale". Questa scelta comporta effetti differenti sulle righe proposte: per le righe non saldate, il campo "Elaborazione" assume il valore "Saldo", per le righe già saldate, lo stesso campo assume il valore "Annullamento".
In ogni caso, l'aggiornamento degli ordini avviene dopo attivazione del bottone di validazione.
Dei bottoni contestuali, accessibili tramite "clic destro" e selezione nell'elenco, permettono:
- Di ordinare le righe di ordini per numero d'ordine, per numero di stanziamento, per numero di entità o numero di conto.
- Di accedere all'ordine (bottone "Dettaglio"), allo stanziamento, alla riga di budget, al conto di budget ed all'impegno.
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Campi
I seguenti campi sono presenti in questo folder :
Riquadro
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| Questo campo permette di selezionare le righe d'ordine da saldare, o di cui si vuole annullare il saldo, tramite spunta individuale o tramite un'elaborazione globale. |
| Codice del sito che emette la riga d'ordine. |
| Numero dell'ordine, che permette di identificarlo in maniera univoca. Questo numero viene generato in automatico ad ogni creazione di ordine a seconda della parametrizzazione del contatore associato. |
| Codice che identifica il fornitore al quale si desidera passare l'ordine, inizializzato durante la creazione della riga d'ordine. |
| Riferimento interno dell'articolo richiesto, che deve esistere nella tabella Articoli, alimentato in fase di creazione della riga d'ordine. |
| Flag ordine: "Saldato" o "Non saldato". |
| Quantità ordinata per la riga d'ordine. |
| Quantità ricevuta per la riga d'ordine. |
| Quantità fatturata per la riga d'ordine. |
| Unità di acquisto dell'articolo, definita a livello della scheda articolo o legata al fornitore. |
| Importo imponibile della riga d'ordine in valuta di inserimento, corrispondente alla quantità ordinata. |
| Importo imponibile in valuta di inserimento del saldo non ordinato della riga d'ordine. |
| Codice della valuta di inserimento della riga d'ordine. |
| Codice dello stanziamento di collegamento della riga d'ordine. |
| Codice dell'entità di destinazione della riga d'ordine. |
| Codice del conto di budget di imputazione della riga d'ordine. |
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Funzioni accessibili tramite click destro sul riquadro
Gestione oggetti di base
Accesso alla videata di inserimento/consultazione dell'ordine.
Azione deviazione STANDARD
Selezione di tutte le righe di ordini presentate.
Sort per n° ordine
Ordinamento delle righe di ordini per numero d'ordine.
Sort per stanziamento
Ordinamento delle righe di ordini per numero di stanziamento.
Sort per entità
Ordinamento delle righe di ordini per numero di entità di destinazione.
Sort per conto di budget
Ordinamento delle righe di ordini per numero di conto di budget.
Gestione oggetti di base
Accesso alla videata di inserimento/consultazione dello stanziamento di collegamento della riga d'ordine.
Gestione oggetti di base
Accesso alla videata di inserimento/consultazione della riga di budget della riga d'ordine.
Gestione oggetti di base
Accesso alla videata di inserimento/consultazione del conto di budget della riga d'ordine.
Gestione oggetti di base
Accesso alla videata di consultazione dell'impegno corrispondente all'ordine.
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Messaggi di errore
Oltre ai messaggi generici, i seguenti messaggi d'errore possono apparire al momento dell'inserimento :
Nessuna scheda selezionata
Questo messaggio appare in corso di validazione delle selezioni quando non esiste nessun ordine corrispondente alle selezioni effettuate.
Riga già saldata, saldo impossibile!
Questo messaggio appare quando il tipo di elaborazione scelto è incompatibile con lo stato della riga d'ordine: tentativo di saldo di una riga già saldata.
Riga non saldata, annullamento saldo impossibile!
Questo messaggio appare quando il tipo di elaborazione scelto è incompatibile con lo stato della riga d'ordine: tentativo di annullamento di saldo di una riga non saldata.
Impossibile saldare un ordine avente un ricevimento fatturato parzialmente
Questo messaggio appare quando, nell'ambito dei budget operativi, si tenta di saldare un ordine comportante un ricevimento parziale non ancora fatturato.
Impossibile saldare un ordine avente un reso non contabilizzato
Questo messaggio appare quando, nell'ambito dei budget operativi, si tenta di saldare un ordine oggetto di un reso non ancora contabilizzato (nota credito da ricevere non generata) o non totalmente fatturato (nota credito su reso non inserita).