Mahnläufe
Verwenden Sie diese Funktion zur Verwaltung von Mahnläufen:
- Auswahl, Änderung und Freigabe nicht abgeschlossener offener Posten
- Generierung von Schreiben und Versand von E-Mails über den Workflow FUP
- Erstellung von Aufgaben im CRM-Modul
Sämtliche Mahnlaufschritte können im Batch angestoßen werden: Auswahl der offenen Posten, Freigabe des Mahnlaufs, Versand der Briefe bzw. E-Mails.
Währungen in Mahnschreiben
Die verwendete Währung wird über die Felder Mahnung pro Transaktionswährung und Saldo in Transaktionswährung in der Funktion Mahngruppen festgelegt.
Pauschale Entschädigung Frankreich
Unter den folgenden Bedingungen müssen Mahnschreiben einen Haftungsausschluss sowie eine Pauschalentschädigung von 40€* für jeden Zahlungsverzug enthalten:
- Der Regulierer oder der Rechnungsempfänger ist ein französisches juristisches Unternehmen und keine Einzelperson.
- In der Kopfzeile der Rechnung des angemahnten offenen Postens ist ein Skonto-/Verzugszinsencode enthalten.
- Die Mahnung betrifft eine Rechnung, keine Gutschrift.
- Dieser Betrag ändert sich nicht mit der Mahnstufe.
Verwenden Sie den Report FUP - Verwaltung Mahnungen, um dem Report einen Haftungsausschluss und eine Pauschalentschädigung hinzuzufügen.
*Hinweis: 40€ ist der nach französischem Recht festgesetzte Mindestbetrag.
Voraussetzungen
Siehe Dokumentation Umsetzung
Maskenverwaltung
Kopf
Felder
In diesem Register befinden sich die folgenden Felder :
| Angabe der Mahnlaufnummer. |
| Freies Kommentarfeld zum aktuellen Objekt. |
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| Dieses Feld gibt das Datum der Erstellung (Erfassung) des Objekts an. |
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| Dieses Feld gibt das Datum der letzten Erfassungsänderung des Objekts an. |
| Erfassen Sie den Maskencodes zur Anzeige der Offenen Posten. Diese Maske kann geändert werden. |
| Ein freigegebener Mahnlauf kann nicht mehr geändert werden. |
Schließen
Register Erfassung der Hauptkriterien
Felder
In diesem Register befinden sich die folgenden Felder :
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| Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um alle Standorte für das ausgewählte Unternehmen einzuschließen. |
| Ist in diesem Feld ein Standortcode angegeben, wird die Anzeige dergestalt gefiltert, dass nur die Daten des ausgewählten Standorts angezeigt werden. |
| Ist dieses Kontrollkästchen aktiviert, wird die Verarbeitung für alle Sammelkonten ausgeführt. Andernfalls muss das entsprechende Sammelkonto angegeben werden. |
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| Erfassen Sie die erste Kundennummer zur Auswahl der zu bearbeitenden Datensätze. |
| Erfassen Sie die letzte Kundennummer zur Auswahl der zu bearbeitenden Datensätze. |
| Ist dieses Kontrollkästchen aktiviert, sind alle Offenen Posten betroffen, unabhängig davon, welcher Benutzer sie erstellt hat. |
| Für die Erstellung der Fälligkeiten verantwortlicher Benutzer. |
| Dieses Feld ermöglicht den Start des Mahnlaufs für alle Zahlungsarten. |
| Nur die Offenen Posten der erfassten Zahlungsart werden ausgewählt. |
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| Verwenden Sie dieses Feld, um einen Mahnlauf für alle Rechnungsempfänger zu starten, die nach den gleichen Regeln verwaltet werden. |
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Schließen
Register Erfassung der Nebenkriterien
Felder
In diesem Register befinden sich die folgenden Felder :
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| Code des Gruppenkunden. |
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| Code des Risikokunden zur Einschränkung des Mahnlaufs auf ein Risikopersonenkonto oder einen Risikokontenbereich. |
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Verwenden Sie dieses Feld, um einen Mahnlauf für alle Rechnungsempfänger, die dem gleichen Vertreter zugeordnet sind, zu starten. |
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| Dieses Feld ermöglicht den Start eines Mahnlaufs für alle Rechnungsempfänger, die zur gleichen Kategorie gehören. |
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| Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um die Berechnung der Verzugszinsen für einen offenen Posten zu starten, der einen Skonto/Verzugszinsencode enthält.
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| Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um in der Auswahl die Offenen Posten aufzunehmen, deren Mahnindikator auf ‚Nein‘ steht, deren Kunde jedoch gemahnt werden muss. |
Schließen
Register Personenkontenliste
Übersicht
Diese Maske wird angezeigt, wenn Sie auf OK klicken. Sie zeigt eine Zusammenfassung der Mahnsalden für jede Kombination Personenkonto/Unternehmen/Standort an. Die angezeigten Informationen, wie z.B. Regulierer oder Rechnungsempfänger, hängen von Ihren Auswahlkriterien ab.
Der Inhalt dieser Maske kann nur angezeigt werden. Kann nicht geändert werden.
Die Beträge sind in Unternehmenswährung ausgedrückt.
Dieser Maske ist der Report FUPSIM zugeordnet. Dort sind die anzumahnenden offenen Posten in einem einzigen Dokument nach Kombination Personenkonto/Unternehmen/Standort aufgelistet.
Schließen
Felder
In diesem Register befinden sich die folgenden Felder :
Blocknummer 5
| Angabe der Mahnlaufnummer. |
Auszugeben
| Dieses Feld gibt die Anzahl zu generierender Briefe oder E-Mails für den ausgewählten Mahnlauf an. Diese Berechnungen berücksichtigen die Anzahl angeforderter Kopien in den Mahngruppen. |
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Tabelle Liste zu mahnende Personenkonten
| Dieses Feld gibt die Anzahl der ausgewählten anzumahnenden Offenen Posten an.
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| Das Personenkonto ist Teil der Mahnungen für den ausgewählten Mahnlauf. |
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| Mahnung der vom aktuellen Mahnlauf betroffenen Unternehmen. |
| Mahnung der vom aktuellen Mahnlauf betroffenen Standorte. |
| Mahnart des Kunden. |
| Dieses frei erfassbare Feld entspricht der Kombination Kunde/Unternehmen/Standort. |
| Dieses Feld gibt den Gesamtbetrag der Mahnung in Abhängigkeit der ausgewählten offenen Posten für den Kunden an. Sie können die Liste der offenen Posten anzeigen, indem Sie die Option Offener Posten Kunde im Menü Aktionen in jeder Zeile auswählen. |
| Dieses Feld gibt den Gesamtbetrag an, der nicht in der Mahnung basierend auf den nicht ausgewählten offenen Posten enthalten ist. Sie können die Liste der offenen Posten anzeigen, indem Sie die Option Offener Posten Kunde im Menü Aktionen in jeder Zeile auswählen. |
| Dieses Feld zeigt den berechneten Betrag auf Basis des Skonto-/Verzugszinsencodes an, der den Offenen Posten zugewiesen ist, wenn das Kontrollkästchen Berechnung Verzugszinsen aktiviert ist. |
| Dieses Feld zeigt die Summe des zu mahnenden Saldos und der Verzugszinsen an. |
| Dieses Feld zeigt alle fälligen offenen Posten für den Kunden an (zu mahnender Saldo + nicht zu mahnender Saldo). |
Summen
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| Dieses Feld gibt den berechneten Verzugszinsenbetrag in Abhängigkeit der Skonto/Verzugszinsen der offenen Posten an. |
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Kommentar
| Dieses Kommentarfeld ist auf 1022 Zeichen begrenzt und ist mit der Kombination Personenkonto/Unternehmen/Standort verknüpft. Dieses Feld ist verfügbar, solange der Mahnlauf existiert. |
Schließen
Symbol Aktionen
Offene Posten-Verwaltung
Felder
In diesem Fenster befinden sich die folgenden Felder: :
Personenkonto
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Dieses Feld zeigt die Währung der Mahnschwelle in Abhängigkeit vom Wert des Parameters CURSHRFLD - Währung gemeinsame Felder an. |
Kontakt
| Dieses automatische Feld gibt den Standardkontakt des Rechnungsempfängers einschließlich Titel und Telefonnummer an. |
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| Die ersten Zeichen des ggf. mit dem offenen Posten verbundenen Kommentars. |
| Dieses Feld gibt das Fälligkeitsdatum an. Wird das Fälligkeitsdatum geändert und ist der Code HDU aktiv, wird die Verlaufstabelle für die Offenen Posten aktualisiert. |
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| Mit diesem für das aktuelle Personenkonto standardmäßig verwendeten Code können (bis zu zwölf) Skonto- und Verzugszinssätze festgelegt werden, die je nach Zahlungsverzug bzw. Vorauszahlungszeitraum in Tagen zur Anwendung kommen. |
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| Die Adresse des Regulierers hängt vom Parameter FUPADD - Adresscode Personenkonto Mahnung (Kapitel TRS, Gruppe FUP) ab, der einer Reguliereradresse oder der Standardadresse des Regulierers entsprechen kann. |
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| Sprachcode des Regulierers. |
| Der Mahngruppe zugeordnete Mahnart. |
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| Zur Adresse zugehörige E-Mail-Adresse. |
Anzumahnen
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Kommentar
| Dieses Kommentarfeld ist auf 1022 Zeichen begrenzt und ist mit dem offenen Posten verknüpft. Es kann nur angezeigt werden, wenn ein Mahnlauf existiert. |
Schließen
Klicken Sie auf Offene Posten, um die Liste der gemäß den Mahnlaufkriterien ausgewählten offenen Posten für eine Kombination Personenkonto/Unternehmen/Standort anzuzeigen.
Detail Mahnläufe
Die offenen Posten sind im Mahnlauf enthalten, wenn das Kontrollkästchen in der ersten Spalte aktiviert ist.
In dieser Maske haben Sie die folgenden Möglichkeiten:
- Erfassung oder Änderung eines Kommentars. Dieser Text ist mit dem offenen Posten verknüpft und wird auf der nächsten Mahnung angezeigt.
- Änderung des Fälligkeitsdatums und der Mahnstufe
- Änderung des Verzugszinsen- und Rechtsstreitcodes
- Änderung des Adresscodes der Briefe und der Mahnungsart
Optionen über das Menü Aktionen in jeder Zeile:
- Ausgangsrechnung: Anzeige der zugehörigen Rechnung.
- Offene Posten-Verwaltung: Zugriff auf die Details der offenen Posten.
- Alle auswählen / Alle abwählen oder Auswahl umkehren: Diese Aktionen werden für alle Zeilen der Tabelle ausgeführt.
- Aktualisierung Skonto- / Verzugszinsensatz: Aktualisierung der Spalte Verzugszinsencode über die ausgewählte Zeile. Enthält die Zeile keinen Verzugszinsencode, werden auch die Verzugszinsencodes der nächsten Zeilen gelöscht.
Kundendaten
Klicken Sie auf diese Aktion, um auf den Kundendatensatz zuzugreifen.
Kunden- / Lieferantensituation
Klicken Sie auf diese Aktion, um auf die Abfrage Kundensituation zuzugreifen und den Saldo der ausstehenden Rechnungszahlungen nach Perioe anzuzeigen.
CRM-Aufgabe
Klicken Sie auf diese Aktion, um für die freigegebenen Mahnläufe die zugehörigen CRM-Aufgaben anzuzeigen.
Weitere Informationen können Sie der Dokumentation zum Parameter Verknüpf. zw. Mahnungen und CRM (Kapitel TRS, Gruppe FUP) entnehmen.
Schließen
Reports
Standardmäßig sind der Funktion folgende Reports zugeordnet :
FUPSIM : Mahnvorschlagsliste
FUPRC : Verwaltung Mahnungen
FUP : Verwaltung Mahnungen
Dies kann durch geeignete Parameter geändert werden.
FUP - Verwaltung Mahnungen: Verwenden Sie diesen Repor, um Mahnschreiben zu generieren, die Verzugszinsen sowie den Haftungsausschluss einschließlich der 40 € Pauschalentschädigung pro offenen Posten für französische Unternehmen umfassen. Die Generierung erfolgt automatisch, wenn einer der offenen Posten die oben beschriebenen Bedingungen erfüllt. Der Report umfasst keine Frequenzverwaltung.
- Erfassungsreferenz
- Offen-Posten-Betrag
- Fälligkeitsdatum
- Betrag des Dokuments in Transaktions- oder in Unternehmenswährung, je nach Parametrisierung des Felds Mahnung pro Transaktionswährung in der Funktion Mahngruppen
- Der Saldo des offenen Postens in Transaktions- oder in Unternehmenswährung, je nach oben beschriebener Parametrisierung
- Betrag in Unternehmenswährung
- Verzugszinsen, falls zutreffend
- Haftungsausschluss: ‚Jeder Zahlungsverzug erfordert die Zahlung einer Pauschale für die Bearbeitungskosten in Höhe von 40 EUR‘ (für französische Unternehmen), falls zutreffend
- Laufende Summen pro Seite, einschließlich Offene-Posten-Beträge, Verzugszinsen und die 40 €, falls zutreffend
- Summen einschließlich Offene-Posten-Beträge, Verzugszinsen und die 40 €, falls zutreffend, mit einer Zeile für jeden offenen Posten und eine Gesamtsumme
Dieser Report ist der einzige Report, der die Pauschalentschädigung und den Haftungsausschluss für französische Unternehmen umfasst.
FUPRC– Verwaltung Mahnungen: Dieser Report ermöglicht die Generierung von Mahnschreiben, die Verzugszinsen berücksichtigen. Er berücksichtigt auch die Frequenzverwaltung, wenn der MahnfrequenztypIntervall ist.
Dieser Report umfasst nicht die Pauschalentschädigung und den Haftungsausschluss für französische Unternehmen.
Reports für Personenkonten-Mahnläufe
Die Reports für die unten aufgeführten Personenkonten ermöglichen keine Generierung von Mahnschreiben und umfassen nicht den Pauschalentschädigungsbetrag und den Haftungsausschluss für französische Unternehmen. Diese Reports sind nur über die Funktion Mahnlauf zugänglich. Um diese Reports für den ausgewählten Mahnlauf auszudrucken, klicken Sie auf OK: die Liste zu mahnende Personenkonten wird im Mahnlauf in der Maske Personenkontenliste angezeigt. Klicken Sie über diese Maske auf das Symbol Druck. Der Report umfasst für alle Kunden des Mahnlaufs die Liste der im Mahnlauf ausgewählten anzumahnenden offenen Posten.
FUPSIM – Mahnvorschlagsliste: Dieser Report druckt alle offenen Posten des Mahnlaufs aus, generiert jedoch kein Mahnschreiben. Für jedes Unternehmen umfasst der Report eine Summe einschließlich der Verzugszinsen für jeden offenen Posten und die folgenden Elemente:
- Erfassungsreferenz
- Rechnungsempfänger
- Regulierer
- Fälligkeitsdatum
- Ebene - Schweregrad in Abhängigkeit der Mahnfrequenz
- Betrag in Unternehmenswährung
- Betrag in EUR
- Prozentsatz und Betrag der Verzugszinsen
FUPSIM - Mahnvorschlagsliste (quer): Dieser Report gibt die Details für jeden offenen Posten, die Summen und die Kommentare aus. Die Daten beginnen für jedes Personenkonto auf einer neuen Seite.
FUPSIMP - Mahnvorschlagsliste (hoch): Dieser Report gibt die Summen der Personenkonten des Mahnlaufs aus. Die Summen beginnen für jedes Personenkonto auf einer neuen Seite.
Spezifische Aktionen
Klicken Sie auf diese Aktion, um die Briefe oder E-Mails für einen freigegebenen Mahnlauf erneut auszudrucken. |
Klicken Sie auf diese Aktion, um zur vorherigen Maske zurückzukehren. |
Einschränkungen
Für die nicht gesperrten offenen Posten: Wird ein offener Posten zwischen dem Zeitpunkt der Auswahl und der Aktionsfreigabe geändert (z. B.: Änderung des Fälligkeitsdatums), so wird diese Änderung nicht berücksichtigt.
Beim Start eines Mahnlaufs können nur die Regulierer oder Rechnungsempfänger mit einer Rolle Kunde im Mahnlauf eingeschlossen werden. Andere Personenkontenrollen, wie z.B. Sonstiges Personenkonto werden nicht berücksichtigt.
Fehlermeldungen
Während der Erfassung können außer den generischen Meldungen folgende Fehlermeldungen auftreten: :
‚Kein offener Posten zu ausgewählten Kriterien vorhanden, Kriterien prüfen‘
‚Tabelle voll‘
Die Tabellengröße (bei Lieferungen 3.000 Zeilen) wurde überschritten. Die maximale Tabellengröße darf nicht größer als 32.767 Zeilen sein.