Für Serviceanfragen wird auf hoch qualifiziertes Personal zurückgegriffen, das oft in dieser Form noch niemals aufgetretene Problemfälle beheben muss.
Für jede Serviceanfrage kommen drei Kernkompetenzen eines Kundendienstzentrums zum Tragen.
Anhand dieser drei Elemente kann eine Serviceanfrage wie folgt gespeichert werden:
Die Funktion Serviceanfrage bietet zur vereinfachten Rückmeldung und Verarbeitung einer Serviceanfrage folgende automatische Funktionen:
Siehe Dokumentation Umsetzung
Die Serviceanfragen werden in mehreren Registern erfasst. Zu jeder Serviceanfrage stehen außerdem mehrere Symboltypen zur Verfügung.
Übersicht
Auf einer Serviceanfrage werden unterschiedliche Symboltypen angezeigt. Der Status und die Dringlichkeitsstufe der Anfrage werden durch Symbole ausgedrückt:
Um das einer Dringlichkeitsstufe entsprechende Symbol anzuzeigen, geben Sie in der Parametrisierung der sonstigen Tabelle 428 (Spalte Symbol) die Symboldaten für jeden Dringlichkeitsstufencode aus der Sage X3-Symbolleiste ein.
Die für den Status oder die Dringlichkeitsstufe erfasste Symbolnummer gibt ein Symbol zurück.
Jeder Symbolcode enthält eine Nummer zwischen 0 und 299.
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Felder
In diesem Register befinden sich die folgenden Felder :
| Das Feld enthält den Code des Standorts, an dem die Rückmeldungen zur Serviceanfrage erfolgen. |
| Dieses Feld enthält die Haupt-ID jeder Serviceanfrage. Die Generierung dieser ID muss immer über einen automatischen Nummernkreis erfolgen. Dieser Code setzt sich standardmäßig aus einer 15-stelligen Sequenznummer zusammen. Zusätzlich zu diesem technischen Identifikator kann eine Serviceanfrage Folgendes beinhalten:
Klicken Sie über das Symbol Aktionen auf Suche nach lfd. Nummer Kunde, damit sich ein Auswahlfenster für die Serviceanfragen auf Grundlage des Kunden und seiner laufenden Kundennummer öffnet. Klicken Sie auf Einsätze pro Anfrage, um alle für diese Serviceanfrage geplanten oder ausgeführten Einsätze anzuzeigen. |
| Zusätzlich zum technischen Identifikator kann jede Serviceanfrage eine alphanumerische laufende Kundennummer und eine numerische und chronologische laufende Kundennummer enthalten.
Das Kontextmenü "Suche nach lfd. Kundennummer“ öffnet ein Fenster zur Auswahl von Serviceanfragen auf Basis der Suchkriterien Kunde und lfd. Kundennummer. Über das Kontextmenü "Einsätze pro Anfrage" können sämtliche, für diese Serviceanfrage geplanten Einsätze abgefragt werden. |
| Der Begriff Auftraggeber betrifft größtenteils Unternehmen, die Kundendienstleistungen anbieten. Die eigentlichen Kunden dieser Unternehmen sind die Lieferanten der anrufenden Personen. Damit die von den unterschiedlichen Auftraggebern in Auftrag gegebenen Serviceanfragen regelmäßig in Rechnung gestellt werden können, muss diese Information zu jeder Serviceanfrage angegeben sein. Anfragen, zu denen in diesem Feld keine Daten erfasst wurden, werden als Anfragen von Endkunden des Unternehmens betrachtet. Standarddefinition Auftraggeber: Zur vereinfachten Anrufverwaltung verteilen die Anrufzentralen des Kundendienstes regelmäßig spezifische Telefonnummern an die Auftraggeber. Somit ist für jeden eingehenden Anruf der Auftraggeber für die zu bearbeitende Anfrage bekannt. Dieses Feld bietet eine Funktion, mit der der Benutzer sich nicht um den Feldinhalt kümmern muss. Wenn ein Kundendienstmitarbeiter weiß, dass er die nächsten drei Stunden für einen bestimmten Auftraggeber arbeitet, kann über ein Kontextmenü der Feldinhalt für sämtliche zukünftigen Anlagen von Serviceanfragen definiert werden. Dieses Kontextmenü "Standard definieren" speichert bis auf Weiteres den Namen des Auftraggebers oder das Fehlen eines Auftraggebers als zukünftigen Standardwert für alle von DIESEM BENUTZER angelegten Anfragen. Auswahl eines Auftraggebers: Das dem Feld Auftraggeber zugeordnete Kontextmenü "Auswahl" bietet folgende Möglichkeiten: Auswahl eines Auftraggebers aus der Datei Personenkonten, falls das Feld Kunde leer ist. Auswahl eines Auftraggebers aus den Lieferanten des auf der Serviceanfrage erfassten Kunden. |
| Dieses Feld gibt entweder den Code eines Endkunden des Unternehmens oder den Kundencode eines Auftraggebers an. Um einen Kundencode auszuwählen, klicken Sie auf das Symbol Auswählen zur:
Über das Symbol Aktionen können Sie auch auf folgende Aktionen klicken:
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| Mit diesem Feld kann die Identität der Person gespeichert werden, die die Anfrage gestellt hat. |
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Felder
In diesem Register befinden sich die folgenden Felder :
Blocknummer 1
| Dieses Feld enthält einen Text, der in wenigen Worten Aufschluss über die Art der Anfrage gibt. |
Bezeichnung
| Dieses Feld ermöglicht die Erfassung der vollständigen Beschreibung der Serviceanfrage. Die maximale Größe des erfassbaren Textes wird vom HD1-Datentyp bestimmt. Überschreitet der erfasste Text 235 Zeichen, kann man über eine kleine Schaltfläche eine Zusammenfassung erstellen. |
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Ursprung
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Statistikgruppen
Erfassen Sie in diesen Feldern die Statistikgruppencodes für den Servicevertrag. Diese Codes können von der Servicevertragsvorlage übernommen und initialisiert werden. Es können bis zu 5 Statistikgruppen definiert werden. Die Anzahl an Gruppen sowie deren Namen können während der Installation der Anwendung parametrisiert werden. Sie werden für Statistikverarbeitungen sowie als Auswahlkriterium in zahlreichen Programmen verwendet. |
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Übersicht
Serviceanfragen können mehrere Stämme und Komponenten betreffen, dürfen sich aber immer nur auf eine Kompetenz beziehen.
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Felder
In diesem Register befinden sich die folgenden Felder :
Blocknummer 1
| Verwenden Sie dieses Feld, um die Halteart anzugeben und mit der Erfassung des Stamms fortzufahren, der von der Serviceanfrage betroffen ist.
Jede Änderung der Methode zur Stammerfassung führt zum vollständigen Löschen der Tabellen Stamm und Komponenten. |
| Dieses Feld besteht aus dem Startpunkt der Definition eines gefilterten Stammziels. Klicken Sie über das Symbol Aktionen auf Targeting, um auf das Targetinganzeigefenster vom Typ Maschinen zuzugreifen. Sie haben zwei Möglichkeiten: 1 - Auswahl eines vorhandenen Ziels, um es in die Serviceanfrage zu integrieren. 2 - Fortfahren mit der Definition eines neuen Ziels, das anschließend in die Serviceanfrage integriert wird. |
| Falls (sehr wichtig) die Serviceanfrage nur den beim Kunden installierten Kundenstamm betrifft, ermöglicht diese Option die Verwendung eines Installationskriteriums des Kundenstamms in der Zielgruppendefinition. Wenn Sie diese Option auswählen, wird nur der beim Kunden installierte Kundenstamm in die Serviceanfrage integriert. |
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| Verwenden Sie dieses Feld, um mit der schrittweisen Erfassung der verschiedenen Stammdatensätze fortzufahren, die von der Serviceanfrage betroffen sind.
Jede Stammerfassung in einer Serviceanfrage führt automatisch zur:
Der erste erfasste Stamm der Serviceanfrage wird automatisch als Standardstamm betrachtet. |
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| Ein Stammdatensatz kann auch eine Kompetenzgruppe enthalten. Die Erfassung einer Kompetenzgruppe führt zur:
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| Dieses Feld ermöglicht die Änderung der vom System automatisch angewendeten Deckung. |
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| Diese Spalte ermöglicht die Angabe des Stammdatensatzes, der standardmäßig für diese Serviceanfrage verwendet werden muss. Diese Informationen sind für die Verbrauchserfassung grundlegend. Jeder Verbrauch, für den kein Stamm angegeben ist, wird automatisch dem Standardstamm der Serviceanfrage zugewiesen. |
| Diese Spalte ermöglicht die Durchführung der Gruppierung der Stammdatensätze. Eine Gruppierung erfolgt über die Erfassung eines alphanumerischen Codes in verschiedenen Datenbanksätzen. Diese Gruppierungen werden insbesondere zur Planung von Einsätzen verwendet. Ein Kontextmenü "Einsätze", das in jeder Stammposition verfügbar ist, ermöglicht die Planung von Einsätzen. Wird ein Einsatz über dieses Menü erstellt, übernimmt es alle nicht ausgeführten Verbräuche bezüglich aller Stammdatensätze mit dem gleichen Gruppierungscode. |
Tabelle Komponenten
| In diesem Feld kann bzw. können die fehlerhafte(n) Komponente(n) eines Stamms erfasst werden. Jede Komponente kann direkt über die Artikelstammdaten oder aus der Stückliste Kundendienst des betroffenen Stamms ausgewählt werden. Die Stückliste des Stamms kann über das Kontextmenü "Stückliste Kundendienst" geöffnet werden. |
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| Dieses Feld ermöglicht die Erfassung der Komponentenmenge, die im fehlerhaften Stamm angegeben ist. |
| Dieses Feld ermöglicht die Änderung der vom System automatisch angewendeten Deckung. |
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Kompetenz
| In diesem Feld kann eine für die Verarbeitung der Serviceanfrage erforderliche Kompetenzgruppe angegeben werden. Wenn in der Tabelle des betroffenen Stamms mehrere Stammdaten angegeben sind, gibt es zwei Möglichkeiten: 1 - Die Kompetenzgruppe ist angegeben: Alle Stammdateien müssen die gleiche Kompetenz teilen. 2 - Die Kompetenzgruppe ist leer: Jede Stammdatei muss eine eigene bestimmte Kompetenz haben. Die Änderung dieser Daten führt zwingend zur: - Neuberechnung der Deckung aller Stammdaten und Komponentendaten - Neuberechnung der gesamten Deckung der Serviceanfrage - Neuberechnung des Verbrauchs |
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Symbol Aktionen
Klicken Sie auf diese Aktion, um einen Einsatz auf Basis der Serviceanfrage auzulösen.
In der Datenbank stehen nicht immer die zur Behebung eines Kundenproblems erforderlichen Schlüssel zur Verfügung. Oft müssen echte Reparaturarbeiten durchgeführt werden.
Unter dem Begriff "Einsatz" versteht man sämtliche Tätigkeiten eines technischen Mitarbeiters zur Behebung eines Kundenproblems. Darunter fallen Anrufe und Einsätze von Mitarbeitern vor Ort.
Damit die Verarbeitung einer Serviceanfrage zeitlich verwaltet werden kann, müssen Sie auf die korrekte Angabe der Kopfzeilendaten eines Einsatzes achten.
Diese Angabe erfolgt über die Funktion Anlegen eines Einsatzes.
Funktionalitäten:
Klicken Sie auf das Menü Anlage eines Einsatzes, um auf die Datei der Einsätze zuzugreifen. Sie können dann den Status der der Kundenanfrage zugeordneten Einsätze abrufen. In der Auswahlleiste stehen hierfür zwei Bereiche zur Verfügung.
Wenn Sie auf Neu klicken, werden die folgenden Felder automatisch geladen:
Sie müssen den Datensatz um die folgenden Informationen ergänzen:
Jede Komponente kann direkt über die Artikelstammdaten oder aus der Stückliste Kundendienst des betroffenen Stamms ausgewählt werden.
Verwenden Sie diese Aktion, um die Stückliste des ausgewählten Stamms zu öffnen.
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Übersicht
In diesem Register sind sämtliche Daten enthalten, die für die betriebliche Verwaltung der Anfrage benötigt werden.
Die Anlage der Lösung wird immer vorgeschlagen. Sie ist jedoch optional. Um die Anlage der Lösung abzubrechen, klicken Sie auf Ende.
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Felder
In diesem Register befinden sich die folgenden Felder :
Anfrage zuweisen
| Dieses Feld ermöglicht die Änderung der Zuweisung der Serviceanfrage, die oft automatisch erfolgt. Verschiedene Elemente führen die Zuweisung der Serviceanfragen.
Die Parameter SREASSDEF und SREASSDET ermöglichen die Verwendung dieses Standardverhaltens. Sie ermöglichen es z.B., dass die Anfrage immer dem verbundenen Benutzer zugewiesen wird, unabhängig von der geforderten Kompetenz. Es ist auch möglich, eine Anfrage einem Vertriebsservice zuzuweisen. Diese Zuweisung wird verwendet, wenn ein Kunde den Kundendienst anruft und rein vertriebliche Fragen hat. In diesem Fall versucht das System eine Aufgabe für den Vertreter zu erstellen, der für den Kunden verantwortlich ist. Diese Option ermöglicht auch das Beenden von Serviceanfragen. Jedes Mal wenn eine Serviceanfrage beendet wird, fordert das System den Benutzer dazu auf, alle nicht ausgeführten Verbräuche zu beenden und eine Lösung zu erstellen, um die Kenntnisse des Unternehmens zu erweitern. Der Abschluss einer Serviceanfrage ist für die Rechnungsstellung erforderlich. |
| Auch wenn die automatische Zuweisung meistens zufriedenstellend ausfällt, ist manchmal ein manuelles Eingreifen erforderlich, um die zutreffende Zuweisung zu gewährleisten.Dafür stehen mehrere Werkzeuge zur Verfügung: Zuweisung Dispatching.Wenn Sie auf Dispatching klicken, muss das Feld Zuweisungsdetails entweder leer sein oder einen Standortcode beinhalten. Dieses Feld wird standardmäßig mit dem in der Kopfzeile der Anfrage erfassten Standortcode ausgefüllt. Zuweisung Mitarbeiter.Wenn Sie auf Mitarbeiter klicken, muss das Feld Zuweisungsdetails den Code eines Kundendienst-Mitarbeiters enthalten. Dieses Feld wird standardmäßig auf Basis der auf der Anfrage erfassten Kompetenzgruppe ausgefüllt.
Zuweisung Warteschlange.Wenn Sie auf Warteschlange klicken, muss das Feld Zuweisungsdetails den Code einer Warteschlange enthalten.
Zuweisung Vertrieb.Es ist möglich, dass ein Kunde den Kundendienst kontaktiert und sein Anliegen nicht unter die üblichen Einsätze dieser Struktur fällt.So kommt es häufig vor, dass Kunden für die Bestellung neuer Produkte oder wegen eines Angebots etc. anrufen. Bei Anrufen, die eindeutig den Vertrieb betreffen, kann die Anfrage per Klick auf Vertrieb umgeleitet werden. Es wird automatisch eine Aufgabe für den für dieses Kundenkonto zuständigen Vertreter generiert.Als Frist für diese Aufgabe wird das im Feld Gewünschtes Lösungsdatum der Anfrage angegebene Datum übernommen.Dieses Datum wird bei Bestätigung oder Änderung der Anlage generiert.Der Mitarbeiter erhält folgenden Hinweis: Es wurde eine Aufgabe für folgenden Mitarbeiter generiert: ????. Auf diese Weise wird der Vertreter unverzüglich auf seinem Arbeitsbereich über die Kundenanfrage in Kenntnis gesetzt. |
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| Dieses Feld gibt das Datum der letzten manuellen oder automatischen Zuweisung der Anfrage an. |
| Dieses Feld gibt den aktuellen Fortschrittsstatus der Anfrage an. Bei jeder Änderung dieses Feldes wird ein Verlauf mit den jeweiligen Status der Anfrage gefüllt. Um diesen Verlauf anzuzeigen, klicken Sie in der Aktionsleiste auf Funktionen / Statusverlauf. |
| Dieses Feld gibt die angewendete Gesamtdeckung auf Ebene der Serviceanfrage an. Unter einer automatisch definierten Gesamtdeckung versteht man die Aggregierung der unterschiedlichen Deckungen des betroffenen Stamms. Eine manuell definierte Gesamtdeckung bezieht sich auf alle Bestandteile der Serviceanfrage. Sie können auf eine Serviceanfrage sieben verschiedene Deckungen anwenden:
Wenn eine Serviceanfrage vertrieblich von einem Mitarbeiter gedeckt wird, der nicht Vertriebsleiter ist, wird seinem Vorgesetzten automatisch ein Hinweis per E-Mail geschickt. Jegliche Änderung der globalen Deckung führt zur:
Wenn sich die manuell angewendete Deckung nicht mehr als zufriedenstellend erweist, klicken Sie in der Aktionsleiste auf Standarddeckung, um eine automatisch berechnete Standarddeckung für jedes Element der Serviceanfrage wiederherzustellen. |
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Serviceverpflichtungen
| Verwenden Sie dieses Feld, um die Dringlichkeitsstufe der Serviceanfrage anzugeben. |
| Dieses Feld gibt das Grenzdatum an, nach dem das Kundenproblem gelöst sein muss. Wenn eine Anfrage nicht per Servicekontrakt gedeckt ist, entspricht dieses Datum dem Tagesdatum zuzüglich der im Gesamtparameter QREAC - Reaktionsniveau KD (Tage) (Kapitel HDK, Gruppe SRE) enthaltenen Tage. Handelt es sich um eine Anfrage, die per Servicekontrakt gedeckt ist, wird dieses Datum in Abhängigkeit der im Vertrag enthaltenen Qualitätsvorschriften erfasst. Dieses Datum kann manuell geändert werden. So kann ein bestimmtes Problem beispielsweise kürzere Fristen erfordern als im Vertrag vorgesehen. Die Gründe für diese Frist können im Feld Grund erfasst werden. |
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| In diesem Feld wird der für die Einhaltung der Qualitätsvorschriften verwendete Vertrag erfasst. |
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| In diesem Feld werden die Gründe für eine manuelle Änderung des Feldes "Gewünschtes Lösungsdatum erfasst". |
Zeitstempel
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| Mit der Erfassung eines Zeitstempels kann die für die Bearbeitung der Serviceanfrage aufgewendete Zeit festgehalten werden. Der bei der Zeitstempelung automatisch verbrauchte Artikel wird in der Parametrisierung definiert. (Artikel zum Zeitstempeln) Jeder Zeitstempel kann manuell erfasst werden. Wenn sie auf Start Zeitstempelung über das Symbol Aktionen klicken, kann der Zeitstempel auch automatisch berechnet werden. Wird eine Zeitstempelung gestartet, wird diese automatisch gespeichert, wenn nach einer Minute eines der folgenden Ereignisse auftritt:
Die Zeitstempelung, die aus einem dieser drei Felder gestartet wurde, entspricht dem Standardstamm. Wenn die Zeitstempelung einen bestimmten Stamm betrifft, können Sie auch in jedem betroffenen Stamm über das Symbol Aktionen auf Start Zeitstempelung klicken. Mit dem Start einer Zeitstempelung kann außerdem auf bestimmte betriebliche Funktionalitäten zur Bearbeitung von Serviceanfragen zugegriffen werden. Tatsächlich kann über die Aktion Präferenzen der Zugriff auf eine im Kontext der Serviceanfrage spezielle Funktionalität aktiviert werden. |
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| Die Summenfelder werden automatisch nach jedem Speichervorgang eines neuen Zeitstempels neu berechnet. Sie ermöglichen die Messung der Gesamtzeit, die für die Bearbeitung der Serviceanfrage benötigt wurde. |
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Letzte Eskalation
| In diesem Feld wird der Code der für die Serviceanfrage zuletzt ausgeführten Eskalation angezeigt. Wurde mindestens eine Eskalation für die Serviceanfrage ausgeführt, ist das Menü "Verlauf Eskalationen" aktiviert. Für eine Bewertung der Dringlichkeit der Eskalation wird neben dem Eskalationscode die Kategorie angezeigt. |
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| Dieses Feld gibt das Datum der Ausführung der Eskalation an. |
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| In diesem Feld wird der Typ der für die Serviceanfrage zuletzt ausgeführten Eskalation angezeigt. |
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Übersicht
Diesem Register sind sämtliche für die Rechnungsstellung der Serviceanfragen erforderlichen Daten zu entnehmen.
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Felder
In diesem Register befinden sich die folgenden Felder :
Personenkonten
| Code des Rechnungsempfängers, der standardmäßig mit dem Code des Rechnungsempfängers initialisiert wird, der dem in der Kopfzeile der Serviceanfrage erfassten Kunden zugewiesen wird. |
| Code des Zahlenden. Er wird standardmäßig mit dem Code des zahlenden Kunden initialisiert, der dem in der Kopfzeile der Serviceanfrage angegebenen Kunden zugewiesen wird. |
| Code des Gruppenkunden. Er wird standardmäßig mit dem Code des Gruppenkunden initialisiert, der dem in der Kopfzeile der Serviceanfrage angegebenen Kunden zugewiesen wird. |
| Der in der Anfrage angegebene Lagerstandort wird als Standardlagerstandort für jeden neuen Verbrauch bezüglich eines im Bestand verwalteten Artikels verwendet. |
| In diesem Feld kann ggf. der Projektcode erfasst werden, der der finanziellen Deckung der Anfrage zu Grunde liegt. Die Verwaltung hängt vom Wert des Parameters CTLOPPCOD - Prüfung Vorgangscode (EK/VK) ab.
Wird der Projektcode geändert, öffnet sich eine Dialogbox, in der Preis und Abschläge neu kalkuliert werden können. Bei Antwort ‚Ja‘ erfolgt eine Preissuche für alle Verbrauchspositionen abhängig vom neuen Projektcode. |
Dieses Feld ermöglicht die Angabe der Vertreter, die mit den möglichen Provisionen bezüglich der verbrauchten Beträge in der Serviceanfrage belastet werden. |
Bewertung
| Mit diesem Feld kann das Steuersystem des Dokuments angegeben werden. Dieser Code wird über die Tabelle Steuersysteme geprüft. Er wird mit dem entsprechenden Code der Personenkontendaten initialisiert, kann aber geändert werden. |
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| Mit dieser Währung werden sämtliche finanziellen Bestandteile der Serviceanfrage bewertet. |
| Code der Zahlungsbedingungen. Dieser Code definiert die Zahlungsart des in Rechnung gestellten Verbrauchs. Er wird mit dem Rechnungspersonenkonto initialisiert und in der Tabelle der Zahlungsbedingungen geprüft. |
| Diese Information wird im Angebot erfasst und mit dem Skontocode des Kunden initialisiert. Sie ermöglicht die Bestimmung einer Reihe von Skonto- oder Verzugszinssätzen in Abhängigkeit des Zahlungsverzugs bzw. Vorauszahlungszeitraums in Bezug auf das Fälligkeitsdatum. |
Tabelle Sektoren
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Tabelle Rechnungselemente
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| Die Werte beziehen sich auf die Rechnungsfußzeile. Diese Informationen können direkt aus dem Parameter der Elemente der Rechnungsfußzeile stammen, oder aus der Datei des betroffenen Kunden. |
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| Erfassen Sie den zu verwendenden Code, um den Standardsteuercode SST des Artikels oder des Rechnungselements zu ersetzen. Dieser Steuercode wird von Sage Sales Tax erkannt und ermöglicht die Identifizierung der Zeilentypen zu steuerlichen Zwecken. Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn der Aktivitätscode LTA - Lokale Steuerregelungen aktiv ist und der Parameter USATAX - Zugrundelage Steuersysteme den Wert Ja hat. Im Fall von Rechnungselementen, die als Nachlass auf SST-Dokument bezeichnet sind, können Sie den SST-Steuercode des Dokuments nicht löschen. |
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Übersicht
Der Materialverbrauch ist für die Fakturierung der Serviceanfragen ein unverzichtbarer Bestandteil.
Jede Serviceanfrage kann unterschiedliche Verbrauchsebenen enthalten:
Die Reihenfolge der Materialverbrauchszeilen ändert sich abhängig vom Verbrauchsdatum und von der Uhrzeit. Zeilen mit gleicher Uhrzeit werden nach laufender Nummer sortiert.
Für einen Materialverbrauch gibt es mehrere Typen:
Vollständig gratis
Das Feld Verbrauchter Betrag ist erfasst und das Feld Zu fakturieren hat den Wert '0'.
Teilweise kostenpflichtig
Im Feld Verbrauchter Betrag wird ein höherer Wert als im Feld Zu fakturieren erfasst. Er darf nicht gleich null sein.
Vollständig kostenpflichtig
Die Werte in den Feldern Verbrauchter Betrag und Zu fakturieren sind identisch.
Jeder Verbrauch kann über zwei Arten abgedeckt sein:
Allgemeiner betrachtet kann jede Serviceanfrage über drei Arten abgedeckt sein:
Der Block Zwischensummen im unteren Maskenbereich zeigt bei der Ausführung der Serviceanfrage die summierten Beträge pro Verbrauchstyp und die Summe der verbrauchten Punkte an.
Summe Personal
Umfasst die Summe der Beträge vom Typ Personal.
Summe Material
Umfasst die Summe der Beträge vom Typ Material.
Summe Auftragskosten
Umfasst die Summe der Beträge vom Typ Auftragskosten.
Punkteverbrauch
Umfasst die Summe der verbrauchten Punkte.
Mit dem Block Summen im unteren Maskenbereich können die Deckungen sämtlicher Verbrauchspositionen gemessen werden.
Verbrauchte Summe
Umfasst die Summe der verbrauchten Beträge.
Fakturierbare Summe
Umfasst den Teil der fakturierbaren Beträge.
Nicht fakturierte Summe
Umfasst den Teil der nicht fakturierten Beträge.
Punkteanteil
Umfasst den Teil der Punkte im Fall von gemischten Deckungen.
Die erfassten Materialverbräuche zu den Einsätzen erscheinen auch in der Tabelle der Materialverbräuche, wenn tatsächlich die Serviceanfrage fakturiert wird. In dieser Tabelle wird die maximale Anzahl erfassbarer Materialverbräuche (gemischt) für eine Serviceanfrage über den Dimensionierungsaktivitätscode SHD - Verbräuche (KD) angegeben. Wird diese maximale Anzahl erreicht, können Sie keine Materialverbräuche mehr direkt in den Serviceanfragen oder in den Einsätzen erfassen. Um jegliche Fehler bei der Fakturierung der Serviceanfrage zu vermeiden, müssen Sie überprüfen, dass der Wert des Aktivitätscodes SIH - Anz. Positionen Verkaufsaufträge mit dem des Aktivitätscodes SHD korreliert.
Beispiel:
Die Serviceanfrage besteht also aus insgesamt 900 Materialverbrauchszeilen.
Es können insgesamt nur 99 Materialverbrauchszeilen in den Einsätzen oder direkt in den Serviceanfragen hinzugefügt werden.
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Felder
In diesem Register befinden sich die folgenden Felder :
Tabelle Rückmeldung Materialverbrauch
| Diese Spalte ermöglicht die Angabe des Kundenstamms, für den der Verbrauch durchgeführt wurde. Der Stamm muss obligatorisch aus dem betroffenen Stamm der Serviceanfrage ausgewählt werden. |
| Diese Spalte ermöglicht die Angabe der bestimmten Komponente, für die der Verbrauch durchgeführt wurde. |
| In dieser Spalte kann der gespeicherte Verbrauchstyp ausgewählt werden. Der Typ bestimmt die Art der für den Verbrauch zulässigen Artikelreferenz.
Diese Information wird automatisch in Abhängigkeit des Parameters DEFHDTTYP initialisiert. |
| Dieses Feld ermöglicht die Erfassung des verbrauchten Artikels. |
| Die höhere Versionsnummer ist zugänglich, wenn die Rückmeldung der höheren Versionen auf Ebene des Artikelparameters aktiv ist (im Register Verwaltung der Funktion Artikel, das Feld Bestandsversion hat den Wert 'Höher'). Ist das Vorladen der Versionen auf Ebene des Artikel/Kunden aktiviert (im Register Kunden der Funktion Artikel ist die Option Vorladen Versionen ausgewählt), oder stattdessen auf der Ebene Artikel /Verkauf (im Register Verkauf der Funktion Artikel ist die Option Vorladen Versionen ausgewählt), wird die letzte aktive höhere Version automatisch vorgeladen. Die höhere Versionsnummer kann erfasst werden, wenn in der Parameterfunktion der Erfassungstransaktionen Einsätze (GESCMI), im Register Materialverbrauch,das Feld Höhere Version den Wert 'Erfasst' hat. Wenn Sie eine höhere Versionsnummer erfassen, prüft das System, ob die höhere Version tatsächlich exisitert und prüft dann den Status. Tritt ein Fehler auf, wird eine nicht blockierende Fehlermeldung angezeigt. |
| Die niedrigere Versionsnummer ist zugänglich, wenn die Rückmeldung der höheren und niedrigeren Versionen auf Ebene des Artikelparameters aktiv ist (im Register Verwaltung der Funktion Artikel, das Feld Bestandsversion hat den Wert 'Höher und niedriger'). Ist das Vorladen der Versionen auf Ebene des Artikel/Kunden aktiviert (im Register Kunden der Funktion Artikel ist die Option Vorladen Versionen ausgewählt), oder stattdessen auf der Ebene Artikel /Verkauf (im Register Verkauf der Funktion Artikel ist die Option Vorladen Versionen ausgewählt), wird die letzte niedrigere Version automatisch vorgeladen. Die niedrigere Versionsnummer kann in folgenden Fällen erfasst werden:
Wenn Sie eine niedrigere Versionsnummer erfassen, prüft das System, ob die höhere Version tatsächlich existiert. Tritt ein Fehler auf, wird eine nicht blockierende Fehlermeldung angezeigt. |
| Dieses Feld wird ausschließlich für im Bestand geführtes Material verwendet. Der Artikel-Standort muss zwingend in der Anwendung angelegt werden, um verbraucht zu werden. |
| Dieses Feld ermöglicht die Erfassung der verbrauchten Menge. |
| Dieses Feld gibt die Einheit an, in der der Verbrauch ausgedrückt wird. Standardmäßig wird die Verkaufseinheit des verbrauchten Artikels übernommen. |
| Dieses Feld wird vor allem für die Bezugseinheitenverbräuche verwendet. Die Dienstleistungen können auch von unternehmensinternem Personal oder externen Dienstleistern erbracht werden. |
| Erfolgt der Verbrauch durch einen internen Mitarbeiter, muss dieses Feld einen Benutzercode enthalten. Erfolgt der Verbrauch durch einen externen Dienstleister, muss dieses Feld einen Dienstleistercode enthalten. |
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| Dieses Feld erfasst das Datum, an dem der Verbrauch erfolgte. Mit der Erfassung eines Datums öffnet sich ein Erfassungsfenster für Bestandsabgänge, wenn der Verbrauch im Bestand geführtes Material betrifft, für das ein Bestandsabgang angefragt wurde. |
| Dieses Feld erfasst die Uhrzeit, zu der der Verbrauch erfolgte. |
| Dieses Feld wird ausschließlich für im Bestand geführtes Material verwendet. |
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| Dieses Feld bestimmt den Status einer Verbrauchsfakturierung. Es wird standardmäßig über die Bewertungsmechanismen der anwendbaren Deckungen festgelegt. Er kann weiterhin geändert werden. Dieses Feld wird neu berechnet, wenn die folgenden Verbrauchselemente geändert werden:
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| Dieses Feld enthält den fakturierbaren Betrag des Verbrauchs. Es wird immer standardmäßig über die Bewertungsmechanismen der anwendbaren Deckungen festgelegt. Er kann weiterhin geändert werden. Dieses Feld wird neu berechnet, wenn die folgenden Verbrauchselemente geändert werden:
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| In diesem Feld kann die Artikelreferenz um eine Erläuterung zum Verbrauch ergänzt werden. Es wird in der Regel zur genaueren Angabe der einer Artikelreferenz vom Typ Personal zugeordneten Arbeiten verwendet. Ein Text von 200 Zeichen kann direkt in der Tabelle erfasst werden. Wenn der zu erfassende Text zu lang ist, kann über das Menü Text ein zusätzliches Fenster geöffnet werden, in dem die maximale Länge des Textes über die Größe des Datentyps ACB gesteuert ist. |
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Die Parametrisierung legt fest, ob die Sektoren geändert werden können. Diese werden gemäß des Parameters der Standardsektoren initialisiert. Wenn keine Auftragszeile erfasst wurde und der Projektcode geändert wurde, werden die Sektoren im Anlagemodus gemäß der Parametrisierung der Standardsektoren reinitialisiert. Wurde eine Auftragszeile erfasst und wurde der Projektcode geändert, werden die Sektoren weder im Anlagemodus noch im Änderungsmodus neu initialisiert. |
Blocknummer 2
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Summen
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Punkte
| Dieses Feld zeigt die Gesamtanzahl der von der Serviceanfrage automatisch benötigten oder verbrauchten Punkte an. Diese Summe umfasst alle Pauschalen sowie alle weiteren Abbuchungen der verschiedenen gespeicherten Aufwände. Die Punkte werden immer automatisch abgezogen. Bei der Verarbeitung der Serviceanfrage kann die vom System berechnete Gesamtabbuchung trotzdem geändert werden. Ein Kontextmenü "Manuelle Punkteabbuchung" ermöglicht die Änderung der Gesamtpunktzahl, die die Anfrage zum Zeitpunkt des Abschlusses verbrauchen wird. |
| Dieses Feld ist nur wichtig bei Serviceanfragen, die von verschiedenen Arten von Servicekontrakten gedeckt sind. In diesem Fall können bestimmte Verbräuche finanziell gedeckt werden, während andere über einen Punkteabzug gedeckt werden. Dieses Feld berechnet daher den Teil der durch Punkte gedeckten Verbräuche in Bezug auf den Gesamtbetrag der Verbräuche. |
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Symbol Aktionen
Mit diesem Menü können Sie das Erfassungsfenster der Bestandsabgänge manuell öffnen. Sie können dann den Bestandsabgang manuell erfassen. Dieses Menü ist aktiv, wenn die Option Bestandsabgang ausgewählt ist.
Das System definiert die genaue Abgangsmenge und trägt die Artikelreferenz, die Nummer der Serviceanfrage etc. ein. Es müssen lediglich die Bestandsdaten wie Seriennummer erfasst werden.
Verwenden Sie dieses Menü, um einen Bestandsabgang zu ändern, der zuvor entweder automatisch über das System oder manuell über das Menü Bestandsabgänge durchgeführt wurde. Dieses Menü ist aktiv, wenn die Option Bestandsabgang ausgewählt ist.
Das System positioniert sich genau auf den Bestandsabgang, der mit der Artikelreferenz und den vorbelegten abzugehenden Mengen durchgeführt wurde. Der Benutzer muss zur Änderung des zuvor festgelegten Abgangs lediglich die zu ändernden Daten auswählen.
Im Erfassungsfenster für den Bestandsabgang wird die Nummer der Verbrauchsposition der Serviceanfrage standardmäßig ausgefüllt.
Wenn der im Feld Text zu erfassende Text zu lang ist, kann über das Menü Text ein zusätzliches Fenster geöffnet werden, in dem die maximale Länge des Textes über die Größe des Datentyps ACB gesteuert ist.
Verwenden Sie dieses Menü, um den der Serviceanfrage zugeordneten Einsatz anzuzeigen.
Klicken Sie auf diese Aktion, um ein Fenster anzuzeigen, das die Notizen zu diesem Artikel anzeigt.
Dabei kann es sich zum Beispiel um Angaben über die Verfügbarkeit eines Artikels, über zusätzliche Artikel oder mögliche Ersatzartikel oder einen Werbetext handeln.
Dieses Fenster wird abhängig vom Parameter, der bei der Erstellung der Anmerkungen ausgeführt wurde, automatisch angezeigt.
Die Bemerkungen sind auf eine Anzeige in der Maske beschränkt und können nicht ausgedruckt werden.
Weitere Informationen entnehmen Sie der Dokumentation Bemerkungen.
Schließen
Felder
In diesem Register befinden sich die folgenden Felder :
Tabelle Rechnungen
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Tabelle Offene Posten
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Tabelle Zahlungen
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Symbol Aktionen
Standardmäßig sind der Funktion folgende Reports zugeordnet :
DEMSERV : Serviceanfrage
Dies kann durch geeignete Parameter geändert werden.
Verwenden Sie diese Funktion, um eine E-Mail mit der Serviceanfrage (als Anhang und mit einem Hyperlink für die Mitarbeiter) an einen oder mehrere Empfänger zu senden.
In der Maske E-Mail-Versand können Sie die Empfänger nach Typ filtern (Benutzer, Personenkonten, Kontakt oder Sonstige).
Die Tabelle Empfängerauswahl wird dann abhängig vom ausgewählten Empfängertyp ausgefüllt.
Sie können in den Tabellen Empfängerund Kopie an die E-Mail-Adressen erfassen oder in der Tabelle Empfängerauswahl auf einen Empfänger doppelklicken.
Ihre E-Mail-Adresse ist standardmäßig in der Tabelle Kopie an angegeben, damit Sie automatisch eine Kopie der E-Mail erhalten.
Das Feld Meldung zeigt die folgenden Elemente an:
Falls erforderlich, können Sie die Meldung ändern.
Klicken Sie auf OK, um die E-Mail zu versenden.
Verwenden Sie diese Funktion, um das Lösungssuchefenster zu öffnen (Funktion Lösungen). Jeder technische Mitarbeiter kann eine Suche in der Datenbank anstoßen. Mit dieser Suche können Lösungen gefunden werden, die zuvor bei ähnlichen Problemen angewendet wurden.
Die Suche erfolgt über die Datenbank der folgenden Elemente:
Um eine Suche über Schlüsselwörter durchzuführen, muss das Kontrollkästchen Suche in Schlüsselwörtern aktiviert sein. Das Erfassungsfeld für Schlüsselwörter ist dann zugänglich. Bei jeder Suche können mehrere Schlüsselwörter berücksichtigt werden. Dabei müssen die Schlüsselwörter jeweils durch ein Leerzeichen getrennt sein.
Um diese Art der Suche durchzuführen, muss das Kontrollkästchen Suche in Titel und Beschreibung aktiviert sein. Das Erfassungsfeld für Schlagwörter ist dann zugänglich. Bei jeder Suche können mehrere Schlüsselwörter berücksichtigt werden. Dabei müssen die Schlüsselwörter jeweils durch ein Leerzeichen getrennt sein.
Es besteht die Möglichkeit, bereits erfasste Schlüsselwörter für eine Suche in Schlüsselwörtern zu übernehmen. Aktiviert der Benutzer das Kontrollkästchen Exakte Übereinstimmung, werden alle in der Suche in Schlüsselwörtern erfassten Wörter in das Textfeld weiter unten übernommen.
Für eine solche Suche muss das Kontrollkästchen Suche in Lösung aktiviert sein. Das Erfassungsfeld für Schlagwörter ist dann zugänglich. Bei jeder Suche können mehrere Schlüsselwörter berücksichtigt werden. Dabei müssen die Schlüsselwörter jeweils durch ein Leerzeichen getrennt sein.
Es besteht die Möglichkeit, bereits erfasste Schlüsselwörter für eine Suche in Titel und Beschreibung zu übernehmen. Aktiviert der Benutzer das Kontrollkästchen Exakte Übereinstimmung, werden alle in der Suche in Titel und Beschreibung erfassten Wörter in das Textfeld weiter unten übernommen.
Zur Lösungssuche können bis zu sechs Kompetenzgruppen erfasst werden.
Zur Lösungssuche können bis zu sechs Mitarbeiter erfasst werden.
Es besteht die Möglichkeit, eine Suche nach Anlagedatum durchzuführen. Um diese Art der Suche durchführen zu können, muss das Kontrollkästchen Angelegt zwischen aktiviert sein. Die Erfassungsfelder dem und und dem sind dann zugänglich.
Es können mehrere Suchen hintereinander durchgeführt werden.
Wird in der Datenbank keine Lösung gefunden, die den Suchkriterien entspricht, kann mit veränderten Suchkriterien eine neue Suche durchgeführt werden.
Eine neue Suche zu formulieren, kann bei der Verwendung zahlreicher Suchkriterien allerdings langwierig und mühsam sein, da unter Umständen viele Feldwerte geändert werden müssen. Um dies zu verhindern, kann die Suchmaske mit der Schaltfläche Neu initialisieren zurückgesetzt werden. Danach kann in den Feldern eine neue Erfassung vorgenommen werden.
Wenn die Suche zu keinen zufriedenstellenden Ergebnissen führt, können die Ergebnisse über das Menü Funktionen / Erweiterte Suche verfeinert werden. Somit sind die Auswahlmöglichkeiten unbegrenzt.
Werden für die Suchkriterien mehrere Ergebnisse gefunden, werden diese Ergebnisse in einem neuen Fenster Suchergebnis Lösungen angezeigt.
Der linke Teil besteht aus einer Tabelle, die alle Codes der gefundenen Lösungen, ihr Anlagedatum und den Verfassercode enthält.
Klicken Sie auf eine der Lösungen, werden in derselben Maske Titel und Beschreibung des Problems sowie der angewandten Lösung angezeigt. Sind weitere Informationen erforderlich, kann über ein Kontextmenü und die Schaltfläche Detail auf den vollständigen Datensatz der ausgewählten Lösung zugegriffen werden.
Der Statusverlauf wird automatisch über die im Feld Anfragestatus durchgeführten Änderungen gefüllt.
Zeigen Sie mit dieser Funktion die Tabelle an, die den Status der Anfrage und das Datum, an dem die Anfrage auf diesen Status gesetzt wurde, enthält.
Öffnen Sie mit dieser Funktion die Maske Historie Eskalationen (Funktion Parameter Eskalationen). Diese Maske zeigt alle Eskalationsstufen einer Serviceanfrage an. Sie können die unterschiedlichen Schritte zur Ausführung der Serviceanfrage in Eskalation anzeigen.
Auf dieses Kontextmenü kann nur zugegriffen werden, wenn es zu der Anfrage mindestens eine Eskalation gab.
Wenn sich die manuell angewendete Deckung nicht mehr als zufriedenstellend erweist, können Sie für jedes Element der Serviceanfrage über diese Funktion eine automatisch berechnete Standarddeckung wiederherstellen.
Über diese Funktion können Sie auf das Detail der Lösung des Kundenproblems zugreifen. Auf dieses Menü kann nur für abgeschlossene Serviceanfragen, die zur Anlage eines Lösungsdatensatzes geführt haben, zugegriffen werden.
Über diese Funktion können Sie die der Serviceanfrage zugeordnete Rechnung anzeigen. Dieses Menü ist nur für Anfragen mit anschließender Fakturierung zugänglich.
Verwenden Sie diese Aktion, um einen Einsatz über die Serviceanfrage zu planen.
Verwenden Sie diese Aktion, um einen Termin direkt über die Serviceanfrage zu planen. Für Serviceanfragen kann eine Terminplanung generiert werden.
Verwenden Sie diese Aktion, um einen Anruf direkt über die Serviceanfrage zu planen. Serviceanfragen können die Planung von durchzuführenden Anrufen generieren.
Verwenden Sie diese Aktion, um eine Aufgabe direkt über die Serviceanfrage zu planen. Serviceanfragen können die Planung von durchzuführenden Aufgaben generieren.
Verwenden Sie diese Aktion, um einen Einsatz direkt über die Serviceanfrage zu speichern.
Verwenden Sie diese Aktion, um eine Garantieanfrage direkt über die Serviceanfrage zu erfassen. Serviceanfragen können Garantieanfragen generieren.
Verwenden Sie diese Aktion, um ein Projekt direkt über die Serviceanfrage zu erfassen. Serviceanfragen können CRM-Projekte generieren.
Verwenden Sie diese Aktion, um einen Termin direkt über die Serviceanfrage zu erfassen. Serviceanfragen können Termine generieren.
Verwenden Sie diese Aktion, um einen Anruf direkt über die Serviceanfrage zu erfassen. Serviceanfragen können Anrufe generieren.
Verwenden Sie diese Aktion, um eine Aufgabe direkt über die Serviceanfrage zu erfassen. Serviceanfragen können Aufgaben generieren.
Verwenden Sie diese Aktion, um die Transaktion der verwendeten Serviceanfragen anzuzeigen.
Über diese Option wird zur Anzeige der Belegrückverfolgbarkeit getunnelt. Dort kann die Hierarchie der Belege konsultiert werden, die die Dokumenterstellung nach sich zogen oder die auf Basis des Dokuments erstellt wurden.
Der Import von Serviceanfragen wird von Sage X3 nicht unterstützt.
Während der Erfassung können außer den generischen Meldungen folgende Fehlermeldungen auftreten: :
Diese Meldung wird ausgegeben, wenn Sie eine Kompetenzgruppe oder einen Maschinencode erfassen und auf dem Datensatz der Serviceanfrage kein Kundencode angegeben ist. Das System kann dann nicht die Deckungsprüfung der Anfrage durchführen.
Diese Meldung wird ausgegeben, wenn Sie dem Vertrieb die Anfrage zuweisen und kein Vertreter automatisch für den betroffenen Kunden bestimmt werden konnte.
Diese Meldung wird ausgegeben, wenn bei der Bestätigung der Änderung einer Serviceanfrage der Versuch, ein Reportarchiv automatisch anzulegen, gescheitert ist.
Diese Meldung wird bei Änderung der Stammerfassungsart ausgegeben. Es wird in einer Frage vorgeschlagen, den vollständigen Löschvorgang der Tabellen Stämme und Komponenten zu bestätigen.
Diese Meldung wird beim Versuch ausgegeben, eine abgeschlossene Anfrage zu ändern.