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Generierung Buchungen
Mit dieser Funktion kann für ein gegebenes Unternehmen die Generierung der Buchhaltungsbelege angestoßen werden:
- aus den AfA und / oder Planabweichungen in der Abschreibungstabelle DEPREC
- aus den Rückstellungen für Verlängerungen in der Tabelle CCNRPR
- aus den Ereignissen, die aus den verschiedenen zu Ausgaben, Anlagen und Miet- und Finanzierungsverträgen durchführten Aktionen entspringen und in der Ereignistabelle gespeichert sind (USt.-Ausgleich, Änderung der buchhalterischen Belastung, Aktivabgang etc.)
- aus Datensätzen in anderen Tabellen, bei denen es sich sowohl um Standardtabellen als auch um individuelle Tabellen der Anwendung handeln kann
Diese Verarbeitung stützt sich auf die Parametrisierung der Buchungstypen. Mit der Parametrisierung kann eine Beziehung hergestellt werden zwischen:
- der Datenquelle, aus der die zu buchenden Elemente stammen: Tabelle DEPREC der Abschreibungen und Abweichungen zwischen Plänen, Tabelle CCNRPR der Rückstellungen für Verlängerung, Ereignistabelle oder beliebige sonstige Tabelle;
- und der Buchungsstruktur, die in der Funktion Automatik-Buchungen definiert wurde
Um sicherzustellen, dass die aus den Anlagen erzeugten Buchungen in den richtigen Buchungsperioden belastet werden, muss eine Synchronisierung stattfinden (über das Öffnen und Schließen der Perioden), zwischen dem Kalender des Anlagenkontextes und dem Kalender derGeschäftsjahre undPerioden der Buchhaltung.
Die Buchungen können auch während der Berechnung oder während der Generierung des aus einer einzelnen zu einer Anlage durchgeführten Aktion entstandenen Ereignisses (speichern / löschen einer Anlage, Änderung der buchhalterischen Belastung, Transfer etc.) automatisch erzeugt werden.
Hierfür muss die Option Sofortige Buchung zu dem Buchungstyp aktiv sein, der für die Buchung der Abschreibungen, der Abweichungen zwischen Plänen und / oder des Ereignisses definiert ist.
Ereignisse und Abschreibungen (sowie Abweichungen zwischen Plänen) aus Kalkulationen und Verarbeitungen im Batch hingegen können nicht sofort, sondern lediglich mithilfe der Schnittstellenverarbeitung gebucht werden.
Die von der Schnittstellenverarbeitung oder sofort erzeugten Buchungen werden zunächst in temporäre Tabellen geschrieben. Nach der Freigabe werden sie in die Bestandstabellen des Buchhaltungsordners übernommen (siehe Beschreibung der Verarbeitung).
Mit folgenden Funktionen können sie angezeigt werden:
- Buchhaltungsbelege
-Erfassung Buchungen
Zur Anlage werden die Beträge Zu Buchen und Gebucht sowie die Belegliste zum gebuchten Betrag im Register Buchung des Auskunftsfensters zum entsprechenden periodischen Abschreibungsplan angezeigt.
Voraussetzungen
Siehe Dokumentation Umsetzung
Maskenverwaltung
Verarbeitungsparameter
Zunächst muss die Verarbeitung parametrisiert werden. Sind bereits Parameter gesetzt und unter einem Memo-Code gespeichert, können diese über die Schaltfläche aufgerufen werden.
Parameterbestandteile:
- Die Optionen der Verarbeitung sind zu spezifizieren. Standardmäßig wird die Verarbeitung im Simulationsmodus ausgeführt und generiert eine Logdatei, der die verschiedenen Parameterwerte, die Liste der generierten Buchungen, deren Hauptmerkmale sowie eventuelle während der Verarbeitungsausführung aufgetretene Fehler zu entnehmen sind.
- Das Unternehmen und ggf. die Buchhaltungsstandorte auf die sich die Verarbeitung bezieht, müssen ausgewählt werden.
- Weiterhin müssen die Buchungstypen ausgewählt werden, auf deren Basis die Buchungen generiert werden:
Hinweis: Nach Abschluss der Parametrisierung kann diese über die Schaltfläche unter einer Id gespeichert werden. Beim nächsten Aufruf der Buchungsgenerierung kann sie wieder abgerufen werden.
Erfassungsmaske
Übersicht
Optionen
- Geschäftsjahr
Buchungsgenerierung für:
- das aktuelle Geschäftsjahr: Die verarbeiteten Perioden sind diejenigen, die durch die Parameter des Buchungstyps definiert sind (abgeschlossene, laufende und / oder offene)
- das nächste Geschäftsjahr: sämtliche offenen Perioden - Simulation
Über dieses standardmäßig aktivierte Kontrollkästchen kann die Verarbeitung simuliert werden. Es werden keine Buchungen generiert, sondern lediglich nach Abschluss der Verarbeitung eine Logdatei angezeigt, der die detaillierte Buchungsliste zu entnehmen ist.
Hinweise:
Wird die Verarbeitung in Produktion durchgeführt, so wird in der Logdatei neben den erfassten Parametern (Unternehmen, Standort und Parametrierung der Buchungstypen) lediglich die Liste der Buchungen aufgeführt, gruppiert nach Standorten, Buchungstypen und Perioden.
- Die vollständige Buchungsauskunft kann mit den Funktionen Belege und Erfassung Belege eingesehen werden.
- Die erstellte Logdatei (Simulation und Produktion) wird nachstehend erläutert.
Unternehmen / Standorte
Die Verarbeitung wird immer nur für ein Unternehmen durchgeführt. In der Liste werden nur diejenigen Unternehmen angezeigt, für die der Benutzer vollständig berechtigt ist (entweder für das gesamte Unternehmen oder für sämtliche Unternehmensstandorte).
Nach Auswahl des Unternehmens werden standardmäßig alle seine Standorte ausgewählt. Per Rechtsklick, Menüpunkt Keiner kann die gesamte Selektion gelöscht werden, wenn manuell nur diejenigen Unternehmen ausgewählt werden sollen, die von der Verarbeitung betroffen sind.
Sind die Daten mindestens eines Unternehmenskontextes fehlerhaft oder inkohärent, wird bei Aufruf der Verarbeitung eine Fehlermeldung ausgegeben, die den Fehlergrund enthält. Die Verarbeitung kann dann nicht ausgeführt werden.
Wenn der UnternehmensparameterACCPERCTL - Prüfung Buchhaltungsperioden(Kapitel AAS, Gruppe CPT) auf den Wert Ja gesetzt ist, wird geprüft, ob die Aufteilung des Geschäftsjahres in Perioden in der Buchhaltung der Aufteilung in der Anlagenverwaltung entspricht. Ist dies nicht der Fall, muss die VerarbeitungKontextsynchronisierungangestoßen werden.
Aus demerweiterten Kontextstatus ist im Register Berechnung die Asynchronität des Kontextes ersichtlich (das Feld Änderungstyp hat den Wert CNX und das Feld Parameter geändert hat den Wert: DESYNC).
Buchungstypen
In jeder Tabellenzeile kann ein zu verarbeitender Buchungstyp angegeben werden. Standardmäßig ist die Tabelle leer.
Per Rechtsklick stehen Erfassungsassistenten zur Verfügung.
Schließen
Felder
In diesem Register befinden sich die folgenden Felder :
Optionen
| Dieses Kontrollkästchen ist standardmäßig aktiviert und ermöglicht die Ausführung des Abschlusses im Simulationsmodus. In diesem Fall werden die Prüfungen und die Verarbeitung ausgeführt, es wird jedoch keine Änderung in der Datenbank gespeichert. Lassen Sie dieses Kontrollkästchen deaktiviert, um die Verarbeitung im realen Modus auszuführen. In diesem Fall können Sie den Abschluss nicht abbrechen und die Aktualisierungen werden in der Datenbank gespeichert. Wenn Sie Zwischen-Commits anwenden, sollten Sie den Parameter NIVTRACE - Log-Level (Kapitel AAS, Gruppe MIS) auf den Wert 0 setzen. |
| Dieses Feld ermöglicht die Angabe, ob die Schnittstellenverarbeitung sich auf das aktuelle oder das folgende Geschäftsjahr erstrecken muss. |
| Diese Option ist nur zugänglich, wenn sie im Simulationsmodus angefordert wurde. |
Blocknummer 2
| Dieses Feld ermöglicht die Auswahl des Unternehmens, für das die Schnittstellenverarbeitung angewendet wird. |
| Dieses nicht änderbare Feld gibt die Rechtsordnung an, der das Unternehmen unterliegt. |
Tabelle Standorte
| Diese Tabelle stellt alle Standorte des ausgewählten Unternehmens dar. |
| Die Tabelle zeigt die Liste der Standorte an, die zum Unternehmen gehören und für die der Benutzer Berechtigungen besitzt. |
Tabelle Buchungstypen
| In jeder Tabellenzeile kann ein zu verarbeitender Buchungstyp angegeben werden. Standardmäßig ist die Tabelle leer. Per Rechtsklick stehen Buttons als Ausfüllhilfe zur Verfügung. |
| Dieses nicht änderbare Feld gibt die Rechtsordnung an, für die der Buchungstyp definiert ist. |
| Dieses nicht änderbare Feld gibt das Unternehmen an, für das der Buchungstyp definiert ist. |
Schließen
Symbol Aktionen
Alle
Diese Schaltfläche steht in den Zeilenköpfen zur Verfügung. Mit ihr kann die Buchungstyptabelle mit sämtlichen in allen oder im gewählten Unternehmen definierten Buchungstypen gefüllt werden.
Keine/r/s
Auch diese Schaltfläche steht im Zeilenkopf zur Verfügung. Mit ihr können die zuvor ausgewählten Buchungstypen aus der Tabelle gelöscht werden.
Alle
Diese Schaltfläche steht im Feld Buchungstyp zur Verfügung. Mit ihr kann die Liste der für sämtliche oder für das ausgewählte Unternehmen definierten Buchungstypen angezeigt werden.
Keine/r/s
Diese Schaltfläche steht im Feld Buchungstyp zur Verfügung und bietet Zugriff auf die Parametrisierungsmaske für die Buchungstypen.
Eigenschaften
Diese Schaltfläche steht im Feld Buchungstyp zur Verfügung und zeigt die Eigenschaften des jeweiligen Buchungstyps in einem Fenster an: Anlagedatum, Eigentümer und Änderung.
Erweiterte Auswahl
Diese Schaltfläche steht im Feld Buchungstyp zur Verfügung und öffnet ein Fenster, in dem die Auswahlkriterien für die zu verarbeitenden Buchungstypen angezeigt werden.
Die vorgenommene Auswahl kann unter einem maximal 15-stelligen alphanumerischen Memocode gespeichert werden.
Schließen
Beschreibung der Verarbeitung
Buchungsgenerierung
Es wird eine Schleife über die Buchhaltungsstandorte des zu verarbeitenden Unternehmens durchlaufen.
Für jeden Buchhaltungsstandort werden die zu verarbeitenden Buchungstypen durchlaufen.
Für jedes Tupel Buchhaltungsstandort / Buchungstyp wird die Buchung entweder für das aktuelle oder für das nächste Geschäftsjahr durchgeführt. Dies hängt von der bei Aufruf der Verarbeitung vorgegebenen Auswahl ab.
- Aktuelles Geschäftsjahr: Es werden diejenigen Perioden verarbeitet, die zum ausgewählten Buchungstyp angegeben sind: abgeschlossene Perioden und / oder die laufende Periode und / oder offene Perioden.
- Bezieht sich die Verarbeitung auf das nächste Geschäftsjahr, zu dem es niemals abgeschlossene oder laufende Perioden geben kann, werden lediglich die offenen Perioden verarbeitet. Dies ist unabhängig von der Parametrisierung der Buchungstypen.
Zu Abschreibungen und Abweichungen zwischen Plänen werden entweder Simulationsbuchungen (diese stornieren und ersetzen die zuvor gespeicherten Buchungen) oder Ist-Buchungen erzeugt. Dies richtet sich nach der Parametrisierung des Buchungstyps, der für die Periode in der Funktion der Kontexte definiert ist.
Bei der Ereignisbuchung werden stets Ist-Belege erzeugt (inklusive Gegenbuchungen für die Buchung von Ereignissen, die sich aus dem Storno einer Aktion ergaben).
Buchungssimulation
In einem ersten Schritt werden eventuell vorhandene zuvor für die Periode erzeugte Simulationsbuchungen gelöscht (auch bei abgeschlossenen Perioden). Dann werden neue Buchungen erzeugt: Für die betreffenden Periode kann die Buchung der Abschreibungen und Abweichungen zwischen Plänen also beliebig oft simuliert werden (die Abschreibungen bleiben weiterhin als Zu buchen markiert).
Besonderheit der Simulationsbuchungen und sofortigen Buchungen bei Gruppierungsebene Standort (Standardgruppierung):
Bei einzelnen Aktionen zu einer Anlage, von denen deren Abschreibungen betroffen sind, muss die Schnittstellenverarbeitung erneut aufgerufen werden.
Die von der Schnittstellenverarbeitung generierte Simulationsbuchung zu den Abschreibungen sämtlicher Anlagen wird gelöscht und durch die sofort erzeugte ersetzt, um das durch die Einzelaktion entstandene Ereignis buchen zu können. Diese Buchung umfasst jedoch lediglich die Abschreibungen der Anlage, die von der Aktion betroffen ist; daher muss die Schnittstellenverarbeitung erneut angestoßen werden. Diese erzeugt eine neue Buchung über die Abschreibungen sämtlicher Anlagen. Dieselbe Vorgehensweise kommt bei der Buchung von Abweichungen zwischen Plänen zum Tragen.
Ist-Buchung
Zunächst löscht die Verarbeitung eventuell für die Periode bereits erzeugte Simulationsbuchungen. Dann werden Ist-Buchungen erzeugt: Diese Ist-Buchungen stornieren und ersetzen die zuvor erzeugten Simulationsbuchungen, und die Verarbeitung kennzeichnet die verarbeiteten Beträge als Gebucht. Wurden zu der Periode bereits von einer vorherigen Verarbeitung Ist-Buchungen erzeugt, so werden diese gespeichert; Ist-Buchungen werden niemals gelöscht. Falls z. B. durch eine Abschreibungsparameteränderung eine neue Berechnung notwendig sein sollte, werden Abweichungsbuchungen in der Höhe der Differenz zwischen den bereits gebuchten und den neu berechneten Werten erzeugt.
Mit den Buchungstypen verbundene Regeln
- Die Umstellung von Buchungstyp Simulation auf Buchungstyp Ist ist jederzeit möglich.
- Sobald der Buchungstyp einer Periode auf Ist gesetzt wurde und mindestens eine Abschreibungsbuchung oder eine Abweichungsbuchung zwischen Plänen vorhanden ist, kann jedoch nicht mehr zur Simulation zurückgekehrt werden.
- Periodenabschlüsse sind zulässig, wenn kein Zu berechnender Betrag mehr vorhanden ist.
- Bei Buchungstyp Simulation ist der Abschluss auch dann zulässig, wenn noch Zu buchende Beträge vorhanden sind. Die Prüfung wird während des Jahresabschlusses durchgeführt.
- Bei Buchungstyp Ist kann die Periode nur abgeschlossen werden, wenn sämtliche Abschreibungen der Periode und sämtliche Abweichungen zwischen Plänen der Periode (sofern verwaltet) gebucht wurden. - Der Jahresabschluss kann nicht durchgeführt werden, wenn noch mindestens ein zu buchender Betrag zu mindestens einer Anlage vorhanden ist: Die Buchungen müssen also als Ist-Buchungen für sämtliche Geschäftsjahresperioden generiert worden sein.
Speichern der Buchungen
Von der Schnittstellenverarbeitung werden die Buchungen in temporären Tabellen abgelegt:
- GACCTMP Belegkopf
- GACCTMPD Belegzeilen
- GACCTMPA Positionsauskunft Kostenrechnung
Von der Buchhaltungsaufgabe werden diese Buchungen freigegeben und danach in Buchhaltungsbestandstabellen übernommen:
- GACCENTRY Belegkopf
- GACCENTRYD Belegpositionen
- GACCENTRYA Kostenrechnungsdetails der Zeilen
Storno / Löschen Simulationsbuchungen
1/ Das Löschen von Simulationsbuchungen wird von der Schnittstellenverarbeitung abgewickelt. Dies gilt sowohl für die Simulationsbuchungen in den temporären Tabellen als auch für die freigegebenen und in den Buchhaltungsbestandstabellen des Anwendungsordners gespeicherten Buchungen.
2/ Bei Verwendung von Sage X3 mit einem anderen Buchhaltungswerkzeug können die in den temporären Tabellen befindlichen Simulationsbuchungen, nicht jedoch die bereits in die Buchhaltung übernommenen Buchungen gelöscht werden. In diesem Fall wird empfohlen, die die vorläufigen und bereits von einer Schnittstellenverarbeitung verarbeiteten Buchungen nicht aus den temporären Tabellen von Sage X3 zu löschen, sondern als storniert zu markieren, damit sie bei einem Export in die Buchhaltung berücksichtigt werden können. Die Möglichkeit, diese Simulationsbuchungen nicht aus den temporären Tabellen zu löschen, wird auf Unternehmensebene in folgendem Parameter definiert (Kapitel AAS - Anlagen, Gruppe CPT - Buchhaltung): ANNPCEPRO - Storno vorläufige Buchungen.
Ermittlung von Simulationsbuchungen
Simulationsbuchungen können sowohl über das Feld CAT (Simulation aktiv oder inaktiv) also auch über das Feld REFINT identifiziert werden. Letzteres enthält eine von der Verarbeitung Buchungsgenerierung belegte Referenz, anhand derer die Ist-Buchungen von den Simulationsbuchungen und von den stornierten Simulationsbuchungen unterschieden werden können.
Die Simulationsbuchungen werden von den Werkzeugen im Menü Simulationsverarbeitungen bearbeitet. Mit diesen Werkzeugen können Simulationsbuchungen bei den Verarbeitungen zur Vorbereitung der Saldenliste ein- oder ausgeschlossen werden.*
* Id der Simulations- und Abschreibungsbuchungen
- CAT = "2 – Simulation aktiv" oder "3 – Simulation inaktiv"
- REFINT = "P-numtrt" ("D-numtrt" bei Ist-Buchungen)
- REFSIM = Übernahme von REFINT in REFSIM
* Id der Simulations- und stornierten Abschreibungsbuchungen
- CAT = "2 – Simulation aktiv" oder "3 – Simulation inaktiv"
- REFINT = "A-numtrt" ("D-numtrt" bei Ist-Buchungen)
- REFSIM = Übernahme von REFINT in REFSIM
Inhalt Logdatei
Logdatei:
- Kriterien und Optionen für den Aufruf der Verarbeitung inkl. Unternehmenstabellen und verarbeitete Buchungstypen.
- Zusammenstellung der wichtigen Parametrierungselemente des verarbeiteten Buchungstyps:
- Quelle der zu buchenden Daten
- verwendeter Automatik-Beleg oder verwendete Beleggruppe
- Liste der Zielbuchungskreise, die zum Belegtyp parametrisiert sind (oder Belegtypen, wenn auch ein Simulationsbelegtyp definiert wurde)
- ggf. Aktivierung der vorherigen Kostenrechnungsdaten
- Ermittlungsregel für das Buchungsdatum der generierten Belege
- Übersicht über die Beginn- und Endedaten der einzelnen Perioden, für die mindestens ein Beleg generiert wird inkl. Periodenstatus im Hinblick auf die Anlagen (abgeschlossen, läuft, geöffnet) und im Hinblick auf die Buchhaltung (Simulation oder Produktion).
Auskunft über die Simulationsbelege
Im Simulationsmodus werden die Buchhaltungsbelege nicht generiert. Die Logdatei enthält aber die Auskunft über die Belege, die im Produktionsmodus erstellt worden wären:
- Hauptinformationen in der Kopfzeile: Belegtyp, Buchhaltungsstandort, Journal und Buchungsdatum
- Aggregationsebene und Aggregationsschlüssel der Beleggenerierung (Beispiel: nach Anlagen oder nach Konten / Abschreibungsverfahren)
- Für jeden Buchungskreis: Liste der generierten Zeilen inkl. Währung, in der die Beträge ausgedrückt sind (Buchungskreiswährung), Positionsnummer, Konto, Betrag und Zeilentitel.
Ist das Kontrollkästchen Detail Kostenrechnung bei Verarbeitungsaufruf aktiviert und umfasst der generierte Beleg Rückmeldungs- und Kostenrechnungspositionen, sind die Kostenrechnungsbelastungen zum Beleg einer Tabelle zu entnehmen: Jeder Zeile eines gegebenen Buchungskreises (Rückmeldung in der Kostenrechnung) des Buchhaltungsbelegs entspricht eine Zeile, der die verschiedenen Sektoren pro Dimension zu entnehmen sind (bei Verwendung einer Kostenrechnungsverteilung zur Aufsplittung des Zeilenbetrags können dies auch mehrere Zeilen sein). Die Anzahl der vorhandenen Dimensionen entspricht der maximalen Anzahl des Buchungskreises mit den meisten Dimensionen.
Liste der produktiven Belege
Wird die Verarbeitung im Produktionsmodus ausgeführt, wird keine Auskunft über die Buchhaltungsbelege generiert. Es wird jedoch eine Liste angezeigt, die folgende Angaben enthält:
- die zuvor generierten und gelöschten Simulationsbelege,
- die generierten neuen Belege (produktive und Simulationsbelege).
Auf die Buchhaltungsbelege kann über die folgenden Funktionen zugegriffen werden:
- Buchhaltungsbelege
- Erfassung Buchungen
Batchaufgabe
Diese Funktion kann im Batch gestartet werden,. Zu diesem Zweck TRTCPTINT ist die Standardaufgabe vorgesehen.
Spezifische Aktionen
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