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L'inserimento del pagamento si effettua su da uno a quattro folder a seconda del livello di dettaglio di inserimento parametrizzato a livello della transazione di pagamento.
Alcune informazioni da inserire variano quindi a seconda della transazione. I campi comuni sono quelli definiti qui di seguito.
E' importante osservare che è possibile inserire soltanto un pagamento alla volta, ma:
Campi
I seguenti campi sono presenti in questo folder :
| Il numero del pagamento è l'identificativo univoco di un pagamento. Durante la creazione di un nuovo pagamento, viene attribuito automaticamente grazie al contatore definito per le transazioni di pagamento; questo contatore può essere differente per costi e ricavi. Di default, questo contatore è PY1. |
| Lo stato del pagamento è generato automaticamente. Assumerà diversi valori (definiti nel menù locale 689), in funzione del grado di avanzamento della relativa elaborazione. Esempio: per un pagamento con assegno.
Permette quindi di conoscere il livello di avanzamento dell'elaborazione del pagamento. A livello informativo le diverse fasi percorse da un pagamento sono le seguenti:
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| Indicate il lotto di inserimento al quale è collegato il pagamento.
Gli elementi del lotto possono essere visualizzati in inserimento di pagamento nel folder "lotto di inserimento"; selezionando un pagamento del lotto, viene aggiornato automaticamente il folder "pagamento" per permettere di visualizzare quello selezionato. E' presente un intervallo sui "lotti di inserimento" nelle diverse funzioni associate ai pagamenti: messa in portafoglio, rimessa in banca, generazione di distinta, ecc... |
| Indicare la descrizione del lotto di inserimento. |
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Campi
I seguenti campi sono presenti in questo folder :
Blocco numero 1
| Indicare il sito sul quale ricevere o dal quale emettere il pagamento. Viene inizializzato con il sito associato al codice utente. E' modificabile a condizione di essere scelto nell'elenco dei siti autorizzati. Quando il pagamento sarà contabilizzato, il movimento del conto di tesoreria sarà passato sul sito qui indicato. |
| La scelta dell'imputazione del pagamento si effettua:
Indicare il terzo emittente o ricevente del pagamento. Quando il pagamento è da contabilizzare su un conto generale ( Affitto, Luce, ecc...), lasciare questo campo vuoto ed indicare in seguito il conto generale. |
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| Indicare il collettivo associato al terzo del pagamento. Di default, il collettivo proposto è:
Il modo di inizializzazione del campo 'Collettivo' dipende dalla presenza o meno del folder "Terzo/Società" della scheda Terzo. Assenza del folder "Terzo/Società" nella scheda TerzoQuando il codice cliente/fornitore è alimentato, il programma risale al folder "Finanziari " della sua scheda e propone di default il conto collettivo che si trova sulla riga 1 del suo codice contabile. Presenza del folder "Terzo/Società" nella scheda TerzoSu un documento, il sito ed il codice cliente/fornitore sono le prime informazioni inserite. Sage X3 risale alla scheda Terzo e nel folder "Terzo/Società" cerca se è stata creata una riga di eccezione per la società del sito del movimento e, all'occorrenza, trova il codice contabile cliente/fornitore. Il programma recupera il conto della riga 1 del codice contabile. |
| Questo campo è inseribile solo quando nessun terzo e nessun collettivo sono stati indicati in precedenza. Permette di indicare il conto generale (Luce, Gas, ecc.. ) sul quale contabilizzare il pagamento. |
| Il campo obbligatorio Codice indirizzo permette di indicare un codice indirizzo di pagamento.
Tale indirizzo permetterà di inizializzare il campo IBAN quando presente in una transazione. |
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Blocco numero 2
Blocco numero 3
Blocco numero 5
| Campo aggiornato in tempo reale in seguito ai diversi picking di scadenze. |
| Quando il campo di testata "Importo Terzo" viene indicato, questo campo permette di conoscere l'importo progressivo rimanente da imputare alle fatture in tempo reale. |
| Importo registrato sul conto banca. Questo viene determinato alla creazione del pagamento. |
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Presentazione
Questo folder è unito al primo folder "Generale" nel caso in cui il numero di informazioni richieste nella transazione sia limitato, permettendo così di ottenere un inserimento a schermo intero.
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Campi
I seguenti campi sono presenti in questo folder :
Blocco numero 1
| Questo campo è visualizzato automaticamente dopo l'inserimento del sito dell'operazione. Corrisponde alla società nella quale si trova il sito. |
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| La modalità di pagamento corrisponde alla modalità di pagamento utilizzata per il pagamento (assegno, carta di credito, scambio di merci... Le modalità di pagamento sono definite a livello della tabella diversa n° 3). |
| Indicare se il pagamento è un ricavo o una spesa. Appare soltanto se il segno non viene indicato a livello della transazione di pagamento. |
| E' possibile inserire un riferimento interno per la disposizione applicata al pagamento. |
| E' possibile inserire un riferimento interno per il movimento di pagamento. |
| Nell'ambito della generazione dei file bancari in formato SEPA Credit Transfer, viene utilizzata una causale di pagamento. Corrisponde al dato 'Remittance information' dei messaggi standard ISO 20022. |
| E' possibile inserire una descrizione. Questa informazione viene ripresa di default come descrizione delle righe di pagamento e di proroghe (se è stato selezionato il campo "descrizione riga" in fase di parametrizzazione della transazione di pagamento). E' anche utilizzata al momento della parametrizzazione dei file bancari. |
| Si tratta della Banca/Cassa sulla quale saranno registrate tutte le operazioni di tesoreria. E' in relazione a questo campo che si definisce il conto di tesoreria da movimentare: ogni banca/cassa dispone di un insieme di giornali (banca, effetti da pagare/ricevere, distinta intermedia ecc...) che permette di trovare il conto di tesoreria da movimentare a seconda della fase di contabilizzazione. A seconda della parametrizzazione della transazione, questa informazione è obbligatoria o facoltativa in fase di inserimento di pagamento. In caso di campo facoltativo, l'attribuzione di una banca per un pagamento può essere effettuata in seguito tramite le funzioni di inserimento o di assegnazione di banche. |
| Indicare la valuta del pagamento. Di default, si tratta della valuta del terzo. Qualche caso da evidenziare:
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| Indicare l'importo del pagamento. Questo importo è espresso nella valuta del pagamento. La valuta nella quale viene espresso questo importo è richiamata durante l'applicazione accanto al campo. |
| Questo campo contiene l'importo effettivo del pagamento espresso in valuta di tenuta del conto bancario. Permette di esprimere un controvalore quando la valuta del pagamento è diversa dalla valuta di tenuta del conto in banca. Se il controvalore inserito è diverso dal controvalore trovato dal sistema, un messaggio di avviso richiede di confermare l'inserimento e indica il controvalore trovato (in funzione del tipo di cambio in vigore alla data contabile). |
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| Indicare il tipo di assegno (Su piazza, Fuori Piazza, Estero, Euro) corrispondente al pagamento. Questo campo è utilizzato come criterio di raggruppamento dei pagamenti al momento della generazione delle distinte di rimessa per:
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| Il numero di assegno permette una tracciabilità del pagamento. E' riportato come riferimento nel movimento contabile generato dall'elaborazione di pagamento (definito a livello della parametrizzazione dei movimenti di pagamento). |
| Indicare l'organismo pagatore per gli assegni ricevuti. Le informazioni (numero di assegno e organismo pagatore) vengono riprese al momento della stampa delle rimesse di assegni. |
| Indicare la data di scadenza del pagamento. E' la data a partire dalla quale l'importo è dovuto. Se la transazione di pagamento è gestita per "data scadenza":
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| Indicare il tipo di rimessa (Incasso, Sconto) che corrisponde al pagamento.
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| Si tratta della data di creazione del pagamento. Di default, si tratta della data del giorno. |
| Indicare il riferimento dell'emittente, ovvero il debitore. Questa informazione serve alla costituzione di file di rimessa LCR e per la selezione di un pagamento nella funzione di riconciliazione manuale. |
| La data banca è simile ad una gestione in data valuta ma dal lato degli organismi finanziari. Data legale per tutte le stampe legate ad una Banca. In alcuni paesi, la "data contabile" è diversa dalla "data banca" che può essere diversa dalla "data valuta". |
| Indicare la data valuta del pagamento. E' la data a partire dalla quale l'importo del pagamento rimesso in banca sarà realmente disponibile presso questa senza spese supplementari. Di default, la data valuta è inizializzata alla data di scadenza. |
| Questo campo è collegato alla tabella diversa 313. |
| Indicare la data di creazione del pagamento. Di default, si tratta della data del giorno. Questa informazione è ripresa nel file trasmesso alla banca. |
| Questo campo appare quando l'opzione "N° carta bancaria" è stata scelta al momento della parametrizzazione delle transazioni di pagamento. Indicare le informazioni relative al pagamento con carta di credito:
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| Il codice causale contabile viene utilizzato dalla Banque de France nell'ambito della Bilancia dei pagamenti.
L'inserimento di questo codice ed il suo carattere obbligatorio sono determinati a livello della parametrizzazione della transazione di inserimento pagamenti. |
| Indicare se si tratta del pagamento di un acquisto di merce/servizi o di cespiti. I valori di questo campo sono definiti nel menù locale 646. Secondo il caso, i conti di IVA eventualmente movimentati al momento della contabilizzazione del pagamento saranno diversi. Così, attraverso la transazione di pagamento ed i movimenti automatici, è possibile definire al momento della contabilizzazione in portafoglio degli schemi di contabilizzazione diversi secondo il tipo di acquisto. |
| Indicate le informazioni bancarie del terzo o del conto generale di testata di pagamento :
Domiciliazioni Banca del beneficiario (3 & 4) - Accessibili con clic destro Questi campi permettono di gestire le banche intermediarie nell'ambito degli scambi commerciali con i paesi non occidentali. Sono accessibili a partire dal campo IBAN. Domiciliazioni Banca intermediaria (1, 2, 3 & 4) - Accessibili con clic destro Questi campi permettono di gestire le banche intermediarie nell'ambito degli scambi commerciali con i paesi non occidentali. Sono accessibili dal campo IBAN. |
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Blocco numero 3
Blocco numero 2
Blocco numero 4
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Presentazione
Questo riquadro è unito al primo folder "Generale" nel caso in cui il numero di informazioni richieste nella transazione sia limitato, permettendo così di ottenere un inserimento a schermo intero.
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Campi
I seguenti campi sono presenti in questo folder :
| Indicare la Destinazione contabile della riga di pagamento. Questa informazione determina in particolare come la riga di pagamento sarà contabilizzata ulteriormente (schemi di conto da utilizzare). Di default viene visualizzata la destinazione contabile definita al momento della parametrizzazione della transazione di pagamento. Esempio: una destinazione contabile di tipo Incasso movimenta un conto banca e un conto terzo. | ||||||
| Indicare la scadenza da imputare sulla riga di pagamento precisandone il tipo e il numero di movimento. Queste informazioni sono modificabili soltanto se la destinazione contabile inserita è "imputabile" ("pareggiabile").
Il tipo movimento fornito di default proviene dalla destinazione contabile. Il numero movimento corrisponde sia ad un numero di fattura, sia ad una scadenza fattura (caso di una fattura multi-scadenze). Può trattarsi inoltre di un tipo di documento ordine (vedere parametri generali BPSORDTYP - Movimento ordine fornitore e BPCORDTYP - Movimento ordine cliente) e occorrerà quindi indicare il numero ordine; nessun pareggio viene attivato quando un pagamento è riconciliato con un ordine. | ||||||
| Indicare la scadenza da imputare sulla riga di pagamento precisandone il tipo e il numero di movimento. Queste informazioni sono modificabili soltanto se la destinazione contabile inserita è "imputabile" ("pareggiabile").
Il tipo movimento fornito di default proviene dalla destinazione contabile. Il numero movimento corrisponde sia ad un numero di fattura, sia ad una scadenza fattura (caso di una fattura multi-scadenze). Può trattarsi inoltre di un tipo di documento ordine (vedere parametri generali BPSORDTYP - Movimento ordine fornitore e BPCORDTYP - Movimento ordine cliente) e occorrerà quindi indicare il numero ordine; nessun pareggio viene attivato quando un pagamento è riconciliato con un ordine. | ||||||
| Indicare il sito della riga di pagamento. Questo sito deve appartenere alla società del pagamento. Di default, il sito proposto è il sito della scadenza imputata o il sito di testata di pagamento. E' possibile modificare il sito sulla riga e dalla stessa effettuare delle operazioni intra-siti in una stessa società giuridica. I movimenti di legame vengono automaticamente generati sui conti di legame precedentemente parametrizzati. Non è necessario alcun movimento automatico particolare. | ||||||
| Indicare la valuta nella quale verrà inserito l'importo pagato corrispondente alla riga di pagamento.
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| Questo campo è legato alla legislazione italiana: codice attività KIT e parametro ITARTZ - Ritenuta alla fonte italiana (capitolo LOC, gruppo ITA). Questa colonna non è mai inserita e a seconda della parametrizzazione del codice Ritenuta può essere vuota. Indica, in negativo e in valuta ritenuta, l'importo della ritenuta sul pagamento imputato al/ai conto/i Cassa/Stato per la fattura indicata sulla riga. L'importo Terzo è dedotto dalla ritenuta calcolata e dall'importo inserito.
Inserimento del pagamento:
Movimento di pagamento:
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| Indicate l'importo saldato corrispondente alla riga di pagamento, espresso in valuta della fattura. | ||||||
| Indicare l'importo saldato corrispondente alla riga di pagamento, espresso in valuta della fattura. Solo le destinazioni contabili di tipo Banca <=>Terzi movimentano la colonna "Importo imputato" espressa in valuta di pagamento. Per registrare l'inserimento di un pagamento, è necessario che la somma degli importi imputati del pagamento sia uguale all'importo del pagamento indicato in testata. | ||||||
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| Indicare il codice tassa da utilizzare per la contabilizzazione della riga di pagamento. Il codice IVA definisce la percentuale, il regime e le modalità di deducibilità applicabili all'operazione.
Di default, il codice IVA proposto è quello della scadenza imputata sulla riga di pagamento o quello del conto determinato come indicato più sopra. | ||||||
| Indicare la descrizione della riga di pagamento. Questa descrizione è inizializzata dalla descrizione di testata di pagamento, se è indicata. | ||||||
| Durante la parametrizzazione di una natura analitica, si definisce se è presente l'inserimento di unità di prodotto. All'occorrenza, gli si alloca un'unità, precisandone il valore di default (in valuta di reporting). Questa unità appare al momento dell'inserimento del movimento. La quantità è calcolata automaticamente dividendo l'importo Imponibile (convertito in valuta reporting) per il valore dell'unità di prodotto. La quantità può essere modificata. | ||||||
| Durante la parametrizzazione di una natura analitica, si definisce se è presente l'inserimento di unità di prodotto. All'occorrenza, gli si alloca un'unità, precisandone il valore di default (in valuta di reporting). Questa unità appare al momento dell'inserimento del movimento. La quantità è calcolata automaticamente dividendo l'importo Imponibile (convertito in valuta reporting) per il valore dell'unità di prodotto. La quantità può essere modificata. | ||||||
| - Nel caso in cui l'importo contabile sia stato ripartito su più sezioni analitiche, indicare la ripartizione analitica sulla quale contabilizzare la riga di pagamento. Le modalità di ripartizione devono essere compatibili con la data contabile di pagamento, il sito e la natura analitica della riga di pagamento. Queste modalità sono definite nella seguente maniera:
Esempio: su una base di 100, si leggerà un coefficiente di 10 come 10%. Ma su una base di 50, un coefficiente di 10 sarà equivalente a 20%. Per questi ultimi due casi è possibile pre-inizializzare la ripartizione con una chiave già esistente. La visualizzazione finale sarà " $ ". - Se l'importo contabile non è stato ripartito su più sezioni in analitica, il campo "ripartizione" non deve essere indicato. L'inserimento viene realizzato direttamente nelle colonne successive, sulla sezione interessata, per ogni asse. L'inizializzazione delle sezioni viene realizzata tramite dei codici sezioni di default e specificatamente il codice sezione di default PAYMENTD. | ||||||
Indicare le sezioni analitiche sulle quali contabilizzare la riga di pagamento. Secondo i parametri del capitolo CPT e la natura analitica della riga di pagamento, l'inserimento di questo campo può essere obbligatorio, facoltativo o vietato. La sezione inserita deve essere compatibile con il sito e la natura analitica della riga di pagamento e la data di pagamento.
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Funzioni accessibili tramite click destro sul riquadro
Sempre accessibile, permette di effettuare uno zoom sulla consultazione del conto cliente o fornitore o terzo per il collettivo di pagamento inserito.
Quando una scadenza viene imputata sulla riga, questo tunnel permette di risalire al documento di origine: fattura o ordine.
Presenta in una finestra di selezione le scadenze di fattura presenti sull'estratto conto.
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Presentazione
Questo folder è presente se viene richiesta una gestione dei "pagamenti per lotto" a livello della transazione di pagamento. La creazione di ogni pagamento implica la creazione di una riga in "un lotto di inserimento". Questo folder permette di riepilogare in un riquadro i pagamenti costitutivi del lotto.
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Campi
I seguenti campi sono presenti in questo folder :
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Blocco numero 2
Blocco numero 3
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Funzioni accessibili tramite click destro sul riquadro
Di default, le seguenti stampe sono associate alla funzione :
LISREG : Lista dei pagamenti
Ma ciò lo si può modificare tramite parametrizzazione.
Questo bottone permette di contabilizzare il pagamento. E' attivo esclusivamente se tutti i dati inseriti nel pagamento sono completi per la fase di contabilizzazione in oggetto. |
Opzione legata alla legislazione Argentina (codice attività KAR e parametro ARGDSC - Sconti/Interessi (capitolo LOC, gruppo ARG). |
Questo zoom è sempre accessibile dopo che il pagamento è stato validato. Presenta tutti i movimenti contabilizzati relativi al pagamento.
Permette di visualizzare il contenuto della parametrizzazione della transazione.
Questa opzione permette di stornare un pagamento. L'insieme dei movimenti che gli sono associati viene quindi stornato. Relativamente al pagamento, ritorna allo stato Inserito.
Questa opzione da accesso, mediante tunnel, alla funzione di consultazione Tracciabilità movimenti che permette di visualizzare e navigare nella gerarchia dei movimenti all'origine o provenienti dal documento.
Questa opzione permette di consultare l'indirizzo completo del pagamento.
Si prenda un dossier con localizzazione inglese (codice attività KUK con valore "Si") ed una società che gestisce lo sconto su imposta negli elementi di fatturazione (il parametro BRIDSC ha cpme valore 'Si').
In questo contesto, il calcolo degli importi di sconti/interessi in inserimento/proposta di pagamento avviene con IVA e non su base imponibile. Infatti il calcolo non considera l'IVA già dedotta su sconti/interessi durante la fatturazione.
Oltre ai messaggi generici, i seguenti messaggi d'errore possono apparire al momento dell'inserimento :
La scadenza selezionata è già stata oggetto di un pareggio la cui elaborazione non è ancora giunta al termine. Questo pareggio è probabilmente "in attesa" nel "Job contabile". Verificare che il job contabile sia attivo.
Un controllo permette di verificare la congruenza tra l'indirizzo di pagamento e quello della scadenza.