Factures - Mise en oeuvre

Prérequis

Codes activité

Les codes activités suivants (classés par type) peuvent avoir une influence sur le comportement de la fonction :

Codes activités dépendants

Ces codes ne sont jamais saisis en gestion de dossier, car leur valeur est calculée :

 DKS (Signature électronique), KAG (Localisation argentine), RE1 (Représentant 1), RE2 (Représentant 2), SI1 (Famille stat. article 1), SI2 (Famille stat. article 2), SI3 (Famille stat. article 3), SI4 (Famille stat. article 4), SI5 (Famille stat. article 5), SLO (Gestion par sous-lots), SP1 (Frais/remise ventes 1), SP2 (Frais/remise ventes 2), SP3 (Frais/remise ventes 3), SP4 (Frais/remise ventes 4), SP5 (Frais/remise ventes 5), SP6 (Frais/remise ventes 6), SP7 (Frais/remise ventes 7), SP8 (Frais/remise ventes 8), SP9 (Frais/remise ventes 9), VATTN (N° déclaration TVA).

Fonctionnel

 DEB : Déclaration d'échange de biens

 ECC : Gestion des versions articles

 EDIX3 : Dématérialisation

 ELINV : Facture électronique

 EMP : Gestion des emplacements

 FCT : Gestion de l'affacturage

 LOT : Gestion par lots

 LPN : Gestion contenant interne

 LTA : Imposition locale

 PAL : Identifiants stock

 PJM : Gestion à l'affaire

 PREPM : Gestion factures d'acompte

 SDD : Gestion des prélèvements SDD

 SEPP : Intégration carte de crédit

 SER : Gestion numéros de série

 SMI : Migration Intégrale

 SVC : CCA/PCA périodiques

 WRH : Gestion des dépôts

Dimensionnement

 ANA : Nb d'axes analytiques

 BOD : Nombre composants nomenclature

 REP : Représentants documents

 SFI : Nb maxi elts fact. saisis

 SFIV : Nb maxi elts fact. valorisés

 SFL : Nbre elts fact. répartis

 SIH : Nb lignes factures vente

 SPR : Nbre maxi frais/remises ventes

 STC : Familles statistiques vente

 STI : Familles statistiques article

 SVA : Nb max taxes par document

Localisation

 KBE : Localisation Belge

 KPO : Localisation Portugaise

 KSP : Localisation espagnole

 KSW : Localisation Suisse

 KUK : Localisation Royaume Uni

 KUS : Localisation USA

Paramètres généraux

Les paramètres généraux suivants ont une influence sur le comportement de la fonction :

Comptabilité

 ACESIMTRC (défini au niveau Utilisateur) : Simulation génération écriture

 LETAUTCNO (défini au niveau Société) : Lettrage auto facture->avoir

Support client

 DATREFCON (défini au niveau Société) : Date facture contrat service

Localisations

 SIIABTYP (défini au niveau Site) : Type avoir SII

Tronc commun

 CTLOPPCOD (défini au niveau Dossier) : Contrôle code affaire

 CTLPERINV (défini au niveau Société) : Contrôle date facture période

 DENINVSDD (défini au niveau Société) : Type règlement SDD

 DEPMGTMOD (défini au niveau Société) : Mode gestion escompte

 EXDSALINV (défini au niveau Législation) : Exceptions sur facture vente

 FRADGI (défini au niveau Société) : Règlementation DGI N° 13L-1-06

 GAUKIK3 (défini au niveau Société) : Factures vente PCA

 INVCAN (défini au niveau Législation) : Facture d'annulation

 NOTATI (défini au niveau Site) : Prix / Montant HT/TTC

 OSTCTL (défini au niveau Société) : Niveau ctrl en-cours client

 OSTDRAFT (défini au niveau Société) : Mnt effets en-cours client

 PJTSNGDOC (défini au niveau Société) : Une affaire par document

 SALDSPVOU (défini au niveau Société) : Unité volume pour répartition

 SALDSPWEU (défini au niveau Société) : Unité poids pour répartition

 SDDMGT (défini au niveau Société) : Gestion des prélèvements SDD

 SDDPRN (défini au niveau Société) : Impression informations SDD

 SIVNULL (défini au niveau Site) : Lignes à zéro interdites

 SIVSUP (défini au niveau Site) : Supprimer factures

 VATRND (défini au niveau Société) : Arrondi de TVA

 VENENDDAT (défini au niveau Utilisateur) : Date fin Ventes

 VENSTRDAT (défini au niveau Utilisateur) : Date début Ventes

Tiers

 DENINVPAY (défini au niveau Société) : Type règlement chèque

Ventes

 APPSOH (défini au niveau Société) : Gestion des signatures Cdes

 CRENOTTHR (défini au niveau Société) : Seuil de contrôle

 CTLCRENOT (défini au niveau Utilisateur) : Contrôle des factures d'avoir

 CTLTAX (défini au niveau Société) : Contrôle des codes taxes

 DACMANSAL (défini au niveau Site) : Motif saisie manuelle (défaut)

 FOCPRI (défini au niveau Site) : Valorisation articles gratuits

 GRPNBRFOC (défini au niveau Site) : Tarifs groupés : gratuits

 GRPPRI (défini au niveau Site) : Gestion tarifs groupés

 LINREP (défini au niveau Site) : Représentants à la ligne

 OSTLND (défini au niveau Société) : Prêt dans total en-cours

 OSTORD (défini au niveau Société) : Carnet cde dans total en-cours

 SALREN (défini au niveau Site) : Motifs prix obligatoires

 SALRND (défini au niveau Site) : Arrondi du prix unitaire

 SALTEXINV (défini au niveau Site) : Suivi texte facture

 SALTEXLIN (défini au niveau Site) : Suivi texte article

 SCDTUNL (défini au niveau Utilisateur) : Autorisation déblocage cde

 SDACLOK (défini au niveau Utilisateur) : Ctr non bloquant prix,marge,qt

 SIHVALLIG (défini au niveau Société) : Valorisation fac à la ligne

 SPRIMOD (défini au niveau Utilisateur) : Modification des prix/remises

 UPDCUR (défini au niveau Site) : Modification de la devise

 UPDPRISAL (défini au niveau Site) : Motif du prix (par défaut)

 WRNEXETAX (défini au niveau Société) : Avertis. utilisation EXETAX

Les paramètres utilisateurs VENSTRDAT - Date début ventes (chapitre TC, groupe CLO) et VENENDDAT - Date fin ventes (chapitre TC, groupe CLO) permettent de définir par utilisateur des bornes de dates de saisie de facture, avoirs et factures complémentaires.

Autres paramètres :

• DMAXPAY: Délai maximum (entreprises)
• DMAXPAYP: Délai maximum (secteur public)
• DMAXAGR: Délai maximum contractuel
• DATREFCON: Date facture contrat
• SIIABTYP : Type avoir SII
• SIVTYP: Type facture utilisateur

Compteurs

Il n'y a pas de compteur utilisé par cette fonction.

Les compteurs des types de pièces factures, avoirs et factures complémentaires doivent être cochés Contrôle chronologique, les compteurs gérés en chronologie étant pris en charge sur ces pièces. Ces compteurs assurent qu'un document saisi ne peut avoir une date inférieure au document précédent. Le compteur du document précédent doit être strictement inférieur au compteur du nouveau document.

Pour qu'une société bénéficie de la signature électronique, le compteur SAFT doit être renseigné comme compteur soumis à la signature électronique.

Pour affecter le compteur VCS aux factures de vente, il est nécessaire d'ajouter le Numéro VCS dans les affectations compteurs (module Tronc commun) et de renseigner le champ Manuelavec la valeur NON. Le numéro VCS n'est jamais saisi mais validé automatiquement lors de la création de la facture de vente.

Interface comptabilité

Sections par défaut

L'affectation des sections par défaut se fait via les codes suivants :

(défini au niveau Société)

 SIH (Toutes sociétés ) : En-tête facture vente

 SID (Toutes sociétés ) : Ligne facture vente

Habilitations

Cette fonction est de type objet. Les opérations de création, modification, etsuppression de fiche peuvent être activées ou désactivées pour un utilisateur donné.Des filtres par rôlespeuvent également être mis en place sur cette fonction.

Les données étant rattachées à un site, un filtrage par site peut être activé.

Les options suivantes peuvent être activées ou désactivées pour chaque utilisateur :

 Validation

 Echéances

 Règlement

 Modification mvts de stock

 Emission

Transactions de saisie

Cette fonction est gérée par des transactions de saisie paramétrables : 

 GESSLI : Transaction facture

 GESSLA : Transaction avoir

Une transaction est proposée en standard lors de l'installation du progiciel. Une fonction de paramétrage permet de modifier cette transaction standard ou d'en créer de nouvelles totalement personnalisées. Ce paramétrage consiste essentiellement à décider de certaines caractéristiques fonctionnelles de la transaction ainsi que de l'affichage et du chargement par défaut de certaines zones.

Prérequis divers

Tables diverses

Les tables diverses suivantes sont utilisées par la fonction. Elles doivent donc être renseignées :

 Table diverse numéro 8 : Motifs avoirs

 Table diverse numéro 9 : Familles de mouvements stock

Tables à renseigner

Les tables suivantes sont utilisées par la fonction. Leur contenu doit donc être éventuellement mis à jour :

Type de facture

La définition du type de facture (cf. documentation Type de facture) permet de préciser si le document est de type facture, avoir ou Proforma.
C'est à ce niveau que la pièce automatique (qui permet de générer une écriture comptable lors de la validation - cf. documentation Pièce automatique) est précisée. Il est possible d’avoir une pièce automatique pour chaque type de document. La pièce livrée en standard, SIHI, permet déjà de faire la différence, automatiquement, entre les différents types de document. Il est également possible de définir à ce niveau un type de pièce et éventuellement un code journal comptable particulier.

affectation compteurs

• Un compteur particulier pour la numérotation automatique des pièces créées (cf. documentation Compteurs) peut être défini au niveau du type de pièce. Si aucun compteur n'est précisé au niveau du type de pièce, c'est le compteur précisé au niveau de l'option d'affectation des compteurs qui est utilisé (cf. documentation Affectation des compteurs).
• Si le type de pièce n'est pas renseigné sur le type de facture, c'est le compteur précisé au niveau du type de pièce défini au niveau de la pièce auto qui est utilisé.
• Si le type de pièce n'est pas renseigné sur le type de facture et que le type de pièce de la pièce auto n'a pas de compteur défini, le système utilise le compteur défini dans la table d'affectation des compteurs.

Code structure

Ce code permet de déterminer les conditions commerciales gérées au niveau de chaque ligne de commande, de facture … sous la forme des différents champs Remises et Frais. Ce code structure est unique et ne dépend pas du client. Un code structure par défaut est fourni lors de l'installation et vous devez créer le code structure adapté à vos besoins. (cf. documentation Structure tarifs).

Exercice et Période

La date de facture est contrôlée par rapport à la table des périodes et à la table des exercices : l'exercice et la période doivent être ouverts.

Code activité TPT

Ce code activité concerne le règlement de la TVA. Il permet de paramétrer les conditions de paiement pour décider sur quelle(s) échéances la TVA est réglée.

Paramètre CTLPERINV - Contrôle date facture période

Lorsque le paramètreCTLPERINV - Contrôle date facture période(chapitre TC, groupe INV) a pour valeur 'Oui', la création de la facture est interdite dès lors qu'il existe déjà au moins une pièce (facture, avoir, note de débit ou note de crédit du type Ventes ou Compta Tiers) dont la date est strictement supérieure à la date de fin de la période sur laquelle la pièce courante est saisie.

Signature électronique

Il est possible de valider une facture uniquement si les factures précédentes ont été signées.

Tables mises en œuvre

Les tables suivantes sont mises en oeuvre par la fonction :